用友U8V10.1下銷售“定金”與“訂金”的會(huì)計(jì)處理比較分析

龍麒任

摘要：銷售定金與訂金僅一字之差，在法律性質(zhì)上卻有天壤之別，使得其業(yè)務(wù)處理不盡相同，從而使得其在用友U8V10.1軟件中信息化處理流程也不盡相同。本文將通過實(shí)例比較分析兩者在用友U8V10.1軟件中的實(shí)現(xiàn)及異同。

關(guān)鍵詞：用友U8；定金與訂金；比較分析

銷售定金與訂金僅一字之差，在法律性質(zhì)上卻有天壤之別。銷售定金是指合同當(dāng)事人為保證合同履行，由一方當(dāng)事人預(yù)先向?qū)Ψ浇患{一定數(shù)額的錢款。根據(jù)合同法第一百一十五條規(guī)定：“當(dāng)事人可以依照《中華人民共和國擔(dān)保法》約定一方向?qū)Ψ浇o付定金作為債權(quán)的擔(dān)保。債務(wù)人履行債務(wù)后，定金應(yīng)當(dāng)?shù)肿鲀r(jià)款或者收回。給付定金的一方不履行約定的債務(wù)的，無權(quán)要求返還定金；收受定金的一方不履行約定的債務(wù)的，應(yīng)當(dāng)雙倍返還定金?！边@就是我們通常說的定金罰則。因此從法律角度看，定金有雙重性質(zhì)。第一，它可作為合同的擔(dān)保，以保證合同履行。第二，可以起到合同成立的證明作用。銷售訂金不是一個(gè)規(guī)范的概念，在法律上僅作為一種預(yù)付款的性質(zhì)，是預(yù)付款的一部分，是當(dāng)事人的一種支付手段，不具有擔(dān)保性質(zhì)。合同履行的只作為抵充貨款，不履行的也只能如數(shù)返還。由此可見，當(dāng)事人在合同中寫明“訂金”而沒有約定定金性質(zhì)的，則不能適用定金罰則。正因銷售定金與銷售訂金的法律效力的差別，使得其業(yè)務(wù)處理不盡相同，從而使得其在用友U8V 10.1軟件中信息化處理流程也不盡相同。本文將通過實(shí)例比較分析兩者在用友U8V10.1軟件中的實(shí)現(xiàn)。

一、銷售定金方式

以銷售定金方式簽訂合同，根據(jù)履約方式的不同可能出現(xiàn)三種情況：一是雙方正常履約，則前期交納的銷售定金抵作貨款，沖抵“應(yīng)收賬款”；二是購買方違約，則前期交納的銷售定金無權(quán)要求返還，視作銷售方的收入，列人“營業(yè)外收入”；三是銷售方違約，則需雙倍返還定金，前期收取的定金應(yīng)沖抵“預(yù)收賬款”，賠償部分應(yīng)列人“營業(yè)外支出”。

例題一：2016年1月1日山東洪福商貿(mào)有限公司（簡稱：山東洪福）與濟(jì)南歐尚超市有限公司（簡稱：濟(jì)南歐尚）簽訂銷售合同，合同號為XS0001。合同約定山東洪福向濟(jì)南歐尚銷售匯源蘋果汁、匯源葡萄汁各100箱，不含稅單價(jià)為120元，增值稅率為17%，合同總金額計(jì)28080元。簽訂合同當(dāng)日濟(jì)南歐尚向山東洪福支付人民幣5000元作為定金，票據(jù)號為“209078612”，交貨日期為1月6日，濟(jì)南歐尚收到全部商品并驗(yàn)收合格后支付剩余款項(xiàng)，付款方式為電匯。

在用友U8V 10.1軟件中完成該筆銷售定金業(yè)務(wù)，其信息化處理流程如下：

（一）2016年1月1日，購銷雙方簽訂合同，收取銷售定金

1.增加“銷售訂單”中相關(guān)定金選項(xiàng)的表頭項(xiàng)目

在“基礎(chǔ)設(shè)置”模塊中執(zhí)行“單據(jù)設(shè)置_單據(jù)格式設(shè)置”命令，打開[單據(jù)格式設(shè)置]窗口，選擇單據(jù)類型“銷售訂單”，顯示出銷售訂單模板，點(diǎn)擊“表頭項(xiàng)目”，勾選“必有定金”、“定金比例”、“定金原幣金額”、“定金本幣金額”四個(gè)選項(xiàng)，然后確定保存。

