做好燃?xì)夤こ虣n案管理工作的研究與探討

徐倩+魯靜

摘 要：作為企業(yè)開展工作的載體與憑證，燃?xì)夤こ虣n案記錄著其工作的方方面面。因此我們說，燃?xì)夤こ虣n案管理工作效率的高低直接影響著企業(yè)其他業(yè)務(wù)的發(fā)展水平。盡管近些年來伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國的燃?xì)夤こ虣n案管理工作取得了一定的進(jìn)步，但是我們需要意識到目前我們的管理工作仍然存在著很多的問題?；诖?，本文在第一部分分析了當(dāng)前我國燃?xì)夤こ虣n案管理工作中出現(xiàn)的一些問題；在文章第二部分，筆者通過結(jié)合個人多年以來的工作經(jīng)驗(yàn)，就如何才能做好燃?xì)夤こ虣n案管理工作提出了個人幾點(diǎn)看法，以期能夠?yàn)檫M(jìn)一步提升燃?xì)夤こ痰慕ㄔO(shè)水平建言獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：燃?xì)夤こ?；檔案管理；存在問題；解決措施

在燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)過程中會形成很多資料，包括工程前期各類審批文件、施工過程記錄、竣工驗(yàn)收資料及維修保養(yǎng)記錄等。這些資料較為全面地反映了燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)過程的詳細(xì)情況，對工程質(zhì)量評定、生產(chǎn)運(yùn)行管理及維修、搶修搶險以及對新建工程的準(zhǔn)備工作等都具有很重要的參考利用價值。

1 當(dāng)前我國燃?xì)夤こ虣n案管理工作中出現(xiàn)的問題

1. 企業(yè)忽視了燃?xì)夤こ虣n案管理工作的重要意義

檔案管理受自身工作特點(diǎn)的影響，其作用需要很長時間才能展現(xiàn)出來，要想在短時間內(nèi)就為企業(yè)整體效益的大幅度提升做出貢獻(xiàn)著實(shí)很難。正是由于這樣，不僅僅是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)甚至是一些燃?xì)夤こ虣n案管理工作人員都產(chǎn)生了“燃?xì)夤こ虣n案管理工作可有可無”的極端思想。而這種想法帶來的直接后果就是單位不肯花錢為燃?xì)夤こ虣n案配備先進(jìn)的設(shè)備、不肯為燃?xì)夤こ虣n案管理工作改進(jìn)辦公場所、不肯為燃?xì)夤こ虣n案工作人員進(jìn)行講座培訓(xùn)等等。除此之外，燃?xì)夤こ虣n案管理工作人員的不重視還會直接影響其工作積極性，甚至有些燃?xì)夤こ虣n案管理人員只是做一些簡單抄寫、錄入工作，對燃?xì)夤こ虣n案資料的收集、開發(fā)、編研、歸檔等工作一概不管，因此要想發(fā)揮出檔案資料的價值，難上加難。

2. 與檔案管理工作相關(guān)的配套設(shè)施不完善

這方面問題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（1）檔案管理設(shè)備陳舊落后，無法及時跟上信息化潮流。

（2）檔案管理系統(tǒng)落后，軟件條件差。

（3）存放檔案的基礎(chǔ)設(shè)施參差不齊，柜架破舊不堪。

（4）缺乏專項(xiàng)資金對一些已經(jīng)破損的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)。

3. 缺乏必要措施來維護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全

燃?xì)夤镜挠行┵Y料會涉及到一些機(jī)密問題，因此在進(jìn)行對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行理時要特別注重對文件內(nèi)容進(jìn)行保密。但是反觀當(dāng)下，我們在對燃?xì)夤こ藤Y料進(jìn)行信息化處理時卻忽略了這一點(diǎn)。不僅缺乏嚴(yán)密的防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行信息維護(hù)，而且對一些燃?xì)夤こ虣n案審查不嚴(yán)，黑客很容易就能侵入我們企業(yè)內(nèi)部計算機(jī)系統(tǒng)，解鎖密碼，從而造成一些需要保密的燃?xì)夤こ虣n案外泄。

4. 企業(yè)各部門之間合作力度不足，致使檔案資料收集不完整

燃?xì)鈾n案管理工作內(nèi)容涉及廣泛，包含對各個部門工作行為、過程的記錄。因此，與其他部門之間的良好配合有利于燃?xì)鈾n案管理工作的進(jìn)一步開展，但是反觀當(dāng)下，由于很多其他部門人員對檔案管理意識不足，直接或者間接表示拒絕配合工作，從而造成了檔案資料收集不到位現(xiàn)象的出現(xiàn)。除此之外，企業(yè)內(nèi)一些部門由于過程繁瑣所以不愿意將需要?dú)w檔的材料交給我們統(tǒng)一保管，而是采取各自存放的方式，這樣不僅無益于檔案利用效率的提升，而且還會就造成檔案的丟失或者是損壞。

