淺談檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

周志亞

摘要：做好檔案管理信息化的工作是時(shí)代的客觀要求。理清檔案管理的內(nèi)容，直面檔案管理信息化過(guò)程中的問(wèn)題，積極采取措施解決，就為檔案信息管理信息化的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文首先說(shuō)明檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的必要性，然后分析我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀，最后詳細(xì)闡述檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；技術(shù)創(chuàng)新；檔案

一、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的必要性

在信息全球化的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。在面對(duì)這個(gè)開(kāi)放性社會(huì)時(shí)，發(fā)展市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就必須發(fā)展檔案管理工作的創(chuàng)新。檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進(jìn)各機(jī)構(gòu)做好本職工作。檔案記錄有各機(jī)構(gòu)的第一手原始資料，記錄著其發(fā)展歷史與進(jìn)程。做好檔案管理是衡量一個(gè)機(jī)構(gòu)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是促進(jìn)各機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新有利于各部門(mén)從本質(zhì)上解決檔案管理問(wèn)題的關(guān)鍵。檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于管理人員觀念的轉(zhuǎn)變。我國(guó)現(xiàn)階段不重視電子檔案很大程度上是因?yàn)殡娮訖n案機(jī)制本身存在一定的問(wèn)題。改革檔案管理技術(shù)，完善電子檔案歸檔、存儲(chǔ)，建立電子檔案管理機(jī)制，使相關(guān)管理人員從事實(shí)上看到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。

二、我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀

我國(guó)檔案管理工作在信息技術(shù)的發(fā)展下，取得了一定的成績(jī)，但是與國(guó)際檔案管理水平相比，還具有一定差距。阻礙檔案管理工作發(fā)展的原因很多，其中工作思路的正確性對(duì)檔案管理工作發(fā)展的快慢有著重要的影響，另外，有的管理人員本身素質(zhì)較低且缺乏創(chuàng)新精神，這也使得檔案管理工作的有效性無(wú)法得到發(fā)揮。這些問(wèn)題的解決，需要制定有效的工作方案，而工作方案的制定需要有理想的工作思路，這些是我國(guó)檔案管理部門(mén)比較缺乏的，筆者根據(jù)這些問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，其存在的主要的問(wèn)題有：

（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

我國(guó)管理工作的基礎(chǔ)條件以及設(shè)施較為落后，阻礙了檔案管理部門(mén)的發(fā)展。由于資金的缺乏，我國(guó)的檔案管理部門(mén)缺少先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，以至于很多管理工作無(wú)法有效的開(kāi)展。檔案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相關(guān)操作缺乏規(guī)范性，使檔案管理工作的質(zhì)量無(wú)法得到提高。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)不高

我國(guó)很多檔案管理人員由于本身素質(zhì)不高，而且檔案管理部門(mén)也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，使得其缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。檔案管理工作對(duì)工作人員的素質(zhì)有一定的要求，其在工作的過(guò)程中必須要有認(rèn)真的態(tài)度，而且要有較高的服務(wù)意識(shí)，這樣才能提高檔案管理工作的價(jià)值。但是我國(guó)大部分檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性，對(duì)檔案管理的理解存在誤區(qū)，這些都影響了工作的效率與質(zhì)量。

（三）檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的評(píng)價(jià)指標(biāo)

想要提高檔案管理工作的效率，必須制定出這項(xiàng)工作的評(píng)價(jià)指標(biāo)，這也是提高檔案管理人員素質(zhì)與能力的有效手段，而且可以保證這項(xiàng)工作的質(zhì)量。通過(guò)制定檔案管理工作的評(píng)價(jià)指標(biāo)，可以更好的衡量員工的業(yè)績(jī)，衡量的指標(biāo)主要指的是對(duì)于檔案工作的完成情況，包括檔案的收集數(shù)量、開(kāi)發(fā)創(chuàng)新的檔案管理技術(shù)等一些綜合的檔案工作衡量指標(biāo)。

三、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的要點(diǎn)

