淺議保障性住房檔案的數(shù)字化管理

屈云鋒

摘 要：現(xiàn)階段住房體制改革的推廣，政府通過不同方式開展了不同形式的保障房，比如安居房、廉租房、經(jīng)濟(jì)適用房等等。從某種程度來說，保障性住房供給量不斷攀升，由此產(chǎn)生的保障性住房檔案也隨之增多，查詢量也在不斷遞增，這就要求對(duì)保障性住房檔案予以數(shù)字化管理，借助數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)有效管理保障性住房檔案，促進(jìn)保障性住房檔案能夠獲得良好的推廣效果。

關(guān)鍵詞：保障性住房；檔案；數(shù)字化管理

保障性住房在住房體制改革的浪潮中誕生，作為非常重要保障性住房，而由于保障性住房并未有完善的檔案資料給予參考，導(dǎo)致保障性住房檔案管理存在極大的弊端，因而探究保障性住房檔案的有效管理形式是目前最重要的任務(wù)。信息技術(shù)的快速發(fā)展為保障性住房檔案管理帶來福音，利用數(shù)字化管理能夠推進(jìn)檔案管理取得良好的成效。文章具體論述了保障性住房檔案的數(shù)字化管理措施，謹(jǐn)以此為之后的研究奠定良好的基礎(chǔ)。

1 文檔一體化管理模式

以往傳統(tǒng)檔案管理模式比較落后，業(yè)務(wù)及檔案部門管理無法實(shí)現(xiàn)資源共享，工作效率相對(duì)較低，要想從根本上解決上述問題，則必須完善文檔一體化管理，提升檔案管理的業(yè)務(wù)，逐步將分離工作環(huán)節(jié)歸為整體，與系統(tǒng)有序結(jié)合，從而促使文件管理在運(yùn)行階段能夠得到妥善管理，且是標(biāo)準(zhǔn)化管理。文檔一體化管理，必須要制定適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，具有一定的管理性、操作性還有技術(shù)性，從而能夠保障各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，還能優(yōu)化管理體系。構(gòu)建管控中心，這樣才能有效溝通協(xié)作，還能進(jìn)行管理與控制，更好的分配資源。優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，從而促使以下工作環(huán)節(jié)能夠有效銜接：收文、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、歸檔等等，這樣能夠保障不同工作環(huán)節(jié)的文件滿足規(guī)定要求。構(gòu)建安全保障機(jī)制，然后借助身份認(rèn)證、數(shù)字水印、訪問控制等，確保信息安全。強(qiáng)化電子文件管理，從而保障電子文件真實(shí)可靠性。

2 保障性住房檔案系統(tǒng)融入其他管理系統(tǒng)

保障性住房檔案管理是現(xiàn)階段管理的重要任務(wù)，需要借助數(shù)字化管理模式能夠獲良好的效果。在完善住房檔案系統(tǒng)中，需要與其他系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合，首先與房地產(chǎn)權(quán)登記檔案管理融合，對(duì)于保障性住房而言，在其進(jìn)入到二、三級(jí)市場(chǎng)之后，相對(duì)應(yīng)的住房檔案屬于二、三級(jí)檔案登記的參考，將其與房地產(chǎn)權(quán)登記檔案相聯(lián)系，這樣能夠全面反映房屋狀況，并且能夠提供全面的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，或是專題分析數(shù)據(jù)。其次，融合GIS系統(tǒng)。保障性住房檔案中蘊(yùn)含了諸多方面的信息，不僅反映城市規(guī)劃管理情況，更是組織與分析，再到查詢與管理，再到制圖輸出等功能。在上述管理系統(tǒng)增加GIS技術(shù)，這樣能夠?qū)ⅹ?dú)立的檔案資料融入相關(guān)資料之中，并且能夠與城市地理要素相聯(lián)系，借助空間信息能夠直接定位檔案信息，讓圖形和檔案能夠?qū)崿F(xiàn)雙向查詢功能。借助保障性住房檔案管理系統(tǒng)，主要是其中的地圖軟件、圖形編輯、檔案標(biāo)注等等，從而促使檔案可視化實(shí)現(xiàn)，達(dá)到直觀化管理，提供比較全面查詢服務(wù)，提升檔案查全率及查準(zhǔn)率，再到查詢速度。

3 管理模式及流程

所謂保障性住房檔案的數(shù)字化，就是借助檔案數(shù)字化處理達(dá)到良好的管理效果，主要是將檔案相關(guān)內(nèi)容轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別甚至是可以處理數(shù)字信息。而對(duì)于其數(shù)字化處理方式，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：紙質(zhì)檔案、音頻視頻資料。針對(duì)前者來說，通過中高速掃描儀就能夠獲得良好的效果；而針對(duì)不宜拆訂的紙質(zhì)檔案，則可以借助無邊距掃描儀；對(duì)于后者而言，則可以借助模數(shù)轉(zhuǎn)換軟件，從而連接模擬量進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)換，成為離散數(shù)字信息。

