檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑探討

王洋

摘 要：檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，是檔案科學(xué)理論成果的具體落實(shí)，只有從檔案管理的現(xiàn)代化理論出發(fā)，克服傳統(tǒng)檔案管理的中問題，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；路徑探析

本文在分析國家當(dāng)前對檔案管理檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基本要求的基礎(chǔ)上，總結(jié)我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題，并且提出有效的發(fā)展路徑。

1 檔案管理現(xiàn)代化的具體要求

1.1 檔案管理的數(shù)字化

檔案管理現(xiàn)代的主要求是檔案信息的數(shù)字化，要求檔案管理工作面向現(xiàn)代信息化環(huán)境，著力解決檔案海量存儲和電子化傳遞使用的需求。首先，電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案數(shù)字化應(yīng)用提供了必要的空間，使用數(shù)碼技術(shù)可以有效的進(jìn)行檔案的電子信息采集，為現(xiàn)代檔案管理提供了基礎(chǔ)。其次，原來紙制檔案的電子化，不僅節(jié)約了檔案存儲的空間，而且可以提高檔案的使用效率，解決了傳統(tǒng)檔案存儲管理錯誤率高，檔案使用困難和紙制檔案易損壞的問題，使檔案信息的質(zhì)量更高。第三，在信息化環(huán)境下可以實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的高效使用，特別是在統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的存儲下，電子化的檔案可以用于大數(shù)據(jù)分析，可以在現(xiàn)有檔案資料的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)有價值的新信息，進(jìn)而對其它工作起到輔助作用，檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為時代發(fā)展趨勢，也是檔案現(xiàn)代化的必然要求。

1.2 檔案管理的虛擬化

現(xiàn)代存儲介質(zhì)日益多樣，檔案的使用和管理形式也不斷豐富，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的虛擬化，開發(fā)出檔案存儲管理系統(tǒng)，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化，有效的節(jié)約資源，而且可以方便的進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的調(diào)取，對檔案事業(yè)發(fā)展有重要意義。首先，檔案虛擬化可以充分的結(jié)合當(dāng)前的云存儲技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的全面高效存儲，同時有利于借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理，這樣更有利于提高電子檔案的安全性，同時發(fā)揮出檔案的實(shí)用價值。其次，檔案的虛擬化更有利于檔案隨時查閱，使用檔案的人員可以隨時隨地的調(diào)動檔案，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了依據(jù)權(quán)限進(jìn)行的自動化管理，這樣不僅提高了管理工作的效率，而且有效的降低了檔案管理的成本，實(shí)現(xiàn)了快捷檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。

1.3 檔案管理的社會化

檔案是全社會共同的財富，除了國家的涉密檔案和企業(yè)的私人檔案以外，凡是涉及到社會公共事務(wù)或者與社會發(fā)展有關(guān)的公益性檔案應(yīng)當(dāng)向社會公布，這樣不僅有助于促進(jìn)社會事業(yè)發(fā)展，而且可以挖掘出檔案的財富資源價值，使死檔案變成真正的活歷史，全面提高檔案信息的真實(shí)價值。首先，檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行社會化管理，應(yīng)當(dāng)在行政職能部門的主持下，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代社會的檔案流通機(jī)制，使社會機(jī)構(gòu)和個人可以隨時互聯(lián)網(wǎng)渠道下查詢到有用的檔案信息。其次，檔案管理的社會化是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求，是社會進(jìn)步的重要條件，只有借助各種檔案歷史資料，才能把握社會建設(shè)方向，著力實(shí)現(xiàn)未來與過往的有效連接。第三，檔案管理的社會化，有助于全面提高全社會對檔案的保護(hù)意識，有助于完善檔案管理的機(jī)制，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)，解決檔案管理存在的實(shí)際問題，形成社會檔案管理的合力，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

