如何做好煤炭企業(yè)采購業(yè)務內部控制

聶愛俠

我國煤炭資源豐富，煤炭儲存量位居世界前面，煤炭是國民經濟發(fā)展的基礎能源，與人們的日常生活、生產息息相關。采購是企業(yè)生產、銷售、供應的第一道環(huán)節(jié)，采購業(yè)務直接關系到企企業(yè)內部供給平衡。加強煤炭企業(yè)采購管理，可以有效的降低企業(yè)生產成本，提高企業(yè)經濟效益。本文主要分析了煤炭企業(yè)采購業(yè)務流程以及如何加強煤炭企業(yè)采購業(yè)務內部控制。

一、煤炭企業(yè)采購業(yè)務流程

采購業(yè)務主要是滿足企業(yè)正常生產需求，從市場上獲取企業(yè)產品所需的生產資源，從而維持企業(yè)正常的經營活動。煤炭企業(yè)作為一般的市場主體，采購流程如下：第一，遞交采購申請書。企業(yè)各個部門根據生產需求向企業(yè)的財物部門和物資供應部門遞交采購申請書。第二，擬定采購方案。采購申請書批準以后，財物部門按照生產量和需求量制定采購方案，并將采購方案遞交企業(yè)決策層審批，審批通過以后才能制定采購訂單。第三，根據采購訂單確定供應商，簽訂購物合同。煤炭企業(yè)所需的物資比較多，所以涉及的資金比較多。采購訂單確定以后，面向公開招投標，從中選擇信譽好、質量過硬的材料供應商，并與其簽訂訂購合同，合同中要明確雙方的權利義務。第五，按照合同要求，供貨廠家按期將材料物資供應給煤炭企業(yè)，材料到貨以后，采購部門對物資進行驗收，驗收合格以后才能登記入庫，并與供應商結算。與一般的采購活動相比，煤炭企業(yè)采購業(yè)務有自己的特點： 煤炭企業(yè)采購的物資沒有原材料，一般都是煤炭生產過程中所需的輔助機械設備、生產工具和材料；其次，每天企業(yè)的采購物資相對來說比較穩(wěn)定，指需要按照生產所需物資的種類和數量采購。

二、如何做好煤炭企業(yè)采購業(yè)務內部控制

（一）加強對采購合同的審核。采購合同是維護企業(yè)自身利益的有效保障，在制定采購合同的是要根據采購計劃確定采購供應商、采購價格、采購方式等作出詳細的說明，明確采購合同雙方的責任和義務，并按照權限簽訂采購合同。在審核采購合同的時候，如果出現一些復雜的法律關系，要及時咨詢法律專家，并組織煤炭企業(yè)的管理者對其進行嚴格的審核，從而根據企業(yè)實際履職情況，對合同中沒有明確的地方進行補充，如果發(fā)現合同中侵害了企業(yè)的利益，也要及時修正，以免造成合同糾紛問題。

（二）建立有效的采購業(yè)務控制制度。根據煤炭企業(yè)采購業(yè)務流程要求，煤炭企業(yè)必須建立物資采購內部控制制度。首先建立物資材料采購業(yè)務監(jiān)督小組，由企業(yè)主管領導擔任組長，生產、技術、財物、采購等多個部門領帶成為監(jiān)督小組的成員。監(jiān)督小組制定物資采購內部控制制度，并對采購部門的業(yè)務進行日常監(jiān)督。物資供應部門制定月、季、年采購計劃書以后，采購業(yè)務監(jiān)督小組要及時審查計劃書，檢查計劃書是否與財務部門編制的所需生產物資計劃書一致，是否與財務部門審核的預算一致。只有通過監(jiān)督小組批準以后，供應部門才能按照計劃執(zhí)行。

（三）做好市場調研。采購管理人員根據煤炭企業(yè)日常生產過程中所需的物資材料的市場分布、生產廠家、價格等情況進行綜合性調查分析，對所有物資材料的價格、質量、交貨情況以供應商的資質、經營情況等進行綜合考核和評估，根據評估結果，及時更換和淘汰供應商，并經過采購業(yè)務監(jiān)督小組的審核以后，及時更換企業(yè)的供應商。此外，還可以通過計算機信息技術，建立物資材料信息平臺，將采購計劃信息與企業(yè)庫存變動信息、物資結算信息等信息反映在企業(yè)的信息平臺，采購部門管理人員根據這些信息及時了解企業(yè)的物資使用情況，從而根據物資變更情況及時采購物資材料，確保生產順利進行。在物資采購招投標過程中，煤炭企業(yè)必須根據市場變化和采購計劃制定相應的招投標計劃，大宗物件可以采用招投標的方式，制定招投標的范圍、標準、實施程序，確保招投標的公平公正。小件的物品可以通過電子商務的方式進行采購，如今電子商務發(fā)展如火如荼，而且物美價廉，產品種類豐富，通過網絡的方式也是解決采購有效手段。

（四）提高采購業(yè)務人員的綜合素質。采購業(yè)務人員是采購工作具體的執(zhí)行者，如果采購人員的綜合素質低，在工作中，為了個人利益出現以權謀私，欺上瞞下徇私舞弊，那么勢必會給煤炭企業(yè)帶來巨大的經濟損失。所以，煤炭企業(yè)要加強對采購業(yè)務人員的管理，定期對采購人員進行業(yè)務培訓和思想政治教育，倡導誠實守信、愛崗敬業(yè)、積極奉獻的職業(yè)精神和社會責任感，不斷提升采購人員的綜合素養(yǎng)，降低采購過程中人員操作風險。其次，煤炭企業(yè)要加強風險防范意識，根據采購業(yè)務流程制定相應的風險防范意識。制定采購管理制度，采購人員必須按照管理要求工作，嚴禁采購人員收取商業(yè)賄賂。要求采購人員簽訂自律承諾書，防止采購過程中采購人員徇私舞弊。

三、結語

煤炭企業(yè)加強對采購業(yè)務的控制，能有效降低采購過程中存在的業(yè)務風險、操作風險、管理風險，明確采購職責，讓采購人員相互監(jiān)督，防止采購人員侵吞企業(yè)內部資產等違法亂紀現象的發(fā)生，從而確保煤炭企業(yè)的利益。