職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理對(duì)策的分析

劉可

摘 要：學(xué)籍檔案作為職業(yè)院校學(xué)生管理工作的重要組成部分，記錄著學(xué)生在校期間智育、德育、體育方面的表現(xiàn)，是對(duì)學(xué)生在學(xué)校期間表現(xiàn)的真實(shí)記錄，為學(xué)生評(píng)優(yōu)工作的開(kāi)展提供了有力的參考依據(jù)。做好學(xué)籍檔案的科學(xué)和優(yōu)化管理，對(duì)確保學(xué)籍檔案的安全性及完整性具有重要作用，提升了文憑的權(quán)威性，避免文憑出現(xiàn)造假現(xiàn)象。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；問(wèn)題；對(duì)策

學(xué)籍檔案作為職業(yè)院校檔案管理的重要組成部分，是對(duì)職業(yè)院校學(xué)生在校期間表現(xiàn)的記錄。隨著高職院校的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理中出現(xiàn)了較多的問(wèn)題，與現(xiàn)階段學(xué)籍檔案的管理要求相比，存在明顯的滯后現(xiàn)象，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前教育改革的發(fā)展需要，從實(shí)際工作出發(fā)，做好學(xué)籍檔案管理整改，成為當(dāng)前學(xué)籍檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

1 職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 學(xué)籍檔案管理手段落后

當(dāng)前教育逐漸向網(wǎng)絡(luò)化和信息化方向發(fā)展，職業(yè)院校為了能夠順應(yīng)當(dāng)前教育的發(fā)展趨勢(shì)，紛紛進(jìn)行改革。但是大多數(shù)職業(yè)院校卻忽視了學(xué)籍檔案管理，依賴于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理方式，導(dǎo)致教學(xué)管理水平下降。主要表現(xiàn)為，學(xué)籍檔案管理還停留在初級(jí)手工錄入階段，管理手段的落后，導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料不完整及不齊全現(xiàn)象嚴(yán)重，無(wú)法確切的反映出學(xué)籍檔案的真實(shí)性及完整性。在學(xué)籍檔案記錄方面存在字跡模糊不清、材料內(nèi)容不全面，對(duì)學(xué)生的鑒定及評(píng)估不合理等情況，有的院校學(xué)籍檔案甚至出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，檔案的真實(shí)性及完整性受到嚴(yán)重的影響[1]。

1.2 學(xué)籍檔案編排方式不合理

職業(yè)院校的學(xué)籍檔案在編排中沒(méi)有嚴(yán)格按照高校檔案管理制度中的編排要求開(kāi)展，檔案作為記錄學(xué)生的一手資料，卻存在管理復(fù)雜，操作水平不高等情況，導(dǎo)致一些有價(jià)值的檔案材料長(zhǎng)期處于沒(méi)人整理的狀態(tài)，檔案容易遭受到損毀及遺失。例如，由于檔案以紙質(zhì)為主，常會(huì)出現(xiàn)泛黃、發(fā)潮及霉菌情況。案卷的編排方式不合理，年度互相穿插現(xiàn)象嚴(yán)重，影響著學(xué)籍檔案編排的工作效率。

1.3 學(xué)籍檔案共享性不強(qiáng)

近年來(lái)，職業(yè)院校不斷發(fā)展擴(kuò)大，學(xué)生的數(shù)量呈現(xiàn)出逐漸增加的發(fā)展趨勢(shì)，與學(xué)生相關(guān)的信息量增長(zhǎng)，學(xué)籍檔案管理面臨著嚴(yán)峻的任務(wù)。學(xué)籍檔案的安全性及完整性問(wèn)題日益加劇，嚴(yán)重影響了學(xué)籍檔案管理的工作效率。目前，職業(yè)院校的檔案部門(mén)存在業(yè)務(wù)交流不夠、檔案服務(wù)平行開(kāi)展等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案部門(mén)之間存在嚴(yán)重的封閉及分離現(xiàn)象，檔案共享性較差，檔案開(kāi)發(fā)利用受封閉思想觀念影響較大，構(gòu)建完善的信息網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大社會(huì)服務(wù)能力，有助于解決學(xué)籍檔案共享性不強(qiáng)問(wèn)題[2]。

