流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策

宋屏

摘 要：人事檔案是我國管理和評價人才的重要方式。近年來，我國流動人員的數(shù)量不斷增加，流動人口流動為我國經(jīng)濟帶來巨大貢獻的同時，這也這給流動人員的人事檔案管理帶來了新的難題。本文通過分析了流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，提出了相應的解決措施，希望給檔案管理工作帶來點借鑒。

關鍵詞：流動人口；人事檔案管理；現(xiàn)狀；對策

流動人口帶來的人事檔案管理問題成為了相關管理部門亟需解決的問題。這個問題的解決，對于強化公共服務，促進人才流動，加快我國經(jīng)濟發(fā)展具有重要意義。

1 當前我國流動人員檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 多頭管理現(xiàn)象普遍存在

目前我國的人事檔案管理普遍是多頭管理，比如人事部門下屬的人才服務機構來統(tǒng)一管理流動人員的檔案，教育部門有管理教職工的檔案，人社部門下屬的勞動就業(yè)機構管理奇特的下崗職工的檔案等等，在這么多機構進行人事檔案的管理，其中有相當多的職能是重疊的。這就導致了在現(xiàn)實中，如果有人成為流動人員，那么就意味著有相當部分的檔案并沒有交給人才服務機構來管理的，這就加劇了檔案管理的混亂程度。

1.2 棄檔現(xiàn)象嚴重

所謂的棄檔現(xiàn)象就是指流動人員將本人人事檔案存入人才資源交流中心或者人才市場并一次性繳納存檔費后，不再續(xù)交存檔費，也不和存檔管理單位聯(lián)系時間達3年以上。這和流動人員對人事檔案重要性認識不夠有關，有的甚至認為在私企工作不必需要檔案，所以對人事檔案的態(tài)度是很輕視的。

1.3 流動人口檔案管理不規(guī)范

當前的檔案管理在實際管理中存在諸多問題。

一是檔案管理的隨意性，一些沒有權力進行的檔案管理的單位擅自接收和管理流動人員的認識檔案，擾亂了正常的檔案管理秩序。

二是人事檔案管理的信息化程度不高，許多檔案管理的設施和方法需要改善。據(jù)調(diào)查，我國多數(shù)流動人員人事檔案管理部門管理設施和手段落后，比如有些部門的沒有專門的檔案管理庫房；有的則沒有嚴格按照相關檔案管理的規(guī)章制度辦事，檔案管理存在隨意性；有的部門雖然對檔案管理工作進行了信息化的改造，但是在實際運用中，仍然無法實現(xiàn)對人事檔案的信息化檢索。

三是檔案的內(nèi)容方面存在著缺失，無法保證檔案材料的真實性。在檔案的不斷傳遞中，檔案也容易被丟失，泄密和造假。

1.4 檔案管理人員專業(yè)化程度低

人事檔案管理人員少，專業(yè)化程度不高，根據(jù)我國檔案方面的規(guī)定，它要求“每管理一千人的檔案需配備一名專職干部”，但在實際中，許多檔案管理機構的管理人員卻沒有達到這個要求。流動人員每年都在增加，而我國許多人才管理機構的檔案管理人員人數(shù)卻一直沒有發(fā)生變化，這樣導致了檔案管理人員工作繁重，根本無暇去提高自身的專業(yè)技能，許多針對性培訓也是無從談起，人事檔案管理人員的專業(yè)化素質有待提高。

2 加強對流動人員人事檔案管理的措施

2.1 加大對流動人員人事檔案重要性的宣傳

檔案管理機構應該積極的向社會進行宣傳檔案的重要性，提高全社會的檔案意識。宣傳應該包括兩個方面

第一，應該向流動人員宣傳人事檔案的重要性，要讓流動人員重視檔案，知道自己檔案怎么保存的，提高認識。

第二，應該向用人單位宣傳。主要側重點是要用人單位知道，要注意平時流動人員的材料積累，在對流動人員人事檔案提交時，應該對流動人員人事檔案進行把關，確保完整性和準確性。