2.填制銷售訂單

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“供應(yīng)鏈_銷售管理_銷售訂貨_銷售訂單”命令，打開[銷售訂單]窗口，單擊“增加”命令，根據(jù)銷售合同錄入相關(guān)信息，點(diǎn)擊保存但不能審核。

注意：因雙方簽定的是定金合同，需在銷售訂單表頭信息中“必有定金”選項(xiàng)中選擇“是”。定金金額的錄入分兩種方式：一種是根據(jù)合同約定的定金比例錄入到“定金比例”或是由系統(tǒng)自動(dòng)帶入該客戶的“客戶檔案”中事先確定好的比例（可以修改）；另一種是根據(jù)合同約定的定金金額錄入到“定金原幣金額”。本例是約定的具體金額，所以在“定金原幣金額”中錄入“5000”。

3.生成銷售定金憑證

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理_收款單據(jù)處理_收款單據(jù)錄入”命令，打開[收款單〕窗口，單擊“增加”命令（注意：選擇“增加”選項(xiàng)右邊的“，”下拉菜單中的“銷售定金”），過濾篩選出銷售定金列表，選中訂單號為“XS0001”，單擊“確定”，補(bǔ)充錄入結(jié)算方式“電匯”、結(jié)算科目“100201”、票據(jù)號“209078612”，點(diǎn)擊保存。

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理_收款單據(jù)處理_收款單據(jù)審核”命令，過濾篩選，彈出[收付款單列表]窗口，選中相應(yīng)收款單，單擊審核，系統(tǒng)彈出“是否立即制單”窗口，單擊“是”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張憑證：

借：銀行存款 5000

貸：預(yù)收賬款，定金 5000

4.審核銷售訂單

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“供應(yīng)鏈_銷售管理_銷售訂貨_銷售訂單”命令，打開[銷售訂單]窗口，通過方向鍵查找訂單號為“XS0001”的銷售訂單，點(diǎn)擊審核。

（二）2016年1月6日，購銷雙方如約履行合同，濟(jì)南歐尚收到全部商品及發(fā)票，支付余款

1.生成發(fā)貨單

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“供應(yīng)鏈_銷售管理_銷售發(fā)貨_發(fā)貨單”命令，打開[發(fā)貨單]窗口，單擊“增加”命令，過濾篩選，彈出[參照生單]窗口，選中訂單號為“XS0001”訂單，單擊“確定”，補(bǔ)充錄入倉庫信息后，點(diǎn)擊保存并審核。

2.生成出庫單

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“供應(yīng)鏈_庫存管理_出庫業(yè)務(wù)_銷售出庫單”命令，打開[銷售出庫單]窗口，單擊“生單”命令（注意：選擇“生單”選項(xiàng)右邊的“▼”下拉菜單中的“銷售生單”），過濾篩選，彈出[銷售生單]窗口，選中對應(yīng)發(fā)貨單，單擊“確定”，點(diǎn)擊保存并審核。

3.開具銷售發(fā)票

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“供應(yīng)鏈_銷售管理_銷售開票_銷售專用發(fā)票”命令，打開[銷售專用發(fā)票]窗口，單擊“生單”命令（注意：選擇“生單”選項(xiàng)右邊的“，”下拉菜單中的“參照發(fā)貨單”），過濾篩選，彈出[參照生單]窗口，選中對應(yīng)發(fā)貨單，單擊“確定”，補(bǔ)充“發(fā)票號”信息，單擊保存點(diǎn)擊現(xiàn)結(jié)（因濟(jì)南歐尚當(dāng)日支付了余款），補(bǔ)充結(jié)算方式“電匯”、原幣金額“23080”等現(xiàn)結(jié)信息，單擊復(fù)核。

4.生成銷售往來憑證

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理_應(yīng)收單據(jù)處理_應(yīng)收單據(jù)審核”命令，過濾篩選（注意：勾選“包含已現(xiàn)結(jié)發(fā)票”選項(xiàng)），選中對應(yīng)應(yīng)收單，單擊審核，系統(tǒng)彈出“是否立即制單”窗口，單擊“是”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張憑證：

借：銀行存款 23080

應(yīng)收賬款 5000

貸：主營業(yè)務(wù)收入 24000

應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅—銷項(xiàng)稅 4080

5.生成銷售定金轉(zhuǎn)貨款憑證

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理_收款單據(jù)處理_收款單據(jù)錄入”命令，打開[收款單]窗口，通過方向鍵查找款項(xiàng)類型為“銷售定金”的收款單，單擊“轉(zhuǎn)出”命令（注意：選擇“轉(zhuǎn)出”選項(xiàng)右邊的“，”下拉菜單中的“轉(zhuǎn)貨款”），單擊“確定”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張收款單（摘要為“銷售定金轉(zhuǎn)貨款”），單擊審核后，系統(tǒng)彈出“是否立即制單”窗口，單擊“是”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張憑證：

