信息化背景下對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理工作的完善

于偉娜

[摘要]對(duì)于企業(yè)而言，物品采購(gòu)早已不僅局限于為企業(yè)提供生產(chǎn)所必需的原材料，更是促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑。所以，越來(lái)越多的企業(yè)加強(qiáng)了對(duì)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理工作并將信息化技術(shù)應(yīng)用其中，以期進(jìn)一步提高企業(yè)的采購(gòu)效率與采購(gòu)管理質(zhì)量。文章基于信息化背景下企業(yè)采購(gòu)的實(shí)際情況展開(kāi)粗淺的探討，提出完善企業(yè)采購(gòu)管理信息化的具體對(duì)策，以供參考。

[關(guān)鍵詞]信息化；企業(yè)采購(gòu)；采購(gòu)管理；對(duì)策

[DOI]1013939/jcnkizgsc201730142

采購(gòu)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，所以采購(gòu)始終是企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中最為重要的環(huán)節(jié)。也正因如此，現(xiàn)如今越來(lái)越多的企業(yè)積極地強(qiáng)化于采購(gòu)的電子化管理建設(shè)，從而進(jìn)一步提高企業(yè)的采購(gòu)效率，做好企業(yè)的采購(gòu)管理工作。以下筆者即結(jié)合個(gè)人在采購(gòu)管理上的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與相關(guān)參考文獻(xiàn)，從信息化對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理的重要意義入手，提出現(xiàn)如今企業(yè)在信息化采購(gòu)管理工作上存在的問(wèn)題，并提出完善企業(yè)采購(gòu)管理信息化的具體對(duì)策，以供參考。

1信息化對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理發(fā)揮的重要意義

為了更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，信息化技術(shù)被越來(lái)越多的企業(yè)應(yīng)用到了采購(gòu)管理工作之中，有效提升了企業(yè)的采購(gòu)管理效率與采購(gòu)管理質(zhì)量。所以，將信息化應(yīng)用到企業(yè)采購(gòu)管理中對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展而言都有著十分積極的推動(dòng)作用。一方面，信息化在企業(yè)采購(gòu)管理中的應(yīng)用，不僅實(shí)現(xiàn)了全面質(zhì)量管理，還細(xì)化了管理監(jiān)督工作。這是因?yàn)樾畔⒒膽?yīng)用，能夠更好地控制物品采購(gòu)的每個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)而通過(guò)更加直觀化的物品入庫(kù)管理工作、驗(yàn)收工作、合同管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)管理工作全面質(zhì)量控制，同時(shí)也細(xì)化對(duì)物品的管理工作；另一方面，信息化在企業(yè)采購(gòu)管理中的應(yīng)用，不僅實(shí)現(xiàn)了管理工作的專(zhuān)業(yè)化與精細(xì)化，還進(jìn)一步降低了企業(yè)的成本投入。這是因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的應(yīng)用，使各項(xiàng)采購(gòu)管理工作都控制在預(yù)定的規(guī)范條例之中，從而進(jìn)一步規(guī)范了采購(gòu)管理工作。同時(shí)，信息化技術(shù)的應(yīng)用減少了采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)的重復(fù)記錄與填寫(xiě)，使采購(gòu)管理人員擺脫了煩瑣的工作，提高了采購(gòu)管理人員的工作效率，并使更多的采購(gòu)管理人員走向了更深層次的信息處理工作之上，這不僅僅降低了企業(yè)大量人工成本的投入，還使得企業(yè)的采購(gòu)管理工作更加專(zhuān)業(yè)化，在一定程度上也提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2信息化背景下企業(yè)采購(gòu)管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)如今雖然許多企業(yè)都已經(jīng)積極地投入信息化采購(gòu)管理工作的建設(shè)中，但是仍有不少企業(yè)在信息化采購(gòu)管理的建設(shè)上存在著一定的問(wèn)題，并嚴(yán)重地影響到了企業(yè)采購(gòu)管理工作的高效開(kāi)展。首先，仍有部分企業(yè)的采購(gòu)管理部門(mén)缺乏完善的采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，致使企業(yè)實(shí)際的物質(zhì)采購(gòu)數(shù)據(jù)根本無(wú)法與倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存數(shù)據(jù)相匹配，也就無(wú)法得到及時(shí)正確的反饋，實(shí)現(xiàn)有效的共享。而長(zhǎng)此以往下去，不僅會(huì)造成庫(kù)存信息管理數(shù)據(jù)的嚴(yán)重重復(fù)，還會(huì)給企業(yè)的數(shù)據(jù)管理工作帶來(lái)極大的困擾；其次，仍有部分企業(yè)在采購(gòu)計(jì)劃的制訂上，與供應(yīng)商的聯(lián)絡(luò)上，對(duì)采購(gòu)合同的實(shí)施管理等方面仍采用傳統(tǒng)的手工作業(yè)且存在很大的隨意性，也就給企業(yè)采購(gòu)管理工作的實(shí)施帶來(lái)了巨大的風(fēng)險(xiǎn)；最后，仍有部分企業(yè)缺乏必要的信息化采購(gòu)管理流程，也就無(wú)法做到及時(shí)地公開(kāi)采購(gòu)流程，更無(wú)法在各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)中采取有效的監(jiān)督措施。

