電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制研究

王健

【摘要】作為重要的信息資產(chǎn)，電子公文越來(lái)越受到重視，盡管電子公文在運(yùn)行過(guò)程中已經(jīng)取得了成效，但由于電子公文屬于信息化產(chǎn)品，因而會(huì)存在一些安全隱患，對(duì)此一定要引起高度重視，切實(shí)加強(qiáng)電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全機(jī)制建設(shè)。本文對(duì)此進(jìn)行了研究，重點(diǎn)對(duì)強(qiáng)化安全管理理念、制定安全管理制度、加強(qiáng)安全管理體系等諸多方面提出了對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】電子公文；檔案管理系統(tǒng)；安全機(jī)制；安全管理

在科技信息化快速發(fā)展的新形勢(shì)下，電子公文檔案管理系統(tǒng)也發(fā)生了深刻的變化，不僅具有很強(qiáng)的信息化水平，而且也在朝著網(wǎng)絡(luò)化、智能化的方向發(fā)展，特別是其“開(kāi)放性”也成為重要的發(fā)展趨勢(shì)，這就需要高度重視安全機(jī)制建設(shè)，否則極易出現(xiàn)問(wèn)題。盡管從總體上來(lái)看，電子公文檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中基本上都具有一定的安全性，但如果不加強(qiáng)安全機(jī)制建設(shè)，同樣會(huì)出現(xiàn)安全問(wèn)題，甚至?xí)?duì)電子公文檔案管理系統(tǒng)造成重大的影響，因而一定要探索、研究和實(shí)施有效的安全機(jī)制，使其能夠在安全的環(huán)境下運(yùn)行。

一、強(qiáng)化安全管理理念

理念具有先導(dǎo)性作用。對(duì)于電子公文檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，隨著網(wǎng)絡(luò)化的廣泛應(yīng)用，其安全隱患也越來(lái)越多，特別是要想使電子公文檔案管理系統(tǒng)更好地發(fā)揮作用，“開(kāi)放性”也越來(lái)越強(qiáng)，因而一定要重視安全機(jī)制建設(shè)，進(jìn)一步強(qiáng)化安全管理理念。在這方面，一定要將安全管理工作作為電子公文檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行與管理的重要內(nèi)容，單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從戰(zhàn)略的高度重視安全管理工作，一定要重視安全運(yùn)行，要科學(xué)安全電子公文檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行模式，要由專(zhuān)人進(jìn)行管理，同時(shí)要配備安全管理人員。加強(qiáng)對(duì)管理人員的安全意識(shí)教育，使他們始終樹(shù)立安全理念，在開(kāi)展工作的過(guò)程中首先想到安全問(wèn)題，這樣才能為其安全運(yùn)行打下堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。要高度重視安全管理工作的協(xié)調(diào)性，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，工作人員要以身作則，相互之間要多支持、多提醒，出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)解決。

二、制定安全管理制度

制度具有規(guī)范性的重大作用。對(duì)于電子公文檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，要想使其在更加安全的環(huán)境下運(yùn)行，一定要重視安全管理制度建設(shè)，確保電子公文檔案管理規(guī)范、有序運(yùn)行。這就需要在開(kāi)展工作的過(guò)程中，要按照安全性的要求，制定一系列的安全管理制度，對(duì)于管理人員、管理系統(tǒng)、管理機(jī)制等一定要制定科學(xué)的制度和流程，并且要嚴(yán)格按照制度開(kāi)展工作。比如對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，要科學(xué)確定管理人員的使用權(quán)限，不能隨便登記電子公文檔案管理系統(tǒng)，確保在“人”的因素上不出現(xiàn)問(wèn)題。要高度重視物理隔離模式的運(yùn)用，建立登記物理隔離制度，對(duì)于身份證制度一定要認(rèn)真執(zhí)行，不允許非管理人員登錄電子公文檔案管理系統(tǒng)。還要高度重視制度的執(zhí)行力，如果安全管理制度制定出來(lái)以后不能夠執(zhí)行，那么也只能是“一紙空文”，因而一定要強(qiáng)化制度的執(zhí)行，對(duì)于不執(zhí)行制度而出現(xiàn)安全事故的要給予處分。

三、加強(qiáng)安全管理體系

對(duì)于電子公文檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要想建立科學(xué)的安全管理機(jī)制，必須形成安全管理的協(xié)同性，切實(shí)加強(qiáng)安全管理體系建設(shè)。對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，電子公文檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用主要是由管理部門(mén)和管理人員應(yīng)用，但對(duì)于安全管理機(jī)制建設(shè)來(lái)說(shuō)，卻涉及方方面面，因而一定要高度重視管理體系的系統(tǒng)性和嚴(yán)密性，一切與安全機(jī)制建設(shè)有關(guān)的單位和部門(mén)都應(yīng)當(dāng)納入到安全管理體系當(dāng)中。比如單位可以建立電子公文檔案管理系統(tǒng)安全管理“協(xié)調(diào)機(jī)制”，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人都應(yīng)當(dāng)成為協(xié)調(diào)機(jī)制中的成員，這樣能夠形成安全管理的強(qiáng)大合力，進(jìn)而能夠更有效地避免出現(xiàn)安全漏洞。加強(qiáng)安全管理體系建設(shè)，還要做好各方面安全管理工作的協(xié)調(diào)性，使制度管理、人員管理、技術(shù)管理等方方面面更具有緊密的聯(lián)系，避免出現(xiàn)安全管理“空白點(diǎn)”，確保安全管理能夠發(fā)揮作用。

四、拓展安全管理內(nèi)容

對(duì)于安全機(jī)制建設(shè)來(lái)說(shuō)，除了要做好方方面面的管理工作，還進(jìn)一步拓展安全管理內(nèi)容，只有這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)安全運(yùn)行。這就需要在開(kāi)展安全管理方面，一定要大力加強(qiáng)物理安全管理、技術(shù)安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理、數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理、系統(tǒng)軟件安全管理工作，只有對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的管理，才能使管理工作更具有全面性。在這方面一定要發(fā)揮協(xié)調(diào)機(jī)制的作用，對(duì)各個(gè)方面的安全管理內(nèi)容，要實(shí)現(xiàn)“各負(fù)其責(zé)、各司其職”，同時(shí)相互之間還要多溝通和聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)安全隱患要及時(shí)進(jìn)行排查，確保安全管理能夠有條不紊地進(jìn)行，使電子公文檔案管理系統(tǒng)始終處于安全環(huán)境下，特別是在數(shù)據(jù)安全方面更要高度重視，一定要堅(jiān)持每天做好“數(shù)據(jù)備份”，U盤(pán)、光盤(pán)以及云存儲(chǔ)都要進(jìn)行，“三管齊下”方可保證數(shù)據(jù)安全。

對(duì)于電子公文檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的不斷向前發(fā)展，對(duì)其安全性提出了更高的要求，因而必須著眼于建立科學(xué)有效的安全機(jī)制，積極探索安全管理的有效模式，重點(diǎn)要在強(qiáng)化安全管理理念、制度安全管理制度、加強(qiáng)安全管理體系、拓展安全管理內(nèi)容等方面下功夫，使安全機(jī)制建設(shè)更具有系統(tǒng)性，確保檔案管理系統(tǒng)在安全的環(huán)境下運(yùn)行。

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