做好中小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的意義和途徑

黃映紅

【摘要】隨著我國(guó)科技產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程的加快，檔案管理工作在管理模式和利用方式上發(fā)生了深刻變革。本文主要分析了中小學(xué)檔案管理的主體工作，然后提出做好中小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的途徑。

【關(guān)鍵詞】中小學(xué)學(xué)籍檔案；管理工作；重要意義；途徑

在教育事業(yè)發(fā)展的推動(dòng)下，我國(guó)的中小學(xué)校獲得了較大的發(fā)展，學(xué)校規(guī)模在不斷擴(kuò)大，招收的學(xué)生人數(shù)也越來(lái)越多。檔案管理工作包括了多項(xiàng)內(nèi)容，與學(xué)校開(kāi)展的各項(xiàng)教育工作有著密切的聯(lián)系。如果檔案管理工作的效果不理想，就會(huì)影響到學(xué)校的正常運(yùn)作；而加強(qiáng)檔案管理就可以對(duì)各種檔案信息進(jìn)行整合，確保了檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，也可以映射出學(xué)校的運(yùn)營(yíng)概況。因此，各中小學(xué)校必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，這樣才能確保學(xué)校更好地向前發(fā)展。

一、中小學(xué)檔案管理的主體工作

（一）文書檔案。學(xué)校行政管理是文書檔案的主線，檔案管理員應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展思路去管理檔案。學(xué)校的黨支部計(jì)劃、黨員發(fā)展情況、黨支部會(huì)議記錄和學(xué)校行政工作計(jì)劃以及總結(jié)等都屬于文書檔案，還有學(xué)校大型活動(dòng)記錄材料，學(xué)校獲得的榮譽(yù)以及中小學(xué)基層報(bào)表都屬于文書檔案范疇。整理好的文書檔案，經(jīng)上級(jí)部門檢查以后，五年后就要移交區(qū)檔案局，移交后的合格證要放進(jìn)編研材料根據(jù)年代順序進(jìn)行保存。

（二）教學(xué)檔案。教學(xué)是學(xué)校的主體工作，教學(xué)工作形成的材料就是教學(xué)檔案，主要包括教學(xué)工作會(huì)議記錄、教學(xué)工作計(jì)劃和教研活動(dòng)材料。另外，每個(gè)學(xué)期的期末試卷也要納入教學(xué)檔案，因?yàn)檫@些材料對(duì)于開(kāi)展教學(xué)工作具有重要的參考意義；學(xué)校的校務(wù)日志也要放入其中，這是檔案員編寫校史的重要參考材料。學(xué)校的創(chuàng)新教育、校本教材和推廣材料也屬于教學(xué)檔案，具有一定的利用價(jià)值。

（三）學(xué)生檔案。學(xué)生檔案主要包括學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生男女人數(shù)、新生名單、畢業(yè)生情況和優(yōu)秀學(xué)生事跡等等，學(xué)生的畢業(yè)照也可以作為學(xué)生檔案材料，但中小學(xué)生的成績(jī)單不宜作為檔案材料，因?yàn)橹行W(xué)是義務(wù)教育，按照分?jǐn)?shù)排名會(huì)增加學(xué)生的心理負(fù)擔(dān)，學(xué)校和家長(zhǎng)之間的協(xié)議要當(dāng)作現(xiàn)實(shí)檔案進(jìn)行保管。

（四）科技檔案?？萍紮n案主要是指科學(xué)技術(shù)資料，其中有學(xué)校土木建筑設(shè)計(jì)圖紙、大型設(shè)備說(shuō)明書等，應(yīng)該按照不同的類別進(jìn)行標(biāo)注并保存好。

（五）校史。校史就是學(xué)校的發(fā)展歷程，記載著學(xué)校自建立以來(lái)發(fā)生的變化，包括校址遷移、學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大、學(xué)校名稱的變更、領(lǐng)導(dǎo)人物的更換以及學(xué)校取得的系列榮譽(yù)等等。校史要按照年份進(jìn)行編寫，檔案員可以參考學(xué)校工作計(jì)劃和校務(wù)日志開(kāi)展編寫工作，成年累月的積累組成了一部完整的校史。編寫時(shí)檔案員要做到實(shí)事求是，不能故意夸大學(xué)校的成績(jī)，要立足實(shí)際情況。

（六）歷史考證。歷史考證是文書檔案的重要內(nèi)容，也是學(xué)校編研材料的一部分，它主要由七個(gè)子項(xiàng)目組成：①機(jī)構(gòu)全稱：學(xué)校全稱和附屬機(jī)構(gòu)的名稱。②機(jī)構(gòu)變化：學(xué)校名稱的變化，如果沒(méi)有就填無(wú)。③機(jī)構(gòu)職責(zé)：就是學(xué)校的人才培養(yǎng)目標(biāo)。④組織機(jī)構(gòu)：按照不同的部門順序排列各分支領(lǐng)導(dǎo)的名字和任職時(shí)間，如果出現(xiàn)變動(dòng)就要進(jìn)行標(biāo)注，記錄好時(shí)間。⑤主要工作：對(duì)各部門的主要工作進(jìn)行概括性總結(jié)，詳細(xì)記錄各部門的工作成績(jī)，還有學(xué)校的榮譽(yù)等級(jí)也要寫出來(lái)。⑥大事記：寫明大事的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件過(guò)程和結(jié)果，重點(diǎn)說(shuō)明結(jié)果是什么。⑦學(xué)校檔案的類別和數(shù)量也要做相應(yīng)的表格，把材料的大致情況填入表格當(dāng)中。