3信息化在企業(yè)采購(gòu)管理中的具體應(yīng)用

第一，對(duì)詢價(jià)書(shū)、報(bào)價(jià)書(shū)的信息化管理。在企業(yè)采購(gòu)管理的過(guò)程中，可充分利用信息化技術(shù)根據(jù)詢價(jià)方案生成詢價(jià)書(shū)。采購(gòu)管理人員在詢價(jià)書(shū)的編制過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際的采購(gòu)需要對(duì)詢價(jià)書(shū)進(jìn)行相應(yīng)的錄入、修改、刪除。最后將詢價(jià)書(shū)發(fā)送給物資供應(yīng)商，由物資供應(yīng)商編制相應(yīng)的報(bào)價(jià)書(shū)。

第二，對(duì)采購(gòu)方案的信息化管理。供應(yīng)商與價(jià)格這兩個(gè)因素共同影響著采購(gòu)方案的制訂。所以，在評(píng)價(jià)采購(gòu)方案的過(guò)程中企業(yè)采購(gòu)人員必須秉持著嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的態(tài)度面對(duì)每一份采購(gòu)方案，并只有經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)審批之后的采購(gòu)方案方可予以實(shí)施。在采購(gòu)方案的實(shí)施過(guò)程中，要嚴(yán)格按照采購(gòu)審批的相應(yīng)程序要求開(kāi)展實(shí)際的采購(gòu)管理工作，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)進(jìn)行無(wú)紙化的合同簽訂，從而確保采購(gòu)管理決策能夠得到更加高效的開(kāi)展。

第三，對(duì)采購(gòu)合同的信息化管理。采購(gòu)合同的信息化管理工作，主要包括對(duì)采購(gòu)訂單的審核、變更、注銷(xiāo)、初始化、回退等系統(tǒng)功能。采購(gòu)人員可以通過(guò)信息化采購(gòu)管理系統(tǒng)，對(duì)采購(gòu)核對(duì)進(jìn)行及時(shí)的修改、刪除，并在完成采購(gòu)合同以后對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行核銷(xiāo)，建立與之相適應(yīng)的合同管理臺(tái)賬，從而使采購(gòu)合同的整個(gè)執(zhí)行過(guò)程都能夠被采購(gòu)管理人員全程監(jiān)督，進(jìn)而有效地了解到采購(gòu)合同的發(fā)展情況。

4完善企業(yè)采購(gòu)管理信息化的具體對(duì)策

第一，制訂正確的物資定額與物資供應(yīng)計(jì)劃。編制與實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)計(jì)劃是進(jìn)行物資采購(gòu)的重要基礎(chǔ)。所以，要想進(jìn)一步完善企業(yè)采購(gòu)管理信息化，就必須為其制定正確的物質(zhì)定額與物質(zhì)供應(yīng)計(jì)劃。首先，應(yīng)該始終遵循積極穩(wěn)妥、先進(jìn)可行的指導(dǎo)思想；其次，要充分依靠平時(shí)所積累的豐富定額資料與統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保物質(zhì)定額與物質(zhì)供應(yīng)計(jì)劃的準(zhǔn)確性、可靠性；最后，要發(fā)動(dòng)全體職工，做好部分與部分之間的緊密配合，確保數(shù)據(jù)信息的及時(shí)反饋。

第二，建立合理的采購(gòu)管理約束機(jī)制。合理的采購(gòu)管理約束機(jī)制能夠確保采購(gòu)管理信息化向著合理化、規(guī)范化的方向不斷發(fā)展，能夠進(jìn)一步推進(jìn)采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)的完善，確保各項(xiàng)采購(gòu)管理工作的有序?qū)嵤?。所以，建立合理的采?gòu)管理約束機(jī)制尤為重要。首先，應(yīng)該從管理制度上入手，對(duì)采購(gòu)管理行為進(jìn)行約束，確保各項(xiàng)采購(gòu)管理工作的有序開(kāi)展；其次，從管理權(quán)力上入手，有效控制采購(gòu)權(quán)，確保采購(gòu)運(yùn)行機(jī)制的規(guī)范化運(yùn)作；最后，從管理監(jiān)督上入手，堅(jiān)持監(jiān)督部門(mén)與職工監(jiān)督相結(jié)合的約束模式，使采購(gòu)管理監(jiān)督工作更加公開(kāi)化、經(jīng)?；?。

第三，做好采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)的不斷完善與更新?，F(xiàn)如今的科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，越來(lái)越多的物流仿真系統(tǒng)也被開(kāi)發(fā)出來(lái)，可以說(shuō)這給企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)帶來(lái)了極大的便利。所以，要想更好地完善企業(yè)采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)發(fā)揮其最大效用，就必須結(jié)合最新的信息技術(shù)與仿真系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)的采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行定期的更新與完善，使信息化技術(shù)能夠覆蓋物品采購(gòu)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，使各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)都能夠得到及時(shí)的交流與反饋，從而不斷提高采購(gòu)管理的信息化水平。

5結(jié)論

在信息化社會(huì)背景之下，企業(yè)要想提高自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益，就必須不斷地提高自身的實(shí)力。而物品采購(gòu)對(duì)企業(yè)而言恰恰是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)力，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑。所以，為了進(jìn)一步順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，就必須從創(chuàng)新與完善企業(yè)采購(gòu)管理工作入手，積極地將信息化技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)采購(gòu)管理之中，強(qiáng)化對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理工作的信息化建設(shè)，從而使企業(yè)的整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)變得更加順利，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有效提升。

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