高校辦公室文秘與檔案管理的緊密聯(lián)系淺析

阮靚

【摘要】辦公室文秘工作與檔案管理工作是不可分割的，只有將辦公室文秘工作與檔案管理工作進(jìn)行有效的結(jié)合，才能夠提升二者的工作效率。本文主要對(duì)高校辦公室文秘與檔案管理工作的聯(lián)系性進(jìn)行分析，進(jìn)而提升文秘工作以及檔案管理工作的效率。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室文秘；檔案管理；緊密型

高校的檔案管理工作與文秘工作本身就是一個(gè)具有緊密聯(lián)系性的整體，檔案管理工作是文秘工作的基礎(chǔ)，通過(guò)文秘工作的整理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源的收集。同時(shí)檔案管理工作是文秘工作的延伸和拓展，是對(duì)文秘工作資料的再次整理和成果展示，為文秘工作提供了有效的保障，通過(guò)這兩個(gè)工作有效的結(jié)合，能夠提升文秘的工作效率和檔案資料管理的有效性。

一、檔案管理工作是文秘工作的延伸

高校辦公室工作是學(xué)校教學(xué)、教研和管理的主要部門，同時(shí)也是學(xué)校信息的收集、整理和利用中心，學(xué)校各方面的信息都需要在辦公室內(nèi)進(jìn)行匯集，而檔案管理就是對(duì)這些信息進(jìn)行搜集、分類、管理、歸檔，為以后信息的利用奠定基礎(chǔ)。由此可見(jiàn)，檔案管理工作是對(duì)文秘工作的延伸。高校的科研、發(fā)展以及教學(xué)等都會(huì)有很多的信息記錄，而這些記錄都需要形成檔案進(jìn)行保存，這也是檔案管理的重要組成部分。辦公室文秘檔案管理中需要對(duì)一些文件資料進(jìn)行鑒定、整理和編目。所以可以將檔案管理工作視為文秘工作的延伸，而二者都是為社會(huì)和學(xué)校提供信息服務(wù)的。

二、文秘工作是檔案管理質(zhì)量的保障

高校辦公室主要負(fù)責(zé)對(duì)高校各部門進(jìn)行服務(wù)和協(xié)調(diào)，同時(shí)高校辦公室也具有服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)以及管理學(xué)校公章的職責(zé)，以學(xué)?；蛘邔W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的名義發(fā)出的一些公文都需要經(jīng)過(guò)辦公室的審核和簽章。同時(shí)對(duì)于上下級(jí)部門文件的下發(fā)、傳遞等也都需要經(jīng)過(guò)辦公室的登記和管理。而且高校領(lǐng)導(dǎo)在活動(dòng)中的文件、聲像材料等也需要交由辦公室管理。由此可見(jiàn)，高校辦公室是一個(gè)重要的檔案管理部門。高校辦公室中大量的文件處理成為了高校檔案管理的主體，這些文件需要文秘人員來(lái)進(jìn)行整理、歸類、立卷和歸檔，進(jìn)而形成檔案。所以文秘人員對(duì)這些文件的性質(zhì)、職能等都非常清楚。因此文秘工作的質(zhì)量直接影響著文書檔案的質(zhì)量。辦公室文秘人員必須要具有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，并具有較高的檔案管理技能。這樣才能夠使檔案管理的質(zhì)量得到有效的保障。