2 檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

2.1 缺乏有現(xiàn)代意識的工作人員

檔案管理工作是專業(yè)性極強(qiáng)的工作，現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)還有待全面提高，不少檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化意識，沒能認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代的重要作用。首先，檔案管理人員的操作能力水平與現(xiàn)代檔案管理工作的要求不符，不少人員不具備信息化條件的檔案管理操作能力，不熟悉各種現(xiàn)代電子設(shè)備的使用方式，嚴(yán)重的影響了檔案信息化和現(xiàn)代化的進(jìn)程。其次，還有的檔案管理人員缺乏檔案管理現(xiàn)代化的基本理論，不能圍繞著檔案管理的現(xiàn)代化創(chuàng)新性的開展工作，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代的發(fā)展效率低，檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程緩慢，嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.2 檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施不足

實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo)，必須有必要的現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備和硬件條件作為支撐，但是現(xiàn)有檔案管理工作的設(shè)備還不足以支撐單位開展全面的檔案管理現(xiàn)代化改革工作。首先，檔案管理現(xiàn)代化必須配備必要的信息化設(shè)施設(shè)備，必須有必要的檔案存儲、安全保護(hù)、數(shù)據(jù)檢索設(shè)備等硬件條件，但是有些單位相關(guān)設(shè)備配置層次低，信息化設(shè)備不符合檔案管理的實(shí)際需求。其次，沒能結(jié)合實(shí)際情況開發(fā)出專業(yè)化的檔案管理軟件系統(tǒng)，雖然進(jìn)行了檔案的現(xiàn)貨化管理，但是現(xiàn)代化的檔案應(yīng)用率較低，檔案沒能在現(xiàn)代化的環(huán)境發(fā)揮出指導(dǎo)實(shí)踐，提供必要的決策參考等作用，因此影響了檔案的現(xiàn)代化價值，實(shí)質(zhì)上不利于檔案管理現(xiàn)代化的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3 檔案管理現(xiàn)代化的主要路徑

3.1 完善檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

為了提高基層單位的檔案管理現(xiàn)代化效率，著力解決檔案管理現(xiàn)代化工作中的問題，必須開發(fā)出完整的檔案管理信息系統(tǒng)，注重運(yùn)用系統(tǒng)軟件來全面收集和管理檔案信息。首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的使用需求，設(shè)置不同級別的管理權(quán)限，在由專業(yè)人咒負(fù)責(zé)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，在此基礎(chǔ)上制訂科學(xué)的檔案管理體系，使所有的檔案數(shù)據(jù)都納入到相應(yīng)的檔案管理體系當(dāng)中。其次，注重完善檔案數(shù)據(jù)存儲與管理功能，檔案管理應(yīng)當(dāng)支持不同的類型的文化數(shù)據(jù)進(jìn)行有效轉(zhuǎn)化，可以實(shí)現(xiàn)借助互聯(lián)網(wǎng)渠道的安全傳遞，而且能夠方便不同部門在同一體系下進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)檢索工作。第三，檔案管理系統(tǒng)還要進(jìn)行檔案使用的權(quán)限設(shè)置，加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的安全監(jiān)管，有效防止因?yàn)楦魅瞬僮麇e誤給檔案管理帶來的實(shí)際問題。

3.2 形成現(xiàn)代化檔案運(yùn)行機(jī)制

檔案管理的現(xiàn)代化應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的全過程管理，要從檔案數(shù)據(jù)的收集、檔案的制作、傳遞、使用等各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)的軟硬件設(shè)施的投入，不斷提高檔案管理的設(shè)施質(zhì)量，解檔案管理的硬件不足問題。其次，形成科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，全面提高檔案的質(zhì)量，注重實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效收集存儲，解決檔案質(zhì)量不高問題。第三，提高檔案的利用率，注重在分類管理的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的綜合服務(wù)功能，加強(qiáng)對檔案的編輯和主動提高供服務(wù)項目，不斷提高檔案數(shù)據(jù)的利用率。

4 結(jié)論

實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須注重樹立檔案管理的現(xiàn)代化理解，解決檔案管理中存在的現(xiàn)代化設(shè)備不足，人員素質(zhì)不高，檔案管理缺乏前瞻性，檔案管理手段落后等問題，在滿足使用需求的基礎(chǔ)上加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

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