如何做好煤炭企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

聶愛俠

我國煤炭資源豐富，煤炭儲存量位居世界前面，煤炭是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)能源，與人們的日常生活、生產(chǎn)息息相關(guān)。采購是企業(yè)生產(chǎn)、銷售、供應(yīng)的第一道環(huán)節(jié)，采購業(yè)務(wù)直接關(guān)系到企企業(yè)內(nèi)部供給平衡。加強(qiáng)煤炭企業(yè)采購管理，可以有效的降低企業(yè)生產(chǎn)成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。本文主要分析了煤炭企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程以及如何加強(qiáng)煤炭企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制。

一、煤炭企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程

采購業(yè)務(wù)主要是滿足企業(yè)正常生產(chǎn)需求，從市場上獲取企業(yè)產(chǎn)品所需的生產(chǎn)資源，從而維持企業(yè)正常的經(jīng)營活動(dòng)。煤炭企業(yè)作為一般的市場主體，采購流程如下：第一，遞交采購申請書。企業(yè)各個(gè)部門根據(jù)生產(chǎn)需求向企業(yè)的財(cái)物部門和物資供應(yīng)部門遞交采購申請書。第二，擬定采購方案。采購申請書批準(zhǔn)以后，財(cái)物部門按照生產(chǎn)量和需求量制定采購方案，并將采購方案遞交企業(yè)決策層審批，審批通過以后才能制定采購訂單。第三，根據(jù)采購訂單確定供應(yīng)商，簽訂購物合同。煤炭企業(yè)所需的物資比較多，所以涉及的資金比較多。采購訂單確定以后，面向公開招投標(biāo)，從中選擇信譽(yù)好、質(zhì)量過硬的材料供應(yīng)商，并與其簽訂訂購合同，合同中要明確雙方的權(quán)利義務(wù)。第五，按照合同要求，供貨廠家按期將材料物資供應(yīng)給煤炭企業(yè)，材料到貨以后，采購部門對物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格以后才能登記入庫，并與供應(yīng)商結(jié)算。與一般的采購活動(dòng)相比，煤炭企業(yè)采購業(yè)務(wù)有自己的特點(diǎn)： 煤炭企業(yè)采購的物資沒有原材料，一般都是煤炭生產(chǎn)過程中所需的輔助機(jī)械設(shè)備、生產(chǎn)工具和材料；其次，每天企業(yè)的采購物資相對來說比較穩(wěn)定，指需要按照生產(chǎn)所需物資的種類和數(shù)量采購。

二、如何做好煤炭企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

（一）加強(qiáng)對采購合同的審核。采購合同是維護(hù)企業(yè)自身利益的有效保障，在制定采購合同的是要根據(jù)采購計(jì)劃確定采購供應(yīng)商、采購價(jià)格、采購方式等作出詳細(xì)的說明，明確采購合同雙方的責(zé)任和義務(wù)，并按照權(quán)限簽訂采購合同。在審核采購合同的時(shí)候，如果出現(xiàn)一些復(fù)雜的法律關(guān)系，要及時(shí)咨詢法律專家，并組織煤炭企業(yè)的管理者對其進(jìn)行嚴(yán)格的審核，從而根據(jù)企業(yè)實(shí)際履職情況，對合同中沒有明確的地方進(jìn)行補(bǔ)充，如果發(fā)現(xiàn)合同中侵害了企業(yè)的利益，也要及時(shí)修正，以免造成合同糾紛問題。

（二）建立有效的采購業(yè)務(wù)控制制度。根據(jù)煤炭企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程要求，煤炭企業(yè)必須建立物資采購內(nèi)部控制制度。首先建立物資材料采購業(yè)務(wù)監(jiān)督小組，由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，生產(chǎn)、技術(shù)、財(cái)物、采購等多個(gè)部門領(lǐng)帶成為監(jiān)督小組的成員。監(jiān)督小組制定物資采購內(nèi)部控制制度，并對采購部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行日常監(jiān)督。物資供應(yīng)部門制定月、季、年采購計(jì)劃書以后，采購業(yè)務(wù)監(jiān)督小組要及時(shí)審查計(jì)劃書，檢查計(jì)劃書是否與財(cái)務(wù)部門編制的所需生產(chǎn)物資計(jì)劃書一致，是否與財(cái)務(wù)部門審核的預(yù)算一致。只有通過監(jiān)督小組批準(zhǔn)以后，供應(yīng)部門才能按照計(jì)劃執(zhí)行。

（三）做好市場調(diào)研。采購管理人員根據(jù)煤炭企業(yè)日常生產(chǎn)過程中所需的物資材料的市場分布、生產(chǎn)廠家、價(jià)格等情況進(jìn)行綜合性調(diào)查分析，對所有物資材料的價(jià)格、質(zhì)量、交貨情況以供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營情況等進(jìn)行綜合考核和評估，根據(jù)評估結(jié)果，及時(shí)更換和淘汰供應(yīng)商，并經(jīng)過采購業(yè)務(wù)監(jiān)督小組的審核以后，及時(shí)更換企業(yè)的供應(yīng)商。此外，還可以通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，建立物資材料信息平臺，將采購計(jì)劃信息與企業(yè)庫存變動(dòng)信息、物資結(jié)算信息等信息反映在企業(yè)的信息平臺，采購部門管理人員根據(jù)這些信息及時(shí)了解企業(yè)的物資使用情況，從而根據(jù)物資變更情況及時(shí)采購物資材料，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。在物資采購招投標(biāo)過程中，煤炭企業(yè)必須根據(jù)市場變化和采購計(jì)劃制定相應(yīng)的招投標(biāo)計(jì)劃，大宗物件可以采用招投標(biāo)的方式，制定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序，確保招投標(biāo)的公平公正。小件的物品可以通過電子商務(wù)的方式進(jìn)行采購，如今電子商務(wù)發(fā)展如火如荼，而且物美價(jià)廉，產(chǎn)品種類豐富，通過網(wǎng)絡(luò)的方式也是解決采購有效手段。

（四）提高采購業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì)。采購業(yè)務(wù)人員是采購工作具體的執(zhí)行者，如果采購人員的綜合素質(zhì)低，在工作中，為了個(gè)人利益出現(xiàn)以權(quán)謀私，欺上瞞下徇私舞弊，那么勢必會給煤炭企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。所以，煤炭企業(yè)要加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)人員的管理，定期對采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想政治教育，倡導(dǎo)誠實(shí)守信、愛崗敬業(yè)、積極奉獻(xiàn)的職業(yè)精神和社會責(zé)任感，不斷提升采購人員的綜合素養(yǎng)，降低采購過程中人員操作風(fēng)險(xiǎn)。其次，煤炭企業(yè)要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識，根據(jù)采購業(yè)務(wù)流程制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識。制定采購管理制度，采購人員必須按照管理要求工作，嚴(yán)禁采購人員收取商業(yè)賄賂。要求采購人員簽訂自律承諾書，防止采購過程中采購人員徇私舞弊。

三、結(jié)語

煤炭企業(yè)加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)的控制，能有效降低采購過程中存在的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)，明確采購職責(zé)，讓采購人員相互監(jiān)督，防止采購人員侵吞企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)等違法亂紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生，從而確保煤炭企業(yè)的利益。