淺議地鐵檔案管理信息化建設(shè)

谷建軍

摘要：近年來，各大城市地鐵建設(shè)速度逐漸加快，地鐵已經(jīng)成為當(dāng)?shù)亟煌ㄟ\(yùn)輸系統(tǒng)的重要組成部分，可充分緩解高峰期間交通擁擠狀況。地鐵檔案資料是地鐵運(yùn)營維護(hù)、改擴(kuò)建的重要參考依據(jù)，為此需要加強(qiáng)地鐵檔案管理工作的信息化建設(shè)。本文針對(duì)地鐵檔案管理信息化建設(shè)的重要性和方法等進(jìn)行了探討，旨在提高檔案管理的合理性。

關(guān)鍵詞：地鐵工程；檔案管理；信息化建設(shè)；制度

一、前言

社會(huì)發(fā)展帶動(dòng)各地區(qū)城市化進(jìn)展加速，地鐵建設(shè)已經(jīng)成為各地發(fā)展的重要內(nèi)容，需要充分重視地鐵工程檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。一方面，信息時(shí)代下，檔案管理部門需要加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理工作的科學(xué)性，保證地鐵工程更好的服務(wù)于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展；另一方面，檔案信息化建設(shè)是資料管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)?？沙浞痔岣叩罔F建設(shè)項(xiàng)目中信息化作業(yè)的效率和效果。為此，需要加強(qiáng)檔案管理制度的強(qiáng)化，提高作業(yè)團(tuán)隊(duì)的綜合實(shí)力，保證檔案管理工作朝著信息化方向順利發(fā)展。

二、地鐵檔案管理信息化建設(shè)中的問題

（一）信息化技術(shù)落后

國內(nèi)信息化發(fā)展速度較慢，存在經(jīng)驗(yàn)欠缺、進(jìn)展受限的狀況，整體管理效率、管理質(zhì)量差，甚至?xí)霈F(xiàn)信息紊亂的狀況。技術(shù)落后是導(dǎo)致地鐵檔案管理工作失誤的主要原因，一定程度上會(huì)增加相關(guān)作業(yè)人員的作業(yè)量，嚴(yán)重阻礙了地鐵行業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案存儲(chǔ)信息不完整

地鐵檔案管理信息化建設(shè)中，需要將紙質(zhì)材料進(jìn)行電子化，該環(huán)節(jié)極易發(fā)生輸入錯(cuò)誤的狀況，還會(huì)發(fā)生信息流失、信息失效等狀況。轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)中，相關(guān)作業(yè)人員的工作能力十分關(guān)鍵，人員綜合能力差是地鐵檔案信息發(fā)生失真、紊亂、失效的主要原因，導(dǎo)致電子化信息無法發(fā)揮其應(yīng)用的功效，反而會(huì)增加后期查找時(shí)間，對(duì)地鐵運(yùn)行便利度具有負(fù)面作用。

（三）人員管理、管理體系的問題

我國管理體系的受重視度較低，地鐵檔案管理也存在這一不足。主要體現(xiàn)是管理人才缺失、管理手段守舊、管理制度不完善，最終后果是地鐵檔案管理質(zhì)量偏低，無法順利進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)。即使部分地區(qū)進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，但是不完整性等狀況嚴(yán)重阻礙了信息化建設(shè)的發(fā)展。

三、檔案管理信息化建設(shè)的方法

（一）技術(shù)創(chuàng)新和技術(shù)引進(jìn)

針對(duì)地鐵檔案信息化的技術(shù)問題，其改善方法一般分兩個(gè)方向：第一、引進(jìn)國外先進(jìn)技術(shù)，結(jié)合國內(nèi)地鐵工程狀況進(jìn)行改進(jìn)，然后投入使用；第二、結(jié)合當(dāng)下國內(nèi)現(xiàn)有科技條件進(jìn)行研發(fā)、創(chuàng)新，找到行之有效的技術(shù)方法。前者見效快，后者發(fā)展前景更廣闊，具有更突出的優(yōu)勢(shì)。相關(guān)管理人員必須選擇有效措施，及時(shí)進(jìn)行地鐵檔案管理信息化工作的全面化建設(shè)。

（二）制定并完善相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)

地鐵項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)中，需要嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)。一方面，文件歸檔中需要建立完善的歸檔制度，對(duì)具有保存價(jià)值的資料、文件等，結(jié)合《電子文檔歸檔管理規(guī)范》進(jìn)行管理，及時(shí)制定嚴(yán)格的管理制度。另一方面，考慮到電子檔案管理制度，需要加強(qiáng)各部門職責(zé)的劃分，提高電子檔案信息化建設(shè)的全面性。

