企業(yè)檔案管理社會化問題初探

徐嘉鳴

摘 要： 企業(yè)檔案管理是目前企業(yè)人力部門的重要工作，而且也是實際人事管理活動中所必不可少的環(huán)節(jié)之一。由于企業(yè)的快速發(fā)展，關于企業(yè)檔案管理的問題也愈發(fā)明顯。因此，為了面對日益復雜的市場環(huán)境與全新的挑戰(zhàn)，企業(yè)在發(fā)展過程中還要注意增強檔案的管理用作日后的發(fā)展的參考。因此，本文將針對企業(yè)檔案管理的社會化進行探討，以解決目前所存在的管理問題。

關鍵詞： 企業(yè)檔案；管理；社會化

【中圖分類號】 F272.9 【文獻標識碼】 A【文章編號】 2236-1879（2017）20-0317-01

1.引言

在企業(yè)檔案管理社會化的進程當中，為了保證企業(yè)的效益，應當提升管理水平，需要充分利用社會化管理制度的優(yōu)越性，從而提高企業(yè)對于檔案管理的效果，發(fā)揮檔案真正的作用。

2.企業(yè)檔案管理社會化所出現的問題

目前，在我國的大多數企業(yè)當中，關于檔案的管理其重要性始終處于末位，并且在實際運營當中存在著諸多問題，導致企業(yè)檔案管理社會化的過程當中存在著許多問題，以下列舉幾點主要問題。

2.1對檔案管理工作重視性不足。

由于檔案自身只有在被主動使用的時候才會發(fā)揮其自身的指導借鑒作用，因此在大多情況下企業(yè)不重視也無法使之發(fā)揮作用，因而對其注意力消散，漸漸淡化對于檔案的實際管理，對于檔案管理的社會化就更加怠慢了。

2.2檔案檢索效率極其低下。

在科技高度發(fā)展的今天，檔案檢索效率與硬件設施有著直接的聯(lián)系。盡管計算機的檢索效率較高，可是為了節(jié)省成本，很多公司依然堅持使用效率低下的手工檢索，并且還為之設置了許多華而不實的檢索工具。相比檢索工具的數量，我們更應該注意檢索工具的實際作用，將錢花在刀刃上，推廣計算機檢索。

2.3檔案管理人員素質有待提高。

很多企業(yè)對于檔案管理人員并不重視，選拔隨意，導致員工自身專業(yè)程度不足，并且人員流動頻繁，沒有長期從事此項工作的人員，業(yè)務青黃不接。

2.4檔案利用率低下。

古人常常以史為鑒，對于企業(yè)來說檔案不但可以用來回顧過往工作的得失，而且對于日后工作的展開也顯得舉足輕重；可長期以來，各大企業(yè)只顧及眼前，忽視了檔案的使用，非但損失了檔案自身的價值，也損失了數之不盡的潛在效益。

2.5檔案管理制度不健全。

目前檔案管理的制度并不完善，存在著很多問題，案卷規(guī)格不統(tǒng)一，保護、借閱沒有明確的規(guī)定，進而造成的檔案破損、流失，大大的降低了檔案的實際價值。

3.企業(yè)檔案管理社會化問題的相應解決方案

3.1加強宣傳力度。

企業(yè)在檔案管理社會化的進程當中應該注意提高對于檔案相關工作重要性的宣傳，以此來保證相關部門與管理人員的配合，提高效率：與此同時，企業(yè)應當對于自身對于檔案管理所作出的改動加以宣傳，使得檔案管理的重要性不只是空洞的口號。

3.2完善檔案相關管理制度。

制度的完善對于實際管理的作用是不言而喻的，制定相關規(guī)章制度使其工作時有條例可循，加強管理意識，時刻保持自身使命感榮譽感，增強檔案管理的規(guī)范性，強化檔案管理的科學性，從而使之滿足企業(yè)發(fā)展的需要，在相關人員使用檔案時有章可循，管理人員有條例可依。

3.3增強管理人員使命感。

使檔案管理人員意識到自身工作的重要性是十分必要的，只有意識到自身的使命所在，管理人員才會充滿工作熱情，不為自身為何奮斗而迷茫，嚴格遵守規(guī)章制度。為此應當加大宣傳力度，提高員工待遇，使得責任至上的精神代代相傳。

3.4提高管理人員整體水平。

重整管理人員隊伍建設，提高人材選拔標準，提高工作待遇，訓練有素的團隊非但極富工作效率，而且可以解決很多意想不到的難題，從根本上提高管理水平，促進單位發(fā)展。

3.5增加檔案管理工作經費投入，深度挖掘檔案資源。

只是讓管理人員提高重視是不夠的，企業(yè)管理階層應當提升自身眼界，加大對檔案管理的經費投入，只有足夠的經費才能改善現有的不良狀況；而很多單位沒有這么做的主要原因也是因為沒有意識到檔案之中所蘊含的實際價值，應當同時深度開發(fā)檔案資源，為日后的工作提供前車之鑒，使之發(fā)揮其存在所應有的價值。

3.6加速檔案管理數字化。

信息化的浪潮勢不可擋，在電子設備如此發(fā)達的今天，檔案庫所需的人員應當作以減員，過于冗余的隊伍其效率不一定理想，因此，為了打造更簡潔，更精干，更有效率的檔案單位體系，加快數字化刻不容緩，應當從計算機，網絡化抓起，充分利用國內資源，借鑒國外數字化經驗，切實提高現代化水準，最大限度發(fā)揮檔案的服務價值與實用價值。

現在有很多檔案有了年頭，紙張開始泛黃、腐朽難以保存，應當動員團隊力量，加快對紙質信息的數字化轉變，保護檔案信息健全，便于實際管理，這樣不論是刻錄成光盤保存還是上傳到相關信息庫都更加方便有效。

3.7建立檔案保存網絡系統(tǒng)。

一方面網絡系統(tǒng)管理方便整齊劃一，這對于相關部門的數據傳輸來說十分便利，從而很大程度上減少了工作壓力；另一方面在調用檔案的時候運用查詢引擎能夠更加快速的找到想要的資源，大大提高辦事效率，使得檔案能夠現實快捷有效的發(fā)揮自身作用。

3.8更新人員調動規(guī)則。

原來的工作規(guī)則使得人員流動過于頻繁。提高待遇后，相應的提高工作合同年限，以確保新老人員的更替，形成舊人帶新人的良好工作經驗交流環(huán)境，從而提高整體素質。

3.9培養(yǎng)專業(yè)領頭羊，帶動開發(fā)創(chuàng)新。

誠然，我國目前的企業(yè)檔案管理還存在著方方面面的問題，而這些問題也著實為提高人員工作水平創(chuàng)造了巨大的阻礙，加之我國目前對于相關檔案管理的研究還遠遠不足，并不能為其提供有效地指導。為了適應新時代的快速發(fā)展，檔案部門應當大力培養(yǎng)一批檔案管理方面的先進知識分子作為領頭羊，不斷學習進步，更新知識，彌補研究程度不足的缺陷，組織前往國外學習先進管理知識，有道是授人以魚不如授人以漁，唯有這樣才能促進檔案管理方法思路的不斷開發(fā)創(chuàng)新，形成可持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)。

4.結語

當今社會發(fā)展速度持續(xù)提高，企業(yè)應當更加重視檔案的社會化管理，提高執(zhí)行力，完善檔案管理策略，提高檔案利用率并注意引進先進技術，培養(yǎng)先進人才以適應社會的要求，確保企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻

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