關(guān)于工程勘察設(shè)計檔案編研工作的思考

錢悅

摘 要：檔案編研工作是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的一個重要組成部分，是實現(xiàn)檔案資源價值、發(fā)揮檔案信息效益的重要手段。工程勘察設(shè)計檔案是工程勘察設(shè)計全過程的真實記錄，是工程建設(shè)的重要資源。本文從工程勘察設(shè)計檔案利用的實際出發(fā)，針對如何提高工程勘察設(shè)計檔案編研工作的質(zhì)量和水平進行了幾點思考。

關(guān)鍵詞：工程勘察設(shè)計；檔案編研；檔案利用

檔案的價值是通過檔案的利用活動來實現(xiàn)的，提供利用是檔案工作的最終目的。檔案編研工作是對分散的檔案材料進行科學(xué)整理、系統(tǒng)分析、篩選提煉、編輯加工形成各種較為完整系統(tǒng)的專題資料的工作過程，是開發(fā)利用檔案信息資源的有效途徑，是提高檔案利用服務(wù)水平的重要手段。檔案信息資源通過編研其價值得到大幅提升，使檔案具有更大的生命力。工程勘察設(shè)計檔案是工程勘察設(shè)計全過程的真實記錄，是工程建設(shè)的重要資源，它的充分開發(fā)利用必將對工程建設(shè)作出重大貢獻。工程勘察設(shè)計檔案的編研工作就是通過研究各類勘察設(shè)計檔案材料，濃縮檔案中最精華的部分，編寫各種形式的參考資料，直接服務(wù)于工程勘察設(shè)計、科研以及管理等各項工作。

目前很多勘察設(shè)計單位的檔案利用方式停留在對原始檔案材料的閱覽，編研方面的工作做的很少，對編研工作的認識和重視程度不夠，編研成果內(nèi)容單一、題材狹窄，往往停留在低層次的匯編，缺乏深層次的加工。很多單位在檔案編研工作中投入的人力資源不夠，編研人員的能力和素質(zhì)都有待提高。筆者針對如何提高工程勘察設(shè)計檔案編研工作的質(zhì)量和水平進行了以下幾方面的思考。

1 編研選題以實用性為首要原則

開展檔案編研工作，首先是從選題開始的，選題既是檔案編研工作的第一環(huán)，也是最重要的一環(huán)，選題是否具有應(yīng)用價值和研究意義，直接關(guān)系到編研工作的成敗。選題應(yīng)當(dāng)堅持以實用性為首要原則，不能脫離生產(chǎn)和科研的需要。日常工作中應(yīng)當(dāng)注意收集工程技術(shù)人員利用檔案的規(guī)律，分析哪些是具有共同需求的專題，哪些是勘察設(shè)計工作中檔案利用頻率較高的題材，選擇能解決工作中普遍問題的題材，有針對性的編寫一些參考資料，大大節(jié)省利用者查閱檔案的時間和精力，提高檔案利用效率。例如以特殊地質(zhì)條件下的路基工程、橋梁工程、隧道工程這類重難點工程為專題，編寫《某某工程勘察設(shè)計實例匯編》，對今后在設(shè)計同類型工程時具有參考和借鑒意義。

2 多開展深層次的檔案編研

檔案編研有兩層含義，一個是“編”，一個是“研”， “編”是“研”的基礎(chǔ)和前提，“研”是“編”的深化和加工，兩者必須有機結(jié)合才能出好成果。很多檔案編研工作“編”的成分多，“研”的成分少，大部分都是一次加工的編研成果，缺少深層次的編研成果。一次加工的編研成果主要是檔案資料的匯編，基本保持檔案的原貌，主要起到查考依據(jù)的作用。深層次的編研成果是以原始檔案資料為依據(jù)，通過系統(tǒng)、深入的分析研究，編寫形成的一種新的參考資料，這類編研是一個再創(chuàng)造的過程，難度較大，對編研人員專業(yè)技術(shù)方面的素質(zhì)要求很高。深層次的編研成果是對檔案信息中有價值的部分的深刻挖掘，帶有技術(shù)總結(jié)的特點，更具有參考價值。例如總結(jié)實際工作中容易出現(xiàn)的一些勘察設(shè)計質(zhì)量通病，編制《常見勘察設(shè)計質(zhì)量問題手冊》，分析出現(xiàn)問題的原因和解決措施，提醒設(shè)計人員能及時糾正，避免類似問題再發(fā)生。

