“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案工作的問題和對策研究

潘青

【摘要】檔案管理屬于傳統(tǒng)的管理領域，檔案管理范圍十分廣泛，可以包括財務檔案、人力資源信息、項目資料等，這些資料和檔案都或多或少關系到集體及個人的利益。不過傳統(tǒng)的檔案管理是有局限性的，那就是管理檔案的效率很低，而且信息也容易丟失。我國現(xiàn)在的網(wǎng)絡技術已經(jīng)很成熟了，應用在信息管理上游刃有余，并取得了令人滿意的效果。本文進一步分析“互聯(lián)網(wǎng)+”的現(xiàn)狀，并對檔案管理進行研究，提出對應的改進方案。

【關鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)；檔案工作；對策

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

近年來，我國將“互聯(lián)網(wǎng)+”這一具有時代意義的理念列入國家發(fā)展戰(zhàn)略中，并且越來越重視。各個行業(yè)都掀起了“互聯(lián)網(wǎng)+”傳統(tǒng)行業(yè)的熱潮，在這樣的背景下，檔案工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

（一）管理模式變革。傳統(tǒng)的檔案管理會重點依靠管理人員的經(jīng)驗，沒有重視科學系統(tǒng)的檔案管理。由于互聯(lián)網(wǎng)的信息技術是很新的技術，其所建立的管理系統(tǒng)也有別于過去的材料管理模式，傳統(tǒng)的模式?jīng)]有標準化流程，網(wǎng)絡技術去建檔也是需要標準化的模式，同時對管理人員也有專業(yè)要求，管理人員需要具備互聯(lián)網(wǎng)技術，也要懂信息的背景知識，這樣的話可以馬上適應檔案的管理工作。

（二）管理難度增加。新興的網(wǎng)絡信息技術對傳統(tǒng)的檔案管理沖擊很大，互聯(lián)網(wǎng)信息的優(yōu)勢是可以標準化管理信息，檔案自身也是信息的一種，只是檔案的動態(tài)差異性會更強一些。另外檔案的數(shù)據(jù)也會增加，同時會加大管理的難度，互聯(lián)網(wǎng)是新技術，對信息的建檔管理會有幫助，仍會遵循記錄編號、分類整理、審查修改等過程，雖然新的手段方便檔案管理，但是網(wǎng)絡數(shù)據(jù)也會存在安全隱患，保密性無法保證，無形中增加了信息的泄露風險，此外，如果沒備份檔案信息的話，會出現(xiàn)遺失檔案無法補救的可能性。

（三）管理意識落后。建立信息技術的檔案，需要同時配套管理系統(tǒng)，對管理操作人員也有很高的專業(yè)要求，一方面一些檔案管理工作人員會存有傳統(tǒng)的意識，不熟悉網(wǎng)絡技術的相關流程，對互聯(lián)網(wǎng)的理解也存在片面性，基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術的管理，檔案也需要責任感。另一方面，整體的專業(yè)檔案管理團隊水平也是有限的，我國現(xiàn)在很多的檔案管理者業(yè)務水平都不高，操作管理檔案能力不強，而且也沒有培訓機構去針對培訓。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下對檔案工作的要求

（一）存儲介質過去是紙，現(xiàn)在是電子多媒體和網(wǎng)絡等多元化的方式，互補融合去發(fā)展。數(shù)字化是檔案管理的必然，利用現(xiàn)代化工具可以使工作事半功倍。檔案變成數(shù)字化就可以形成電子媒介，相比傳統(tǒng)的檔案管理會更加豐富。把文字圖像和聲音畫面聯(lián)系到一起，從而能夠生動地去還原資料。數(shù)字化檔案的優(yōu)點還可以依托于強大的網(wǎng)絡平臺。來自不同地方的信息通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)就能夠聯(lián)系到一起，建立一個檔案數(shù)據(jù)庫，把數(shù)據(jù)資料統(tǒng)一管理保存。同時它也能給有需求的人提供方便，能夠查到相關的數(shù)據(jù)資料，快捷去查閱修改，打破了傳統(tǒng)的檔案管理弊端，提升了管理效率，服務于社會。

（二）檔案信息的特點在轉變，由真實可靠性轉向了完整綜合性。檔案網(wǎng)絡化以后，對信息的管理系統(tǒng)也具有綜合性。可以實現(xiàn)辦公系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、文件審批系統(tǒng)等多系統(tǒng)的結合，使得檔案管理者從內部文件中去整理歸檔，單位間的人事變動文件審批，過程也可以在網(wǎng)絡中清晰明了去進行處理。同時保存文件審批交換的過程，在系統(tǒng)中都可以追溯。在整體文檔框架中對數(shù)據(jù)庫分層管理，對各部門分開管理，最后再信息匯總，從而保存了資料，提高了完整性。

（三）檔案管理與檔案服務更有效率，成本更低。把檔案和網(wǎng)絡二者結合在一起，快速而又便利，對各方收集的信息進行歸納整理，整理到單位的局域網(wǎng)中，可以保證信息被共享，同時適應網(wǎng)絡環(huán)境，簡化了流程、節(jié)約人力和物力資源，也高度共享資源，加強了多部門間的溝通和交流，使檔案的管理效率提高了，對企業(yè)單位的管理效率也有促進作用。

