從預算管理環(huán)節(jié)看全面預算管理

高倩 /航天材料及工藝研究所

全面預算是一定時期內(nèi)依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標而制定的經(jīng)營、投資、籌資等方面經(jīng)濟活動計劃的集合。全面預算管理是以目標利潤為中心，在一定時期內(nèi)對其所涉及經(jīng)營的經(jīng)濟資源進行整體控制的現(xiàn)代化科學管理方法，是對企業(yè)內(nèi)部各項資源與業(yè)務活動進行系統(tǒng)協(xié)調(diào)和控制的有效手段。

全面預算管理在企業(yè)經(jīng)營管理中具有重要意義。它能有效幫助企業(yè)管理者進行預測、決策、組織和控制生產(chǎn)經(jīng)營，提高企業(yè)競爭力；對企業(yè)的各項經(jīng)營活動具有全面的控制和約束力，避免企業(yè)盲目經(jīng)營的風險，有利于優(yōu)化資源配置、改善管理決策、加強過程控制、落實目標責任和提高經(jīng)濟效益；是企業(yè)經(jīng)營目標得以實現(xiàn)的重要部分，是一種有效、成熟的企業(yè)內(nèi)部控制方法，對于規(guī)范企業(yè)按照既定的戰(zhàn)略目標運行具有控制、導航的作用。全面預算管理的有效實施，有利于資源有效利用、避免浪費，對降低財務風險有著十分重要的意義。

一、全面預算管理現(xiàn)狀及存在的主要問題

目前,某航天研究所主要通過編制全面預算、使用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、編制季度分月用款計劃、預算執(zhí)行分析及預算績效考核等環(huán)節(jié)實現(xiàn)全面預算閉環(huán)管理（見圖1）。將發(fā)展戰(zhàn)略目標和年度經(jīng)營目標通過全面預算層層分解、下達到研究所內(nèi)各個部門，通過確定預算目標、預算編制、執(zhí)行控制、預算調(diào)整、分析報告及考核等管理過程，保證經(jīng)營目標的實現(xiàn)。

1.全面預算

研究所全面預算依據(jù)所級預算管理辦法，實行“上下結合、分級編制、逐級匯總”的年度預算編制程序，按照先業(yè)務預算、資本預算和籌融資預算，后財務預算的方式編制全面預算。

各部門根據(jù)當年任務目標申報本部門預算并上報業(yè)務主管部門，各業(yè)務主管部門完成對基層單位上報預算的審核與匯總，按照業(yè)務分工完成相關業(yè)務預算的編制，經(jīng)業(yè)務主管所領導審查后，將預算數(shù)據(jù)及相關編報說明報財務管理部門。財務管理部門審核匯總所有申報的預算項目并匯編成年度預算草案（框架）后報全面預算管理委員會審議。

財務管理部門按照全面預算管理委員會審議意見和要求修改匯總的年度預算草案，協(xié)同各業(yè)務部門重新審核、修訂全面預算（草案）表，并下發(fā)基層單位進一步征求意見。財務管理部門依據(jù)各業(yè)務部門修訂后的預算匯總全面預算，經(jīng)主管財務所領導審核調(diào)整后再報全面預算管理委員會審議，通過后按初審意見進行修改、完善，形成全面預算草案，在提交所長辦公會審定后以正式文件上報上級單位。

全面預算編制工作零散繁多，并且財務管理部門需要審議各業(yè)務部門申報的年度預算。審議過程因項目而異，與以往年度一致的項目，可采取增量預算的方法，將項目金額進行年度縱向比較分析確定預算金額；對當年新增預算項目，采取零基預算的方法審議，確定該新增項目的意義及可行性，再審議金額后方可列入年度預算。

圖1 全面預算閉環(huán)管理流程圖

全面預算編制過程中，財務管理部門需要將各業(yè)務部門所報年度預算項目轉換整理為會計語言，即將各部門申報的預算項目轉換成會計科目，形成最終需要的各種預算報表。但由于預算申報部門和財務管理部門對預算項目的理解不同，可能無法完全反應實際的預算申報意圖。

