淺析檔案信息化建設(shè)的影響因素與對(duì)策

楊文斌

摘要：隨著信息化時(shí)代的發(fā)展與建設(shè)，檔案信息化管理水平逐漸得到提升，相關(guān)管理部門(mén)不僅對(duì)檔案信息化建設(shè)中涉及到的原則、理念和方式等進(jìn)行了全方位的研究，同時(shí)還將一些獨(dú)特的管理手段應(yīng)用其中，從而為檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展提供有利條件。但是檔案信息化在建設(shè)過(guò)程中，還是會(huì)受到一些因素的影響而出現(xiàn)問(wèn)題，需要相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)根據(jù)實(shí)際情況制定出合理的優(yōu)化方案。本篇文章就檔案信息化建設(shè)的影響因素與對(duì)策進(jìn)行簡(jiǎn)單的論述，希望能對(duì)相關(guān)學(xué)者的研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)；對(duì)策

檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)階段國(guó)家發(fā)展中扮演著至關(guān)重要的角色，對(duì)人類社會(huì)的平穩(wěn)運(yùn)行也有著重要的意義和影響。在近幾年的發(fā)展中，很多檔案管理部門(mén)不僅對(duì)信息化管理與建設(shè)之間的關(guān)系進(jìn)行了深入的研究與探討，還對(duì)其中涉及到的影響因素問(wèn)題進(jìn)行了細(xì)致的研究。但是部分地區(qū)在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，還是不能有效的解決不良因素對(duì)其造成的影響。所以，如何有效的提高檔案信息化建設(shè)水平，如何根據(jù)影響因素的特點(diǎn)制定出合理的解決方案，成為了很多檔案管理部門(mén)需要考慮的內(nèi)容。

一、檔案信息化建設(shè)的影響因素

1、建設(shè)觀念較落后

檔案信息化建設(shè)的觀念比較落后，對(duì)其建設(shè)質(zhì)量與日后的運(yùn)作效果有著嚴(yán)重的影響。由于時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，很多行業(yè)領(lǐng)域在發(fā)展的過(guò)程中都會(huì)相應(yīng)的摒棄傳統(tǒng)的建設(shè)理念，在時(shí)代背景的影響下，尋找新的可能，創(chuàng)新發(fā)展方向。但是部分地區(qū)的檔案信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)讓然采用傳統(tǒng)老套的方式進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)工作，使得建設(shè)后的內(nèi)容不能很好滿足時(shí)代發(fā)展需要。對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用與理解，相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)也不能給予正確的理解與判斷，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)浪費(fèi)時(shí)間、浪費(fèi)經(jīng)濟(jì)、浪費(fèi)經(jīng)費(fèi)等情況。所以檔案管理部門(mén)需要根據(jù)實(shí)際情況，合理的轉(zhuǎn)變信息化建設(shè)觀念與模式。

2、基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)薄弱

檔案信息化建設(shè)必須具備一定的硬件條件，如要配備計(jì)算機(jī)、建立局域網(wǎng)、需要大容量的服務(wù)器、建立數(shù)據(jù)庫(kù)等，開(kāi)發(fā)研制檔案管理專用軟件、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)日常管理與維護(hù)等，這些都需要大量的資金投入。目前，檔案管理機(jī)構(gòu)主要是吃財(cái)政飯，沒(méi)有能力通過(guò)提供社會(huì)化服務(wù)增加適當(dāng)收入。一旦國(guó)家未能投入，檔案信息化建設(shè)有再好的藍(lán)圖也難以實(shí)現(xiàn)。

3、管理人員素質(zhì)問(wèn)

目前檔案館普遍存在著人員少、文化素質(zhì)低、身體素質(zhì)差等現(xiàn)象。特別是檔案室的檔案管理人員多數(shù)不是專職檔案員，無(wú)暇顧及檔案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于對(duì)電子文件、電子檔案的收集、保存、維護(hù)與利用接觸太少，檔案管理人員能熟練使用微機(jī)進(jìn)行檔案管理的為數(shù)不多，能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的更是少之又少，致使檔案信息化程度仍然很低，檔案資源中蘊(yùn)藏的豐富信息還沒(méi)有得到充分挖掘和利用，不能滿足經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展日益增長(zhǎng)的需要。

4、電子文件管理處于無(wú)序狀態(tài)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理正在逐步由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展。但目前大部分單位的電子文件仍處于無(wú)序管理狀態(tài)。主要表現(xiàn)在對(duì)于自己?jiǎn)挝煌ㄟ^(guò)網(wǎng)上發(fā)送的文件仍實(shí)行雙軌制，即發(fā)送電子文件、紙質(zhì)文件存檔，對(duì)于從網(wǎng)上接收的其他單位的來(lái)文則只存打印出的紙質(zhì)文件。有的甚至因計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量不夠，為了接收新的電子文件已開(kāi)始清除部分原有的電子文件，這樣做完全破壞了檔案信息的統(tǒng)一性、完整性。由此可見(jiàn)，電子文件的管理并不像紙質(zhì)的管理那樣規(guī)范。

