淺談林業(yè)檔案開發(fā)利用與規(guī)范管理

馬士麗

摘 要：林業(yè)檔案是在林業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理和科學(xué)研究活動(dòng)中形成的，具有保存查考價(jià)值的文字、圖像、磁盤及其它形式的原始記錄，是林業(yè)的寶貴財(cái)富和無(wú)形資產(chǎn)。林業(yè)檔案反映了林業(yè)各個(gè)時(shí)期生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理和科學(xué)研究的方向和動(dòng)態(tài)，為以后的林業(yè)科學(xué)規(guī)劃提供了可靠的參考依據(jù)。林業(yè)部門在林業(yè)檔案管理中要不斷強(qiáng)化規(guī)范管理意識(shí)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；加強(qiáng)林業(yè)檔案的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：林業(yè)檔案；規(guī)范管理；開發(fā)利用

林業(yè)部門的檔案管理工作主要是收集、整理和保存檔案資料以及對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用。因此，充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，對(duì)林業(yè)部門的建設(shè)和發(fā)展起著重要的作用。林業(yè)發(fā)展對(duì)生態(tài)環(huán)境、氣候、人們的生活均有很大的影響，因此受到社會(huì)各界越來(lái)越多的關(guān)注。為了使林業(yè)能夠得到科學(xué)合理的發(fā)展，林業(yè)部門要做好林業(yè)檔案管理工作，充分發(fā)揮林業(yè)檔案的價(jià)值。

1 加強(qiáng)林業(yè)檔案的規(guī)范管理工作

1、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，規(guī)范管理意識(shí)

要想科學(xué)有效的進(jìn)行林業(yè)檔案管理，相關(guān)部門和工作人員必須樹立起正確的林業(yè)檔案服務(wù)意識(shí)和宣傳意識(shí)，利用檔案信息資源為林業(yè)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。林業(yè)部門要總結(jié)以往林業(yè)工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為林業(yè)部門科研工作者和決策階層提供準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)和工作經(jīng)驗(yàn)。林業(yè)部門要積極主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)宣傳林業(yè)檔案的重要性，使領(lǐng)導(dǎo)決策部門對(duì)林業(yè)檔案工作引起重視，為做好檔案管理工作取得可靠保證。同時(shí)，林業(yè)部門還要向林業(yè)科技人員和其他工作人員進(jìn)行宣傳，提高人們對(duì)林業(yè)檔案的重視程度，讓檔案意識(shí)扎根于工作人員的腦中，理解檔案管理工作是科學(xué)發(fā)展林業(yè)的關(guān)鍵因素。相關(guān)部門要樹立起科學(xué)發(fā)展林業(yè)的正確理念，全面保障林業(yè)的健康發(fā)展，提高林業(yè)管理工作質(zhì)量，正確理解林業(yè)檔案管理工作的重要性。檔案管理工作者要樹立全心全意為人民服務(wù)的堅(jiān)定信念和勤勤懇懇的工作態(tài)度，不要計(jì)較個(gè)人得失，形成精益求精的工作作風(fēng)。林業(yè)部門要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，把過(guò)去重保養(yǎng)、重收藏的管理理念轉(zhuǎn)變?yōu)橹刭Y源開發(fā)、加強(qiáng)資源利用的理念，從而最大限度的發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，把檔案管理工作從過(guò)去的保管型轉(zhuǎn)向決策型和多元服務(wù)型，把林業(yè)檔案的資源性能充分挖掘出來(lái)，為社會(huì)服務(wù)，為人民服務(wù)。

2、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，完善管理制度

科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息管理工作的基礎(chǔ)，也是保障和管理林業(yè)檔案信息和現(xiàn)代化發(fā)展的重要手段。國(guó)家林業(yè)局對(duì)林業(yè)部門的檔案信息資源管理工作非常重視，制訂了多項(xiàng)檔案管理規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定對(duì)檔案管理的日常工作細(xì)節(jié)都有相應(yīng)的規(guī)定。同時(shí)，為防止檔案數(shù)據(jù)的遺失也制訂了相應(yīng)的防范措施和補(bǔ)救辦法，絕對(duì)保護(hù)檔案信息資源內(nèi)容，避免數(shù)據(jù)損壞遺失給林業(yè)發(fā)展帶來(lái)巨大損失。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，林業(yè)檔案管理逐漸形成了一個(gè)完整體系，因此，我們要更加重視建立和完善檔案管理體系和檔案管理制度，提高林業(yè)檔案管理水平。首先，林業(yè)部門應(yīng)該把檔案意識(shí)貫穿于林業(yè)工作的每一項(xiàng)活動(dòng)，實(shí)施目標(biāo)管理，把林業(yè)檔案管理納入到林業(yè)發(fā)展整體規(guī)劃中來(lái)，把檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，同時(shí)對(duì)林業(yè)科研的研究過(guò)程和驗(yàn)收鑒定以及獲獎(jiǎng)等做好資料收集、歸檔工作。

