提高行政事業(yè)單位檔案管理工作水平的探討

于振玲

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，我國的事業(yè)單位逐漸進(jìn)行一系列的改革，尤其是在行政體制、人事管理、機(jī)構(gòu)精簡等方面進(jìn)行改革，進(jìn)而導(dǎo)致一些行政事業(yè)單位中的檔案歸檔、流向、收集等方面出現(xiàn)一些工作上的問題。本文首先分析行政事業(yè)單位中進(jìn)行檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)的問題，進(jìn)而分析和總結(jié)行政事業(yè)單位中檔案管理的創(chuàng)新思路與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

為了保證我國的行政事業(yè)單位中進(jìn)行正常的工作運(yùn)行，首先應(yīng)該要建立有效的、民主的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理制度，針對(duì)單位實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行一定的改革。目前行政事業(yè)單位中檔案管理工作十分重要，它能夠保證事業(yè)單位整體運(yùn)行高效、有序、協(xié)調(diào)，因此要建設(shè)一定的檔案管理制度，進(jìn)而提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，進(jìn)而促進(jìn)行政事業(yè)單位的發(fā)展。本文就行政事業(yè)單位中檔案管理工作進(jìn)行分析。

1 目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視

國家對(duì)檔案管理工作有明文規(guī)定，制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)供相關(guān)行政單位進(jìn)行學(xué)習(xí)與貫徹，但是實(shí)際工作中行政事業(yè)單位對(duì)相關(guān)的法律規(guī)定并沒有引起足夠的重視，在工作中對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，而且貫徹力度不到位，這樣就導(dǎo)致一些檔案工作在實(shí)際工作中并沒有發(fā)揮正常的作用，這樣長期不重視檔案管理工作，容易導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，影響企業(yè)的發(fā)展。

1.2 檔案管理工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱

目前行政事業(yè)單位中檔案管理工作相對(duì)基礎(chǔ)比較薄弱，雖然一些單位已經(jīng)建立了檔案的管理制度，但是在實(shí)際工作中卻沒有真正去落實(shí)這些制度，許多檔案在整理過程中不夠規(guī)范，沒有按照要求進(jìn)行檔案歸整，這樣經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的組卷混亂現(xiàn)象。同時(shí)行政事業(yè)單位沒有進(jìn)行有效的檔案鑒定與監(jiān)督工作，許多工作未能夠按照相關(guān)的法定程序進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而引發(fā)一些工作上的問題。

1.3 檔案管理的設(shè)施比較落后

行政事業(yè)單位由于對(duì)檔案管理沒有引起足夠的重視，進(jìn)而導(dǎo)致單位內(nèi)部的檔案管理部門的現(xiàn)代化設(shè)施不夠齊全，設(shè)施趨于落后狀態(tài)，比如說，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫房簡陋，有些儲(chǔ)藏室內(nèi)竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡陋，未能實(shí)現(xiàn)三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都會(huì)影響到行政事業(yè)單位的檔案管理工作。

1.4 檔案管理工作人員整體素質(zhì)有待提高

行政事業(yè)單位中檔案管理工作中出現(xiàn)問題的原因還有管理人員自身的素質(zhì)和專業(yè)水平不高，一些管理人員經(jīng)常會(huì)進(jìn)行變動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理部門即使對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，但出現(xiàn)工作調(diào)整時(shí)，都會(huì)影響到整個(gè)檔案管理工作的正常運(yùn)行。

1.5 沒有完全開發(fā)與利用檔案資源

檔案對(duì)于一個(gè)國家來說，是寶貴的文化財(cái)富，但是在行政事業(yè)單位中進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，單位只是關(guān)注了檔案資料的收集、保管與整理工作，對(duì)于檔案資料的開發(fā)和利用方面還不夠完善，這樣就導(dǎo)致檔案應(yīng)有的作用沒有完全發(fā)揮出來。

2 行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思路與對(duì)策研究

2.1 建立比較健全的檔案管理制度

為了保證檔案管理工作更加明確，具有創(chuàng)新性，應(yīng)該要建立比較合理的、科學(xué)的檔案管理制度，根據(jù)行政事業(yè)單位實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行制度建立，同時(shí)要確保檔案管理制度可操作、實(shí)用、簡明，能夠在實(shí)際的檔案管理工作中發(fā)揮作用；要保證制度在約束的地位上是平等的，這樣能夠有效約束領(lǐng)導(dǎo)與職員的工作行為，使單位上下嚴(yán)格按照制度進(jìn)行工作，保證制度的執(zhí)行力度；建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，這樣能夠在檔案管理工作中對(duì)員工的工作進(jìn)行公平的、嚴(yán)肅的管理，保證制度在執(zhí)行和管理工作中發(fā)揮其重要的制約作用，保證獎(jiǎng)懲分明。

2.2 加強(qiáng)管理，使檔案管理的水平有所提高

為了保證檔案管理工作有序開展，應(yīng)該要對(duì)單位進(jìn)行一定力度的宣傳，使員工進(jìn)行相關(guān)工作的學(xué)習(xí)，進(jìn)而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提高檔案管理的水平。所以，行政事業(yè)單位要建立一支完善的領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，定期檢查和指導(dǎo)檔案管理工作，并且要根據(jù)單位發(fā)展情況，制定合適的考核機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實(shí)行動(dòng)態(tài)的管理，使員工能夠加深對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而能夠提高檔案管理工作質(zhì)量，確保檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

2.3 引進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，有效提高工作質(zhì)量

信息化時(shí)代的發(fā)展使各種高科技技術(shù)都得到飛速的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中得到廣泛的應(yīng)用，因此在檔案管理工作中進(jìn)行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質(zhì)量，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的客觀需要。利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開發(fā)與利用，延長檔案的使用壽命，同時(shí)能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創(chuàng)新性。為了在檔案管理工作中進(jìn)行信息化技術(shù)管理，首先行政事業(yè)單位各個(gè)部門之間的信息傳遞要保證及時(shí)與準(zhǔn)確，這樣能夠保證檔案管理的時(shí)效性；然后給單位各個(gè)部門配置先進(jìn)的設(shè)備，這樣在進(jìn)行檔案資料輸入時(shí)，能夠更加便捷，并且可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文字、圖片與數(shù)據(jù)資料之間的轉(zhuǎn)化，進(jìn)而保存紙質(zhì)和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新，可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會(huì)提供更多的檔案信息服務(wù)，這樣能夠保證資料信息共享，進(jìn)而能夠提高檔案的使用效率和工作質(zhì)量。

2.4 做好行政事業(yè)單位的檔案保密工作

行政事業(yè)單位的檔案資料十分重要，因此要對(duì)資料進(jìn)行保密工作，首先在進(jìn)行庫房選址和建造問題上，要根據(jù)國家規(guī)定進(jìn)行建筑物設(shè)計(jì)和施工，要將庫房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保證庫房的門窗是牢固的；同時(shí)加強(qiáng)庫房的管理，安排專業(yè)人士進(jìn)行庫房看管和巡視，無關(guān)人員禁止入內(nèi)；在管理庫房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業(yè)技能、能夠區(qū)分開保密檔案與保管檔案（認(rèn)識(shí)保管檔案是指能夠反映行政事業(yè)單位的文化歷史的檔案，保密檔案是指那些能夠影響到國家利益與安全的限制級(jí)檔案）的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。

3 結(jié)語

行政事業(yè)單位中的檔案管理工作在整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展過程中具有十分重要的作用，為了確保檔案管理能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，應(yīng)該要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)的問題，并進(jìn)行有針對(duì)性的對(duì)策研究與執(zhí)行。

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