關(guān)于事業(yè)單位電子檔案管理中的問題及對策探討

張爽

摘要：在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，檔案管理工作獲得了很大進(jìn)步。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用有效地提高了檔案管理的效率，但是當(dāng)前形成的電子檔案管理仍然處于初級階段，管理人員對電子檔案管理的認(rèn)識不夠，專業(yè)能力不足，都影響了電子檔案管理的安全性。文章主要對當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，進(jìn)而推動電子檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提高電子檔案的使用價值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；問題；對策

當(dāng)前事業(yè)單位也在積極地推進(jìn)電子檔案管理工作，相比傳統(tǒng)的檔案管理方式，當(dāng)前的電子檔案管理更加便捷，并在實際應(yīng)用中逐步被認(rèn)可和推廣。不過，當(dāng)前我國事業(yè)單位的電子檔案管理呈現(xiàn)出無序管理狀態(tài)，不僅缺少管理制度，而且管理人員也不專業(yè)，這就對電子檔案管理工作的發(fā)展造成了阻礙，進(jìn)而影響到事業(yè) 單位檔案管理工作的有序開展。

1電子檔案的優(yōu)越性

1.1電子檔案能有效降低辦公成本

過去的檔案管理模式不僅需要大量的管理設(shè)備和物資，同時還需要大量的人力用于整理、分類、登記等工作，不僅工作量大，而且辦公成本也提高了。相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子檔案管理只需要一臺計算機(jī)、一套管理程序以及一個專業(yè)性強(qiáng)的技術(shù)管理人員，就可以基本完成電子檔案管理工作，這不僅提高了工作效率，同時也節(jié)省了辦公成本。在電子檔案管理工作中，檔案資料從查閱到使用能夠很快速地完成，并且也實現(xiàn)了無紙化作業(yè)，節(jié)省了資源。

1.2電子檔案管理能進(jìn)一步提高工作效率

傳統(tǒng)的建檔過程主要通過手動來完成，不僅效率低，而且準(zhǔn)確率也不高。當(dāng)前通過電子建檔的方法，不僅能夠節(jié)省人力，同時也節(jié)省了大量的時間，提高了建檔的效率，準(zhǔn)確率也大大地提高了。電子建檔把過去的按卷歸檔改為按件歸檔，同時還能夠查缺補(bǔ)漏，并把重復(fù)的檔案刪除，在后期使用過程中也能夠?qū)崿F(xiàn)快速查詢，為使用者提供了方便。

1.3電子檔案保密程度更高

傳統(tǒng)的按卷歸檔，如果使用者想要查閱其中一份檔案，那么可能就會看到整卷的內(nèi)容，這就會造成檔案資料泄露。如果使用電子檔案管理，所有的檔案信息都儲存在電腦里，并且每份檔案資料都是獨立存在的，查看哪份檔案直接搜索出來，別的檔案資料不會被看到，這就有效地提高了檔案的保密性。

1.4電子檔案更有利于發(fā)揮檔案資料的價值

在過去的檔案管理工作中，如果使用者想要找一份檔案資料，就需要工作人員逐一對檔案進(jìn)行查找，由于檔案量比較大，信息量更加寬泛，查找起來不僅費時間而且也增加了管理人員的工作量，最后能夠查閱到還不知道。如果使用電子檔案管理，所有的檔案都按照關(guān)鍵詞或者某種信息建檔，如果要查閱某份檔案，只需要在檔案數(shù)據(jù)庫中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，那么數(shù)據(jù)庫中所有有關(guān)這個關(guān)鍵詞的檔案都會逐條排列，過程只需要幾分鐘，這就大大地縮短了查找的時間，減少了工作人員的工作量，提高了工作效率。