2 職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理對(duì)策

2.1 創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理手段

在新形勢(shì)下，完善學(xué)籍檔案管理制度，強(qiáng)化檔案部門(mén)的行政監(jiān)督，增強(qiáng)職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理意識(shí)，對(duì)提高檔案室服務(wù)能力，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，推動(dòng)檔案管理工作的高效開(kāi)展具有重要作用。需要將學(xué)籍檔案管理作為職業(yè)院校管理工作的重要組成部分，將創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理手段作為一項(xiàng)重要的工作任務(wù)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，及時(shí)對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的判斷及分析，提升檔案收集及管理效果、建立學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)，崗位人員要明確自身的工作職責(zé)，確保檔案材料的完整性及準(zhǔn)確性。構(gòu)建學(xué)籍檔案管理制度，職能部門(mén)之間針對(duì)學(xué)籍檔案管理問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行溝通和交流，提升學(xué)籍檔案的完整性。

2.2 合理設(shè)置學(xué)籍檔案編排方式

加強(qiáng)學(xué)籍檔案的安全性及完整性成為當(dāng)前學(xué)籍檔案管理中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，要合理設(shè)置學(xué)籍檔案編排方式，保證學(xué)籍檔案數(shù)量上的齊全，避免學(xué)籍檔案發(fā)生丟失及損失情況。學(xué)籍檔案管理人員要明確檔案管理原則，確保檔案管理的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化，做好檔案的收集和整理，以確保檔案材料的完整性，提升學(xué)籍檔案的管理水平。在新生入學(xué)后，要對(duì)已經(jīng)取得學(xué)籍資格的學(xué)生及時(shí)建立檔案，對(duì)學(xué)生在校期間的表現(xiàn)記錄到檔案中，注重對(duì)原始資料的記錄，掌握學(xué)籍檔案的變動(dòng)，確保檔案記錄的及時(shí)性、公正性、無(wú)誤性，為學(xué)生日后的離校及升學(xué)提供完成的檔案材料[3]。

2.3 提升學(xué)籍檔案的共享性

近年來(lái)，隨著教育體制改革的不斷深入，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前高職院校學(xué)籍管理工作的要求。為了能夠順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需要，要加大對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用力度，構(gòu)建一套完整的學(xué)籍檔案信息資料，為查詢、統(tǒng)計(jì)及檢索學(xué)生信息提供依據(jù)，能夠及時(shí)了解學(xué)生的動(dòng)態(tài)。為了提高學(xué)籍檔案的共享性，首先，要不斷加強(qiáng)學(xué)籍檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，提升學(xué)籍檔案管理水平，為高校的教育教學(xué)提供服務(wù)，計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)學(xué)生信息的自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，提高學(xué)籍檔案的管理質(zhì)量及工作效率。其次，將電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相結(jié)合，即雙軌制，能夠迅速的查詢到原始文件中的內(nèi)容，提升了學(xué)籍檔案的檢索速度。最后，逐漸改變紙質(zhì)檔案多現(xiàn)象，加大對(duì)多媒體技術(shù)的應(yīng)用力度，完成對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用力度，構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案文件載體形式，有助于確保學(xué)籍檔案內(nèi)容及形式的豐富性，提升學(xué)籍檔案的共享性[4]。

3 結(jié)論

加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理成為現(xiàn)階段職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理工作中的重要組成部分，也是學(xué)籍檔案管理發(fā)展的必然選擇。受學(xué)籍檔案管理手段落后、編排方式不合理、共享性不強(qiáng)等問(wèn)題影響，導(dǎo)致職業(yè)院校的學(xué)籍檔案管理存在明顯的缺陷，影響著學(xué)籍檔案的管理成效。針對(duì)學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題，要及時(shí)采取有針對(duì)性的改進(jìn)策略，創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理手段、合理設(shè)置學(xué)籍檔案編排方式、提升學(xué)籍檔案的共享性，確保學(xué)籍檔案管理工作逐漸向科學(xué)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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