新形勢下高校檔案管理應(yīng)注意的問題分析

高煒

【摘要】高校檔案的有效管理，可以為高校開展教學(xué)活動、強化高校管理意識、推動高校健康穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對高校檔案管理事業(yè)提出了更高的要求，高校檔案管理部門須立足檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合檔案管理發(fā)展的現(xiàn)實要求，針對性地開展相應(yīng)的檔案管理活動，全面提高高校檔案管理成效。筆者就當前高校檔案管理中存在的一些問題，結(jié)合信息技術(shù)下的發(fā)展思維，談?wù)勑滦蝿菹赂咝n案管理的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；問題；信息技術(shù)；發(fā)展

各高校依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定了本校檔案管理辦法，一般包括：檔案管理責(zé)任制、檔案立卷歸檔制度、庫房管理制度、查閱檔案資料制度、保密制度、鑒定與銷毀制度、登記與統(tǒng)計制度、檔案工作人員守則、檔案移交制度等規(guī)章制度。從部分高校的《檔案實體分類方案》《檔案歸檔范圍及保管期限》中可以看出，各高校基建檔案的歸檔范圍和保管期限都依據(jù)《基本建設(shè)項目資料管理暫行規(guī)定》，基本建設(shè)項目資料是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成使用的全過程形成的、應(yīng)當保存的文件，包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘探、設(shè)計、施工、竣工、改建、擴建等各階段形成的文字材料、圖表、計算材料、聲像材料等。保管期限分為短期、長期、永久三種。

一、高校檔案管理的重要性和意義

檔案管理在高校發(fā)展中具有重要價值和意義，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀。檔案記錄了前人的認識，包括教學(xué)、黨政管理等方面的信息。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要作科學(xué)的決策，就要對檔案進行研究，以檔案作為重要依據(jù)。二是處理各種問題的憑證。學(xué)校處理好各種問題，必須切實掌握有關(guān)檔案材料，才能提高辦事效率。檔案是過去學(xué)校工作的原始記錄，可為學(xué)校處理各種問題提供憑證。

二、當前高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員的工作意識不強。當前在高校檔案管理中，存在一部分檔案管理人員自身的管理意識不強，工作上缺乏兢兢業(yè)業(yè)的精神，還沒有牢固樹立檔案管理的職業(yè)意識。

（二）信息化程度不高。雖然這幾年信息技術(shù)在不斷發(fā)展，但是在很多高校中檔案管理的過程和模式，依然是傳統(tǒng)檔案管理“紙上談兵”的過程，沒有切實應(yīng)用數(shù)字檔案和電子檔案，檔案管理成效相對較低。

（三）相關(guān)的檔案管理制度需要進一步完善。雖然高校在檔案管理的過程中，已經(jīng)具備了相應(yīng)的檔案管理制度和規(guī)范，但是在崗位職責(zé)和職能的細化上，還需要進一步完善和落實。

三、提高高校檔案管理成效的幾點思考

（一）細化管理制度，完善崗位規(guī)范。想要提高高校檔案管理的成效，最重要就是要從崗位制度和規(guī)范入手，提高每一個檔案管理人員的思想認識，充分發(fā)揮其主觀能動性。只有從思想上有正確的管理意識和認識，才可能真正落實到具體的管理行為中去。此外，高校檔案管理部門還應(yīng)該切實重視對制度的細化和完善，堅持用制度管人、用規(guī)范約束人，形成有制度可以依靠、有規(guī)范必須依靠、違反制度必須處理、處理過程必須規(guī)范的體系，全面的提高崗位的有效性和職能性。

（二）重視檔案管理的信息化投入。信息化檔案管理的模式是未來高校檔案管理的重要方向。高校相關(guān)職能部門應(yīng)該切實認識到信息化檔案管理發(fā)展中的資金投入和配套設(shè)施的建設(shè)。俗話說：好馬配好鞍?，F(xiàn)代化的辦公設(shè)施是提高檔案管理成效的重要保障。

（三）加強高校檔案管理隊伍的建設(shè)。人是管理中最重要的因素。在高校檔案管理中，管理人員自身的管理能力和素養(yǎng)是決定高校檔案管理的重要內(nèi)容。所以，作為高校檔案管理部門，應(yīng)該切實的重視對每一個檔案管理人員自身的管理能力和專業(yè)素質(zhì)進行再教育和培養(yǎng)，定期或者不定期組織各類檔案管理的活動，拓展檔案管理人員自身的視野，取長補短，切實提高每一個檔案管理人員自身的工作能力和素養(yǎng)。

（四）科學(xué)地對每一個檔案管理人員進行考核和評價。科學(xué)地考核和評價體制，是衡量高校檔案管理成效的重要標準。新形勢下，隨著檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案管理部門應(yīng)該科學(xué)地對每一個檔案管理人員進行考核和評價，把每一個檔案管理人員的工作作風(fēng)、工作狀態(tài)、工作過程、思想認識、行為規(guī)范等等，都納入考核和評價的體系中，形成一個客觀、公正的考核生態(tài)圈，并且把考核的結(jié)果與相關(guān)人員的職稱、福利、待遇等有機結(jié)合在一起，激勵檔案管理人員積極有效地投入到高校檔案管理工作中去。

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