淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

李迎芝

摘 要：行政事業(yè)單位檔案是行政事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中重要的信息載體。在行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)開(kāi)展、人員聘用、組織建設(shè)等方面，通過(guò)檔案能夠提供有力的信息參考。然而，部分行政事業(yè)單位檔案管理工作尚處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，無(wú)法跟上新形勢(shì)要求，這使得檔案信息的價(jià)值受到了極大程度制約?；诖耍疚膶?duì)行政事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行了綜合性分析，并提出了相關(guān)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

1檔案管理工作概述

從基本性質(zhì)來(lái)看，檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性、管理性、政治性的工作。首先，檔案管理系統(tǒng)并不是孤立存在的，它與行政事業(yè)單位內(nèi)部其他管理系統(tǒng)存在密切關(guān)聯(lián)，并且能夠相互影響。檔案管理系統(tǒng)能夠服務(wù)于其他管理系統(tǒng)，為其他管理系統(tǒng)提供信息參考、依據(jù)，但本質(zhì)上都是為了更好地服務(wù)于社會(huì)。其次，檔案管理是一定階級(jí)關(guān)系與階級(jí)利益的體現(xiàn)。檔案為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為一定階級(jí)的政務(wù)、文化、經(jīng)濟(jì)所服務(wù)[1]。部分檔案內(nèi)容與政治利益、經(jīng)濟(jì)利益密切相關(guān)，所以對(duì)檔案管理具有保密要求，這也是檔案管理政治性的體現(xiàn)。另外，檔案管理無(wú)法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，相關(guān)資源也不能直接被利用于產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富。也就是說(shuō)，檔案管理是專(zhuān)門(mén)管理各部門(mén)原始檔案實(shí)體與檔案信息的一種系統(tǒng)性工作。

2 行政事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中存在的通病

目前來(lái)看，部分行政事業(yè)單位在檔案管理方面還不夠成熟，在部分環(huán)節(jié)上依然表現(xiàn)出了一定問(wèn)題[2]：（1）行政事業(yè)單位檔案管理不受重視。由于檔案管理無(wú)法產(chǎn)出直接經(jīng)濟(jì)效益，往往會(huì)受到行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)所忽視。同時(shí)，部分領(lǐng)導(dǎo)在行政事業(yè)單位檔案管理上存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，未能將單位內(nèi)部檔案管理作為重點(diǎn)工作納入至議事日程當(dāng)中，也未將其與相關(guān)考核關(guān)聯(lián)起來(lái)。一些行政事業(yè)單位在檔案管理監(jiān)督工作方面未落實(shí)到位，一定程度上制約了檔案管理效能，未能將檔案的潛在性?xún)r(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。（2）行政事業(yè)單位檔案管理制度存在缺陷。盡管大多數(shù)行政事業(yè)單位關(guān)于檔案管理都制定了一套對(duì)應(yīng)的制度，但制度內(nèi)容存在缺陷，可操作性不強(qiáng)。例如，檔案組卷、檔案資料保管方面缺乏統(tǒng)一規(guī)范，并且檔案鑒定、檔案銷(xiāo)毀也未能按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行。（3）行政事業(yè)單位檔案管理設(shè)施有待完善。由于檔案管理工作未能得到應(yīng)有的重視，造成相關(guān)資金投入不足，導(dǎo)致檔案管理軟、硬件設(shè)施建設(shè)有所滯后，特別是在檔案信息化建設(shè)方面存在嚴(yán)重不足。一些行政事業(yè)單位未能將電子信息化技術(shù)融入到日常檔案管理工作當(dāng)中，還是采取傳統(tǒng)書(shū)面化的形式來(lái)處理檔案資料，管理效率堪憂(yōu)，且工作量較大，易出現(xiàn)人為差錯(cuò)，會(huì)對(duì)檔案信息的完整性及真實(shí)性產(chǎn)生影響。

3 行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路分析

要完善行政事業(yè)單位檔案管理工作，要把握幾個(gè)原則[3]：（1）職責(zé)、權(quán)益兼顧。行政事業(yè)單位檔案管理制度制定過(guò)程中，要明確相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部工作范圍、權(quán)限及職責(zé)，同時(shí)要兼顧到檔案工作人員的合法權(quán)益，讓職責(zé)、權(quán)益能夠相互協(xié)調(diào)。（2）規(guī)范靈活相統(tǒng)一。行政事業(yè)單位檔案管理要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。但在檔案管理工作具體實(shí)施過(guò)程中，要根據(jù)單位需求、部門(mén)特點(diǎn)、內(nèi)外部環(huán)境等做出靈活調(diào)整，構(gòu)建出一套符合本單位實(shí)際情況的檔案管理體系。（3）制定、執(zhí)行并重。行政事業(yè)單位檔案管理工作除了要重視相關(guān)制度制定外，還要保證制度執(zhí)行力。通過(guò)落實(shí)監(jiān)督工作，促進(jìn)各項(xiàng)制度順利執(zhí)行，以保證檔案管理工作實(shí)際成效。在充分把握上述原則的基礎(chǔ)上，通過(guò)以下舉措來(lái)創(chuàng)新行政事業(yè)單位檔案管理，將檔案的潛在性?xún)r(jià)值充分發(fā)掘出來(lái)。