借：預(yù)收賬款一定金 5000

貸：應(yīng)收賬款 5000

6.銷售成本單據(jù)記賬

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“供應(yīng)鏈_存貨核算_業(yè)務(wù)核算_正常單據(jù)記賬”命令，過濾篩選，彈出[正常單據(jù)記賬列表〕窗口，選中對應(yīng)單據(jù)，單擊“記賬”

7.生成結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本憑證

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“供應(yīng)鏈_存貨核算_財(cái)務(wù)核算__生成憑證”命令，過濾篩選，彈出[未生成憑證單據(jù)一覽表]窗口，選中對應(yīng)單據(jù)，點(diǎn)擊確定，單擊生成如下一張憑證：

借：主營業(yè)務(wù)成本 17000

貸：庫存商品 17000

（三）2016年1月6日，若因購買方違約，無法履行合同，則其支付的銷售定金不予返還，列人營業(yè)外收入

例：生成銷售定金轉(zhuǎn)營業(yè)外收入

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理_收款單據(jù)處理_收款單據(jù)錄入”命令，打開[收款單]窗口，通過方向鍵查找款項(xiàng)類型為“銷售定金”的收款單，單擊“轉(zhuǎn)出”命令（注意：選擇“轉(zhuǎn)出”選項(xiàng)右邊的“，”下拉菜單中的“轉(zhuǎn)營業(yè)外收入”），單擊“確定”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張收款單（摘要為“銷售定金轉(zhuǎn)營業(yè)外收入”），單擊審核后，系統(tǒng)彈出“是否立即制單”窗口，單擊“是”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張憑證：

借：預(yù)收賬款一定金5000

貸：營業(yè)外收入5000

（四）2016年1月6日，若因銷售方違約，無法履行合同，則其收取的銷售定金應(yīng)雙倍返還，賠償部分列人營業(yè)外支出

1.取消銷售訂單的審核

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“供應(yīng)鏈_銷售管理_銷售訂貨_銷售訂單”命令，打開[銷售訂單]窗口，通過方向鍵查找需棄審的“銷售訂單”，單擊棄審。

2.銷售定金退回生成憑證

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理_收款單據(jù)處理_收款單據(jù)錄入”命令，打開[收款單]窗口，通過方向鍵查找款項(xiàng)類型為“銷售定金”的收款單，單擊“轉(zhuǎn)出”命令（注意：選擇“轉(zhuǎn)出”選項(xiàng)右邊的“▼”下拉菜單中的“轉(zhuǎn)退回”），單擊“確定”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張收款單。

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理_收款單據(jù)處理_收款單據(jù)審核”命令，過濾篩選，彈出[收付款單列表]窗口，選中需審核的收款單，單擊審核后，系統(tǒng)彈出“是否立即制單”窗口，單擊“是”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張紅字憑證：

借：銀行存款 -5000

貸：預(yù)收賬款—定金 -5000

3.賠償部分列營業(yè)外支出

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理

__收款單據(jù)處理_收款單據(jù)錄入”命令，打開[收款單]窗口，點(diǎn)擊“切換”，單擊“增加”命令，系統(tǒng)切換到紅字收款單[付款單]界面，補(bǔ)充錄入結(jié)算方式“電匯”、金額“5000”、款項(xiàng)類型“其他費(fèi)用”、科目“6711”等信息點(diǎn)擊保存。

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理_收款單據(jù)處理_收款單據(jù)審核”命令，過濾篩選，彈出[收付款單列表〕窗口，選中相應(yīng)付款單，單擊審核，系統(tǒng)彈出“是否立即制單”窗口，單擊“是”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張憑證，修改會(huì)計(jì)憑證如下：

借：銀行存款 -5000

貸：營業(yè)外支出-5000

二、銷售訂金方式

仍以上例為例，僅將濟(jì)南歐尚向山東洪福支付人民幣5000元的定金改為5000元訂金，其信息化處理流程如下：

（一）2016年1月1日，購銷雙方簽訂合同，收取銷售訂金

1.填制銷售訂單

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“供應(yīng)鏈_銷售管理_銷售訂貨_銷售訂單”命令，打開[銷售訂單]窗口，單擊“增加”命令，根據(jù)銷售合同錄入相關(guān)信息點(diǎn)擊保存并審核。

