檔案管理發(fā)展新趨勢

鄒元斌

摘要：檔案管理工作至關(guān)重要，承擔(dān)著檔案收集、整理、傳播、開發(fā)和利用的多重職責(zé)。隨著計算機信息化程度的不斷加速，檔案類別也漸漸由原來的紙質(zhì)文件增加為眾多電子文件的加入。電子文件以其占用空間小，存儲信息量巨大的特點，已經(jīng)成為檔案存儲的重要組成部分之一。因此，檔案管理工作也必然要引入對電子文件的管理，形成紙質(zhì)文件和電子文件雙管理的新趨勢。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展；電子文件；新趨勢

一、檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢分析

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

二、做好檔案原件的準(zhǔn)備工作

從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，電子計算機在檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：

（一）依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計算機，實現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。

（二）檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標(biāo)識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時，檔案檢索人員也應(yīng)首先對檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個過程以及標(biāo)引人員和檢索人員雙方思想的橋梁，對檔案文件進(jìn)行主題標(biāo)引，必須依據(jù)統(tǒng)一的檔案主題標(biāo)引規(guī)則進(jìn)行，它是個需要花費大量勞動、付出很多時間的工程。因此，必須在引進(jìn)計算機前著手這方面工作，否則，計算機將因等待輸入數(shù)據(jù)而無法順利運行。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案類別與歸檔

檔案是各單位在歷史與活動中形成的具有保存價值的文字、圖片、音頻、視頻、實物等各種形式的記錄，對于歷史追溯和傳承具有重要作用，檔案管理也是各單位重要的基礎(chǔ)工作之一。

電子檔案是伴隨著計算機技術(shù)發(fā)展起來的，是人們將活動中的信息用電子碟片、光盤、磁盤等載體存儲，包括電子書、報表、圖片、音視頻等。它占地小，存儲量卻很大，攜帶方便，傳播迅速，許多特點使得電子檔案迅速興起。作為檔案保管的電子文件，其管理是和紙質(zhì)文件完全不同的管理方式。要一改傳統(tǒng)的文件歸檔方式，利用檔案管理系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫和檢索目錄，同時控制好文件修改記錄，做好版本控制，保證檔案的可追溯性。

四、檔案雙軌制管理

電子檔案在信息傳輸、處理及開發(fā)利用等方面的高效便捷，以及各種媒體集成所帶來的直觀全面的特點，都是紙質(zhì)檔案所不能比的。因此，檔案管理中引入電子檔案管理技術(shù)是順應(yīng)形勢，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，信息資源合理整合，實現(xiàn)高效工作的必然要求。然而，紙質(zhì)文件以其強有力的生命力，作為檔案信息主要存儲介質(zhì)，至今仍然行使著歷史使命，并得到檔案工作者的廣泛認(rèn)同。電子檔案在相當(dāng)一段時間內(nèi)不能完全取代紙質(zhì)檔案，二者以其各自的特點和功用在不同的領(lǐng)域內(nèi)各有側(cè)重。并且，二者將在這段時間內(nèi)相互學(xué)習(xí)、互相借鑒、互補長短，在相互的影響和作用中被改造與被同化，進(jìn)而調(diào)整定位，逐漸融合為一套綜合管理方法和管理系統(tǒng)。因此，檔案管理未來必將是紙質(zhì)文件與電子檔案共同管理的雙軌制管理。

紙質(zhì)檔案的壽命主要取決于紙張纖維素的壽命，雖然紙張纖維素在一定條件下，如高溫、高濕、酸、堿、氧化劑等作用下可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要在檔案管理過程中注意排除這兩大化學(xué)反應(yīng)發(fā)生所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案保存上百年甚至上千年。電子檔案的載體主要是磁盤和光盤，磁盤的支持體聚酯底基易產(chǎn)生靜電，從而吸引塵埃導(dǎo)致磁盤或磁帶卷曲、磁粉易脫離、變形不易恢復(fù)，直接影響信息再現(xiàn)。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，常用的記錄介質(zhì)，如碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料，這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙張相比，電子文件載體材料的壽命要短得多。因此，電子文件的保存要在電子文件載體接近保質(zhì)期限的時候及時進(jìn)行文件復(fù)制。

五、結(jié)語

總之，檔案工作者不僅耍熟練掌握檔案專業(yè)知識，還需具備一定的自然科學(xué)知識、計算機知識，掌握漢字輸入方法，熟練操作計算機，掌握檔案管理軟件的使用方法。同時，檔案工作者要加強責(zé)任心，正確認(rèn)識計算機管理檔案的意義、特點，自覺增強工作質(zhì)量意識。從而緊跟時代的步伐，大大提高檔案管理和使用的效率和價值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會提供服務(wù)。