二、檔案信息化建設(shè)影響因素的解決對(duì)策

1、突破傳統(tǒng)思維

檔案工作者應(yīng)認(rèn)清面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，加強(qiáng)工作責(zé)任感，樹(shù)立現(xiàn)代化管理思想，努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。在檔案工作重心上，要實(shí)現(xiàn)從過(guò)去較多強(qiáng)調(diào)安全和保密向以用戶需求為主導(dǎo)的重心轉(zhuǎn)變，要從用戶出發(fā)，研究用戶的需求，開(kāi)展有針對(duì)性的服務(wù)。這就為檔案工作確定了操作性強(qiáng)的目標(biāo)和主線，也是轉(zhuǎn)變觀念的一個(gè)基點(diǎn)。

2、重視數(shù)字檔案館建設(shè)

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案信息化建設(shè)的目的就是為經(jīng)濟(jì)、為社會(huì)、為企業(yè)提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。利用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案的信息資源得到共享，是檔案管理現(xiàn)代化的必然選擇。在信息時(shí)代，信息、能源、材料是當(dāng)今人類社會(huì)最主要的三大資源，而檔案機(jī)構(gòu)作為信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，數(shù)字檔案館應(yīng)屬于國(guó)家數(shù)字信息基礎(chǔ)工程。

首先，建成完備的館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建基于局域網(wǎng)絡(luò)的檔案管理系統(tǒng)，建立信息發(fā)布網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化。其次，構(gòu)建檔案信息傳輸平臺(tái)，檔案信息只有在傳遞過(guò)程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值。最后，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，建成基于網(wǎng)絡(luò)為傳輸通道的對(duì)全社會(huì)有限開(kāi)放的交互式、智能型的數(shù)字檔案館，全方位滿足國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)或人文社會(huì)等多領(lǐng)域的檔案信息利用的需求。

3、注重管理流程信息化

檔案信息化建設(shè)不僅僅是技術(shù)問(wèn)題，更首要的還是觀念問(wèn)題、組織問(wèn)題與管理問(wèn)題。檔案的信息化建設(shè)必須與本單位的信息化建設(shè)統(tǒng)籌規(guī)劃，追隨本地電子政務(wù)的建設(shè)水平與步伐。在信息化建設(shè)中要把先進(jìn)管理理念與方法引入檔案管理流程，促使檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，有序、有效、可控。保證檔案管理有十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^(guò)程，同時(shí)減少檔案管理中可能出現(xiàn)的安全、保密與道德等風(fēng)險(xiǎn)，建設(shè)一套可追溯的信息化管理流程。

4、實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

必須打破檔案部門(mén)各自為政的局面，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的互聯(lián)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的輻射作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息在短時(shí)間內(nèi)的異地傳輸與交流，使分散在各地的檔案信息得到更好的綜合開(kāi)發(fā)和利用，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的檔案信息。同時(shí)促使各檔案部門(mén)能夠朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)的、系統(tǒng)的方向充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)檔案資源互補(bǔ)，提高館藏利用率，形成整體效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng)，以便充分、有效利用檔案信息資源，更好地滿足社會(huì)多方面需要。

5、依法制定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度

檔案信息化建設(shè)工作已引起國(guó)家有關(guān)部門(mén)的重視和關(guān)注，相關(guān)的法律法規(guī)正逐步健全和完善。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案載體也呈現(xiàn)多樣性，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立和完善檔案管理體系。首先，電子檔案的鑒定和原始屬性的確認(rèn)及電子文件的形成、保管、利用都應(yīng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和辦法，使其規(guī)范化。其次，加強(qiáng)檔案信息開(kāi)發(fā)的制度建設(shè)，隨著電子文件、電子檔案的出現(xiàn)，適時(shí)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，修訂檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)、格式，以健全檔案信息管理體制、理論內(nèi)涵，保障檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。再次，加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化的激勵(lì)約束制度的建設(shè)，保障檔案信息化的推行和相關(guān)制度的落實(shí)，促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。

三、結(jié)束語(yǔ)

如今，很多檔案管理部門(mén)在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，都能對(duì)影響建設(shè)效果的不良因素研究加以重視，同時(shí)還能根據(jù)不同類型的影響因素制定出不同的解決方案，從而提高提高檔案信息化管理水平與質(zhì)量。為了進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)的效果，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)還會(huì)適當(dāng)?shù)慕梃b國(guó)外一些獨(dú)特的管理與建設(shè)方式，以此來(lái)優(yōu)化現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)檔案信息化建設(shè)與管理水平。但是在實(shí)際建設(shè)中，部分難度較大的問(wèn)題還是不能得到妥善的解決，需要管理團(tuán)隊(duì)能夠?qū)ζ溥M(jìn)行深入的分析與研究，從而降低不良因素對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響。

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