2 提升燃?xì)夤こ虣n案管理工作質(zhì)量、效率的措施探討

1. 提升工作人員對燃?xì)夤こ虣n案管理的意識

燃?xì)夤こ虣n案管理工作對于促進(jìn)單位整體工作水平的提升具有深遠(yuǎn)的影響。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，對燃?xì)夤こ虣n案管理工作的重要性有一個深刻的認(rèn)知。給燃?xì)夤こ虣n案管理工作配備專業(yè)化的設(shè)施、專業(yè)化的人員、專業(yè)化的辦公場所等。

2. 以多種手段提升燃?xì)夤こ虣n案管理者的素質(zhì)

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對不同檔案管理人員工作特性、工作能力、工作水平制定出具有較強(qiáng)針對性的培養(yǎng)方案；其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)經(jīng)常性的組織管理人員進(jìn)行與燃?xì)夤こ讨R相關(guān)的學(xué)習(xí)、檔案管理工作業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)、信息技術(shù)學(xué)習(xí)、工作經(jīng)驗(yàn)交流等；再次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極聘請專家學(xué)者來開展講座活動，從深層次上提升工作人員組織能力、語言表達(dá)能力以及文字編輯能力。最后，要著力提升燃?xì)夤こ虣n案管理工作人員的道德素質(zhì)。一方面通過職業(yè)道德培訓(xùn)來提升檔案管理人員的意識；另一方面要在《檔案法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的實(shí)際狀況，不斷完善相關(guān)的規(guī)則制度。以通過制度手段實(shí)現(xiàn)有效的約束，保證檔案信息的安全。

此外，為了提升燃?xì)夤こ虣n案管理人員的工作積極性，企業(yè)還要建立起完善的績效考核體系。定期開展檔案檢查和考核評估工作，并把考核結(jié)果作為獎酬的重要依據(jù)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理人員收入與崗位貢獻(xiàn)的掛鉤。

3. 采取多種方式，以做好燃?xì)夤こ痰臋n案收集工作

燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)內(nèi)容是比較復(fù)雜的，尤其是市政管網(wǎng)、各類場站及大型住宅小區(qū)的燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)周期長，從項(xiàng)目申報到工程竣工的程序比較多。這些工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜、涉及部門和人員多、經(jīng)歷時間長，稍有疏忽就可能遺漏。為了使檔案資料收集更為完整，檔案管理人員應(yīng)該在對工程建設(shè)程序做到心中有數(shù)的基礎(chǔ)上，采取追蹤收集、分階段收集和強(qiáng)制性收集三種收集方法，只有這樣才能保證檔案資料不會因?yàn)椤叭恕钡闹饔^因素而流失。

4. 更新燃?xì)夤こ虣n案管理設(shè)備，革新燃?xì)夤こ虣n案管理方式

檔案管理工作需要的設(shè)備分為兩種，即硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。燃?xì)夤こ虣n案數(shù)量非常大，因此為了做好檔案管理工作，我們必須不斷更新完善檔案管理設(shè)備。一方面加大資金投入，以為硬件設(shè)施的更新提供支持；另一方面，要積極引入最新的檔案管理工作系統(tǒng)，從而在提升檔案管理工作質(zhì)量與效率的同時，提升檔案信息的安全性。

3 小結(jié)

綜上所述，燃?xì)夤こ虣n案管理工作的效率高低與企業(yè)其他業(yè)務(wù)息息相關(guān)。但是從當(dāng)下來看，由于受思想認(rèn)識、條件設(shè)施、人員素質(zhì)、部門協(xié)作等多方面因素的影響，致使當(dāng)前我們的燃?xì)夤こ虣n案管理工作還存在著較多的問題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)整體的進(jìn)步與發(fā)展。作為一名檔案管理人員我們必須從提升檔案管理意識入手，進(jìn)一步加強(qiáng)對燃?xì)夤こ虣n案管理工作的理論研究與實(shí)踐研究，力求為提升燃?xì)夤こ虣n案管理工作的效率與質(zhì)量貢獻(xiàn)出自己應(yīng)有的力量。

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[4]劉俊杰作者單位：太原理工大學(xué)陽泉學(xué)院教務(wù)處.燃?xì)夤こ虣n案管理工作中應(yīng)重視的問題[N].山西經(jīng)濟(jì)日報，2007-02-08003.