三、檔案工作現(xiàn)存的問題

（一）檔案工作被其思維慣性所影響，缺乏“與時俱進”的意識。在多年以往的一段社會實踐經(jīng)歷中，檔案管理工作被很多企業(yè)、事業(yè)單位當做一種檔案儲存和簡單的使用方式，沒有意識到在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案本身可以起到指導借鑒的作用。沒有把綜合檔案內容的思想深入到企事業(yè)單位的管理思想當中，也沒有將檔案信息化建設作為一個綜合系統(tǒng)工程來考慮建設，單純存儲方法的改進并不能適應“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對于檔案綜合利用深度挖掘的需求。企業(yè)、事業(yè)單位應該提升綜合檔案思想內容意識，在管理思想中并存，應該將檔案信息化的建設視為一項建設——綜合性系統(tǒng)工程。

（二）工作方式、職能單一?，F(xiàn)今的網(wǎng)絡化社會，檔案工作的管理模式不是單一、封閉的。應實現(xiàn)資源實時共享。檔案工作在互聯(lián)網(wǎng)上需要單位所有員工以及領導參與其中并作出貢獻。但是就現(xiàn)在情況而言，大部分企事業(yè)單位員工認為檔案工作僅僅需要檔案員來做，認為這僅僅是此管理部門的責任，把檔案工作單純看作檔案歸檔、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計、檔案編研等步驟的循環(huán)，導致檔案工作無法走在時代前端。 （下轉第122頁）（上接第117頁）

（三）落后的軟件、硬件水平和技術手段。如果想要跟上“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對檔案信息的管理要求，就必須具備相關的網(wǎng)絡軟件、硬件的配套設施和支撐條件。因當今社會整體工作的一個現(xiàn)代、智能發(fā)展智慧的源頭是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”這種工作方式，所以我們需要嚴格考核檔案管理的工作人員硬件、軟件的相關素質。但就目前來看，由于受到各個方面的壓力和限制，例如檔案管理規(guī)模層次不高、經(jīng)費不足，特別是每個基層單位對檔案工作在信息化建設中沒有給予重視，所以想要發(fā)展到同其他網(wǎng)絡行業(yè)并列的標準是有著巨大困難的。

（四）提高檔案管理人員素質。檔案工作為跟上時代的步伐，必須提升檔案管理人員的綜合素質，在擁有“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺之下，對檔案管理人員的要求不僅要求在網(wǎng)絡信息化管理中有較高的管理能力，而且要對其他部門工作的整個流程有著透徹的了解，并具備兩種能力——管理計算機網(wǎng)絡的能力、處理信息技術的能力。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案工作發(fā)展的對策

要創(chuàng)新就必須先分開傳統(tǒng)的檔案管理和“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的不同，網(wǎng)絡化檔案以服務向導作為目標，拋除傳統(tǒng)的檔案歸檔保管的方式。同時，在發(fā)展和創(chuàng)新的過程中，企業(yè)和事業(yè)單位要充分發(fā)揮檔案的作用。在創(chuàng)新的方向上不允許借鑒經(jīng)驗的情況下，可以挖掘研究檔案的深度，形成一個更科學、合理的行動計劃。

在檔案的實際工作中，要將檔案工作看成一個有機的整體，檔案工作的整個過程中每一個環(huán)節(jié)都不可以馬虎，一定要做到分工明確，責任分明。傳統(tǒng)的檔案工作中各個部門是彼此依托相互獨立的，而“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”使檔案工作各個環(huán)節(jié)密切相連，很難進行職責的區(qū)分。因此筆者認為，將“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作中各個環(huán)節(jié)職責任務劃分好是做好“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作的前提。并且要從收集、整理、歸檔到流量、共享、分析等多個方面，都有嚴格明確的系統(tǒng)規(guī)劃，使細分職能后的檔案工作仍然可以做到細致且不亂，從而使源頭——“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”得到進一步的發(fā)展。

在解決軟硬件落后的問題上，加大資金投入，切實展開網(wǎng)絡基礎設施建設，努力確?；ヂ?lián)網(wǎng)與檔案管理的整合。根據(jù)目前的現(xiàn)實情況，各部門應該需要制定出科學的促進檔案工作的網(wǎng)絡化建設預算和計劃。雖然“互聯(lián)網(wǎng)+”在各個行業(yè)中得到了廣泛的應用，但在實際工作過程中都或多或少的存在一些問題，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”也應考慮到目前的檔案部門的信息化程度，根據(jù)實際情況做到一步一個腳印穩(wěn)步發(fā)展。此外，檔案工作人員的素質也需要得到一定的提升，一方面要提高工作人員的自身認識，另一方面則是要提高工作人員的業(yè)務能力和技術水平。只有多方面共同努力，在互聯(lián)網(wǎng)時代中要樹立與時俱進的意識，做到傳統(tǒng)檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)的有機整合，才能真正使“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”得到真正的發(fā)展。

【參考資料】

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