李迎芝
摘 要:行政事業(yè)單位檔案是行政事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中重要的信息載體。在行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)開展、人員聘用、組織建設(shè)等方面,通過(guò)檔案能夠提供有力的信息參考。然而,部分行政事業(yè)單位檔案管理工作尚處于相對(duì)滯后的狀態(tài),無(wú)法跟上新形勢(shì)要求,這使得檔案信息的價(jià)值受到了極大程度制約。基于此,本文對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行了綜合性分析,并提出了相關(guān)建議,以供參考。
關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路
1檔案管理工作概述
從基本性質(zhì)來(lái)看,檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性、管理性、政治性的工作。首先,檔案管理系統(tǒng)并不是孤立存在的,它與行政事業(yè)單位內(nèi)部其他管理系統(tǒng)存在密切關(guān)聯(lián),并且能夠相互影響。檔案管理系統(tǒng)能夠服務(wù)于其他管理系統(tǒng),為其他管理系統(tǒng)提供信息參考、依據(jù),但本質(zhì)上都是為了更好地服務(wù)于社會(huì)。其次,檔案管理是一定階級(jí)關(guān)系與階級(jí)利益的體現(xiàn)。檔案為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握,為一定階級(jí)的政務(wù)、文化、經(jīng)濟(jì)所服務(wù)[1]。部分檔案內(nèi)容與政治利益、經(jīng)濟(jì)利益密切相關(guān),所以對(duì)檔案管理具有保密要求,這也是檔案管理政治性的體現(xiàn)。另外,檔案管理無(wú)法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,相關(guān)資源也不能直接被利用于產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富。也就是說(shuō),檔案管理是專門管理各部門原始檔案實(shí)體與檔案信息的一種系統(tǒng)性工作。
2 行政事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中存在的通病
目前來(lái)看,部分行政事業(yè)單位在檔案管理方面還不夠成熟,在部分環(huán)節(jié)上依然表現(xiàn)出了一定問(wèn)題[2]:(1)行政事業(yè)單位檔案管理不受重視。由于檔案管理無(wú)法產(chǎn)出直接經(jīng)濟(jì)效益,往往會(huì)受到行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)所忽視。同時(shí),部分領(lǐng)導(dǎo)在行政事業(yè)單位檔案管理上存在認(rèn)識(shí)誤區(qū),未能將單位內(nèi)部檔案管理作為重點(diǎn)工作納入至議事日程當(dāng)中,也未將其與相關(guān)考核關(guān)聯(lián)起來(lái)。一些行政事業(yè)單位在檔案管理監(jiān)督工作方面未落實(shí)到位,一定程度上制約了檔案管理效能,未能將檔案的潛在性價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。(2)行政事業(yè)單位檔案管理制度存在缺陷。盡管大多數(shù)行政事業(yè)單位關(guān)于檔案管理都制定了一套對(duì)應(yīng)的制度,但制度內(nèi)容存在缺陷,可操作性不強(qiáng)。例如,檔案組卷、檔案資料保管方面缺乏統(tǒng)一規(guī)范,并且檔案鑒定、檔案銷毀也未能按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行。(3)行政事業(yè)單位檔案管理設(shè)施有待完善。由于檔案管理工作未能得到應(yīng)有的重視,造成相關(guān)資金投入不足,導(dǎo)致檔案管理軟、硬件設(shè)施建設(shè)有所滯后,特別是在檔案信息化建設(shè)方面存在嚴(yán)重不足。一些行政事業(yè)單位未能將電子信息化技術(shù)融入到日常檔案管理工作當(dāng)中,還是采取傳統(tǒng)書面化的形式來(lái)處理檔案資料,管理效率堪憂,且工作量較大,易出現(xiàn)人為差錯(cuò),會(huì)對(duì)檔案信息的完整性及真實(shí)性產(chǎn)生影響。
3 行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路分析
要完善行政事業(yè)單位檔案管理工作,要把握幾個(gè)原則[3]:(1)職責(zé)、權(quán)益兼顧。行政事業(yè)單位檔案管理制度制定過(guò)程中,要明確相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部工作范圍、權(quán)限及職責(zé),同時(shí)要兼顧到檔案工作人員的合法權(quán)益,讓職責(zé)、權(quán)益能夠相互協(xié)調(diào)。(2)規(guī)范靈活相統(tǒng)一。行政事業(yè)單位檔案管理要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。但在檔案管理工作具體實(shí)施過(guò)程中,要根據(jù)單位需求、部門特點(diǎn)、內(nèi)外部環(huán)境等做出靈活調(diào)整,構(gòu)建出一套符合本單位實(shí)際情況的檔案管理體系。(3)制定、執(zhí)行并重。行政事業(yè)單位檔案管理工作除了要重視相關(guān)制度制定外,還要保證制度執(zhí)行力。通過(guò)落實(shí)監(jiān)督工作,促進(jìn)各項(xiàng)制度順利執(zhí)行,以保證檔案管理工作實(shí)際成效。在充分把握上述原則的基礎(chǔ)上,通過(guò)以下舉措來(lái)創(chuàng)新行政事業(yè)單位檔案管理,將檔案的潛在性價(jià)值充分發(fā)掘出來(lái)。
3.1 完善檔案管理制度建設(shè)
