數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)流程及關(guān)鍵事項(xiàng)的處理

顏丙通　王奕　蔣君毅

[摘要]數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)包括明確價(jià)值取向、確定戰(zhàn)略目標(biāo)、選取測(cè)評(píng)方法、制定測(cè)評(píng)方案、劃分績(jī)效等級(jí)、實(shí)施績(jī)效監(jiān)控、績(jī)效反饋與應(yīng)用等流程。在測(cè)評(píng)工作中，應(yīng)對(duì)測(cè)評(píng)主體、對(duì)象、過程、及結(jié)果反饋等關(guān)鍵事項(xiàng)進(jìn)行技術(shù)處理。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字檔案館；績(jī)效測(cè)評(píng)；流程；處理

[中圖分類號(hào)]G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1671-5918（2016）20-0089-02

流程運(yùn)行得是否順暢、合理關(guān)系到測(cè)評(píng)結(jié)果的科學(xué)性，因此，構(gòu)建規(guī)范化、系統(tǒng)化、易于執(zhí)行的測(cè)評(píng)流程是做好數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)的必要環(huán)節(jié)和重要保證。

一、數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)流程

（一）明確價(jià)值取向

明確價(jià)值取向是績(jī)效測(cè)評(píng)的首要環(huán)節(jié)。嚴(yán)格說來，無論是國(guó)家綜合性檔案館、專門檔案館、部門檔案館還是事業(yè)單位檔案館，數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)都屬于政府的公共職能（或公共職能拓展）范疇。在哲學(xué)層面，價(jià)值取向是政府“理性層面的行為取向”，包括“增長(zhǎng)、公平、民主、秩序”。增長(zhǎng)與民主是價(jià)值取向的前提和目標(biāo)，而公平與秩序是實(shí)現(xiàn)價(jià)值取向的內(nèi)在約束。從某種意義上說，價(jià)值取向是意識(shí)形態(tài)領(lǐng)域數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)的理念認(rèn)同與頂層設(shè)計(jì)。

（二）確定戰(zhàn)略目標(biāo)

測(cè)評(píng)主體對(duì)組織愿景的描述與總體戰(zhàn)略規(guī)劃是確定績(jī)效戰(zhàn)略的落腳點(diǎn)。與價(jià)值取向相對(duì)應(yīng)，績(jī)效戰(zhàn)略的確定是將測(cè)評(píng)工作落實(shí)到業(yè)務(wù)戰(zhàn)略層面，使數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)具備可執(zhí)行的基礎(chǔ)。

組織愿景的描述和戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施主要有以下節(jié)點(diǎn)：（1）建立組織網(wǎng)絡(luò)。包括組建績(jī)效考核團(tuán)隊(duì)，成立工作小組，明確相關(guān)人員的崗位職責(zé)。（2）開展前期調(diào)研。即了解并掌握組織內(nèi)各測(cè)評(píng)要素的基本情況。（3）編制工作計(jì)劃。主要明確各測(cè)評(píng)對(duì)象的責(zé)任分工。（4）宣傳與培訓(xùn)。通過宣傳與培訓(xùn)，將組織戰(zhàn)略傳遞至各測(cè)評(píng)參與方，取得理念上的價(jià)值認(rèn)同并成為最高指導(dǎo)原則。（5）制度保障。包括制定行為準(zhǔn)則、獎(jiǎng)懲措施等。

（三）選取測(cè)評(píng)方法

測(cè)評(píng)方法的選擇是績(jī)效管理工作的重要一環(huán)?？?jī)效測(cè)評(píng)的方法種類多樣，比較常見的有目標(biāo)管理法、關(guān)鍵指標(biāo)法、標(biāo)桿管理法、全視角考核法、平衡計(jì)分卡等。這些方法本身不存在優(yōu)劣之分，只有當(dāng)針對(duì)某一特定組織戰(zhàn)略的測(cè)評(píng)時(shí)，因戰(zhàn)略描述的側(cè)重點(diǎn)差異，才會(huì)在具體測(cè)評(píng)中體現(xiàn)各自的優(yōu)勢(shì)與不足，既能充分體現(xiàn)測(cè)評(píng)目標(biāo)的準(zhǔn)確度、精細(xì)度、可操作性強(qiáng)，又能圓滿實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)的方法才是最優(yōu)方案。

就數(shù)字檔案館來說，可以通過對(duì)方法的內(nèi)涵、特征以及優(yōu)劣的分析對(duì)比，結(jié)合數(shù)字檔案館績(jī)效目標(biāo)的內(nèi)在邏輯和內(nèi)容特點(diǎn)，最終選擇合適的績(jī)效測(cè)評(píng)方法。我們認(rèn)為，平衡計(jì)分卡是數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)的優(yōu)先選擇。

（四）制定測(cè)評(píng)方案

測(cè)評(píng)方案既是操作指南，也是直接載體。其中，設(shè)計(jì)一套科學(xué)完善的測(cè)評(píng)指標(biāo)框架體系是重中之重，也是數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)的核心工作。

