燃氣公司檔案的信息化建設(shè)探究

魯靜+徐倩

摘 要：如今，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)對各燃氣公司的檔案管理水平，乃至整個燃氣公司的管理水平提高，能夠起到重要促進作用已經(jīng)成為共識。通過檔案的信息化采集并存入數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對檔案信息進行歸納總結(jié)，可以大大提高檔案的管理效率，并拓展利用途徑。燃氣公司檔案管理的信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)管理水平的提高，提高供氣的效率和服務(wù)質(zhì)量，降低供氣的風(fēng)險。對居民的生活也有一定的保障作用。在此前提下，我們對燃氣公司的檔案信息化建設(shè)做了一系列的探究。

關(guān)鍵詞：燃氣公司；檔案；信息化

在燃氣公司的管理工作中，檔案管理是其主要的組成部分之一，可以有效保障相應(yīng)工作的有序開展。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，面對更為復(fù)雜的管理情況，檔案管理不僅需要持續(xù)地進行創(chuàng)新與改革，還要與現(xiàn)代社會的發(fā)展步伐相統(tǒng)一，只有這樣才能將其自身的優(yōu)勢作用充分得以發(fā)揮，同時也能使工作人員在搜索與查找相關(guān)信息時更為便捷，讓管理工作效率在整體上得到顯著提高。如何讓檔案管理的信息化得到進一步的完善與創(chuàng)新，從而也使管理水平得到提升，這就需要對檔案管理信息化過程中遇到的的一些問題進行分析并解決，唯有如此，方能獲得良好的解決措施，使的檔案管理工作發(fā)揮出重要的管理功能與價值作用。

1 當(dāng)前燃氣公司檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.燃氣公司的重視程度低難以高效的建設(shè)

根據(jù)現(xiàn)在時代的情況來說，我國大部分的燃氣公司并沒對本身的檔案管理信息化建設(shè)工作給予高度的重視，只是單一的把它作為同合同文件管理一樣的工作事項，使單位的檔案管理信息化建設(shè)成了工作人員的次要工作。除管理一些合同與文書檔案以外，沒能對別的資料給予重視管理。還因較多燃氣公司的檔案管理規(guī)定并不健全，使大多數(shù)的客戶信息與業(yè)務(wù)材料全部交給不相關(guān)職位的工作人員實行管理，發(fā)生人員流動的情況時，便很容易弄丟一部分主要的資料，從而使燃氣公司的相關(guān)業(yè)務(wù)工作受到不同程度的影響。

2.管理人員綜合素質(zhì)不適應(yīng)信息化建設(shè)

如今我國有的燃氣公司已開始對檔案的管理信息化建設(shè)工作重視起來，但仍然還是沒有使檔案管理工作真正發(fā)揮其應(yīng)有的價值作用，產(chǎn)生這樣情況的最根本因素是因為有關(guān)的檔案管理工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)與工作能力不足。一方面，檔案的分類不合理，導(dǎo)致不能有效應(yīng)用檔案信息，致使資料數(shù)據(jù)獲得的時間受到制約，因而使檔案管理在現(xiàn)在燃氣公司中的作用很難實現(xiàn)，另一方面，大多數(shù)的檔案管理工作人員對檔案管理的理論知識掌握不到位，所以就使有關(guān)的管理人員不能有效意識檔案管理的重要性，自身的專業(yè)局限難以滿足信息化建設(shè)的需要，導(dǎo)致工作態(tài)度出現(xiàn)問題，對檔案的管理造成嚴(yán)重影響。

3.檔案的信息化建設(shè)缺少安全保障機制

由于很多燃氣公司對檔案管理并沒重視，這也使檔案管理信息化過程的安全不能獲得保障。一方面因為檔案管理工作人員沒有重視檔案管理的重要，導(dǎo)致存檔的時候產(chǎn)生信息的丟失與損壞情況，另一方面燃氣公司沒有對檔案管理信息化建設(shè)工作給予重視，嚴(yán)重的忽視了檔案的保密工作，還因檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案信息丟失情況時常發(fā)生，從而造成燃氣公司嚴(yán)重的損失。大多數(shù)燃氣公司缺少網(wǎng)絡(luò)安全認(rèn)識，在計算機的檔案管理工作中，這也會產(chǎn)生很大的安全隱患。

