新形勢下如何提高煤礦企業(yè)文秘人員素質(zhì)

馬乾坤

摘要：當(dāng)前煤炭行業(yè)進入到全面低迷時期，本次低迷相對于上世紀末的低迷有著較大不同。全球能源大形勢要求我國煤炭行業(yè)必須“提質(zhì)增效、轉(zhuǎn)型升級”，而煤礦企業(yè)文秘人員作為較為關(guān)鍵的領(lǐng)導(dǎo)參謀，在整個煤礦轉(zhuǎn)型升級的過程中承擔(dān)著一定的責(zé)任。因此，對新形勢下如何提高煤礦企業(yè)文秘人員素質(zhì)進行分析有著較為重要的作用。

關(guān)鍵詞：新形勢；提高；煤礦企業(yè)；文秘人員；素質(zhì)

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，煤礦企業(yè)文秘人員傳統(tǒng)工作方式受到了較大沖擊，再加上煤礦大形勢的變化，煤礦企業(yè)文秘人員必須轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)工作方式，解決先前工作中存在的低效、創(chuàng)新能力差等問題，只有這樣才能保證在新時期下各項工作有條不紊的展開。

一、新形勢下煤礦企業(yè)文秘人員主要職責(zé)

煤礦企業(yè)文秘人員主要職責(zé)包含有3個方面：其一，文字工作應(yīng)當(dāng)做好，包含有：煤礦內(nèi)容信息整理、文件材料起草、辦公室會議紀要、通知與記錄等；其二，服務(wù)工作應(yīng)當(dāng)做好，包含有：煤礦會議籌備、后勤保障、接待工作等；第三，組織協(xié)調(diào)工作要做好，應(yīng)當(dāng)準確、及時將相關(guān)部門、人員上報的信息上報給領(lǐng)導(dǎo)，并將領(lǐng)導(dǎo)安排的相關(guān)會議時間、涉及人員、所要準備資料等方面需求及時通知給相關(guān)部門與人員，保證各項工作能夠順利展開。

二、當(dāng)前煤礦企業(yè)文秘人員工作中存在的相關(guān)問題

（一）對領(lǐng)導(dǎo)非常關(guān)心，但對底層情況不了解

文秘職位的位置決定了文秘職位的特點，其是領(lǐng)導(dǎo)與下級之間溝通的紐帶，整體是一個“上傳下達”的位置。但是很多煤礦企業(yè)文秘人員在具體工作中僅僅注意領(lǐng)導(dǎo)的看法，對于基層的情況不夠了解，導(dǎo)致“上傳下達”工作不夠通常，很多材料在準備的過程中需要從基層收集一手材料，但是由于不注重對于基層情況了解，限制了材料的全面性，不能將底層存在的問題有效凸顯出來。

（二）對于知識汲取較少，業(yè)務(wù)能力總體較低

文秘工作總體較為繁瑣，特別是在煤礦這個特殊類型的單位，各個方面的事情均比較多且都較為重要，涉及到事物接待、文字寫作等方面內(nèi)容，這就對文秘人員綜合素質(zhì)提出了非常高的要求，但是煤礦企業(yè)文秘人員在招聘過程中多數(shù)摻雜有很多“人情世故”，導(dǎo)致一些能力達不到煤礦企業(yè)文秘人員總體素質(zhì)要求的人員進入到文秘人員隊伍當(dāng)中，不能滿足煤礦對文秘人員工作能力的要求，對于煤礦工作的各相流程也不了解，再加上后期培訓(xùn)提升工作不夠完善，直接決定了很多煤礦企業(yè)文秘人員業(yè)務(wù)能力長期處于低效的狀態(tài)。

（三）服務(wù)意識較低，作風(fēng)建設(shè)力度不足

文秘工作的主要目的就是開展服務(wù)，為煤礦領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為煤礦企業(yè)員工服務(wù)。所以，較強服務(wù)意識、過硬作風(fēng)建設(shè)是煤礦企業(yè)文秘人員開展各項服務(wù)工作的關(guān)鍵。但是很多煤礦企業(yè)文秘人員在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)方面能夠做到不卑不亢、舉止大方、言行得體，為煤礦單位樹立了非常好的形象。但是在對待基層員工方面，很多煤礦企業(yè)文秘人員官僚主義較為嚴重，很多基層員工反映辦事難、難辦事。

三、新形勢下煤礦企業(yè)文秘人員工作特征

（一）服務(wù)性

煤礦企業(yè)文秘人員工作的特征和屬性決定了其工作特征是一項服務(wù)性工作。煤礦企業(yè)文秘人員工作內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)日常工作內(nèi)容較為相關(guān)，應(yīng)當(dāng)將領(lǐng)導(dǎo)工作作為核心，將領(lǐng)導(dǎo)工作有效開展作為重點，并做好對下級人員工作開展提供有利條件。所以，煤礦企業(yè)文秘人員工作特征具有較強服務(wù)性，這就要求煤礦企業(yè)文秘人員應(yīng)當(dāng)具備較強的服務(wù)意識。

（二）綜合性

煤礦企業(yè)包含的各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)較多，導(dǎo)致煤礦企業(yè)文秘人員工作較為綜合，在日常工作中需要從不同的角度協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)、員工之間的關(guān)系，處理各種較為復(fù)雜的事情，這就導(dǎo)致煤礦企業(yè)文秘人員工作特征具有較強綜合性。