2.網(wǎng)上報銷

經(jīng)審批、分解后的預算數(shù)據(jù)按照系統(tǒng)格式要求整理導入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，對日常發(fā)生的業(yè)務進行控制。申請人填單時網(wǎng)上報銷系統(tǒng)會自動進行判斷，如果申請金額大于預算可用余額時，系統(tǒng)將提示“金額超支”，所填單據(jù)不能提交流程，有效控制了預算；在借款或報銷審批的流程中，有權限節(jié)點的審批人可以看到預算可用余額，判斷待審核單據(jù)是否通過，達到有效預算控制的目的。

研究所使用了集中核算系統(tǒng)和預算控制系統(tǒng)，但集中核算系統(tǒng)使用的是浪潮公司財務軟件，而預算執(zhí)行控制使用的是神軟公司的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，2個軟件未能使財務信息一體化，不能互相讀取，不僅加大了財務人員的工作量，而且難以真正做到對預算的事前控制、實時控制。

3.用款計劃

資金管理是預算管理的重點，是投資預算、經(jīng)營預算以及利潤預算順利實施的保障。為此，研究所每季度填報季度分月用款計劃。依據(jù)年度預算批復，各部門在季度結束前結合本部門次季度實際用款需求申報季度分月用款計劃，經(jīng)財務管理部門匯總，總會計師審核簽字后，報所長審批下發(fā)，作為季度用款的依據(jù)。用款計劃屬于資金預算，對于特殊情況需要用款但沒有申報預算的業(yè)務，由用款部門提交預算臨時調(diào)整申請，依據(jù)預算管理權限辦理了預算調(diào)整手續(xù)后，財務管理部門調(diào)整預算，業(yè)務部門再填報到用款計劃中。

財務管理部門負責審核各部門用款計劃，根據(jù)用款計劃對資金進行規(guī)劃，但季度分月用款計劃僅能反映1個階段的付款情況，即資金的支出情況，收款或撥款情況未能得到反映，不利于資金的合理規(guī)劃。資金充足時，依據(jù)用款計劃安排資金，從機會成本的角度看會造成部分財務損失（利息收入減少），資金短缺時可能會影響到部分項目的實施進度。

4.執(zhí)行分析

每季度末，財會管理部門將成本費用實際發(fā)生額反饋給各業(yè)務部門，業(yè)務部門及時掌握預算執(zhí)行動態(tài)情況，并將實際發(fā)生數(shù)與年初批復的預算指標進行對比分析，最終形成書面報告。預算執(zhí)行情況的反饋，使預算管理與生產(chǎn)經(jīng)營實際相結合，是后續(xù)進行自我調(diào)節(jié)、完善的動因和基礎。

目前雖然各部門已按季度分月進行預算執(zhí)行分析，但執(zhí)行分析僅限于對財務數(shù)據(jù)的直觀對比分析，缺乏對預算偏離度的深入思考和系統(tǒng)分析以及對涉及問題的原因剖析、改進方案及追蹤反饋等，從而無法真正實現(xiàn)預算管理的調(diào)節(jié)作用。

5.預算考核

依據(jù)預算考核管理辦法，結合年度預算執(zhí)行情況對各部門預算進行考核，考核結果納入所辦公室的部門考核中。制定與預算管理相配套的考核方案，但實際與績效掛鉤不大，最終難免流于形式。預算考核建立后應有配套的獎懲措施和激勵機制，否則容易出現(xiàn)預算管理與績效評價相脫節(jié)、獎懲不明確的問題，導致以預算為導向的監(jiān)督不利、預算執(zhí)行部門參與預算的積極性不高，從而大大降低預算控制的有效性，不利于實現(xiàn)全面預算的閉環(huán)管理。

二、合理建議

1.核算人員參與預算審核

在實際業(yè)務操作中，核算人員對已經(jīng)發(fā)生項目的業(yè)務類型及進展實施情況較為清楚。年度預算審核時，核算人員也應參與所負責業(yè)務的預算項目審議，審核預算項目金額，同時掌握預算年度業(yè)務開展情況，真正做到預算和核算緊密結合。

