物資采購(gòu)制度的設(shè)計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)防范措施

曲峰

摘要：物資采購(gòu)制度的涉及到許多環(huán)節(jié)，包括采購(gòu)，到驗(yàn)收，到入庫(kù)等等。只有在保證物資采購(gòu)這個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，才能保證產(chǎn)品最終的質(zhì)量。目前，在物資采購(gòu)環(huán)節(jié)中還存在一系列的問(wèn)題，筆者根據(jù)在某煤業(yè)公司的具體工作經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，主要存在如下一系列問(wèn)題。如采購(gòu)制度設(shè)計(jì)不完善，風(fēng)險(xiǎn)防控措施薄弱，采購(gòu)的信息化程度較低、忽視供應(yīng)商的管理等等。本文根據(jù)這一系列的問(wèn)題對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，從而提出相應(yīng)的政策建議。

關(guān)鍵字：物資采購(gòu)；制度設(shè)計(jì)；政策建議

一、引言

物資采購(gòu)是保證質(zhì)量的首要環(huán)節(jié)，只要在嚴(yán)格執(zhí)行物資采購(gòu)流程，以保證安全生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)指標(biāo)為前提，充分做好物資需求計(jì)劃、物資供應(yīng)、物資驗(yàn)收入庫(kù)、發(fā)放，現(xiàn)場(chǎng)材料的回收，修舊利廢等工作，才能嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，數(shù)量關(guān)，價(jià)格關(guān)。目前，在物資采購(gòu)環(huán)節(jié)中還存在一系列的問(wèn)題，筆者根據(jù)在某煤業(yè)公司的具體工作經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，主要存在如下一系列問(wèn)題。如采購(gòu)制度設(shè)計(jì)不完善，風(fēng)險(xiǎn)防控措施薄弱，采購(gòu)的信息化程度較低、忽視供應(yīng)商的管理等等。本文主要從物資采購(gòu)制度的設(shè)計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)防范措施兩個(gè)方面進(jìn)行研究，提出相應(yīng)的政策建議。

二、物資采購(gòu)制度的存在的問(wèn)題

（一）采購(gòu)制度設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)不完善。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)環(huán)節(jié)包括了幾個(gè)部分：（1）供應(yīng)科物資入庫(kù)管理，這一塊主要涉及到合同進(jìn)貨的核對(duì)，以及物資（設(shè)備）材料到礦后，保管員要進(jìn)行貨物的驗(yàn)收工作，驗(yàn)收合格的物資，保管員應(yīng)及時(shí)登記“材料設(shè)備（配件）統(tǒng)計(jì)表”，并給供貨商開具材料設(shè)備驗(yàn)收單。（2）物資出庫(kù)管理。這一塊主要包括嚴(yán)領(lǐng)料制度，并負(fù)責(zé)每月材料消耗計(jì)劃報(bào)批、材料領(lǐng)用等事宜，以及材料出庫(kù)程序，定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行清查盤點(diǎn)，做到帳帳、帳卡、帳物核對(duì)相符。（3）物資保管保養(yǎng)。這部分包括庫(kù)存物資的維護(hù)保養(yǎng)，對(duì)于特殊材料進(jìn)行特殊專門別類的處理。根據(jù)物資的性能、特點(diǎn)，結(jié)合本地的自然條件，根據(jù)自身能力，有針對(duì)地對(duì)儲(chǔ)存物采取防熱降溫、防寒保暖、驅(qū)潮降潮、防干保濕、防雷擊、防銹蝕、防塵沙等儲(chǔ)存保養(yǎng)方法進(jìn)行防護(hù)。（4）倉(cāng)庫(kù)管理。外購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)收、保管、保養(yǎng)、防護(hù)、發(fā)放、裝卸、搬運(yùn)是倉(cāng)庫(kù)管理的中心工作。庫(kù)存物資完好程度直接影響生產(chǎn)的正常進(jìn)行。物資經(jīng)驗(yàn)證合格入庫(kù)后，保管人員要對(duì)其負(fù)全面責(zé)任，做好物資管理工作。（5）供應(yīng)科采購(gòu)計(jì)劃編制。保證物資材料的質(zhì)量，杜絕假冒偽劣產(chǎn)品，控制庫(kù)存積壓，保證生產(chǎn)安全、高效、優(yōu)質(zhì)、低成本運(yùn)轉(zhuǎn)。每個(gè)環(huán)節(jié)都極大地影響著最后采購(gòu)工作完成。當(dāng)前物資采購(gòu)制度環(huán)節(jié)中沒(méi)有細(xì)化到各個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù)，對(duì)沒(méi)有建立責(zé)任人制度。這樣的結(jié)果就是導(dǎo)致了采購(gòu)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法找出原因所在，無(wú)法追究到責(zé)任人。采購(gòu)制度的需要流程化才能保障物資的質(zhì)量，每個(gè)流程應(yīng)當(dāng)責(zé)任到人，這樣才能保障出了問(wèn)題有責(zé)任人來(lái)承擔(dān)。