（三）高效性

在新的發(fā)展形勢下，信息化時代對工作效率提出了更高的要求，伴隨市場競爭的加劇，煤礦企業(yè)文秘人員的工作效率直接影響著領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，也影響著領(lǐng)導(dǎo)的決策質(zhì)量，所以高效性是信息化時代下文秘工作的另一特點。

四、新形勢下提高煤礦企業(yè)文秘人員素質(zhì)的相關(guān)對策

（一）增強組織協(xié)調(diào)能力，開展職能創(chuàng)新

對于煤礦企業(yè)文秘人員而言，組織協(xié)調(diào)能力是較為關(guān)鍵的一部分。組織協(xié)調(diào)也分為兩個方面，分別為對外組織協(xié)調(diào)、對內(nèi)組織協(xié)調(diào)。其中對內(nèi)主要包含有協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系、自身與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)與下級之間的關(guān)系三大類。而外主要包含有：與政府機關(guān)溝通、處理公共關(guān)系、社會團體交流等。在具體實施中，煤礦企業(yè)文秘人員應(yīng)當(dāng)從處理好整體和局部的關(guān)系入手，秉持全局服務(wù)理念，將自身放置到整個工作大視野當(dāng)中，只有這樣才能有效處理好整體與局部之間的關(guān)系，才能保證煤礦全局工作更為順利的展開。同時，在具體協(xié)調(diào)的過程中，對于自身的權(quán)限范圍應(yīng)當(dāng)注意，多數(shù)情況下，自身處于授權(quán)辦事。煤礦企業(yè)文秘人員接受領(lǐng)導(dǎo)安排，展開各項工作，因此，煤礦企業(yè)文秘人員應(yīng)當(dāng)對于領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)應(yīng)當(dāng)進行清楚界定，分析其屬于彈性授權(quán)還是屬于確定授權(quán)，或者是不確定授權(quán)，根據(jù)不同的授權(quán)方式按照不同的處理事務(wù)方法與步驟開展相應(yīng)的工作。

（二）增強自身服務(wù)意識，開展服務(wù)創(chuàng)新

根據(jù)工作職責(zé)與工作內(nèi)容，煤礦企業(yè)文秘人員都是服務(wù)人員，因此，煤礦企業(yè)文秘人員在具體工作中必須對服務(wù)工作進行創(chuàng)新。這里首要問題就是增強自身服務(wù)意識，需要對自身思維進行轉(zhuǎn)換，將被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?。其次，對工作態(tài)度進行改變，從傳統(tǒng)死板提升到熱情；第三是一切從實際出發(fā)，從實際出發(fā)將工作中遇到的問題解決，以職工群眾、領(lǐng)導(dǎo)人員滿意為工作標準。在服務(wù)意識提升方面，還應(yīng)當(dāng)開展服務(wù)創(chuàng)新，具體就是應(yīng)當(dāng)具備兩大服務(wù)意識，分別為：超前服務(wù)、主動服務(wù)兩類，分析工作中存在的潛在需求、現(xiàn)實需求及其中存在的規(guī)律性，主動研究煤礦企業(yè)文秘工作對員工與領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的動態(tài)適應(yīng)性。

（三）使用現(xiàn)代化工具對工作方式進行創(chuàng)新

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的變革，給煤礦企業(yè)文秘人員日常工作帶來了翻天覆地的變化，總體自動化水平越來越高，各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備非常多，這些為煤礦企業(yè)文秘人員提升自身辦公效率打下了較好基礎(chǔ)。但只有高效運用這些現(xiàn)代化裝備，才能最大限度發(fā)揮這些裝備的效用。因此，煤礦企業(yè)文秘人員必須提升自身現(xiàn)代化信息技術(shù)使用能力。在具體實施中，煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)從自身實際情況出發(fā)，根據(jù)購置的現(xiàn)代化辦公設(shè)備與文秘人員工作任務(wù)等安排出對應(yīng)的培訓(xùn)工作，制定出科學(xué)培訓(xùn)方案，從而確保煤礦企業(yè)文秘人員總體辦公能力得到更好提升，使其更好服務(wù)于煤礦企業(yè)“提質(zhì)增效、轉(zhuǎn)型升級”需求。其次，在文秘人員招聘的過程中，應(yīng)當(dāng)針對性提升招聘門檻與待遇水平，讓更多高素質(zhì)文秘人才進入到煤礦企業(yè)中，這對于增強煤礦企業(yè)文秘隊伍的整體素質(zhì)較為關(guān)鍵。

五、結(jié)束語

綜上分析，在新時期下全面增強煤礦企業(yè)文秘人員綜合素質(zhì)較為關(guān)鍵，但是由于煤礦企業(yè)特殊性，煤礦企業(yè)文秘人員工作受到的影響因素較多，導(dǎo)致具體工作中存在多種類型的問題，因此，煤礦企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于文秘工作重要性應(yīng)當(dāng)認識到位，并結(jié)合煤礦實際情況，采取針對性措施全面增強煤礦企業(yè)文秘人員綜合工作能力，最大限度發(fā)揮煤礦企業(yè)文秘人員在煤礦企業(yè)新形勢下發(fā)展的作用。

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