測(cè)評(píng)方案可以概括為“圖、卡、表”，即：（1）開發(fā)戰(zhàn)略地圖。通過對(duì)數(shù)字檔案館戰(zhàn)略目標(biāo)的描述與分析，開發(fā)組織戰(zhàn)略地圖、職能戰(zhàn)略地圖和業(yè)務(wù)戰(zhàn)略地圖。（2）設(shè)計(jì)平衡計(jì)分卡。根據(jù)戰(zhàn)略地圖進(jìn)行分解，設(shè)計(jì)平衡計(jì)分卡指標(biāo)框架體系。（3）設(shè)計(jì)績(jī)效考核表。在平衡計(jì)分卡的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)組織績(jī)效考核表和員工績(jī)效考核表。

（五）劃分績(jī)效等級(jí)

績(jī)效等級(jí)的劃定是測(cè)評(píng)結(jié)果的直觀呈現(xiàn)。在數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)中，這一結(jié)果的形成至關(guān)重要，起到承上啟下的紐帶作用，它不僅為當(dāng)前組織績(jī)效的檢驗(yàn)、判斷提供清晰的依據(jù)，同時(shí)還為后期的績(jī)效反饋、創(chuàng)新提升提供參考樣本。

績(jī)效等級(jí)劃分的內(nèi)容有：對(duì)照測(cè)評(píng)指標(biāo)框架體系，根據(jù)測(cè)評(píng)對(duì)象的實(shí)際表現(xiàn)進(jìn)行績(jī)效等級(jí)劃分，公布測(cè)評(píng)結(jié)果。

（六）實(shí)施績(jī)效監(jiān)控

數(shù)字檔案館績(jī)效監(jiān)控是監(jiān)控主體對(duì)“績(jī)效的進(jìn)展和效果進(jìn)行持續(xù)的監(jiān)測(cè)和控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正績(jī)效目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過程中的各種偏差”?？?jī)效監(jiān)控可分為內(nèi)部監(jiān)控和外部監(jiān)控。內(nèi)部監(jiān)控主要包括檔案行政主管單位、上級(jí)檔案業(yè)務(wù)主管部門、本組織內(nèi)設(shè)相關(guān)部門；外部監(jiān)控主要包括社會(huì)公眾、第三方非營(yíng)利組織、大眾媒體等。內(nèi)部監(jiān)控是績(jī)效測(cè)評(píng)方案得以有效執(zhí)行的基礎(chǔ)，外部監(jiān)控是實(shí)現(xiàn)績(jī)效測(cè)評(píng)結(jié)果透明的重要保障。

（七）績(jī)效反饋與應(yīng)用

績(jī)效反饋與應(yīng)用是組織績(jī)效改善的關(guān)鍵，其本質(zhì)是組織績(jī)效的“增長(zhǎng)”。它一方面使優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目（測(cè)評(píng)點(diǎn)）得到充分鞏固并持續(xù)強(qiáng)化；另一方面對(duì)劣勢(shì)項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)整改，彌補(bǔ)以致最終消除與績(jī)效目標(biāo)的差距。它不僅是數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)具體目標(biāo)不斷修正、適應(yīng)并深化的客觀要求，也是其總體戰(zhàn)略逐步改善、創(chuàng)新和提升的過程。

績(jī)效反饋與應(yīng)用是指測(cè)評(píng)主體根據(jù)等級(jí)劃分的結(jié)果進(jìn)行分析、總結(jié)，形成績(jī)效分析報(bào)告和改進(jìn)方案，并在最短的周期內(nèi)將其及時(shí)反饋至測(cè)評(píng)對(duì)象，督促其應(yīng)用至各項(xiàng)具體目標(biāo)和行動(dòng)計(jì)劃，最終實(shí)現(xiàn)組織績(jī)效提升的過程。

二、若干關(guān)鍵事項(xiàng)的技術(shù)處理

為保證數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)實(shí)施的效果，還應(yīng)處理好以下關(guān)鍵事項(xiàng)：

（一）測(cè)評(píng)主體客觀權(quán)威

1.避免主觀認(rèn)知。數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)、螺旋發(fā)展的過程，其運(yùn)行成效沒有永恒的優(yōu)勢(shì)或劣勢(shì)，更沒有絕對(duì)的先進(jìn)或落后。實(shí)踐表明，測(cè)評(píng)主體主觀臆斷的現(xiàn)象仍然存在，如有些領(lǐng)導(dǎo)往往憑經(jīng)驗(yàn)判斷，認(rèn)為檔案數(shù)字化建設(shè)好的單位其組織績(jī)效就一定比其他單位好，在測(cè)評(píng)時(shí)就避免不了會(huì)有先入為主的意見，甚至是人為干預(yù)搞暗箱操作，出現(xiàn)“渾水摸魚”，測(cè)評(píng)結(jié)果的權(quán)威性可想而知，顯然這與數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)的組織戰(zhàn)略背道而馳。在實(shí)踐中，測(cè)評(píng)主體應(yīng)回避自身的主觀認(rèn)知，以完善的測(cè)評(píng)指標(biāo)體系為基準(zhǔn)，根據(jù)測(cè)評(píng)對(duì)象的真實(shí)狀況作出評(píng)價(jià)，保證測(cè)評(píng)結(jié)果的客觀性和權(quán)威性。