2電子檔案管理中存在的問題分析

2.1電子檔案管理缺乏安全性

雖然電子檔案管理比過去傳統(tǒng)的檔案管理方式的安全性藥膏，但是隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客、病毒等都會影響到電子檔案管理的安全性。有些事業(yè)單位的電子檔案管理設(shè)備十分陳舊，殺毒軟件等軟件配套設(shè)施不夠完善，檔案管理人員對安全性的認(rèn)識不足，這些都會給電子檔案的安全造成威脅。此外，在檔案傳輸、發(fā)送、接受等過程中都可能受到病毒的入侵，所以安全性問題必須引起相關(guān)人士的重視。

2.2檔案管理人員沒有認(rèn)識到電子檔案的重要性

有些事業(yè)單位雖然已經(jīng)引進(jìn)了電子檔案管理的設(shè)備，但是檔案管理人員卻還是沒有完全從過去傳統(tǒng)的管理模式中脫離出來，有些年齡較大的管理人員并沒有認(rèn)識到電子檔案管理工作的優(yōu)勢，不愿意接受新鮮事物，使得電子檔案管理工作不能得到很好的發(fā)展。甚至有些事業(yè)單位所引進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備都在閑置，管理人員仍然在使用手動建檔，這也能看出事業(yè)單位對檔案管理人員的知識培訓(xùn)投入不足。

2.3電子檔案管理制度不完善

有些事業(yè)單位雖然已經(jīng)使用了電子檔案管理，但是整個管理的過程卻缺乏完善的管理制度。這就導(dǎo)致電子檔案管理處在無序管理的狀態(tài)。一旦出現(xiàn)了管理上的問題，領(lǐng)導(dǎo)沒有處罰的依據(jù)，使得管理人員的行為無法得到約束，不利于電子檔案管理工作的開展。

3 電子檔案管理的加強(qiáng)對策

3.1完善電子檔案管理軟硬件設(shè)施，保證電子檔案安全

為了保證電子檔案的安全性，事業(yè)單位應(yīng)該配備高質(zhì)量的硬件設(shè)備，采用安全穩(wěn)定的系統(tǒng)軟件，并把管理區(qū)域與其他部門隔離。這也是保證電子檔案能夠穩(wěn)定安全發(fā)展的前提。在管理的過程中定期地對硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，保證計算機(jī)能夠正常運(yùn)行，同時也需要對系統(tǒng)軟件進(jìn)行殺毒，避免因為病毒入侵導(dǎo)致檔案資料泄漏。對重要檔案資料設(shè)置密碼，并只能由有專門權(quán)限的人才可以使用。

3.2培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案管理人員

各事業(yè)單位抽調(diào)綜合素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、勇于創(chuàng)新、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理人員，作為重點培養(yǎng)對象，通過自學(xué)、集體培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)、先進(jìn)經(jīng)驗分享等形式，對電子檔案的法律法規(guī)、軟硬件操作技術(shù)、業(yè)務(wù)知識等進(jìn)行全面的學(xué)習(xí)，通過分析貼近工作實際的生動形象的典型案例，讓檔案管理人員切實感受到電子檔案的優(yōu)勢，真正提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識和業(yè)務(wù)能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創(chuàng)新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。

3.3建立健全電子檔案管理的各項規(guī)章制度

電子檔案管理制度化、規(guī)范化管理，必須有健全完善的規(guī)章制度作為保障。事業(yè)單位要結(jié)合檔案法、檔案管理規(guī)定的要求，立足工作實際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調(diào)閱等標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)硬件設(shè)備、軟件升級、人員培訓(xùn)、保密協(xié)議等各項工作制度化、規(guī)范化，確保電子檔案管理工作安全有序發(fā)展。

4結(jié)束語

綜上所述，實現(xiàn)電子檔案管理已經(jīng)成為了事業(yè)單位的重要管理方面，也是順應(yīng)時代發(fā)展的需要。不過在實際管理的過程中各個環(huán)節(jié)都還不夠成熟，檔案管理人員自身專業(yè)知識不足，也缺乏足夠的創(chuàng)新精神。這就要事業(yè)單位能夠積極地引進(jìn)專業(yè)的電子檔案管理人員，對原有管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)一步提高其業(yè)務(wù)水平，同時也要不斷完善硬件設(shè)備，建立規(guī)范的管理制度。

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