（一）檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新

通過(guò)相關(guān)調(diào)查研究得知我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理存在一定的缺陷，局部能力不能很好發(fā)揮出來(lái)，需要改進(jìn)、創(chuàng)新。創(chuàng)新可以從工作手段上，也可以從管理思路的創(chuàng)新以及服務(wù)類型上創(chuàng)新等。無(wú)論是那種創(chuàng)新都要遵循不呆板、不繁瑣原則，將創(chuàng)新進(jìn)行到底。例如在檔案工作管理的形式上我們就可以實(shí)行分級(jí)保管，具體做法是將價(jià)值小、保管期限短的檔案放到基層。

（二）管理思路的創(chuàng)新

管理思路的創(chuàng)新包括：第一確立檔案工作的新觀念，將檔案信息一體化；滿足檔案信息的需求量；檔案的使用周期應(yīng)該及時(shí)更新，與時(shí)俱進(jìn)，儲(chǔ)藏適合基層群眾閱讀的書(shū)籍；檔案管理向更高、更嚴(yán)的方向發(fā)展，做到準(zhǔn)確無(wú)誤；第二樹(shù)立創(chuàng)新觀念。檔案工作是一項(xiàng)不容忽視的重要事業(yè)，可以直接反映政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)等事業(yè)的發(fā)展，應(yīng)樹(shù)立檔案管理的價(jià)值觀念，不斷創(chuàng)新檔案管理的思路，同時(shí)讓員工清晰掌握檔案管理工作的流程和管理思路，能夠在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的有機(jī)結(jié)合

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復(fù)勞動(dòng)在無(wú)形中浪費(fèi)了社會(huì)資源。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)中的缺陷更為突出。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)非常明顯。在此形勢(shì)之下必須正視這一現(xiàn)實(shí)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的融合。

（四）檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

1、電子文件歸檔方式方面。利用云計(jì)算服務(wù)以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程歸檔。檔案員無(wú)需下載和安裝，只需要在具備WIFI或者移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)連接的環(huán)境下，根據(jù)自己的需要點(diǎn)擊相應(yīng)的應(yīng)用，就可以直接完成遠(yuǎn)程歸檔，從而真正達(dá)到“隨時(shí)隨地準(zhǔn)時(shí)歸檔”。相信在不遠(yuǎn)的將來(lái)，檔案歸檔工作將會(huì)由傳統(tǒng)歸檔方式、互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔這三種歸檔方式結(jié)合來(lái)完成。2、電子檔案存儲(chǔ)模式與共享模式方面。云計(jì)算技術(shù)引入檔案管理，將改變當(dāng)前檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)。具有云計(jì)算功能的檔案信息系統(tǒng)將會(huì)具有更強(qiáng)的可更新性、可維護(hù)性，更新穎的服務(wù)功能，更好的技術(shù)支持能力，帶來(lái)電子檔案存儲(chǔ)模式的創(chuàng)新，進(jìn)而改變當(dāng)前電子檔案存儲(chǔ)模式單一、共享不方便、查詢不便利、數(shù)據(jù)不安全等諸多問(wèn)題。通過(guò)云計(jì)算技術(shù)為檔案館實(shí)現(xiàn)了云存儲(chǔ)空間的功能，使電子檔案數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)輕松備份與恢復(fù)功能，海量存儲(chǔ)空間將有效解決檔案館磁盤(pán)存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題。3、實(shí)物檔案的存放管理方面。RFID電子標(biāo)簽技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重要組成部分，它采用無(wú)線通信識(shí)別技術(shù)，可以對(duì)附著實(shí)體信息進(jìn)行采集、記錄與發(fā)送，具有識(shí)別距離遠(yuǎn)、非接觸性、易于使用、可感知、適合惡劣環(huán)境等特點(diǎn)。利用該項(xiàng)技術(shù)，我們可以對(duì)珍貴的實(shí)物檔案添加RFID標(biāo)簽，記錄該實(shí)物檔案的存放的地點(diǎn)、檔案號(hào)、檔案名稱、歸檔時(shí)間等相關(guān)信息。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上，在社會(huì)飛速發(fā)展的今天，機(jī)遇與挑戰(zhàn)是并存的。在檔案管理過(guò)程中，只有用發(fā)展的眼光看待身邊事物才有可能抓住機(jī)遇，促進(jìn)檔案管理技術(shù)的全面創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展與完善。endprint