關(guān)于中學(xué)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐的研究

潘叔霞

摘 要：在學(xué)校發(fā)展過程中會(huì)形成資源豐富的記錄檔案，而這些檔案對學(xué)校長遠(yuǎn)建設(shè)與進(jìn)步也有著重大作用。因而，加強(qiáng)中學(xué)檔案的管理創(chuàng)新實(shí)踐也成為健全檔案管理制度、推動(dòng)中學(xué)檔案工作穩(wěn)步前進(jìn)的必然要求。由此，本文便從中學(xué)檔案管理創(chuàng)新的重要性出發(fā)，并結(jié)合管理要求提出具體的創(chuàng)新實(shí)踐方法，以期為各位讀者提供參考。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；管理；創(chuàng)新實(shí)踐

近年來，各大中學(xué)對于檔案管理工作的重視程度明顯加深，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的深入普及，加快中學(xué)檔案管理的實(shí)踐方法創(chuàng)新也在新的歷史時(shí)期現(xiàn)實(shí)出深厚的價(jià)值。據(jù)此，針對中學(xué)檔案的管理創(chuàng)新分析，也便具有了較為深刻的現(xiàn)實(shí)意義。

1 中學(xué)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐的重要性

中學(xué)檔案的建立健全具有較多的優(yōu)勢，在校園中構(gòu)建起關(guān)于中學(xué)檔案的管理體系，能夠?yàn)閷W(xué)校實(shí)現(xiàn)有效性、針對性的管理提供基礎(chǔ)條件。概括來說這其中主要有以下方面：

第一，中學(xué)檔案管理系統(tǒng)的建立能夠直接提高學(xué)校相關(guān)教職人員、及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的辦事效率，首先，中學(xué)檔案信息中通常較為全面的囊括了包括黨群、行政、教育教學(xué)、聲像、儀器設(shè)備、基本建設(shè)等各個(gè)方面的信息資料，因而當(dāng)教師及校領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)人員需要查詢使用檔案資料時(shí)，能夠通過檔案管理系統(tǒng)輕易、快速地獲取，那么這不僅有利于學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的順利開展，同時(shí)對于每位學(xué)生的實(shí)際情況掌握與其未來發(fā)展也有著正面積極的作用。例如，在學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活過程中通常會(huì)形成具有參考價(jià)值的文案、資料等，這些記錄能夠反映出學(xué)生的真實(shí)情況，教師便可以利用這些有效信息對學(xué)生“因材施教”，有針對性的提供幫助，從而為學(xué)生健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次，在現(xiàn)在的中學(xué)中已經(jīng)較為廣泛的建立起電子檔案資源管理庫，這種由傳統(tǒng)到現(xiàn)代的模式更新也為透過信息化提升辦公效率開辟了路徑。

第二，中學(xué)檔案管理創(chuàng)新符合歷史發(fā)展的規(guī)律，對于學(xué)校的長遠(yuǎn)規(guī)劃也有著正面的促進(jìn)作用。中學(xué)檔案管理工作符合時(shí)代發(fā)展潮流趨勢，從中學(xué)檔案系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐來看，檔案管理的信息化是同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)設(shè)備發(fā)展同步適應(yīng)的，當(dāng)科技發(fā)展與檔案建設(shè)達(dá)到相互契合時(shí)，人們也可以借助現(xiàn)代技術(shù)手段更加快速、高效、準(zhǔn)確地完成各項(xiàng)任務(wù)。例如，通過建立信息化的中學(xué)檔案系統(tǒng)，學(xué)校管理者能夠從資源庫整合信息，從而為學(xué)校制定措施、戰(zhàn)略提供有價(jià)值、可信度高的參考依據(jù)。反之，當(dāng)學(xué)校缺乏一個(gè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案管理系統(tǒng)，那么在需要檔案信息時(shí)往往會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力資源，此外還不能對信息情況的準(zhǔn)確性予以保證。

2 中學(xué)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐的具體方法

（一）對檔案原件進(jìn)行預(yù)處理

在整理中學(xué)檔案原件的過程中應(yīng)當(dāng)按照以下內(nèi)容予以實(shí)施：

第一，依照編目與檢索需求結(jié)合檔案特征進(jìn)行信息摘取。要讓檔案系統(tǒng)的分類更加一目了然，需要將案卷的不同特征要素找出來，然后制成二次文獻(xiàn)卡，并將其用作有效信息的概括集合。需要注意的是在篩選、分析、記錄的過程中，需要將著錄作為計(jì)算機(jī)輸入的前提條件。在當(dāng)前的檔案記錄管理中，通常使用高密度、全文存儲(chǔ)的模式來完成存貯，而針對膠片、光盤或其他不能適應(yīng)當(dāng)下技術(shù)發(fā)展需要的手段則應(yīng)該改變其存儲(chǔ)介質(zhì)，通過“二次加工”的方式讓文獻(xiàn)、記錄等資料統(tǒng)統(tǒng)輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，從而為全方位、全面性的檢索創(chuàng)造有利條件。