4.當(dāng)前檔案的信息化管理技術(shù)有待提高

雖然現(xiàn)在部分燃氣公司的管理規(guī)范都已對傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理方式實行了轉(zhuǎn)型，信息化的檔案管理也得到了普遍的應(yīng)用，但燃氣公司在檔案管理信息化環(huán)節(jié)上，還仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，這不僅影響了大多數(shù)燃氣公司的檔案管理的信息化進程，更影響了燃氣公司各部門使用與查找檔案的效率，對其產(chǎn)生了一定程度的限制，達不到方便快捷的使用要求，嚴(yán)重阻礙了燃氣公司的進步與發(fā)展，并且在不同程度上降低了燃氣公司的工作效率。

2 推進檔案信息化建設(shè)的具體措施

1.完善關(guān)于檔案信息化管理制度建設(shè)

檔案信息化管理是一套全新的管理模式，沒有前車之鑒，缺乏一套系統(tǒng)化理論化的管理制度，缺乏有效的指導(dǎo)。導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了很多隨意不規(guī)范的行為，使得檔案管理信息化建設(shè)進度緩慢，多走了許多彎路。因此，燃氣公司及有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設(shè)制度。制度應(yīng)該囊括檔案管理工作的各個方面，使檔案工作人員在工作中有法可依。合理的科學(xué)的安排檔案管理工作的工作流程。另外，還要制定一套監(jiān)督制度，對檔案管理工作的監(jiān)督。保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進行。

2.檔案管理人員自覺提高綜合素質(zhì)

作為燃氣公司來講，應(yīng)注重檔案管理人員的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不僅要定期的組織相關(guān)的基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，還應(yīng)結(jié)合相關(guān)人員的具體情況，進行重點培養(yǎng)。無論是新員工，還是老員工，都要在檔案基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)中，自覺加強對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，不僅要掌握現(xiàn)代化的檔案管理操作系統(tǒng)，還要同時進行熟練的信息化管理，保障檔案信息化管理的安全有效性。只有不斷提升檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)，才能對接當(dāng)前的市場經(jīng)濟化需求，對企業(yè)發(fā)展起到有效的推動作用。

3.增強檔案管理信息化建設(shè)的安全性

檔案管理對現(xiàn)在的燃氣公司有極其重要的作用，只有檔案信息化管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。第一，建立健全相關(guān)的保密制度與規(guī)定，并以此對相應(yīng)的檔案管理工作人員實行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴(yán)厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性。第二，燃氣公司應(yīng)主動推廣計算機知識與網(wǎng)絡(luò)安全知識，使燃氣公司內(nèi)部的所有工作人員都能擁有網(wǎng)絡(luò)安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴(yán)重后果加以宣講，同時增強計算機管理部門對網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度。

4.完善檔案管理集成化信息化管理體系

燃氣公司在實行檔案管理信息化過程中，應(yīng)加強對紙質(zhì)檔案資料的管理，并結(jié)合計算機檔案管理形成新的管理模式。在實現(xiàn)燃氣公司檔案的信息化管理過程中，不僅要積極主動對集成化的信息管理措施加以運用，還應(yīng)通過計算機的精細化管理對檔案信息進行分類、編號，并對燃氣公司各部門的具體情況與信息性質(zhì)進行科學(xué)的、規(guī)范的檔案分類管理。

3 結(jié)語

總的來說，檔案管理與燃氣公司中其他項的工作內(nèi)容都有直接或間接的關(guān)系，科學(xué)化、正規(guī)化的檔案信息化管理是保障企業(yè)可以順利運營的主要根基，為了使我國目前檔案管理信息化建設(shè)過程中的一些問題獲得及時的解決，燃氣公司的每個部門需相互協(xié)同工作，一同運用合理的方法，使檔案管理信息化建設(shè)的效率獲得提高，從而才可以讓企業(yè)本身順利穩(wěn)固經(jīng)營獲取保證。

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