2.2 建立統(tǒng)一的檔案管理機構，提高效率

檔案管理工作在新時期發(fā)展要本著安全、方便的原則，應該建立統(tǒng)一的檔案管理機構，應該打破地區(qū)、行業(yè)和身份的限制，把所有的檔案集中到一起管理，然后按照重要性程度，進行分層管理。這樣可以有效避免多頭管理下的檔案管理的效率低問題，同時在檔案管理中，避免了檔案資料的缺失和篡改現(xiàn)象。

2.3 規(guī)范流動人員的人事檔案管理

加強對流動人員的人事檔案管理，嚴格遵守檔案管理有關工作的規(guī)章制度，要對相關服務進行完善，滿足流動人員對人事檔案管理的要求。需要做到以下幾點：

第一，加強對檔案資料的收集和甄別，人事檔案部門要流動人口的人事檔案如前文所說，其真實性和完整性是值得質疑的，管理機構要根據(jù)有關規(guī)定定時甄別流動人員人事檔案內(nèi)容的真實性，堅決防止假材料的泛濫。

第二，保持檔案的完整性和真實性，需要建立完善的檔案收集的管理機制。要求設法建立健全流動人員人事檔案流動網(wǎng)絡。人事檔案管理部門要進行認真討論，與流動人員單位合作，定時定向的跟蹤流動人員去向，不斷收集歸檔的檔案。同時明確用人單位在人事檔案歸檔時候的責任，要求檔案在接收過程中的完整性和。

2.4 加強檔案管理的信息化建設

積極推進流動人員人事檔案的信息化建設，人事檔案管理的信息化對于檔案工作具有重要意義，它提高了檔案管理工作的效率，使得人事檔案管理工作與信息化時代相適應。流動人口的人事檔案管理信息化后，可以建立流動人員人事檔案管理的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡網(wǎng)。這樣，流動人員也可以通過網(wǎng)絡查詢到自己的檔案信息。檔案的電子化也有效防止了檔案的遺失，確保了檔案內(nèi)容的完整性。同時，流動人員對檔案也沒法進行修改，這樣檔案內(nèi)容的真實性得到了保證。

2.5 加大對檔案管理的投入

推動檔案管理工作的現(xiàn)代化建設，必須加大對檔案管理工作的資金投入。

第一，加大在基礎設施中的投入。例如建立“三防型”的檔案管理庫房，配置好防火等符合國家有關規(guī)定的檔案管理設備等等，這些都可以減少安全隱患，提高管理的安全性。

第二，加大投入，強化流動人員人事檔案管理的服務性。目前的流動人員人事檔案的管理是有償服務的，這有悖公共服務的初衷。取消存檔收費后，可以減少棄檔的發(fā)生，提高人事代理的普及性。

2.6 推動檔案管理工作隊伍的專門化

檔案管理隊伍素質的提高是人事檔案工作的重要組成部分，建立素質高、能力強的檔案管理隊伍要做到以下幾點：

第一，積極推動檔案管理隊伍專業(yè)化。目前許多檔案管理工作人員都是兼職人員，這對于檔案管理隊伍專業(yè)化很大影響。要為檔案管理人員提供一個良好的工作環(huán)境，提高工作人員的待遇水平，促進檔案管理工作人員隊伍的穩(wěn)定化，這樣有利于檔案工作的長久性。

第二，加大對檔案管理人員的培訓，多組織一些業(yè)務知識類的培訓，不斷提高綜合能力和服務水準。

第三，積極鼓勵檔案管理人員自學，可不定期的舉行一些業(yè)務能力類的比賽，設置相關獎勵，刺激廣大工作人員積極參與。

3 小結

在新時期，流動人員的檔案管理工作要適應于整個社會的發(fā)展，積極為流動的人才解決后顧之憂。所以國家應該積極建立健全流動人員人事檔案管理機制，提高檔案工作的專業(yè)化能力，促進檔案管理的現(xiàn)代化建設。

參考文獻

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