淺析檔案管理信息化建設(shè)

王雯雯

摘 要：檔案管理信息化是指在檔案工作進(jìn)行時(shí)借助現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等等，處理、開發(fā)、管理檔案資源，最終為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)是一種信息的存儲、檢索、管理的變化過程，它在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)著重要地位。本文首先分析了企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題。然后，闡述了檔案管理信息化建設(shè)對策，旨在不斷完善當(dāng)代企業(yè)檔案管理手段，支撐企業(yè)的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；對策

當(dāng)前，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我們需要進(jìn)一步提高對檔案管理信息化建設(shè)問題的重視。同時(shí)，重點(diǎn)分析檔案信息化建設(shè)所遇到的阻礙，創(chuàng)造良好的檔案資源管理空間。以下就是對檔案信息化建設(shè)難點(diǎn)等相關(guān)問題的詳細(xì)闡述。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1 信息化建設(shè)缺乏制度保障

在一些企業(yè)在檔案信息化建設(shè)工作落實(shí)過程中，因缺少對信息化建設(shè)工作的認(rèn)識，尚未完善其質(zhì)量控制和標(biāo)準(zhǔn)體系。因而，在“無章可循”的運(yùn)作背景下，始終無法達(dá)到檔案信息化建設(shè)的預(yù)期目標(biāo)。此外，因部分企業(yè)在檔案信息化建設(shè)時(shí)，尚未構(gòu)建可行性的開發(fā)利用體系，就此使得檔案資源檢索和管理目標(biāo)無法明確，最終表現(xiàn)出檔案管理不到位的現(xiàn)象，危及到了檔案資源的高效性利用。

1.2 信息化建設(shè)資金短缺

信息化建設(shè)資金短缺也是企業(yè)檔案信息化建設(shè)表現(xiàn)出的主要問題之一，它主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，因?yàn)闄n案信息化建設(shè)需要完成檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)，并配備檔案數(shù)字化設(shè)備。只有如此，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。但這些基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)等等，均需大量資金的支撐，而由于很多單位缺少資金來源，由此影響到了檔案管理信息化建設(shè)效果；

第二，雖然一些企業(yè)已經(jīng)提供了相關(guān)經(jīng)費(fèi)，但由于經(jīng)費(fèi)的數(shù)額無法滿足檔案信息化建設(shè)工作開展要求，使得企業(yè)在檔案信息化建設(shè)工作具體落實(shí)過程中逐漸表現(xiàn)出了設(shè)備不達(dá)標(biāo)或者設(shè)備不齊全的問題，阻礙了工作的進(jìn)一步開展。

1.3 人員素質(zhì)與信息化建設(shè)不匹配

俗話說：“巧婦難為無米之炊”，即人員素質(zhì)在檔案管理信息化建設(shè)工作中起著至關(guān)重要的影響作用。但從目前來看，一些企業(yè)缺少“崗前培訓(xùn)”意識，因而，檔案管理者素質(zhì)偏低，僅略懂一些檔案分類知識，不具備檔案檢索、存儲等能力，且信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等水平較低，由此影響到了檔案信息化建設(shè)成效。此外，由于一些企業(yè)的檔案管理人員年齡偏大，所以，無法適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)工作[1]。同時(shí)，缺乏責(zé)任意識，很容易引出一些缺漏問題，影響檔案資源利用率。另外，由于檔案管理信息化建設(shè)倡導(dǎo)的是集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)為一體的現(xiàn)代化管理。所以，它的運(yùn)行需要復(fù)合型人才，既具備一定的經(jīng)驗(yàn)和素質(zhì)，又具備應(yīng)用技術(shù)能力。

1.4 信息化建設(shè)缺乏技術(shù)支撐

從現(xiàn)階段來看，部分企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)工作具體落實(shí)過程中仍然缺少一些技術(shù)支撐。首先，信息化檔案管理是一個(gè)自動化系統(tǒng)，不需要對歸檔文件目錄進(jìn)行輸入和圖像掃描，僅需以電子方式，把歸檔文件存儲到服務(wù)器上。然后，借助局域網(wǎng)和終端，瀏覽檔案信息，自動化完成檔案信息的統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、借閱等工作。但由于一些檔案管理人員缺少硬件設(shè)施和相關(guān)設(shè)備的使用經(jīng)驗(yàn)，最終造成設(shè)備的應(yīng)用功能無法得到有效發(fā)揮。其次，因?yàn)橐恍┢髽I(yè)不注重對檔案管理信息化建設(shè)中的技術(shù)加以指導(dǎo)或者管理，就此表現(xiàn)出技術(shù)支撐較為匱乏的現(xiàn)象，甚至影響到了檔案信息利用率。