二、做好中小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的途徑

學(xué)校檔案是學(xué)校在黨政管理、教育科學(xué)和科研等活動(dòng)中形成的各種文字、圖表和聲像等形式的歷史記錄。中小學(xué)校形成的檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成和發(fā)展的過(guò)程中，而且貫穿于教育教學(xué)工作管理的各個(gè)方面，真實(shí)地記錄了學(xué)校的發(fā)展軌跡，也可以反映出學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平。做好中小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作，對(duì)于提升中小學(xué)校的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益具有重要意義，這也是中小學(xué)校改善服務(wù)水平的重要依據(jù)。

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案管理。中小學(xué)檔案是國(guó)家檔案的重要部分，必須對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，不能讓任何部門或者個(gè)人據(jù)為己有?，F(xiàn)階段，各中小學(xué)檔案室都根據(jù)《檔案法》制定了規(guī)章制度，但是在貫徹落實(shí)方面做得不夠到位。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，把中小學(xué)檔案管理工作納入整體管理工作當(dāng)中，建立檔案管理組織，由校長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，各科室的同志也要積極參與，共同解決檔案管理中出現(xiàn)的資金、人員和設(shè)備等問(wèn)題，加強(qiáng)改善檔案管理環(huán)境，讓檔案管理工作與其他各項(xiàng)工作能夠同步。

（二）對(duì)中小學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。中小學(xué)校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立檔案管理制度，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化和制度化管理，具體來(lái)說(shuō)應(yīng)做到這三點(diǎn)：首先是對(duì)整個(gè)檔案形成過(guò)程進(jìn)行制度化管理，做到科學(xué)分類和編目清楚；其次是做好檔案的接收和移交工作，移交手續(xù)要按照規(guī)定進(jìn)行；最后是編制系統(tǒng)的檢索工具，逐步完善檢索體系。

（三）創(chuàng)新檔案管理觀念。首先要樹(shù)立檔案服務(wù)中心大局觀，中小學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門要把握大局，確定好檔案服務(wù)的主要方向。檔案管理工作的主要作用就是服務(wù)于中小學(xué)校，所以要提前確定主題，明確服務(wù)方向，讓檔案管理工作能與其他工作相融合。其次，要樹(shù)立檔案管理發(fā)展觀，（下轉(zhuǎn)第160頁(yè)）（上接第146頁(yè)）融入開(kāi)放的新理念。隨著時(shí)代的不斷變化，學(xué)校檔案管理的范圍也在擴(kuò)大，服務(wù)對(duì)象也更加廣泛，因此要拓寬檔案利用渠道，改善檔案室的工作環(huán)境，讓各種檔案資源都能合理流動(dòng)。

（四）利用信息化手段加強(qiáng)檔案管理。當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度越來(lái)越快，因此對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理是大勢(shì)所趨。很多中小學(xué)校建立了校園局域網(wǎng)，也引進(jìn)了現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備，檔案部門也設(shè)立了校園網(wǎng)站點(diǎn)，把學(xué)校簡(jiǎn)介、管理制度、師資力量和畢業(yè)生情況等信息都發(fā)布在網(wǎng)上，使用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以一覽無(wú)余。另外，還有中小學(xué)校發(fā)展進(jìn)程的圖像和檔案資料都可以在網(wǎng)站上查閱，比如說(shuō)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察學(xué)校的照片、名師教學(xué)錄像和學(xué)校的榮譽(yù)證書等，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布就有更多的人能夠了解學(xué)校，提高了中小學(xué)校在社會(huì)上的知名度，也可以讓學(xué)校得到更多的社會(huì)支持。

（五）提高中小學(xué)檔案的利用率。檔案的主要價(jià)值就是供人利用，中小學(xué)開(kāi)展檔案管理工作也是為了服務(wù)于學(xué)校教育和學(xué)校建設(shè)，因此，中小學(xué)校應(yīng)該把開(kāi)發(fā)檔案資源作為檔案管理的重點(diǎn)工作，采取多種形式和方法強(qiáng)化檔案利用，最大限度地開(kāi)發(fā)檔案信息，對(duì)資料進(jìn)行多次加工，編寫出具有利用價(jià)值的編研成果，讓檔案資源變成流動(dòng)的信息，為學(xué)校各部門的利用奠定基礎(chǔ)。如果是為了配合教學(xué)工作，可以編寫《學(xué)校組織沿革》《學(xué)校數(shù)字匯編》和《學(xué)校教研課題》等材料；為了提高學(xué)校知名度，可以利用照片資料制作展板，向社會(huì)各界展示學(xué)校的風(fēng)采?？偠灾?，強(qiáng)化檔案利用可以為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供參考，從而推動(dòng)學(xué)校管理工作的順利開(kāi)展。

（六）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。中小學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該努力創(chuàng)造條件，為檔案管理人員提供進(jìn)修或培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓他們能夠夯實(shí)自身的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，掌握更多的管理技能，督促他們不斷提高自己的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。另外，除了掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，檔案管理人員還要跟上時(shí)代的腳步，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)有關(guān)的知識(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)管理、數(shù)據(jù)錄入和網(wǎng)絡(luò)管理等知識(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)利用信息技術(shù)收集、保存和管理檔案資料，還要具備網(wǎng)上信息篩選能力，做到準(zhǔn)確判斷信息的有效性。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理能夠保障檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)學(xué)校工作的正常運(yùn)行，各類資源的利用率也明顯提高。但在實(shí)際生活中，很多學(xué)校都比較重視經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，忽視了檔案管理，因此學(xué)校的很多工作都無(wú)法正常開(kāi)展。所以中小學(xué)校必須完善檔案管理規(guī)范，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)監(jiān)督，從而保障學(xué)校能夠順利發(fā)展。

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