保障性住房檔案而言，紙質(zhì)檔案是其中的主要形式，將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，具體流程如下：拆卷：需要掃描檔案，將其從庫房拆分整理，然后對(duì)照卷內(nèi)目錄，進(jìn)行文件排序，插入分頁條碼；元數(shù)據(jù)著錄：補(bǔ)錄元數(shù)據(jù)，檢查其內(nèi)容，還有背景及結(jié)構(gòu)信息，查看其完整性；打印卷內(nèi)目錄，生成條碼：借助自定義檔案，依據(jù)報(bào)表打印卷內(nèi)目錄，然后通過條碼生成功能，從而查詢相對(duì)應(yīng)條目數(shù)據(jù)，繼而產(chǎn)生條碼文件，再借助條碼打印機(jī)予以打印，再將其粘貼到實(shí)體檔案，在卷內(nèi)目錄左上角；檔案批量掃描：將整理過的原始資料，進(jìn)行批量掃描，然后將其轉(zhuǎn)換成電子文件；圖像處理及質(zhì)量校驗(yàn)：針對(duì)需要掃描的文件，予以條碼識(shí)別，再借助圖像處理功能，進(jìn)行圖像修正，設(shè)置密級(jí)區(qū)域；圖像上載：針對(duì)當(dāng)前任務(wù)電子文件，進(jìn)行適當(dāng)條碼識(shí)別，然后將電子文件移至文件服務(wù)器；圖像特殊處理：檢查上載之后電子文件，是否正確，元數(shù)據(jù)是否正確，密級(jí)區(qū)域是否正確；OCR識(shí)別：對(duì)于已經(jīng)掃描原文影像，將其從系統(tǒng)中篩選出來，然后借助OCR識(shí)別功能，由此能夠轉(zhuǎn)化原文影像，使其形成數(shù)字文本，假設(shè)圖像質(zhì)量不符合要求，則需要退回重新整理；文字編輯核查：依據(jù)檔案實(shí)體內(nèi)容，針對(duì)OCR識(shí)別文字予以編輯核查；檔案合卷：檔案中抽取分頁條碼，在合卷之后，將上述檔案合理安置，這樣更方便檔案向庫房移交。

4 檔案信息服務(wù)模式

保障性住房在發(fā)生以下變故時(shí)：產(chǎn)權(quán)變更、產(chǎn)權(quán)糾紛、住房拆遷等情況，這時(shí)需要查詢保障性住房檔案。借助信息化手段，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化服務(wù)，由此能夠防止實(shí)體檔案出現(xiàn)損壞，或是丟失情況，增加工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量。依據(jù)服務(wù)對(duì)象具體分為以下形式：政府決策部門、業(yè)務(wù)受理部門、單位企業(yè)公眾。首先，針對(duì)政府決策部門，為其提供信息服務(wù)，借助數(shù)字化保障性住房檔案，能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效信息整理統(tǒng)計(jì)，根據(jù)編制專題報(bào)告，還有編研成果，從而能夠全面了解保障性住房的相關(guān)信息，如住房覆蓋率、覆蓋范圍、房屋來源等等，這樣能夠?yàn)檎疀Q策部門提供相應(yīng)的信息，讓保障性住房相關(guān)政策更為完善，加快城市規(guī)劃步伐，促進(jìn)住房建設(shè)發(fā)展；其次，為業(yè)務(wù)受理部門給予服務(wù)信息，針對(duì)業(yè)務(wù)受理部門來說，在具體審批過程中，利用查詢數(shù)字檔案信息，能夠準(zhǔn)確獲取保障性住房的相關(guān)情況，比如產(chǎn)權(quán)狀態(tài)，加快業(yè)務(wù)辦理速度，提升工作效率。在具體操作過程中，在業(yè)務(wù)受理系統(tǒng)中，可以輸入檢索條件，然后按照數(shù)據(jù)接口，可以有效調(diào)閱數(shù)字檔案信息；最后，單位企業(yè)及公眾，為其提供相應(yīng)的信息內(nèi)容。從而便于公眾有效使用檔案，給予人性化的檔案查詢服務(wù)，公眾能夠從網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取自己所需信息，完成一系列的檔案查詢使用。除此之外，還可以開展相應(yīng)的互動(dòng)欄目，比如網(wǎng)上咨詢、電話咨詢、短信服務(wù)等等，這樣能夠方便解答客戶的相關(guān)提問，為大眾保障性住房檔案的查詢提供便利。

5 結(jié)語

總體來說，保障性住房在城市化進(jìn)程中的比例不斷遞增，這在某種程度上為城市建設(shè)提供保障，但是由于保障性住房檔案在實(shí)際管理中由于諸多因素的影響存在限制因素，導(dǎo)致檔案管理困難重重。文章針對(duì)當(dāng)前保障性住房檔案管理存在的弊端采取積極有效的應(yīng)對(duì)措施，以便更好的推進(jìn)住房檔案管理。本文中重點(diǎn)剖析了保障住房檔案的數(shù)字化管理具體實(shí)施策略，根據(jù)實(shí)際情況采取針對(duì)性措施，以期獲得最佳的管理效果。

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