2.生成銷售訂金憑證

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理_收款單據(jù)處理_收款單據(jù)錄入”命令，打開[收款單〕窗口，單擊“增加”命令，補(bǔ)充錄入結(jié)算方式“電匯”、金額“5000”、款項(xiàng)類型“預(yù)收款”信息點(diǎn)擊保存。

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理__收款單據(jù)處理_收款單據(jù)審核”命令，過濾篩選，彈出[收付款單列表」窗口，選中相應(yīng)付款單，單擊審核，系統(tǒng)彈出“是否立即制單”窗口，單擊“是”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張憑證，修改會(huì)計(jì)憑證如下：

借：銀行存款 5000

貸：預(yù)收賬款 5000

（二）2016年1月6日，購銷雙方如約履行合同

在銷售訂金方式下，雙方履行合同的信息化處理流程與銷售定金方式基本相同，僅銷售訂金轉(zhuǎn)貨款憑證生成流程不一樣，具體操作步驟如下：

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理_轉(zhuǎn)賬_預(yù)收沖應(yīng)收”命令，彈出[預(yù)收沖應(yīng)收]窗口，選定客戶“濟(jì)南歐尚”，過濾，錄入轉(zhuǎn)賬金額“5000”，確定，系統(tǒng)彈出“是否立即制單”窗口，單擊“是”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張憑證，修改會(huì)計(jì)憑證如下：

借：預(yù)收賬款5000

貸：應(yīng)收賬款5000

（三）2016年1月6日，購銷雙方任意一方違約，無法履行合同，銷售方收取的銷售汀金均得返還購買方，無需賠償。

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理_收款單據(jù)處理_收款單據(jù)錄入”命令，打開！收款單]窗口，點(diǎn)擊“切換”，單擊“增加”命令，系統(tǒng)切換到紅字收款單[付款單]界面，補(bǔ)充錄入結(jié)算方式“電匯”、金額“5000”，款項(xiàng)類型“預(yù)收款”、科目“2203”等信息，點(diǎn)擊保存。

在“業(yè)務(wù)工作”模塊中執(zhí)行“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)_應(yīng)收款管理_收款單據(jù)處理_收款單據(jù)審核”命令，過濾篩選，彈出[收付款單列表]窗口，選中相應(yīng)付款單，單擊審核，系統(tǒng)彈出“是否立即制單”窗口，單擊“是”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張憑證，修改會(huì)計(jì)憑證如下：

借：銀行存款 -5000

貸：預(yù)收賬款 -5000

三、銷售定金與訂金的比較

1.在填制銷售訂單環(huán)節(jié)，銷售訂金方式是保存后立即審核，而銷售定金方式必須先填制定金收款單才能進(jìn)行銷售訂單審核。

2.在生成銷售訂金/定金憑證環(huán)節(jié)，銷售訂金方式是在補(bǔ)充[收款單]表體項(xiàng)目“款項(xiàng)類型”信息時(shí)指定為“預(yù)收款”；而銷售定金方式是在單擊“增加”命令時(shí)，通過其右邊的“▼”下拉菜單指定為“銷售定金”。

3.在購銷雙方如約履行合同的情況下，銷售訂金與銷售定金僅在預(yù)收款轉(zhuǎn)貨款憑證生成的處理流程不一樣，銷售訂金方式是通過轉(zhuǎn)賬的“預(yù)收沖應(yīng)收”實(shí)現(xiàn)，而銷售定金是通過[收款單]的轉(zhuǎn)出“轉(zhuǎn)貨款”實(shí)現(xiàn)。

4.在購銷雙方無法履行合同的情況下，銷售訂金方式是其在法律上僅作為一種預(yù)付款的性質(zhì)，所以訂金需通過生成紅字收款單的方式處理，返還給購買方；而銷售定金方式則需區(qū)分銷售方還是購買方違約，分別予以處理。

參考文獻(xiàn)：

[1]牛永芹，劉大斌，楊琴.ERP財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化實(shí)訓(xùn)教程[M].北京：高等教育出版社，2016：297-309.

[2]宋紅爾，吳爽.銷售定金在用友U8 V10.1軟件中的信息化處理流程[J].中國管理信息化，2016（9）.

[3]孫羽，孫紅梅.用友ERP-U872供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)的處理流程[J].財(cái)會(huì)月刊，2014（9）.

[4]王善明，萬興.用友ERP-U8條件下企業(yè)供應(yīng)鏈特殊業(yè)務(wù)處理[J].時(shí)代金融，2013（26）.