三、文秘工作為檔案管理提供高質(zhì)量文書檔案

通過(guò)辦公室的文秘工作能夠?yàn)闄n案管理的立卷和歸檔提供一些高質(zhì)量的文書檔案，同時(shí)辦公室文秘工作還需要為高校的重大發(fā)展和決策起草文件，為學(xué)校制度的完善提供一定的輔助作用，而這些工作都需要去查閱和利用相應(yīng)的檔案。從檔案管理的角度來(lái)看，需要結(jié)合辦公室文秘等對(duì)檔案利用率較高人群的意見(jiàn)，這樣才能夠把握檔案管理的發(fā)展方向，更好地滿足檔案需求者的要求，體現(xiàn)出檔案管理的特色。檔案管理人員需要為檔案利用人員提供一些高價(jià)值、高深度的優(yōu)質(zhì)化信息服務(wù)，將具有較大科技、文化以及經(jīng)濟(jì)的信息資源作為重點(diǎn)的利用和管理對(duì)象。同時(shí)對(duì)于自身信息服務(wù)來(lái)說(shuō)，在形式和服務(wù)的方式上也需要具備先進(jìn)的因素，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)為信息的利用者提供更加先進(jìn)的服務(wù)體現(xiàn)。而這些服務(wù)都需要以文秘工作中對(duì)信息資源的搜集、分析和整理為依據(jù)，所以文秘工作為檔案管理質(zhì)量的提升提供了重要的作用。

四、注重文檔一體化管理

隨著科技的發(fā)展，高校辦公自動(dòng)化也逐漸普及，文檔一體化管理主要是利用辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化等形成的檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與高校各部門的文件檔案管理形成一個(gè)整體。這需要辦公室文秘與檔案管理人員進(jìn)行有效的配合，這樣才能夠保證文檔一體化工作的開(kāi)展?，F(xiàn)代的檔案管理中，需要建立數(shù)字檔案館以及局域網(wǎng)，通過(guò)局域網(wǎng)以及校園網(wǎng)的連接，使一些檔案信息在網(wǎng)上得以公布，有利于信息使用者利用。學(xué)校的OA系統(tǒng)要想穩(wěn)健運(yùn)行，必須要經(jīng)過(guò)辦公室文秘以及檔案管理人員的干擾，同時(shí)對(duì)于這些文件還需要進(jìn)行全過(guò)程的跟蹤，通過(guò)對(duì)信息的收集以及歸檔形成文件。

五、融通工作制度

從文秘工作與檔案管理工作的緊密型可知，其在工作中必須要在組織制度中進(jìn)行有效的融合，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的科學(xué)化和合理化管理。秘書部門與檔案管理部門在很多高校中都屬于同一個(gè)部門的兩個(gè)獨(dú)立運(yùn)行個(gè)體，在工作上由于溝通不到位或者理解存在偏差等，會(huì)使檔案的質(zhì)量難以得到保證，數(shù)量也存在缺失，進(jìn)而使檔案管理面臨一定的困難，或者由于檔案管理的問(wèn)題使得文秘工作的查閱不便。因此需要將文秘工作與檔案管理工作進(jìn)行有效的結(jié)合，建立一個(gè)綜合性的工作制度，以我國(guó)相關(guān)的法律條例為基礎(chǔ)，制定嚴(yán)格的簽發(fā)、審核等手續(xù)，進(jìn)而保證公文的質(zhì)量。同時(shí)根據(jù)學(xué)校管理的實(shí)際情況，建立嚴(yán)密的檔案收集以及整理人員網(wǎng)絡(luò)，使各部門的檔案管理人員做到各個(gè)崗位、各個(gè)層次都有人負(fù)責(zé)，形成一個(gè)互相配合、左右協(xié)調(diào)的管理體系，進(jìn)而推動(dòng)文秘工作與檔案管理工作的共同發(fā)展。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案工作是辦公室文秘工作的基礎(chǔ)工作，也是對(duì)文秘工作的延伸，能夠?yàn)槲拿毓ぷ魈峁┯行У男畔①Y源。但是由于文秘工作與檔案管理工作間本身具有緊密的聯(lián)系性，任何一個(gè)工作出現(xiàn)失誤都會(huì)對(duì)另一個(gè)工作造成影響，所以還需要二者都要提升檔案管理意識(shí)，提升自身的使命感和責(zé)任感，在工作中進(jìn)行更好的配合，實(shí)現(xiàn)文檔工作的一體化，進(jìn)而使高校辦公室工作得到更好的落實(shí)。

【參考文獻(xiàn)】

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