3.1 完善檔案管理制度建設(shè)

通過(guò)完善行政事業(yè)單位檔案管理制度，逐漸形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，促使相關(guān)工作規(guī)范化執(zhí)行。以《檔案法》及《檔案管理辦法》為導(dǎo)向[4]，并結(jié)合單位實(shí)際情況對(duì)現(xiàn)行檔案管理制度進(jìn)行完善、補(bǔ)充。通過(guò)補(bǔ)充細(xì)則內(nèi)容，保證檔案制度的可操作性、實(shí)用性，以發(fā)揮制度的引導(dǎo)作用。同時(shí)，要保證制度的平等性。制度除了要對(duì)一般檔案工作人員具有約束力外，還要能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，以體現(xiàn)制度約束的地位平等性，促進(jìn)制度順利執(zhí)行。另外，要建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)相關(guān)制度落實(shí)，做到獎(jiǎng)懲分明，產(chǎn)生激勵(lì)、督促作用，進(jìn)一步提升檔案管理效能。

3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

要提升行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量及效率，必然要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。首先，單位內(nèi)部要加強(qiáng)相關(guān)資金投入，更新陳舊設(shè)備，創(chuàng)造出一個(gè)良好的軟、硬件環(huán)境。在單位內(nèi)部構(gòu)建統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引及文檔一體化管理等，進(jìn)一步提升檔案管理效率。其次，要更新檔案存儲(chǔ)載體。檔案信息涉及范圍較大，且信息內(nèi)容較多，如果依然采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，會(huì)給檔案庫(kù)房存儲(chǔ)帶來(lái)不小壓力。因此，單位檔案管理部門(mén)要將紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)信息載體，建筑硬盤(pán)、光盤(pán)等進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)，這樣不僅能夠減輕檔案管理人員工作量，還能夠保證檔案信息存儲(chǔ)安全。再者，要統(tǒng)一單位電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)電子檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、整理標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案管理流程。同時(shí)，也能借助相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行權(quán)衡、評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并完善。另外，要加強(qiáng)電子檔案信息安全建設(shè)。通過(guò)對(duì)電子檔案信息源進(jìn)行密切監(jiān)控，防止單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)受到外部非法攻擊。通過(guò)構(gòu)建電子身份認(rèn)證制度，對(duì)訪(fǎng)問(wèn)者登錄行為進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控。

3.3 改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施

行政事業(yè)單位除了要重視檔案管理信息化建設(shè)外，也不能忽視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。單位內(nèi)部依然保存了大量紙質(zhì)檔案文件，這些原始文件對(duì)于單位發(fā)展具有重要的意義。通過(guò)完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，讓這些原始紙質(zhì)檔案文件得到妥善保護(hù)。例如，單位內(nèi)部應(yīng)該單獨(dú)成立檔案室，將檔案室與其他辦公室隔開(kāi)，避免相互干擾；加強(qiáng)防火、防潮、防盜等安全措施，避免檔案原始文件損壞。

3.4 重視檔案工作人員培訓(xùn)

落實(shí)檔案管理工作的關(guān)鍵在于人。目前來(lái)看，部分行政事業(yè)單位檔案管理人才隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)還不夠，缺乏崗位勝任力。因此，單位內(nèi)部要重視檔案工作人員培訓(xùn)。對(duì)于部分兼職人員，在其上崗前應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)化的崗前培訓(xùn)，使其能夠初步了解檔案管理工作流程，并指派專(zhuān)業(yè)人員指導(dǎo)。對(duì)于檔案管理專(zhuān)職人員，可提供其參與當(dāng)?shù)貦n案局專(zhuān)門(mén)組織的培訓(xùn)活動(dòng)的機(jī)會(huì)，不斷拓展其視野，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)實(shí)干能力。同時(shí)，要鼓勵(lì)檔案管理人員自我學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)。通過(guò)定期業(yè)務(wù)考核，對(duì)檔案管理人員階段性工作做出評(píng)價(jià)。對(duì)于表現(xiàn)突出的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)其繼續(xù)保持踏實(shí)、奮進(jìn)的工作態(tài)度；對(duì)于考核成績(jī)不理想者，做好其思想工作及指導(dǎo)工作，使其意識(shí)到自身工作能力缺陷，并不斷改進(jìn)。

4 結(jié)語(yǔ)

行政事業(yè)單位檔案管理工作是單位日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中重要的環(huán)節(jié)之一。通過(guò)完善檔案管理制度建設(shè)、改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，并加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)，逐漸形成一個(gè)完整、健全的檔案管理體系，讓行政事業(yè)單位檔案管理工作得到持續(xù)性改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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