人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)路徑初探

劉偉

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息數(shù)字化建設(shè)逐漸走入各行各業(yè)。作為檔案管理的重要組成部分之一，人事檔案管理也實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理的過(guò)程，真正告別了傳統(tǒng)的只能在檔案室翻閱紙質(zhì)檔案的方式，大大提高了查閱檔案的工作效率，同時(shí)對(duì)檔案原件也起到了保護(hù)作用。本文將對(duì)人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)路徑作簡(jiǎn)要探析，以期能夠規(guī)范人事檔案管理流程，優(yōu)化人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；數(shù)字化；實(shí)現(xiàn)路徑

人事檔案記載了職工的工作、學(xué)習(xí)、政治面貌、家庭等個(gè)人信息，是單位對(duì)職工進(jìn)行考核和使用的重要依據(jù)。人事檔案管理也是唯一一門貫穿職工整個(gè)經(jīng)歷的工作，是人事工作的核心組成部分，對(duì)整個(gè)單位的上下層也有著承上啟下的作用。隨著人事制度的不斷改革，當(dāng)前的手工管理檔案方式已不能滿足當(dāng)今信息化時(shí)代的需要，人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。人事檔案數(shù)字化建設(shè)是對(duì)檔案材料的數(shù)字化管理，并能夠通過(guò)信息科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的共享，大大提高檔案的利用效率。

1 人事檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)的重要意義

為規(guī)范人事檔案管理流程，優(yōu)化人事檔案管理工作，管檔人員開始嘗試人事檔案的數(shù)字化建設(shè)。事實(shí)上，數(shù)字化時(shí)代的檔案管理工作也是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理工作的創(chuàng)新。數(shù)字化是指將信息化手段、工具融入到日常的檔案工作管理中，以構(gòu)成統(tǒng)一的資源管理，用戶管理，最終能夠以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)將所有所有的檔案信息數(shù)字化，從而達(dá)到規(guī)范人事檔案管理流程，優(yōu)化人事檔案管理效率的目的。另外，人事檔案管理的數(shù)字化對(duì)于整合人才資源，提高職工工作水平也有著重要意義。顯而易見，電腦檢索都比手工檢索的工作效率更高，在需要查找檔案人員的信息時(shí)，只需及時(shí)登錄管檔電腦或平臺(tái)，點(diǎn)擊檔案目錄就可以清晰準(zhǔn)確的查找出所要找尋的信息，比逐頁(yè)逐字的查找，更方便快捷，省時(shí)省力。而且查閱電子檔案，也有利于對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，紙質(zhì)檔案的翻閱使用量減少，破損的幾率也就會(huì)相應(yīng)的減少。而且在使用數(shù)字化檔案管理模式后，也更容易進(jìn)行錄入和歸檔的工作，當(dāng)檔案系統(tǒng)內(nèi)增加一個(gè)新的卷宗時(shí)，卷內(nèi)文件目錄會(huì)自動(dòng)顯示生成的卷宗，檔案人員只需掛接對(duì)應(yīng)的原文即可，無(wú)需再進(jìn)行逐字的審查，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢測(cè)。這不僅可以節(jié)省檔案錄入、歸檔的時(shí)間，更可以提高檔案的利用效率，提升檔案工作人員的工作質(zhì)量。

2 推動(dòng)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)的可行路徑

人事檔案的錄入信息必須保證絕對(duì)的真實(shí)有效，這就要求建檔時(shí)，工作人員不僅要強(qiáng)化信息錄入，更要認(rèn)真的檔案信息進(jìn)行清查、核對(duì)，審核校驗(yàn)，去偽存真。對(duì)于如何推動(dòng)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)，筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出以下幾條：

2.1 強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理意識(shí)

這要求檔案管理人員要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，能掌握當(dāng)下信息數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用技能。管檔單位也應(yīng)積極樹立數(shù)字化管理意識(shí)，提供和建設(shè)檔案數(shù)字化管理硬件環(huán)境，開展數(shù)字化管理的教育宣傳和交流活動(dòng)。同時(shí)，要結(jié)合檔案工作實(shí)際，設(shè)定明確的檔案崗位職責(zé)，健全檔案資料，增加檔案的可用率。提高職工對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知，端正對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，以確保檔案管理工作有序的展開。