在科研項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收時(shí)，林業(yè)檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)行認(rèn)真審查，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的進(jìn)行材料鑒定、系統(tǒng)歸檔。對(duì)于沒有完成文件階段任務(wù)的，要立卷歸檔，以免造成檔案管理的混亂和無(wú)序。在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案工作人員要特別注意區(qū)分文件和資料，尤其是區(qū)分在形式、內(nèi)容以及作用等方面近似的文件資料。仔細(xì)斟酌、認(rèn)真分析，減少檔案管理中信息資料的重復(fù)度和冗余度，提高檔案開發(fā)利用的效率。另外，林業(yè)部門要堅(jiān)持“以我為主”的歸檔原則，注意保持全宗的完整性。在實(shí)際的歸檔工作中要分清主次、掌握重點(diǎn)，嚴(yán)格把守全宗入口，避免不該入檔的文件資料蒙混過(guò)關(guān)，也不能讓應(yīng)該歸檔的文件材料散失。在立卷時(shí)，林業(yè)部門應(yīng)該把具有內(nèi)在聯(lián)系的同類文件歸放到一個(gè)卷內(nèi)，保持同類文件的完整性。這樣可以使歸檔后的檔案既完整又不冗雜，提高檔案材料的利用價(jià)值，為林業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作奠定基礎(chǔ)。

2 加強(qiáng)林業(yè)檔案開發(fā)利用，體現(xiàn)林業(yè)檔案資源價(jià)值

1、構(gòu)建信息管理平臺(tái)，做好資料編研工作

在快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滿足不了當(dāng)前林業(yè)發(fā)展的需求。因此，林業(yè)部門需要建立先進(jìn)的信息管理平臺(tái)，創(chuàng)新檔案信息資源管理的模式，確保林業(yè)檔案管理能夠適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。林業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)非常消耗時(shí)間和人力物力的工作，如果把檔案管理的重點(diǎn)放在初步記錄上，就會(huì)在此環(huán)節(jié)消耗許多時(shí)間，從而導(dǎo)致在第二次、第三次的檔案編著質(zhì)量不能保證。因此，林業(yè)部門要利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行林業(yè)檔案管理工作，構(gòu)建林業(yè)檔案信息管理平臺(tái)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案材料的搜集、整理、審查、歸檔，提高檔案管理工作的效率，保證電子檔案的完整性。

林業(yè)部門要積極開展林業(yè)檔案的編研工作，對(duì)檔案信息進(jìn)行再加工，對(duì)一些分散的檔案材料和不夠?qū)I(yè)、系統(tǒng)的文件內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)分類，對(duì)具有特殊用途的檔案資料使用特殊的方式方法進(jìn)行編著。此外，林業(yè)部門要使用新的語(yǔ)言方式和新的體例對(duì)檔案資料進(jìn)行深層次的加工和編排，使林業(yè)檔案的原始形態(tài)徹底得到改變，內(nèi)容更加簡(jiǎn)潔，具有較強(qiáng)的針對(duì)性。這種方式簡(jiǎn)化了工作程序，省去了查閱檔案原件的環(huán)節(jié)，提高了檔案管理效率。我們可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)，根據(jù)各個(gè)部門的工作特點(diǎn)，設(shè)定相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，把軟件系統(tǒng)與每個(gè)部門相互連接，達(dá)到信息共享、提高工作效率的目的，保證林業(yè)部門檔案管理工作順利開展。

2、注重檔案開發(fā)利用的超前性和效率性

林業(yè)檔案管理工作的目的是加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用，挖掘檔案信息資源的潛力，從而使檔案信息更好地為單位服務(wù)，用實(shí)際工作效果證明林業(yè)檔案管理工作的重要性。編寫各類林業(yè)資料文件以及林業(yè)科研成果記錄都可以為林業(yè)發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的參考依據(jù)，使領(lǐng)導(dǎo)的決策更具科學(xué)性和永久性。隨著社會(huì)的發(fā)展，開發(fā)利用檔案信息資源成為了檔案管理工作的重要內(nèi)容，積極開展檔案編纂工作提高了檔案文件的利用價(jià)值，減少了原始文件檔案的直接利用，減少了檔案資源保存與利用之間的矛盾。針對(duì)一般性的查詢，人們只需要翻閱檔案匯編要求就能夠得到想要的信息，這就解決了檔案高質(zhì)低效的問題。檔案管理人員可以結(jié)合單位需求，編寫單位介紹、組織沿革、大事匯編、干部任免、職務(wù)晉升、單位各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等匯編檔案分類，建立索引目錄，做到快速、高效的為檔案使用者提供服務(wù)，提高檔案資料使用價(jià)值，提升工作效率。

林業(yè)檔案的工作活力深深地隱藏在檔案的利用價(jià)值中，充分發(fā)揮檔案工作的活力能夠使檔案的使用價(jià)值得到最大化的體現(xiàn)。林業(yè)檔案工作人員要積極發(fā)揮檔案的橋梁作用，樹立高度的責(zé)任感和明確的服務(wù)意識(shí)，精心研究本部門的檔案開發(fā)利用特點(diǎn)，了解更多的單位活動(dòng)信息，不斷完善和健全林業(yè)檔案，提高林業(yè)檔案的利用價(jià)值，與時(shí)俱進(jìn)、不斷完善和創(chuàng)新檔案管理方式，為林業(yè)發(fā)展以及各個(gè)社會(huì)領(lǐng)域提供可靠的數(shù)據(jù)和信息形態(tài)，從而使林業(yè)檔案更好地為社會(huì)全面、協(xié)調(diào)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，林業(yè)檔案管理工作，是林業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要?jiǎng)恿Α：侠黹_發(fā)利用林業(yè)檔案，能夠推動(dòng)林業(yè)部門更加科學(xué)、快速的發(fā)展，對(duì)林業(yè)管理的進(jìn)一步研究和探討提供有力的服務(wù)，能夠提升林業(yè)科學(xué)研究的實(shí)踐應(yīng)用率，全面推動(dòng)林業(yè)更加科學(xué)、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。

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