2 檔案管理信息化建設(shè)對策分析

2.1 做好制度完善，為信息化建設(shè)提供可靠保障

在檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行時(shí)，做好制度的完善，有利于保障信息化建設(shè)工作的順利開展。

首先，在檔案信息化管理體系構(gòu)建時(shí)，需完善質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系，在質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系中規(guī)定檔案信息化管理工作目標(biāo)、工作標(biāo)準(zhǔn)，就此讓管理人員在“有章可循”的環(huán)境下，認(rèn)真落實(shí)檔案信息的檢索、統(tǒng)計(jì)、分析、銷毀、分類等管理事項(xiàng)。

其次，在檔案信息化管理工作進(jìn)行中，也應(yīng)完善開發(fā)利用體系，通過開發(fā)利用體系明確信息咨詢服務(wù)、存儲服務(wù)等規(guī)范，并界定檢索工具、信息技術(shù)等技術(shù)開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，打造良好的檔案信息管理環(huán)境。同時(shí)，在檔案信息化管理的開發(fā)利用體系完善時(shí)，需參照國家相關(guān)規(guī)定，明確基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息安全保障建設(shè)中與信息技術(shù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，由此實(shí)現(xiàn)對軟件應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、信息安全保護(hù)等工作的指導(dǎo)[2]。

再次，因?yàn)樾畔⒒瘷n案管理需要一個(gè)“憑證”，這個(gè)“憑證”可以增強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理流程的可信度。所以，需重點(diǎn)完善檔案管理制度，在檔案管理制度中明確歸檔文件的形成、積累、整理、歸檔等工作體系，并注重安排一名專業(yè)的人員負(fù)責(zé)按照管理流程，實(shí)施管理工作。這樣一來，可有效突出“憑證”作用，保證檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展。

2.2 加大資金投入，提升信息化建設(shè)水平

在檔案信息化建設(shè)工作實(shí)際開展期間，加大其資金方面的投入是非常必要的。為此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

第一，為了保證檔案管理信息化建設(shè)中資金充足性，地方政府部門應(yīng)把這一項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入到檔案建設(shè)中，通過專門資金的設(shè)置，緩解資金短缺問題，并使得企業(yè)可在資金的支持下配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施。例如：各類輔助設(shè)備、通信網(wǎng)絡(luò)、局域網(wǎng)等，增強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)可操作性[3]；

第二，為了保證資金利用的合理性、高效性，需編織一個(gè)可行性的資金預(yù)算方案。同時(shí)，在資金預(yù)算方案編制過程中應(yīng)充分考慮到信息化檔案運(yùn)行要求。首先，從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境角度來看，信息化檔案管理需具備內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和外網(wǎng)。其中，外網(wǎng)主要是向Internet用戶提供服務(wù)。其次，從硬件設(shè)施角度來看，信息化檔案管理需要配備高速交換機(jī)、路由器、光端設(shè)備、服務(wù)器等等。再次，從軟件設(shè)施角度來看，信息化檔案管理需要配備Windows、UNIX、LINUX等操作系統(tǒng)。所以，需按照信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的資金投入進(jìn)行合理化分配，由此保證設(shè)備配置的完整性，支撐信息化檔案管理工作的順利展開。

2.3 加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作，更好的適應(yīng)檔案信息化發(fā)展

由于復(fù)合型高素質(zhì)檔案信息化人才是檔案管理信息化建設(shè)工作的基本保障，所以，在檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行時(shí)，需做好人才的培養(yǎng)。

首先，因?yàn)闄n案信息化管理講究的是管理一體化模式，而在這一種模式實(shí)現(xiàn)過程中需要得到計(jì)算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)等的支持。所以，需要檔案管理人才具備一定的軟件開發(fā)能力和管理系統(tǒng)運(yùn)用能力、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)能力、計(jì)算機(jī)操作能力等等。

