提升檔案管理科學(xué)化 開(kāi)創(chuàng)檔案工作新局面

孫紅方

【摘要】面對(duì)全新的形勢(shì)，提升檔案管理科學(xué)化水平的要求顯得日益緊迫。本文分析了檔案管理科學(xué)化的內(nèi)涵及重要意義，探討當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題，就怎樣提高檔案管理科學(xué)化提出幾點(diǎn)具體措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)化；創(chuàng)新發(fā)展

隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的不斷推進(jìn)，科學(xué)技術(shù)的不斷突破，檔案作為一種信息資源，已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，融入社會(huì)生活的方方面面，成為單位工作和人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活不可缺少的重要內(nèi)容。如何主動(dòng)順應(yīng)發(fā)展要求，更新檔案管理內(nèi)容，提升檔案管理水平，全面實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理，是檔案管理工作者需要面對(duì)和認(rèn)真思考的重要問(wèn)題。

一、提高檔案管理科學(xué)化水平的內(nèi)涵及意義

提高檔案管理科學(xué)化水平，其內(nèi)涵就是以科學(xué)理論指導(dǎo)檔案管理，以科學(xué)方法推進(jìn)檔案管理，以科學(xué)制度保障檔案管理，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化，最大限度地提高檔案管理的質(zhì)量和效益。檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，集管理性、服務(wù)性、政治性于一體。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，檔案管理在各個(gè)領(lǐng)域的地位越來(lái)越高，作用越來(lái)越大，與人們的生活和機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位聯(lián)系緊密。因此，如何提高檔案管理科學(xué)化水平，保證生產(chǎn)生活以及各項(xiàng)工作高效、有序、協(xié)調(diào)地運(yùn)行已經(jīng)成為迫在眉睫的事情，其重要意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）提升檔案管理科學(xué)化是順應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀的必然要求。新時(shí)期檔案工作體現(xiàn)出了更強(qiáng)的社會(huì)性、全民性和公益性，檔案利用不再局限于工作查考和學(xué)術(shù)研究，越來(lái)越多的普通公民為掌握信息或維護(hù)自身合法權(quán)益走進(jìn)檔案館，登錄互聯(lián)網(wǎng)。因此，檔案事業(yè)只有走出神秘的象牙塔，聯(lián)系于社會(huì)、根植于大眾、服務(wù)于現(xiàn)實(shí)，才能有廣闊的發(fā)展空間，才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（二）提升檔案管理科學(xué)化是推進(jìn)信息化社會(huì)發(fā)展的前提條件。隨著媒體設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用到多個(gè)領(lǐng)域中，人們的生活方式發(fā)生了翻天覆地的變化。如果仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法，難免會(huì)造成一定的信息滯后，也不利于檔案管理工作適應(yīng)性的提升。為此，我們必須不斷關(guān)注社會(huì)和科技發(fā)展趨勢(shì)，努力創(chuàng)新，不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平。

（三）提升檔案管理科學(xué)化是促進(jìn)檔案事業(yè)健康良好發(fā)展的重要保證。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期努力，我國(guó)檔案管理工作日益完善，其范圍由小到大，門類由簡(jiǎn)單到齊全，技術(shù)由舊到新，取得了長(zhǎng)足發(fā)展和進(jìn)步。但與新的形勢(shì)和任務(wù)相比，檔案管理工作依然任重道遠(yuǎn)，面臨許多亟待解決的矛盾和問(wèn)題，比如整理不規(guī)范，分類不科學(xué)，利用率低等等。因此，要在新起點(diǎn)上推動(dòng)檔案事業(yè)健康良好地發(fā)展，必須在提高檔案管理科學(xué)化水平上下功夫。

二、當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題

在新時(shí)期的時(shí)代背景下，檔案管理工作面臨著巨大變革，而我國(guó)在檔案管理科學(xué)化水平程度上還存在很大差距，一系列問(wèn)題的出現(xiàn)制約了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

（一）檔案管理的觀念相對(duì)滯后。結(jié)合當(dāng)前檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，很多人對(duì)于檔案管理工作并沒(méi)有真正的理解，甚至存在很多偏見(jiàn)，大部分人認(rèn)為檔案管理工作不需要太強(qiáng)的專業(yè)性，就是檔案的收集、整理、歸檔，缺乏對(duì)檔案管理工作真正的理解與重視，從而導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量不理想，甚至敷衍了事；此外，在現(xiàn)在的檔案管理工作中，大多只是保存，而疏于利用，很多檔案館不對(duì)公眾開(kāi)放，即使開(kāi)放，也只是小范圍開(kāi)放，公眾想要查詢利用檔案資料比較困難，檔案成為一種死的資源，不能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用，直接影響檔案管理科學(xué)化水平的提高。

