企業(yè)檔案收集工作存在的問題及對策初探

姚麗

摘要：企業(yè)檔案收集工作，是企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)檔案業(yè)務建設(shè)的起點。尤其在新時期，簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、加強檔案現(xiàn)代化工作的今天，檔案的收集工作的重要性已變得越來越突出。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；收集工作；問題；對策

檔案收集是豐富館藏檔案資源的重要途徑，是檔案工作最艱巨的首個工作環(huán)節(jié)。它是檔案管理工作的起點，也是檔案管理后續(xù)工作的支柱。所以檔案收集工作決定了檔案管理工作的質(zhì)量。隨著國家檔案法規(guī)文件的陸續(xù)頒布實施，檔案收集工作與過去相比有了很大的改進，但現(xiàn)實工作情況遠遠沒有那么樂觀，這是各單位檔案工作中存在的一個突出的現(xiàn)實問題。

一、企業(yè)檔案收集工作存在的問題

1.領(lǐng)導重視不夠，檔案管理的規(guī)章制度不夠完善

我公司屬于國有大型煤炭企業(yè)，有三十余個下屬單位，近幾年，由于市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，有些單位的領(lǐng)導對企業(yè)檔案工作的認識不足，只注重抓企業(yè)的生產(chǎn)管理和經(jīng)營效益，不了解生產(chǎn)、經(jīng)營和科研材料歸檔的必要性，個別企業(yè)領(lǐng)導為了節(jié)省資金，認為根本沒有必要把精力和財力放在歸檔材料的形成上，如：有的單位在經(jīng)營承包工作中，沒有規(guī)范的合同文本、記錄和憑證等，有的單位在某些經(jīng)營管理活動中，沒有形成正規(guī)的原始記錄等，有的單位檔案管理的規(guī)章制度不夠完善，雖然建立了相應的檔案管理制度，但并不健全。有些單位歸檔范圍不清，不知道哪些材料該歸檔、哪些材料是不在歸檔范圍之列的，造成該歸檔的卻沒有收集、不在歸檔范圍內(nèi)的反而收集齊全的不合理現(xiàn)象。

2.企業(yè)人員變動給檔案收集工作造成困難

近幾年，由于公司重組改制較為頻繁，有些單位分別進行了合并、撤消、重組等機構(gòu)調(diào)整，人員變動較為頻繁，一些單位的專兼職檔案員也經(jīng)常進行更換和變動，致使企業(yè)檔案人員思想不穩(wěn)定，從而影響到企業(yè)檔案的收集工作，有的專兼職檔案人員工作調(diào)動時，未辦理文件材料的移交手續(xù)，只圖一己之便，把有重要保存價值的文件材料看作是個人私有財產(chǎn)，不去移交歸檔，造成文件材料的遺失，從而影響到企業(yè)相關(guān)工作的開展。

3.檔案材料的收集不能做到齊全和完整

主要體現(xiàn)在：一是檔案結(jié)構(gòu)不合理。室藏案卷中大多數(shù)是上級來文，而涉及一些企業(yè)生產(chǎn)、科研和管理等重要的成果文件、報告、經(jīng)濟合同等方面的材料，卻往往沒有歸檔或歸檔得不夠齊全、完整；二是沒有圍繞新時期企業(yè)工作的重點開展收集工作，如：對企業(yè)的科研項目、重點工程項目和新產(chǎn)品研制、生產(chǎn)、銷售等方面形成的檔案收集得較少；三是在新時期企業(yè)工作中形成的電子檔案、照片、音像等特殊載體檔案的收集不夠及時、不夠齊全和完整，且收集的質(zhì)量也參差不齊。四是反映企業(yè)實際工作的各種會議記錄如黨委常委會記錄、經(jīng)理辦公會議記錄等，大多數(shù)存放在企業(yè)的有關(guān)部門。

二、做好企業(yè)檔案的收集工作應采取的對策

1.依法制檔，健全歸檔制度

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的原則，定期向本單位的檔案機構(gòu)或檔案工作人員移交，進行集中管理，任何人不得據(jù)為己有”。因此，企業(yè)的每名員工都有向檔案部門移交檔案的義務。各單位可根據(jù)企業(yè)的實際情況，制定出相應的歸檔計劃和歸檔范圍。檔案部門可按照企業(yè)機構(gòu)或人員的職能分工，制定內(nèi)容較為具體和全面的歸檔計劃和歸檔范圍，一方面，使有關(guān)人員明確自己的歸檔職責，有利于歸檔材料的形成和積累，另一方面，由于是按機關(guān)內(nèi)各組織機構(gòu)人員的職能分工制定的，內(nèi)容十分具體，同時，各機構(gòu)或人員都有按照歸檔范圍所規(guī)定的內(nèi)容積累和保管歸檔材料的義務，因此，也為保持一個企業(yè)內(nèi)各種門類檔案的齊全和完整，提供了制度的保證，從而，提高了企業(yè)檔案材料收集的準確率和完整率。