其次，由于信息化檔案管理講究的是時(shí)效性。所以，為了進(jìn)一步提高信息化檔案管理服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)以“崗前培訓(xùn)”形式，對檔案信息化人才的服務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)。包括檔案分類能力、統(tǒng)計(jì)能力、分析能力等等。同時(shí)，在“崗前培訓(xùn)”中，重點(diǎn)訓(xùn)練管理人員的服務(wù)意識，讓他們責(zé)任心得到提高，更好的履行信息化檔案管理職責(zé)，為Internet用戶提供其所需的檔案資料[4]。

再次，在檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)過程中，應(yīng)注重對信息化人才的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們能夠掌握檔案標(biāo)準(zhǔn)。然后，在“有則可依”前提下，進(jìn)行檔案管理工作，保證信息化檔案管理工作質(zhì)量。

當(dāng)前加強(qiáng)對人員的培訓(xùn)，更有利于推動檔案信息化方向的發(fā)展。所以，應(yīng)強(qiáng)化“崗前培訓(xùn)”等工作的落實(shí)，為檔案信息化建設(shè)工作的不斷前進(jìn)做好鋪墊。

2.4 提升檔案信息化技術(shù)水平，為檔案信息化發(fā)展提高可靠支撐

在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行中，努力提升檔案信息化技術(shù)水平是非常必要的。為此，應(yīng)從以下幾個(gè)層面入手：

第一，在檔案管理工作實(shí)際開展過程中，應(yīng)注重借助多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等等，升級改造檔案信息化管理系統(tǒng)，并建立一個(gè)符合歸檔文件集中管理要求的電子檔案管理系統(tǒng)，由電子檔案管理系統(tǒng)完成歸檔文件的收集、分類、鑒定、保管、調(diào)用等工作，延長檔案使用壽命。同時(shí)，在檔案信息化管理系統(tǒng)升級改造時(shí)，需設(shè)計(jì)一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理編碼。因?yàn)?，編碼可把文字、數(shù)字或者其他對象轉(zhuǎn)換數(shù)碼，完成信息的傳遞。所以，若引入統(tǒng)一的編碼，可達(dá)到檔案信息的高度共享管理目標(biāo)；

第二，在檔案管理信息化建設(shè)工作開展過程中，為了提高信息化檔案管理的可靠性，必須做好其軟硬件設(shè)施的配置工作。其中，在硬件環(huán)境創(chuàng)造過程中，應(yīng)逐一完善服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、其他支撐資源等組成部分。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具體部署時(shí)，則是遵從通用、節(jié)約、成熟、實(shí)用等原則，設(shè)計(jì)局域網(wǎng)、公眾網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并采取物理隔離的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境設(shè)計(jì)方法，保證電子檔案信息的安全性[5]；

第三，在對信息化檔案管理中的技術(shù)方面進(jìn)行完善時(shí)，需構(gòu)建一個(gè)符合數(shù)字檔案移交要求、整理要求、安全性保證要求、檢索途徑要求的數(shù)據(jù)庫。這樣一來，可借助數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)集合功能，對歸檔文件進(jìn)行收集、整合、控制、傳遞，滿足各類電子檔案使用要求，提高檔案利用率，并由此保證檔案的使用效果。

3 結(jié)束語

綜上可知，部分企業(yè)在檔案信息化建設(shè)工作開展時(shí)逐漸表現(xiàn)出了某些不可忽視的問題。例如：信息化建設(shè)缺乏制度保障、信息化建設(shè)資金短缺、人員素質(zhì)不匹配、信息化建設(shè)缺乏技術(shù)支撐等等，影響到了檔案工作整體建設(shè)效果。此時(shí)，為了更好地落實(shí)檔案資源管理，需從做好制度完善、加大資金投入、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、提升檔案信息化技術(shù)水平四個(gè)方面入手，建設(shè)信息化的檔案管理，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量，提升檔案資源利用率。

參考文獻(xiàn)

[1]陳濤.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究[J].赤子（上中旬），2015，14（07）：144.

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[3]張瑞芳.淺析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，30（23）：97-98.

[4]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J].科協(xié)論壇（下半月），2013，20（11）：148-149.

[5]項(xiàng)靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊，2013，32（30）：214+216.