（二）風(fēng)險(xiǎn)防范措施不到位。物資資料保管保養(yǎng)得問(wèn)題最重要，經(jīng)常在采購(gòu)中會(huì)遇到一些特殊的產(chǎn)品需要特殊的處理。然而，保存不當(dāng)?shù)那闆r時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致物資被損壞，無(wú)法使用。一些采購(gòu)管理人員的素質(zhì)不高，也導(dǎo)致了在采購(gòu)環(huán)節(jié)中無(wú)法挑選出優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，識(shí)別具有高質(zhì)量的物資材料。由于采購(gòu)人員的工資一般在公司屬于中下水平，也導(dǎo)致整體采購(gòu)部門的學(xué)歷和素質(zhì)比較薄弱，對(duì)于物資的性能以及保存措施不了解，在物資采購(gòu)質(zhì)量控制方面就很有劣勢(shì)。其中尤其比較容易忽略的是對(duì)于對(duì)性能會(huì)因貯存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而發(fā)生變化的器件。這種器件一般要根據(jù)產(chǎn)品要求確定貯存時(shí)間，超時(shí)貯存的要做好標(biāo)識(shí)。在風(fēng)險(xiǎn)防范的過(guò)程中，因?yàn)樾阅茏兓瘜?dǎo)致劣質(zhì)品的事情經(jīng)常發(fā)生。

（三）采購(gòu)信息化程度較低。公司沒(méi)有建立物資采購(gòu)的管理平臺(tái)，因此生產(chǎn)環(huán)節(jié)與采購(gòu)環(huán)節(jié)中的交流不到位，物資采購(gòu)信息化建設(shè)水平還尚未達(dá)標(biāo)。隨著采購(gòu)環(huán)節(jié)和物資的品種不斷加大，要不斷加大動(dòng)態(tài)的資料管理環(huán)節(jié)的工作。從目前來(lái)看，還主要是靠倉(cāng)庫(kù)管理人員的文字記錄。這主要的原因是因?yàn)楣緦?duì)于信息化平臺(tái)的認(rèn)識(shí)不足，無(wú)法認(rèn)清楚其在生產(chǎn)與采購(gòu)環(huán)節(jié)之間的重要性。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合財(cái)務(wù)各方面的能力建立一個(gè)全套的物資變化的平臺(tái)，也為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做決策時(shí)提供參考。由于沒(méi)有信息平臺(tái)，也無(wú)法隊(duì)友采購(gòu)需求等進(jìn)行分析，因此會(huì)導(dǎo)致在緊急購(gòu)買的情況下，成本大量的增加。

（四）供應(yīng)商的管理不到位。在供應(yīng)商管理過(guò)程中，主要缺乏對(duì)于一些質(zhì)量的評(píng)價(jià)。由于采購(gòu)環(huán)節(jié)是與供應(yīng)商直接打交道，在產(chǎn)品質(zhì)量上具有極大地發(fā)言權(quán)。事實(shí)情況是，采購(gòu)部門很少對(duì)于供應(yīng)商進(jìn)行綜合的評(píng)價(jià)。對(duì)于外來(lái)的一些產(chǎn)品缺乏對(duì)其產(chǎn)品質(zhì)量、即使水平以及產(chǎn)品價(jià)格之間的對(duì)比與衡量。企業(yè)不注重對(duì)于供應(yīng)商的選擇，使得出現(xiàn)物資資料質(zhì)量差別大，來(lái)源分散，成本增高。

