淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

李迎芝

摘 要：行政事業(yè)單位檔案是行政事業(yè)單位運營過程中重要的信息載體。在行政事業(yè)單位業(yè)務開展、人員聘用、組織建設(shè)等方面，通過檔案能夠提供有力的信息參考。然而，部分行政事業(yè)單位檔案管理工作尚處于相對滯后的狀態(tài)，無法跟上新形勢要求，這使得檔案信息的價值受到了極大程度制約?；诖?，本文對行政事業(yè)單位檔案管理進行了綜合性分析，并提出了相關(guān)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

1檔案管理工作概述

從基本性質(zhì)來看，檔案管理是一項服務性、管理性、政治性的工作。首先，檔案管理系統(tǒng)并不是孤立存在的，它與行政事業(yè)單位內(nèi)部其他管理系統(tǒng)存在密切關(guān)聯(lián)，并且能夠相互影響。檔案管理系統(tǒng)能夠服務于其他管理系統(tǒng)，為其他管理系統(tǒng)提供信息參考、依據(jù)，但本質(zhì)上都是為了更好地服務于社會。其次，檔案管理是一定階級關(guān)系與階級利益的體現(xiàn)。檔案為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的政務、文化、經(jīng)濟所服務[1]。部分檔案內(nèi)容與政治利益、經(jīng)濟利益密切相關(guān)，所以對檔案管理具有保密要求，這也是檔案管理政治性的體現(xiàn)。另外，檔案管理無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，相關(guān)資源也不能直接被利用于產(chǎn)生物質(zhì)財富。也就是說，檔案管理是專門管理各部門原始檔案實體與檔案信息的一種系統(tǒng)性工作。

2 行政事業(yè)單位檔案管理過程中存在的通病

目前來看，部分行政事業(yè)單位在檔案管理方面還不夠成熟，在部分環(huán)節(jié)上依然表現(xiàn)出了一定問題[2]：（1）行政事業(yè)單位檔案管理不受重視。由于檔案管理無法產(chǎn)出直接經(jīng)濟效益，往往會受到行政事業(yè)單位領(lǐng)導所忽視。同時，部分領(lǐng)導在行政事業(yè)單位檔案管理上存在認識誤區(qū)，未能將單位內(nèi)部檔案管理作為重點工作納入至議事日程當中，也未將其與相關(guān)考核關(guān)聯(lián)起來。一些行政事業(yè)單位在檔案管理監(jiān)督工作方面未落實到位，一定程度上制約了檔案管理效能，未能將檔案的潛在性價值充分發(fā)揮出來。（2）行政事業(yè)單位檔案管理制度存在缺陷。盡管大多數(shù)行政事業(yè)單位關(guān)于檔案管理都制定了一套對應的制度，但制度內(nèi)容存在缺陷，可操作性不強。例如，檔案組卷、檔案資料保管方面缺乏統(tǒng)一規(guī)范，并且檔案鑒定、檔案銷毀也未能按照標準化流程進行。（3）行政事業(yè)單位檔案管理設(shè)施有待完善。由于檔案管理工作未能得到應有的重視，造成相關(guān)資金投入不足，導致檔案管理軟、硬件設(shè)施建設(shè)有所滯后，特別是在檔案信息化建設(shè)方面存在嚴重不足。一些行政事業(yè)單位未能將電子信息化技術(shù)融入到日常檔案管理工作當中，還是采取傳統(tǒng)書面化的形式來處理檔案資料，管理效率堪憂，且工作量較大，易出現(xiàn)人為差錯，會對檔案信息的完整性及真實性產(chǎn)生影響。

3 行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路分析

要完善行政事業(yè)單位檔案管理工作，要把握幾個原則[3]：（1）職責、權(quán)益兼顧。行政事業(yè)單位檔案管理制度制定過程中，要明確相關(guān)領(lǐng)導干部工作范圍、權(quán)限及職責，同時要兼顧到檔案工作人員的合法權(quán)益，讓職責、權(quán)益能夠相互協(xié)調(diào)。（2）規(guī)范靈活相統(tǒng)一。行政事業(yè)單位檔案管理要嚴格按照國家相關(guān)標準執(zhí)行。但在檔案管理工作具體實施過程中，要根據(jù)單位需求、部門特點、內(nèi)外部環(huán)境等做出靈活調(diào)整，構(gòu)建出一套符合本單位實際情況的檔案管理體系。（3）制定、執(zhí)行并重。行政事業(yè)單位檔案管理工作除了要重視相關(guān)制度制定外，還要保證制度執(zhí)行力。通過落實監(jiān)督工作，促進各項制度順利執(zhí)行，以保證檔案管理工作實際成效。在充分把握上述原則的基礎(chǔ)上，通過以下舉措來創(chuàng)新行政事業(yè)單位檔案管理，將檔案的潛在性價值充分發(fā)掘出來。