2.2 健全檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案工作管理時(shí)，一定要健全檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)，以提高內(nèi)部調(diào)檔查閱的效率。在推廣數(shù)字化人事檔案管理時(shí)，一定要結(jié)合工作實(shí)際。例如，在歸檔管理各類檔案時(shí)，工作人員需要保證電子數(shù)據(jù)全面查詢的暢通。同時(shí)，數(shù)字化人事檔案管理的建設(shè)離不開先進(jìn)的數(shù)字電子技術(shù)，也離不開高效的工作設(shè)備。這就要求各單位要及時(shí)的配備各種所需的硬件設(shè)施。

2.3 做好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，電腦在人們的生活中也扮演著各種越來(lái)越不可或缺的角色。人事檔案管理中的數(shù)據(jù)庫(kù)是最費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的一項(xiàng)工作，但也是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的最基本的一項(xiàng)工作。因?yàn)榻?shù)據(jù)庫(kù)從一開始就必須保證數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。這就要求技術(shù)人員擁有更高水平的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)完成對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)。

3 人事檔案數(shù)字化創(chuàng)建工作措施

數(shù)字化是指將信息化手段、工具融入到日常的檔案工作管理中，以構(gòu)成統(tǒng)一的資源管理，用戶管理，最終能夠以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)將所有所有的檔案信息數(shù)字化，從而達(dá)到規(guī)范人事檔案管理流程，優(yōu)化人事檔案管理效率的目的。普及信息數(shù)字化是單位實(shí)現(xiàn)自動(dòng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的有效手段，尤其在當(dāng)今這個(gè)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息數(shù)字化的建設(shè)，以適應(yīng)市場(chǎng)和時(shí)代的需求，助力經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，科技迅猛進(jìn)步。

3.1 抓好管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

抓好管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)首先要抓好隊(duì)伍的培訓(xùn)。提前有計(jì)劃的制定培訓(xùn)計(jì)劃，分層次、有目的的展開培訓(xùn)方式，明確培訓(xùn)人員的從業(yè)資格，形成公平公正公開的培訓(xùn)機(jī)制，提高人事檔案管理人員的工作能力和專業(yè)水平。其次，強(qiáng)化梯隊(duì)建設(shè)。分層次培訓(xùn)現(xiàn)職和新入職的檔案管理人員，對(duì)于新入職的檔案管理人員可以為他們分發(fā)企業(yè)專門編制的人事檔案專業(yè)培訓(xùn)教材，也可以定期的開展一些關(guān)于人事檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的論壇。而對(duì)于現(xiàn)職管檔人員，則可以根據(jù)他們的在崗年齡進(jìn)行針對(duì)性的、選擇性的培訓(xùn)。建立遞承機(jī)制，建設(shè)遞承有序的人事檔案管理人才梯隊(duì)。

3.2 抓好規(guī)章制度建設(shè)

雖然數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)為人事檔案管理工作帶來(lái)了許多的便利，但我們還是不能忽視規(guī)章制度的建設(shè)，注重從制度上鞏固創(chuàng)建成果。政府也應(yīng)該完善各項(xiàng)規(guī)章制度，明確職責(zé)任務(wù)，掌握管理流程，避免發(fā)生大的差錯(cuò)。及時(shí)檔案管理過(guò)程中發(fā)生了差錯(cuò)，也要確保有章可循，有法可依。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，能夠規(guī)范人事檔案管理流程，優(yōu)化人事檔案管理效率。普及數(shù)字化管理是單位實(shí)現(xiàn)自動(dòng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的有效措施，也是實(shí)現(xiàn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的有效措施。隨著人事制度的不斷深入，當(dāng)前的手工管理檔案方式已不能滿足當(dāng)今信息化時(shí)代的要求，人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。

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