（三）紙質(zhì)文件、電子文件的同步管理

紙質(zhì)文件、電子文件各具特色，地鐵檔案信息化管理中，需要對(duì)二者進(jìn)行同步管理。首先，檔案錄入環(huán)節(jié)中，各部門需要加強(qiáng)錄入內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高二者同步管理的有效性；其次，為了保證電子存檔的真實(shí)度，需要相關(guān)作業(yè)人員具有認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，避免人為原因?qū)е碌腻e(cuò)誤；再者，建設(shè)方紙質(zhì)文件的整理中，需要加強(qiáng)完整性考慮，并及時(shí)進(jìn)行掃描入庫，避免歸檔不及時(shí)引發(fā)的負(fù)面問題。

（四） 強(qiáng)化電子文件的監(jiān)督管理

第一、信息化建設(shè)中，電子文件的管理需要保證全程監(jiān)控，尤其是前期監(jiān)控；第二、為了保證電子存檔資料的安全性，交接過程中，需要對(duì)歸檔文件進(jìn)行全面檢測(cè)，避免技術(shù)問題引發(fā)的危害；第三、電子文件具有可更改、可刪除的特點(diǎn)，因此地鐵項(xiàng)目檔案管理中，需要加強(qiáng)檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃控制，相關(guān)部門需要及時(shí)進(jìn)行文件的采集、存檔、備份等操作，工作中存在問題需要及時(shí)進(jìn)行解決。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)

檔案管理工作具有一定特殊性，相關(guān)管理人員需要具有一定能力：專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、遵守相關(guān)規(guī)范制度、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。為了保證地鐵檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)展，對(duì)相關(guān)管理人員的要求更高。電子檔案管理中，主要處理對(duì)象是：信息數(shù)字化、文檔一體化等工作，與傳統(tǒng)紙質(zhì)作業(yè)存在一定差異。因此，需要加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的有效性。注重整個(gè)作業(yè)團(tuán)隊(duì)綜合能力的培養(yǎng)，尤其是計(jì)算機(jī)操作、檔案建立、網(wǎng)絡(luò)安全、資源開發(fā)等方面的培養(yǎng)，檔案管理人員定期參加培訓(xùn)，可讓其認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性，更好的使用檔案管理工具；其次，需要及時(shí)引進(jìn)新人才，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合能力；再者，管理人員需要了解法律規(guī)范內(nèi)容，保證信息化建設(shè)環(huán)節(jié)遵紀(jì)守法，保證各類檔案資源的統(tǒng)一集中管理。

（六）完善電子文件的控制

地鐵建設(shè)施工中，需要加強(qiáng)電子文件的控制，該工作復(fù)雜度高、細(xì)致性強(qiáng)，需要各方密切配合，遵守相關(guān)法律法規(guī)，從而保證信息化管理的有效性。首先，檔案管理人員需要對(duì)項(xiàng)目工程具有一定了解，如施工進(jìn)度、技術(shù)要求等，這是后期管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，可提高檔案管理的針對(duì)性，保證管理工作落實(shí)到位；其次，進(jìn)一步建立相關(guān)規(guī)定，并及時(shí)作出動(dòng)態(tài)調(diào)整，建設(shè)項(xiàng)目電子文檔歸類中，需要加強(qiáng)整個(gè)做法的完善。文件控制中，需要及時(shí)與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，如加強(qiáng)與質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)的溝通，可明確質(zhì)量管理的具體要求；再者，結(jié)合當(dāng)下法律法規(guī)，制定更加完善的措施。一般可依照《檔案法》進(jìn)行管理措施的優(yōu)化，保證管理工作順利開展，提高整個(gè)檔案信息的安全性。提高對(duì)資料數(shù)據(jù)庫維護(hù)工作的重視度，避免數(shù)據(jù)更新不及時(shí)等引發(fā)真實(shí)度下降，同時(shí)可降低系統(tǒng)故障等導(dǎo)致的信息丟失等問題。

四、結(jié)語

地鐵工程管理中，信息化檔案管理的重要性較高，是企業(yè)長期合理發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的增長均具有一定影響。檔案資料是企業(yè)后續(xù)工程順利進(jìn)行、地鐵工程維護(hù)的重要參考依據(jù)，因此加強(qiáng)地鐵檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，需要及時(shí)進(jìn)行資源收集、整理、歸檔管理?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)發(fā)展較快，一定程度上帶動(dòng)了檔案管理工作的進(jìn)步，新時(shí)期需要加強(qiáng)地鐵檔案管理的有效性、創(chuàng)新性管理，充分利用現(xiàn)有資源進(jìn)行信息化建設(shè)，為地鐵后續(xù)運(yùn)行、維護(hù)等工作打下良好基礎(chǔ)，帶動(dòng)地鐵工程的順利發(fā)展，共建良好的交通體系。

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