3.1 完善檔案管理制度建設(shè)

通過完善行政事業(yè)單位檔案管理制度，逐漸形成一個標準化的檔案管理流程，促使相關(guān)工作規(guī)范化執(zhí)行。以《檔案法》及《檔案管理辦法》為導向[4]，并結(jié)合單位實際情況對現(xiàn)行檔案管理制度進行完善、補充。通過補充細則內(nèi)容，保證檔案制度的可操作性、實用性，以發(fā)揮制度的引導作用。同時，要保證制度的平等性。制度除了要對一般檔案工作人員具有約束力外，還要能夠約束領(lǐng)導，以體現(xiàn)制度約束的地位平等性，促進制度順利執(zhí)行。另外，要建立相應的監(jiān)督機制，促進相關(guān)制度落實，做到獎懲分明，產(chǎn)生激勵、督促作用，進一步提升檔案管理效能。

3.2 加強檔案管理信息化建設(shè)

要提升行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量及效率，必然要加強檔案管理信息化建設(shè)。首先，單位內(nèi)部要加強相關(guān)資金投入，更新陳舊設(shè)備，創(chuàng)造出一個良好的軟、硬件環(huán)境。在單位內(nèi)部構(gòu)建統(tǒng)一的計算機檔案管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)實現(xiàn)檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引及文檔一體化管理等，進一步提升檔案管理效率。其次，要更新檔案存儲載體。檔案信息涉及范圍較大，且信息內(nèi)容較多，如果依然采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲，會給檔案庫房存儲帶來不小壓力。因此，單位檔案管理部門要將紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C信息載體，建筑硬盤、光盤等進行檔案信息存儲，這樣不僅能夠減輕檔案管理人員工作量，還能夠保證檔案信息存儲安全。再者，要統(tǒng)一單位電子檔案管理標準，確認電子檔案統(tǒng)計標準、整理標準、各項技術(shù)標準等，形成一個標準化的電子檔案管理流程。同時，也能借助相關(guān)標準對電子檔案管理工作進行權(quán)衡、評價，及時發(fā)現(xiàn)問題并完善。另外，要加強電子檔案信息安全建設(shè)。通過對電子檔案信息源進行密切監(jiān)控，防止單位內(nèi)部計算機檔案系統(tǒng)受到外部非法攻擊。通過構(gòu)建電子身份認證制度，對訪問者登錄行為進行嚴密監(jiān)控。

3.3 改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施

行政事業(yè)單位除了要重視檔案管理信息化建設(shè)外，也不能忽視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。單位內(nèi)部依然保存了大量紙質(zhì)檔案文件，這些原始文件對于單位發(fā)展具有重要的意義。通過完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，讓這些原始紙質(zhì)檔案文件得到妥善保護。例如，單位內(nèi)部應該單獨成立檔案室，將檔案室與其他辦公室隔開，避免相互干擾；加強防火、防潮、防盜等安全措施，避免檔案原始文件損壞。

3.4 重視檔案工作人員培訓

落實檔案管理工作的關(guān)鍵在于人。目前來看，部分行政事業(yè)單位檔案管理人才隊伍專業(yè)水準還不夠，缺乏崗位勝任力。因此，單位內(nèi)部要重視檔案工作人員培訓。對于部分兼職人員，在其上崗前應進行系統(tǒng)化的崗前培訓，使其能夠初步了解檔案管理工作流程，并指派專業(yè)人員指導。對于檔案管理專職人員，可提供其參與當?shù)貦n案局專門組織的培訓活動的機會，不斷拓展其視野，增強其業(yè)務實干能力。同時，要鼓勵檔案管理人員自我學習，不斷更新知識。通過定期業(yè)務考核，對檔案管理人員階段性工作做出評價。對于表現(xiàn)突出的人員給予獎勵，激勵其繼續(xù)保持踏實、奮進的工作態(tài)度；對于考核成績不理想者，做好其思想工作及指導工作，使其意識到自身工作能力缺陷，并不斷改進。

4 結(jié)語

行政事業(yè)單位檔案管理工作是單位日常運營過程中重要的環(huán)節(jié)之一。通過完善檔案管理制度建設(shè)、改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施、加強檔案管理信息化建設(shè)，并加強檔案工作人員培訓，逐漸形成一個完整、健全的檔案管理體系，讓行政事業(yè)單位檔案管理工作得到持續(xù)性改進。

參考文獻

[1]蔡軍趁.行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].企業(yè)改革與管理，2015，（04）：188.

[2]安威.關(guān)于行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析[J].科技展望，2015，25（33）：176.

[3]于喜輝.淺談行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務，2016，（01）：137.

[4]岳暢.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].蘭臺世界，2017，（S1）：148.endprint