2.加強檔案的宣傳教育，提高企業(yè)干部和職工的檔案意識

企業(yè)檔案部門，應加大檔案的宣傳教育工作，提高企業(yè)全員職工的檔案意識?？赏ㄟ^廣播、電視、出版宣傳欄、組織培訓、召開會議和開展檔案知識競賽等形式，開展檔案的宣傳教育工作，通過宣傳教育，一方面增強了企業(yè)干部和職工的檔案法制觀念，同時，也使企業(yè)檔案人員和全員職工更加重視檔案的收集工作，提高他們的歸檔意識，從而進一步促進企業(yè)檔案工作的開展。

3.根據(jù)企業(yè)實際，配備檔案人員并保持其工作的相對穩(wěn)定

企業(yè)應根據(jù)檔案管理工作的實際，配備相應的檔案人員，保持檔案隊伍的相對穩(wěn)定，這樣一是有利于企業(yè)檔案工作的長遠發(fā)展。檔案人員相應穩(wěn)定性和連續(xù)性可以消除檔案管理人員的臨時思想，培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才，激發(fā)檔案人員干事創(chuàng)業(yè)的主人翁精神，提高檔案人員責任心和使命感。二是有利于企業(yè)檔案人員業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能的提高。檔案管理是一門專業(yè)性較強的學科，一名檔案員從上崗培訓到熟悉業(yè)務，需要較長的時間，只有保持相對穩(wěn)定，才能有效地發(fā)揮檔案人員作用，更好地服務于企業(yè)、服務于社會。

4.采取多種方式開展檔案的收集工作，確保檔案的齊全完整

（1）利用收集途徑的多渠道性，加強檔案收集工作

由于企業(yè)各門類的檔案材料專業(yè)性較強，且各種檔案材料的整理和立卷方法也有所不同，因而，需要由具備相應的專業(yè)知識和掌握該類檔案的形成規(guī)律的企業(yè)技術(shù)人員，才能承擔起檔案材料的收集、積累、立卷和歸檔工作。如果把企業(yè)各部門的檔案材料都交到企業(yè)檔案室去立卷和歸檔，這樣，既費工、又費力，且案卷質(zhì)量也得不到保障；在采取部門立卷的同時，對于一些特殊部門或特殊的情況，檔案人員也可協(xié)助做好檔案材料的積累、收集、立卷和歸檔工作，這樣，企業(yè)檔案收集工作就形成了多渠道、多途徑的收集方式，從而確保檔案的齊全完整。

（2）經(jīng)常深入科室和生產(chǎn)一線，開展廣泛的收集工作

為了做好平時收集工作，企業(yè)檔案部門應經(jīng)常對業(yè)務部門的生產(chǎn)、科研檔案的形成、收集、歸檔等工作進行督促和檢查，對于其中存在的問題，要及時發(fā)現(xiàn)并提出整改意見。要加強與有關(guān)單位和技術(shù)科室的溝通和聯(lián)系，企業(yè)的科研和專業(yè)技術(shù)人員，對文件材料歸檔的認識不足，加之個人或部門工作需要留用某些資料等原因，單靠他們主動地、自覺地將形成的科研文件材料進行移交和歸檔還是有一定難度的。故企業(yè)檔案人員要及時主動地深入到科室及課題組，向他們宣傳檔案對企業(yè)發(fā)展所起的作用以及科研資料存檔的價值和重要性，增強企業(yè)科研人員的歸檔意識，并幫助他們將科研資料進行分類、整理歸檔。如我們公司在檔案收集工作中，為了及時了解企業(yè)前沿科技產(chǎn)品動態(tài)，掌握第一手資料，檔案人員經(jīng)常深入到公司有關(guān)部室和下屬單位，參加企業(yè)產(chǎn)品鑒定和驗收會議，將重要的、有保存價值的檔案材料及時進行收集和整理，使公司檔案館隨時保存著企業(yè)最新的科技信息材料，為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展和科技進步，提供著最有利的支持。

結(jié)語：

檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個工作環(huán)節(jié)，與檔案工作的其他環(huán)節(jié)相比，它的地位非常特殊，可以說它是當前檔案三大體系建設(shè)任務中檔案資源體系建設(shè)的重要工作內(nèi)容。檔案收集工作做得不好，就不會有完整的檔案，也就不會有健全的檔案制度。因此，做好檔案收集工作是做好檔案工作的前提。

新時期，企業(yè)檔案部門只要牢牢地抓住檔案收集工作這個根本，進一步解放思想，開闊思路，突破收集工作的傳統(tǒng)模式，以全新的眼光發(fā)現(xiàn)檔案，用有效的方法收集檔案，就一定能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟和檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的良好目標。

參考文獻：

[1]楊麗輝.芻議企業(yè)檔案的收集歸檔[J].開封教育學院學報，2010（1）：115-116.