（二）檔案管理的模式陳舊落后。在很多地方，檔案管理雖有一定規(guī)模，但內(nèi)部管理與實(shí)際發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保存在各個(gè)職能部門：如有的單位文書檔案保存在辦公室，財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)科，科技檔案零散保存在其它業(yè)務(wù)性科室。各部門之間互相封閉，整體上處于零散無(wú)序狀態(tài)，而大多數(shù)檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)正規(guī)的培訓(xùn)，檔案管理知識(shí)有限，不懂分類整理，影響檔案的查閱利用；除此之外，不少地方，檔案管理工作只是一種形式，沒(méi)有相應(yīng)的制度進(jìn)行保障，缺乏統(tǒng)一管理，難以保證工作質(zhì)量和效率；即使制定了相關(guān)的規(guī)章制度，卻沒(méi)有明確檔案管理的方案和手段，導(dǎo)致很多檔案資源的使用價(jià)值難以得到有效發(fā)揮。

（三）檔案管理的信息化程度不高。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化成了信息時(shí)代的必然趨勢(shì)。盡管如此，一些檔案管理部門依然沒(méi)有屬于自己的檔案管理系統(tǒng)，有些地方盡管有了類似的系統(tǒng)，但卻沒(méi)有配備相應(yīng)的管理人員，還是習(xí)慣于純手工操作，檔案的利用依舊依賴于紙質(zhì)查詢。雖然相對(duì)于電子檔案的易損壞等缺點(diǎn)，紙質(zhì)檔案相對(duì)要安全穩(wěn)定很多，但是這樣并不利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存，也讓工作效率大打折扣。因此，要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段解決電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題，任重而道遠(yuǎn)。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的途徑

（一）進(jìn)一步建立科學(xué)的檔案管理理念。要提高檔案管理科學(xué)化水平，首先需要轉(zhuǎn)變以往落后的管理思路，從思想觀念意識(shí)上打破傳統(tǒng)管理理念的束縛，從更高更長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度去認(rèn)識(shí)檔案管理工作的性質(zhì)，并結(jié)合時(shí)代及社會(huì)發(fā)展需要，樹(shù)立科學(xué)全面且緊跟時(shí)代發(fā)展的全新檔案管理理念。其次要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，正確認(rèn)識(shí)傳統(tǒng)理念的錯(cuò)誤之處，深入了解新時(shí)期檔案管理工作的目標(biāo)、任務(wù)和意義，分析傳統(tǒng)管理工作中的不足，從根本上提高檔案管理科學(xué)化水平。

（二）進(jìn)一步健全科學(xué)化的檔案管理機(jī)制。檔案的管理機(jī)制，最重要的是要保證檔案及時(shí)和完整收集，檔案管理要滿足時(shí)代及社會(huì)發(fā)展的需要，要利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在具體的工作中，要通過(guò)有關(guān)的規(guī)章制度和法律法規(guī)來(lái)通過(guò)立法完善管理機(jī)制，并在此基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案管理的自主創(chuàng)新。此外，還要加強(qiáng)對(duì)管理者思想上的重視，從根本上提高管理工作者對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立相應(yīng)工作機(jī)構(gòu)配備合格的檔案管理工作人員，并通過(guò)對(duì)檔案管理工作不同環(huán)節(jié)管理制度的監(jiān)督以及責(zé)任追究、業(yè)務(wù)考核和表彰獎(jiǎng)勵(lì)等來(lái)深化內(nèi)部體制改革。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。提高檔案管理科學(xué)化水平的一個(gè)重要手段就是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。因此，我們要加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，首先要加大信息技術(shù)與設(shè)備的投入，構(gòu)建綜合性較強(qiáng)的信息化檔案室，特別是強(qiáng)化紙質(zhì)檔案向電子檔案的過(guò)渡，逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。其次，要加大信息安全的維護(hù)，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等與檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，在提升檔案信息共享傳遞效率的同時(shí)，利用有效的技術(shù)手段保障網(wǎng)絡(luò)檔案的信息安全。最后，結(jié)合檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展轉(zhuǎn)變工作服務(wù)模式，利用信息化手段所帶來(lái)的便利，更好地為用戶提供檔案利用查詢等服務(wù)。

（四）進(jìn)一步提高檔案管理的利用程度。檔案管理工作的最終目的在于利用，對(duì)于很多檔案資料，能夠使其發(fā)揮作用是檔案管理工作的目的和核心所在。因此，要進(jìn)一步提高檔案管理的利用度，讓檔案能夠最大限度地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，產(chǎn)生相應(yīng)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。首先，要推動(dòng)檔案管理在服務(wù)上由封閉型轉(zhuǎn)向開(kāi)放型，在新的歷史時(shí)期與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)社會(huì)不同群體的需求。其次，要推動(dòng)檔案管理在資源上有數(shù)量型向質(zhì)量型轉(zhuǎn)變，并不斷轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念改進(jìn)服務(wù)方式，為用戶提供更全面細(xì)致的服務(wù)。最后，在收集檔案資料時(shí)要進(jìn)行系統(tǒng)的整理、科學(xué)的分類，深入挖掘檔案價(jià)值的同時(shí)還要促進(jìn)各檔案管理機(jī)構(gòu)之間的橫向聯(lián)合，建立互動(dòng)交流機(jī)制，更加系統(tǒng)全面便捷地為用戶提供服務(wù)。

【參考資料】

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