第二，確立中學(xué)檔案的主題內(nèi)容等，完成詳細(xì)準(zhǔn)確的審讀分析。為了提高檢索的準(zhǔn)確性，在歸納總結(jié)主題詞時(shí)，需要工作人員確保主題詞的精準(zhǔn)性，其不僅要滿足表達(dá)檔案資源的要求，而且要高精準(zhǔn)度、多角度的概括，確保檢索人能夠依據(jù)主題標(biāo)引查找到標(biāo)示案件、文件等。此外，中學(xué)檔案的檢索主要可以劃分為檢索工具與系統(tǒng)兩大部分。只有通過主題概念做到盡量的清晰化、特征化，才能確保檢索范圍能夠更加準(zhǔn)確，而檢索人員只需要根據(jù)檢索目錄逐一排查，便可以得出最終所需檔案。

（二）創(chuàng)新中學(xué)檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)

關(guān)于創(chuàng)新中學(xué)檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，需要建立在資源內(nèi)容豐富、系統(tǒng)運(yùn)行高效的基礎(chǔ)之上。通過大容量的信息匯集，從而為人們了解中學(xué)發(fā)展歷史、了解學(xué)生學(xué)習(xí)發(fā)展歷程提供幫助，而要使得整個(gè)檔案管理系統(tǒng)能夠達(dá)到高效共享的效果，則需要從以下方面加以注意：

第一，提高中學(xué)檔案的數(shù)字化水平。中學(xué)檔案的數(shù)字化程度越高對于檔案管理的影響效果也就愈發(fā)明顯。當(dāng)中學(xué)檔案達(dá)到了數(shù)字信息化水平，一方面可以更加直接快速的對檔案內(nèi)容進(jìn)行查詢提取，從而極大提高了檔案管理的效率，另一方面，中學(xué)檔案數(shù)字化也能夠極大降低檔案管理的成本。對于紙質(zhì)檔案來說，需要不斷增加管理成本的投入，而做好電子資源的保管工作則相對更加簡單。

第二，優(yōu)化中學(xué)檔案的管理流程。要?jiǎng)?chuàng)新中學(xué)檔案的運(yùn)用流程，需要使得檔案信息的調(diào)取能夠更加符合“動(dòng)態(tài)化”要求。一方面，學(xué)校要實(shí)現(xiàn)多版本的管理，以此確保檔案內(nèi)容能夠得到及時(shí)更新，并且每一次的借閱、修改等記錄也應(yīng)得到完好的保存。另一方面，要確保檔案的管理達(dá)到最優(yōu)效果，那么做好管理監(jiān)督、系統(tǒng)監(jiān)管也是十分必要的。例如，引入考核機(jī)制對管理人員定期進(jìn)行考核評價(jià)，其考核的內(nèi)容不僅包括計(jì)算機(jī)、影印設(shè)備以及其他設(shè)施的操作，還有關(guān)于檔案的熟悉程度、檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)情況等，也都應(yīng)作為評價(jià)指標(biāo)體現(xiàn)在管理考核中。

第三，抓好中學(xué)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)優(yōu)化工作。創(chuàng)新服務(wù)模式的要求與提高檔案管理水平的要求從本質(zhì)上看是趨于一致的，要構(gòu)建起資源豐富、內(nèi)容齊全的檔案管理系統(tǒng)，也需要檔案管理系統(tǒng)在服務(wù)模式完善升級方面做出新的改變。舉例來說，為了使得檔案信息查閱人員能夠快速查閱到相關(guān)信息，在設(shè)置系統(tǒng)頁面時(shí)，可以在登錄窗口羅列出資源庫的類別，再在窗口兩側(cè)位置列有：借閱信息、權(quán)限情況、預(yù)約情況、分類檢索、條件檢索、跨庫檢索、系統(tǒng)配置、幫助服務(wù)等引導(dǎo)欄。通過設(shè)置清楚的查詢頁面與詳細(xì)分類，用戶只需通過檔案號、關(guān)鍵字或其他文件級分類情況便可完成信息抓取。

3 結(jié)束語

學(xué)校管理工作的進(jìn)步離不開檔案管理的方法創(chuàng)新，只有在不斷完善檔案管理機(jī)制、更新檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)展開更多的創(chuàng)新方法探索，才能為中學(xué)的可持續(xù)健康發(fā)展創(chuàng)造有利條件，進(jìn)而也為學(xué)校適應(yīng)現(xiàn)代化辦學(xué)需要，促進(jìn)我國教育管理水平的整體性提高做出更大的貢獻(xiàn)。

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