3 利用檔案編研成果提高查檔效率

工程勘察設(shè)計檔案具有數(shù)量大、專業(yè)多的特點，工程技術(shù)人員在查檔時面對浩瀚如煙的檔案資源常常感到很盲目，編制一些指南、目錄形式的手冊，預(yù)先向他們介紹館藏檔案的內(nèi)容和分類，可以使他們在查檔時更有針對性。例如編制《項目檔案目錄手冊》，展示各工程勘察設(shè)計項目的檔案館藏情況，并列出檔案分類編號，讓用戶對所查項目的檔案保存情況一目了然，利用其中的檔案分類編號輔助查檔，提高檢索效率和準確度。另外，《項目檔案目錄手冊》還能幫助檔案管理部門統(tǒng)計項目歸檔情況，發(fā)現(xiàn)遺漏及時主動收集。

4 利用檔案編研成果展示企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新能力

企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新能力是決定企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵要素，是企業(yè)發(fā)展的深層推動力。加強企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新能力建設(shè)是企業(yè)加快發(fā)展、做大做強的迫切需要。收集優(yōu)秀工程和獲獎工程檔案，編制《優(yōu)秀工程案例精選》、《獲獎工程集錦》等，總結(jié)企業(yè)在工程設(shè)計、科技創(chuàng)新、項目管理等方面的豐碩成果和經(jīng)驗，既能展示企業(yè)的新技術(shù)、新成果，促進行業(yè)技術(shù)交流，又能幫助工程技術(shù)人員獲得新啟發(fā)、新思路，完成更多高質(zhì)量高水平的設(shè)計。

5 跟蹤編研成果利用情況

在工程技術(shù)人員利用完編研成果后收集用戶反饋，并及時對反饋內(nèi)容進行有效的歸納整理，掌握編研成果在利用中產(chǎn)生的效益。通過這種跟蹤管理，分析評價編研成果的質(zhì)量水平，對得到大家普遍肯定和認可的編研成果，要加大推廣，對利用率不高、反饋差的未達到預(yù)期效益的編研成果要找出失敗原因，不斷調(diào)整工作思路，改進工作方法，才能讓編研工作在正確的道路上健康發(fā)展。收集用戶反饋的途徑有很多，比如電話回訪、填寫問卷、利用實例稿件收集等，需要注意的是在采集用戶反饋信息的時候，應(yīng)從選題、內(nèi)容、編研深度等多方面考慮。

6 提高編研人員的素質(zhì)

檔案編研工作是一項專業(yè)性、知識性、創(chuàng)造性要求很高的工作，要求編研者不僅具有較高的專業(yè)知識水平，還要具有較強的邏輯思維能力、寫作能力、編輯能力、綜合分析能力等多方面的能力。只有高素質(zhì)的編研人員才能編寫出高水平的編研成果。企業(yè)的管理者在配備檔案工作人員時要有全面眼光，應(yīng)著重考察人員是否具備開展編研工作的能力和素質(zhì)。檔案編研人員在平時工作中要勤學(xué)習(xí)、常思考、多積累，包括檔案專業(yè)知識、工程專業(yè)知識和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理知識，熟練掌握編研工作的方法和程序，善于從用戶的利用規(guī)律中挖掘編研題材，培養(yǎng)強烈的服務(wù)意識和創(chuàng)新意識。同時，檔案部門要加強與其他技術(shù)部門或職能部門的交流，讓各類知識層次的人才參與到檔案編研隊伍中，彌補檔案人員專業(yè)素養(yǎng)不足、知識結(jié)構(gòu)單一的短板。

總之，檔案編研工作是檔案工作中非常重要的一項內(nèi)容，我們需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，開創(chuàng)檔案編研的新思路，加強編研人才隊伍建設(shè)，使得檔案信息資源的價值得到充分地挖掘和利用，使之最大程度地滿足工程勘察設(shè)計工作的需要。

參考文獻

[1]潘云芳.工程設(shè)計檔案編研工作之我見[J].機電兵船檔案，2010（04）.

[2]楊家龍.試論檔案編研的幾個關(guān)系[J].檔案學(xué)通訊，2000（02）.endprint