試論如何實現(xiàn)檔案綜合管理中的優(yōu)化管理

楊向峰

摘要：從本質(zhì)上來說一種信息資源，具有一定的數(shù)量與原生性。單堆資料是其信息儲存的主要位置，在實際整理的過程中需要將其需要作為主要依據(jù)，并注意對其系統(tǒng)性與規(guī)范性進行保障。檔案信息的作用與價值需要在加工整理的基礎(chǔ)上實現(xiàn)最大限度的發(fā)揮。本文主要針對如何實現(xiàn)檔案綜合管理中的優(yōu)化管理進行探究，這對檔案管理工作的順利進行有積極意義。

關(guān)鍵詞：綜合管理；優(yōu)點；檔案

一、在檔案管理中實行綜合管理的優(yōu)點

1.實行綜合管理，有利于檔案信息的綜合開發(fā)利用

對人事、文書、會計、科技、聲像等多門類的檔案進行儲存是建立綜合性檔案的實質(zhì)與目標，在整個組織活動中無法避免完成以及發(fā)展軌跡的存在，為實現(xiàn)對上述內(nèi)容的真實記錄必須通過檔案。在實際對檔案進行分類時可將門類與載體作為主要依據(jù)，社會活動職能的行使過程是檔案形成的主要來源，其中的各個因素存在不可分割的密切聯(lián)系，相互滲透以及相互作用是其主要形式。

文書檔案內(nèi)容是科技檔案的重要組成部分，會計檔案以及人事檔案也在文書檔案的涵蓋范圍之內(nèi)。因此為在真正意義上實現(xiàn)對上述檔案管理工作的貫徹與落實必須對其進行綜合性的管理。部門工作之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系可通過縱橫交錯來直觀體現(xiàn)，滿足上述要求是把握這種關(guān)系的唯一途徑。綜合性功能以及整體優(yōu)勢是檔案信息的明顯特征，只有在把握業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上才能促使其功能與優(yōu)勢實現(xiàn)最大限度的發(fā)揮，并對各方面的需求進行有針對性的滿足。

2.實行綜合管理為豐富室藏、發(fā)展檔案事業(yè)奠定了堅實的基礎(chǔ)

在檔案室業(yè)務(wù)建設(shè)過程中室藏作為一種物質(zhì)基礎(chǔ)存在其中，檔案的科學(xué)管理、開發(fā)以及編研都是需要在室藏豐富的物質(zhì)基礎(chǔ)上進行。職能管理可涵蓋組織內(nèi)部的檔案管理工作，同時其在社會檔案管理以及國家檔案管理中也占據(jù)重要位置。檔案館館藏的主要來源是組織或者事業(yè)單位的保存檔案，注意高校保存檔案也是其不可缺少的一部分。

檔案工作的完整性必須得到基層檔案室基礎(chǔ)性工作的支撐，基層檔案工作是檔案工作全局的基礎(chǔ)與核心部分，它可在一定時期內(nèi)對組織以及單位的服務(wù)提供原始憑證，社會主義的建設(shè)與發(fā)展也可通過檔案實現(xiàn)在不同角度的反應(yīng)。對組織、企業(yè)單位的檔案實行綜合管理不僅可以對本單位形成的所有檔案制定統(tǒng)一的制度規(guī)定統(tǒng)一的方法，實行集中統(tǒng)一的管理，還可以使檔案室的室藏得到不斷的補充和完善，并假使檔案管理逐步趨向規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化。從而為社會提供日益豐富的檔案信息資源，推動整個檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.實行綜合管理有利于提高科學(xué)管理水平

實踐證明，要實行檔案綜合管理，并使之取得時效，就必須設(shè)置獨立的綜合檔案室，賦予它在平行于其它有關(guān)部門的管理職能。它有權(quán)力憑借組織、單位的名義下發(fā)文件、召開會議、制定從文件材料的形成、傳遞、收集、整理分類到立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計等一系列具體的相關(guān)制度和辦法，有責(zé)任對整個組織內(nèi)的檔案管理進行有效的整體管理和監(jiān)督檢查從而使檔案工作由分散粗放管理向統(tǒng)—科學(xué)管理轉(zhuǎn)變艘全院檔案管理逐步走向標準化、規(guī)范化的軌道。

4.實行綜合管理有利于檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)

檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。目就國內(nèi)的檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段.而要最終完成這—步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是—項長期而繁重的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。

建設(shè)好數(shù)據(jù)庫離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視，方方面面統(tǒng)一的認識以及計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員的協(xié)同配合。這就迫切要求我們切實推進檔案綜合管理進一步強化檔案室與各部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系冀扮發(fā)揮好檔案館作為檔案資源保管利用中心和檔案信息發(fā)布中心的綜合功能和整體優(yōu)勢，為各項工作的順利開展提供全面、準確、快捷的利用服務(wù)。

二、企業(yè)檔案存在的問題

1.檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：—是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中制度形同虛設(shè)想交就交不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。新檔案人員不斷進人檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，實際整理文件不相符卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

2.缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目就一般檔案管理都是采用一臺微機—套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點：提高領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投人少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備。但由于檔案管理人員操作不熟練導(dǎo)致先進設(shè)備沒有起到先進作用。

3強化檔案綜合管理的措施

3.1檔案工作要有計劃和目標

檔案工作要想取得長遠的發(fā)展必須增強檔案工作的主動性、前瞻性制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此領(lǐng)導(dǎo)干部要意識到檔案工作的重要性，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實際的工作計劃。

2.加強檔案基礎(chǔ)工作按時完成上級部門的檔案工作

在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎(chǔ)工作從領(lǐng)導(dǎo)機制到管理體系，章制度到檔案管理在組織上、制度上要形成—套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。

3.加強培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的

素質(zhì)建立健全相關(guān)管理制度檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。管理制度方面認為：一是要明確檔案管理負責(zé)人專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機制。二是建立健全檔案管理制度，按照《企業(yè)檔案管理標準》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實際編寫各種規(guī)章制度，并在實際工作中不斷進行完善。

4.“五個統(tǒng)一”

抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個統(tǒng)一”抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長、辦公室主任為副組長、主要科室負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作'為檔案工作的綜合管理提供組織保障三是把檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)層辦公室的議事日程年初有部署年底有總結(jié)平時有檢查指導(dǎo)，并接受上級和地方檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo).三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)民檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)劃計劃，統(tǒng)—檢查指導(dǎo)和統(tǒng)—制交流。

四、結(jié)語

檔案管理工作是容易被忽視的組織工作。但是它在工作中起到的作用是不可忽視的所以檔案的綜合管理是檔案標準化、系統(tǒng)化的必要之舉。檔案綜合管理的加強是對企業(yè)、事業(yè)單位、社會基礎(chǔ)資料、數(shù)據(jù)的整合和統(tǒng)—化管理只有建立高效、統(tǒng)一的檔案管理和查詢系統(tǒng)才能更好的發(fā)揮檔案的真正作用。

參考文獻：

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