通過(guò)完善行政事業(yè)單位檔案管理制度,逐漸形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程,促使相關(guān)工作規(guī)范化執(zhí)行。以《檔案法》及《檔案管理辦法》為導(dǎo)向[4],并結(jié)合單位實(shí)際情況對(duì)現(xiàn)行檔案管理制度進(jìn)行完善、補(bǔ)充。通過(guò)補(bǔ)充細(xì)則內(nèi)容,保證檔案制度的可操作性、實(shí)用性,以發(fā)揮制度的引導(dǎo)作用。同時(shí),要保證制度的平等性。制度除了要對(duì)一般檔案工作人員具有約束力外,還要能夠約束領(lǐng)導(dǎo),以體現(xiàn)制度約束的地位平等性,促進(jìn)制度順利執(zhí)行。另外,要建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制,促進(jìn)相關(guān)制度落實(shí),做到獎(jiǎng)懲分明,產(chǎn)生激勵(lì)、督促作用,進(jìn)一步提升檔案管理效能。
3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
要提升行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量及效率,必然要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。首先,單位內(nèi)部要加強(qiáng)相關(guān)資金投入,更新陳舊設(shè)備,創(chuàng)造出一個(gè)良好的軟、硬件環(huán)境。在單位內(nèi)部構(gòu)建統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng),利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引及文檔一體化管理等,進(jìn)一步提升檔案管理效率。其次,要更新檔案存儲(chǔ)載體。檔案信息涉及范圍較大,且信息內(nèi)容較多,如果依然采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ),會(huì)給檔案庫(kù)房存儲(chǔ)帶來(lái)不小壓力。因此,單位檔案管理部門要將紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)信息載體,建筑硬盤、光盤等進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ),這樣不僅能夠減輕檔案管理人員工作量,還能夠保證檔案信息存儲(chǔ)安全。再者,要統(tǒng)一單位電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn),確認(rèn)電子檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、整理標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等,形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案管理流程。同時(shí),也能借助相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行權(quán)衡、評(píng)價(jià),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并完善。另外,要加強(qiáng)電子檔案信息安全建設(shè)。通過(guò)對(duì)電子檔案信息源進(jìn)行密切監(jiān)控,防止單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)受到外部非法攻擊。通過(guò)構(gòu)建電子身份認(rèn)證制度,對(duì)訪問(wèn)者登錄行為進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控。
3.3 改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施
行政事業(yè)單位除了要重視檔案管理信息化建設(shè)外,也不能忽視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。單位內(nèi)部依然保存了大量紙質(zhì)檔案文件,這些原始文件對(duì)于單位發(fā)展具有重要的意義。通過(guò)完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),讓這些原始紙質(zhì)檔案文件得到妥善保護(hù)。例如,單位內(nèi)部應(yīng)該單獨(dú)成立檔案室,將檔案室與其他辦公室隔開,避免相互干擾;加強(qiáng)防火、防潮、防盜等安全措施,避免檔案原始文件損壞。
3.4 重視檔案工作人員培訓(xùn)
落實(shí)檔案管理工作的關(guān)鍵在于人。目前來(lái)看,部分行政事業(yè)單位檔案管理人才隊(duì)伍專業(yè)水準(zhǔn)還不夠,缺乏崗位勝任力。因此,單位內(nèi)部要重視檔案工作人員培訓(xùn)。對(duì)于部分兼職人員,在其上崗前應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)化的崗前培訓(xùn),使其能夠初步了解檔案管理工作流程,并指派專業(yè)人員指導(dǎo)。對(duì)于檔案管理專職人員,可提供其參與當(dāng)?shù)貦n案局專門組織的培訓(xùn)活動(dòng)的機(jī)會(huì),不斷拓展其視野,增強(qiáng)其業(yè)務(wù)實(shí)干能力。同時(shí),要鼓勵(lì)檔案管理人員自我學(xué)習(xí),不斷更新知識(shí)。通過(guò)定期業(yè)務(wù)考核,對(duì)檔案管理人員階段性工作做出評(píng)價(jià)。對(duì)于表現(xiàn)突出的人員給予獎(jiǎng)勵(lì),激勵(lì)其繼續(xù)保持踏實(shí)、奮進(jìn)的工作態(tài)度;對(duì)于考核成績(jī)不理想者,做好其思想工作及指導(dǎo)工作,使其意識(shí)到自身工作能力缺陷,并不斷改進(jìn)。
4 結(jié)語(yǔ)
行政事業(yè)單位檔案管理工作是單位日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中重要的環(huán)節(jié)之一。通過(guò)完善檔案管理制度建設(shè)、改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),并加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn),逐漸形成一個(gè)完整、健全的檔案管理體系,讓行政事業(yè)單位檔案管理工作得到持續(xù)性改進(jìn)。
參考文獻(xiàn)
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