國企文書檔案管理的辦公自動化研究

劉曉娟

摘要 對于電力公司而言文書檔案管理工作是企業(yè)重要的管理內(nèi)容之一，也是企業(yè)內(nèi)部管理和外在發(fā)展的重要需要。在計算機技術得到普遍應用的背景下，文書檔案管理工作實現(xiàn)辦公自動化有利于提高電力公司工作效率和工作質(zhì)量，更好的實現(xiàn)文書檔案的交流和共享。

關鍵詞 國企 文書檔案管理 辦公自動化

電力企業(yè)文書檔案管理對電力事業(yè)的發(fā)展具有重要影響，直接關系著電力企業(yè)的市場競爭。所以在電力企業(yè)文書檔案管理中實現(xiàn)辦公自動化是社會發(fā)展的必然要求，文書檔案是記載電力企業(yè)發(fā)展和運行整個過程的重要資料，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式無法滿足文書檔案管理的全面需求，實現(xiàn)辦公自動化管理，全有助于全面提高文書檔案資源的有效性和利用價值。

一、文書檔案管理辦公自動化中存在的問題

（一）電子文件的保密性不高

電子文件與紙質(zhì)文件最大的區(qū)別就是電子文件沒有固定的形式，可以進行隨意變化，并且在對文件進行更改以后也不會留下痕跡。所以在一定程度上電子文件的保密性不高，尤其是對于高度保密的文件，信息的安全管理成為主要問題，給電子文件提出挑戰(zhàn)。

（二）文書檔案管理工作人員問題

文書檔案管理實現(xiàn)辦公自動化，要求檔案管理人員必須具備比較高的工作素質(zhì)和計算機操作能力，單純的掌握檔案管理的理論知識和方法已經(jīng)無法滿足當前職業(yè)的需求。所以當前文書檔案管理工作對工作人員的要求是非常高的，但是大部分的檔案管理人員其技術水平還存在一定差距，理論知識和辦公自動化設備的使用方面都存在一定問題，阻礙檔案管理辦公自動化的進程。

二、加強國企文書檔案管理辦公自動化進程的對策

（一）制定規(guī)范的文書檔案管理機制

在社會不斷發(fā)展和進步的環(huán)境下，文書檔案管理工作面臨發(fā)展機遇也面臨嚴峻挑戰(zhàn)，為了有效提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，根據(jù)文書檔案管理工作的特點，可以制定規(guī)范的文書檔案管理機制，從而保障文書檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理。當前我國部分國企中文書檔案管理工作受傳統(tǒng)管理模式的影響和制約，依然實行部門管理的形式，這種方法在運用過程中必然會對文書檔案管理整體效果產(chǎn)生不利影響，從而阻礙各個部門之間的相互協(xié)作能力，無法保證文書檔案管理實現(xiàn)統(tǒng)一化和專業(yè)化。所以在文書檔案管理工作中實現(xiàn)辦公自動化的管理前提是制定規(guī)范的文書檔案管理體制，形成統(tǒng)一管理模式，以此推動文書檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。

（二）制定規(guī)范的文書檔案管理業(yè)務流程標準

文書檔案辦公自動化管理的實現(xiàn)是在滿足文書檔案管理各種需求的基礎上實現(xiàn)的，而制定完善的業(yè)務標準和流程能夠更好的推動文書檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。制定規(guī)范的文書檔案管理業(yè)務流程標準可以對文件歸檔和處理以及電子文件格式的處理等工作都有規(guī)范作用能夠保證文書檔案管理在實際工作中能夠有據(jù)可循，從而為檔案管理現(xiàn)代化奠定良好基礎。

（三）實現(xiàn)文書檔案管理技術操作的標準統(tǒng)一化

文書檔案管理實現(xiàn)的辦公自動化，并發(fā)揮最大應用價值，需要在實際工作中正確認識文書檔案管理在需求和主要特征，之后在經(jīng)過科學化的分析工作以后，科學合理利用辦公自動化軟件。這要求在工作中必須實現(xiàn)文書檔案管理操作標準的統(tǒng)一性，從而保證文書檔案管理工作中的自動化設備具備良好的應用性能，只有這樣才能保證文書檔案管理工作順利開展，提高文書檔案管理的工作效率，促進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。在國企文書檔案管理中實現(xiàn)辦公自動化的管理，應當切實保證自動化系統(tǒng)的作用，在使用和操作中，將技術參數(shù)進行規(guī)范，從而實現(xiàn)文書檔案管理中各項數(shù)據(jù)轉化以及數(shù)據(jù)接口等標準化。實現(xiàn)文書檔案管理技術操作的標準統(tǒng)一化能夠最大程度保證文書檔案管理工作高效開展，在辦公自動化管理系統(tǒng)的應用下，綜合提高電子文書檔案的安全性和可靠性。

（四）提高文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是開展各項活動的根本，只有綜合提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)才能更好的推動辦公自動化的開展，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，主要從三方面著手。首先加強對硬件設備建設和投入，改善文書檔案管理環(huán)境，并利用各種手段和措施提高檔案管理人員的業(yè)務操作技能。其次是鼓勵管人員進行自學，并定期開展培訓，這一措施可以形成終身學習的機制，保證檔案管理人員能夠隨著時代的發(fā)展的發(fā)展不斷提高自身的素質(zhì)和技能，適應時代的變化。最后是加強交流，與其他單位建立交流學習小組，學習其他國企成功的經(jīng)驗，同時綜合利用網(wǎng)絡等各種技術平臺，不斷豐富國企文書檔案管理人員的信息儲存和創(chuàng)新思維。

三、結語

國企文書檔案管理工作中，實現(xiàn)辦公自動化管理具有極大的應用價值，能夠切實改變文書檔案管理工作質(zhì)量，提高檔案管理工作效率，從而實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化。在文書檔案管理的辦公自動化應用過程中，應當與實際管理情況相結合，從而保證文書檔案管理工作的科學性以及可靠性。endprint