三、物資采購(gòu)制度的風(fēng)險(xiǎn)防范措施

（一）、提高采購(gòu)人員的素質(zhì)，降低采購(gòu)成本。企業(yè)應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的物資采購(gòu)的培訓(xùn)課程，提高采購(gòu)人員的素質(zhì)與能力。加強(qiáng)內(nèi)部管理工作，加強(qiáng)職工的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高職工的思想道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)水平，樹立良好的工作作風(fēng)，杜絕供應(yīng)工作中的不正之風(fēng)。對(duì)于采購(gòu)人員來(lái)說(shuō)，要掌握市場(chǎng)行情，熟悉進(jìn)貨渠道，控制進(jìn)貨成本，熟練掌握物資材料的規(guī)格型號(hào)、用途、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)貨渠道采購(gòu)，對(duì)質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)禁購(gòu)入假冒偽劣產(chǎn)品。應(yīng)做到比價(jià)采購(gòu)，隨時(shí)反饋市場(chǎng)貨源價(jià)格信息，利用時(shí)間差、價(jià)格差、地域差，及時(shí)組織到物美價(jià)廉的物資。對(duì)于企業(yè)而言，建立信息管理系統(tǒng)，提供物資供應(yīng)信息服務(wù)，引導(dǎo)使用單位進(jìn)行充分的物資使用的信息，做出最佳的抉擇。

（二）細(xì)化采購(gòu)人員的工作職責(zé)，做好風(fēng)險(xiǎn)防范措施。各保管員要對(duì)所管轄物資經(jīng)常進(jìn)行檢查核對(duì)，供應(yīng)科每月對(duì)各庫(kù)進(jìn)行一次抽查考核，每半年進(jìn)行一次物資盤點(diǎn)摸底工作，每一年進(jìn)行一次全面物資盤點(diǎn)工作（由財(cái)務(wù)科，機(jī)電科協(xié)助盤點(diǎn)），發(fā)現(xiàn)物資盈虧，認(rèn)真追查落實(shí)，明確責(zé)任，各負(fù)其責(zé)，堅(jiān)持以“重質(zhì)量、講服務(wù)、保生產(chǎn)”為原則，嚴(yán)格執(zhí)行物資采購(gòu)流程，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一計(jì)劃，統(tǒng)一采購(gòu)。。保管員平時(shí)要樹立安全意識(shí)，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁煙火，經(jīng)常對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行消防安全巡查，對(duì)可能造成事故的隱患要及時(shí)處理，不準(zhǔn)有明火，明線頭，處理不了的隱患要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)貯存的物資數(shù)量、維護(hù)方法等要經(jīng)常檢查，了解貯存物資的變化，當(dāng)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)采取改進(jìn)措施，保證貯存物資無(wú)差錯(cuò)、無(wú)損壞、無(wú)丟失、無(wú)腐爛變質(zhì)現(xiàn)象。

（三）做好供應(yīng)商管理工作，做好應(yīng)急措施。做好供應(yīng)商管理工作，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)打分，同時(shí)還要注重對(duì)于新供應(yīng)商的引進(jìn)工作。確保與關(guān)鍵的供應(yīng)商之間建立良好的關(guān)系，及時(shí)溝通產(chǎn)品的存在的問(wèn)題。此外，對(duì)于一些市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)比較大，而且企業(yè)需求不穩(wěn)定的物資也要建立專門的物資采購(gòu)的準(zhǔn)則，提前做好應(yīng)急措施。物資緊急采購(gòu)是為了保證在發(fā)生緊急情況時(shí)，能夠迅速提供物資，最大限度的減少可能造成的傷害與損失。此外，為規(guī)范公司的物資管理，明確科室的責(zé)任，保證物資材料的質(zhì)量，杜絕假冒偽劣產(chǎn)品，控制庫(kù)存積壓，保證生產(chǎn)安全、高效、優(yōu)質(zhì)、低成本運(yùn)轉(zhuǎn)。

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