2.實現(xiàn)全面預算管理信息化

建立私有全面預算系統(tǒng)，設計符合本單位各部門業(yè)務需求的表樣，使財務預算和會計核算保持一致，同時也使預算管理系統(tǒng)與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)進行無縫銜接，本著“易操作、易理解”的設置原則，各部門統(tǒng)一按照財務管理部門管理思路進行預算申報。通過細化、梳理預算項目，使預算項目與會計科目一一對應，做好預算系統(tǒng)與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的銜接，不僅規(guī)范了部門預算申報行為，而且杜絕了財務管理部門匯總編制財務預算與各部門申報的部門預算存在差異的情況，提高了預算匯總工作效率和準確性。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與全面預算系統(tǒng)緊密集成，年度預算在全面預算系統(tǒng)編制完成后，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)能夠從全面預算系統(tǒng)直接讀取預算初始數(shù)據(jù)，作為網(wǎng)上報銷系統(tǒng)預算控制的依據(jù)。年度預算執(zhí)行過程中，需要臨時追加預算項目或調(diào)整預算指標的，在全面預算系統(tǒng)完成調(diào)整審批手續(xù)后，預算調(diào)整的結果能夠直接反映到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，追加相應預算項目或調(diào)整相關預算項目指標。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)生成的預算完成數(shù)能夠自動、實時地回寫至全面預算系統(tǒng)，提供相關預算執(zhí)行情況的明細查詢。對于沒有通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)直接在核算系統(tǒng)生成的憑證，全面預算系統(tǒng)直接讀取核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行指標核減。

全面預算系統(tǒng)與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的集成，可真正實現(xiàn)全面預算管理信息化，不僅降低了溝通協(xié)調(diào)的人力成本，提高工作效率，而且規(guī)范了預算信息傳遞過程，提高數(shù)據(jù)的準確度，更好的實時控制預算。

3.做好資金收款計劃，合理安排資金收付

充分發(fā)揮資金的作用，對資金的收款業(yè)務做好計劃。只有同時清楚收款和用款計劃，才能更好的安排資金，創(chuàng)造更多的價值。同時，用款計劃要有約束力，嚴格按照用款計劃執(zhí)行，對于收款計劃、用款計劃與實際發(fā)生情況差異較大的部門，將影響下季度支出指標。

4.深入分析差異，提高部門預算執(zhí)行分析質(zhì)量

在預算執(zhí)行分析中明確要求業(yè)務部門對研究所主管業(yè)務的預算執(zhí)行情況進行梳理，在披露預算執(zhí)行差異的同時，詳細分析差異較大經(jīng)費、重點項目預算執(zhí)行偏差原因、預算執(zhí)行過程中存在的問題及改進措施，以便更好地開展后續(xù)工作，真正實現(xiàn)預算管理的良性循環(huán)。

各職能部門由于業(yè)務類型不同，無法采用統(tǒng)一的分析標準，所以各部門的預算分析應各有側重。將定性分析與定量分析相結合，通過定量分析看出數(shù)量和現(xiàn)象上的差異，通過定性分析深入研究造成差異的原因，抓住問題的關鍵。圍繞科研生產(chǎn)管理中主要業(yè)務進行分析，體現(xiàn)預算分析的實時性，以便作出正確的決策調(diào)整，提高資本運營效率。

5.績效考核落到實處，確保管理完整閉環(huán)

為促使全面預算閉環(huán)管理順利進行，要嚴格進行預算考核，將考核結果直接與部門年終考核掛鉤，提高所內(nèi)各業(yè)務部門領導乃至員工對預算的重視，全員參與且更加準確地申報預算，達到有效激勵和嚴格控制的目的，使全面預算管理進入良性循環(huán)。

筆者通過分析研究所現(xiàn)行預算管理情況，發(fā)現(xiàn)其存在的問題，結合預算管理需求，大膽設想，對改進預算管理的措施和方法進行了探討，旨在更大地發(fā)揮預算管理對科研生產(chǎn)管理的支撐和牽引作用，充分發(fā)揮業(yè)務部門的職能作用，建立健全有效的激勵約束機制，提升競爭力，更好地實現(xiàn)研究所發(fā)展經(jīng)營戰(zhàn)略?！?/p>