2.確保對(duì)事不對(duì)人。測(cè)評(píng)主體的主觀傾向性還表現(xiàn)為對(duì)人不對(duì)事，上級(jí)對(duì)下級(jí)的印象一定程度上左右了測(cè)評(píng)結(jié)果。善于揣摩領(lǐng)導(dǎo)喜好，精于逢迎的下級(jí)，即使業(yè)務(wù)水平一般也能得到上級(jí)肯定；不善言辭，但踏實(shí)做事，業(yè)務(wù)出色的下級(jí)反而得不到一視同仁。由領(lǐng)導(dǎo)好惡決定的績(jī)效測(cè)評(píng)，一方面“一人得道，雞犬升天”，另一方面“城門失火，殃及池魚”，微觀上會(huì)挫傷測(cè)評(píng)對(duì)象的工作積極性，宏觀上阻礙了組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。工作中測(cè)評(píng)主體應(yīng)摒棄個(gè)人好惡，確保對(duì)事不對(duì)人。

（二）測(cè)評(píng)對(duì)象的差異化與區(qū)分度

1.測(cè)評(píng)對(duì)象的橫向差異。從橫向上看，根據(jù)地區(qū)、行業(yè)、部門的不同，數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)的對(duì)象呈現(xiàn)明顯的差異化特征。在測(cè)評(píng)方案的制訂與實(shí)施過程中，應(yīng)按地區(qū)發(fā)展水平、行業(yè)推進(jìn)程度，以及部門工作的具體特點(diǎn)，因材施教，以績(jī)效測(cè)評(píng)的基本框架為準(zhǔn)則，將相關(guān)的若干測(cè)評(píng)指標(biāo)作適度調(diào)整，盡可能保證績(jī)效測(cè)評(píng)方案的科學(xué)性與適用性。

2.測(cè)評(píng)對(duì)象的縱向區(qū)分。從縱向上看，根據(jù)隸屬關(guān)系的層級(jí)劃分，數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)的對(duì)象既有綜合館，也有專業(yè)館；既有部門館，也有事業(yè)館；他們提供服務(wù)的內(nèi)容、對(duì)象、范圍、方式等大都存在差別。因此，相關(guān)的測(cè)評(píng)指標(biāo)還應(yīng)根據(jù)測(cè)評(píng)對(duì)象的特點(diǎn)作適度的區(qū)分與調(diào)整。

（三）測(cè)評(píng)過程公正透明

1.測(cè)評(píng)程序公平公正。評(píng)價(jià)行為的公平公正，最一般意義上首先是評(píng)價(jià)程序符合法定，具備法律保障的程序才具有公平正義的根本特征。歸根結(jié)底，程序公平（或稱“正義”）“是一種法律理念，即任何法律決定必須經(jīng)過正當(dāng)?shù)某绦?，而這種程序的正當(dāng)性體現(xiàn)為特定的主體根據(jù)法律規(guī)定和法律授權(quán)所作出的與程序有關(guān)的行為”。就數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)而言，保障測(cè)評(píng)程序的公平，須做到：（1）程序的制定經(jīng)過公開意見的征集、公示；（2）程序的執(zhí)行嚴(yán)格遵守測(cè)評(píng)指標(biāo)框架；（3）程序的監(jiān)督要有一套嚴(yán)密的組織保障體系；（4）非正義程序執(zhí)行后救濟(jì)途徑的有效實(shí)施。

2.測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)謹(jǐn)適用。測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)謹(jǐn)性是指在數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)框架體系的構(gòu)建中，將組織的戰(zhàn)略愿景、關(guān)鍵領(lǐng)域、衡量指標(biāo)、指標(biāo)權(quán)重、行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、可操作的設(shè)定，強(qiáng)調(diào)測(cè)評(píng)框架體系的相對(duì)穩(wěn)定性。測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的適用性是指在針對(duì)某一特定數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)工作中，具體測(cè)評(píng)指標(biāo)調(diào)整的可伸縮性與靈活度，強(qiáng)調(diào)測(cè)評(píng)指標(biāo)的適用性。

（四）測(cè)評(píng)結(jié)果得到及時(shí)反饋

1.注重結(jié)果反饋。結(jié)果導(dǎo)向是績(jī)效管理理論的核心思想之一。組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度，不是通過目標(biāo)實(shí)施中員工的參與度衡量，而是通過員工的行為結(jié)果來認(rèn)定，以結(jié)果反饋?zhàn)鳛闄z驗(yàn)當(dāng)前工作和指導(dǎo)下一階段組織目標(biāo)的基本尺度。因此，在開展數(shù)字檔案館績(jī)效測(cè)評(píng)時(shí)，要對(duì)測(cè)評(píng)結(jié)果進(jìn)行及時(shí)反饋。

2.實(shí)施成效的持續(xù)改善。在測(cè)評(píng)結(jié)果及時(shí)反饋的基礎(chǔ)上，以下一階段組織目標(biāo)的達(dá)成為核心，對(duì)測(cè)評(píng)目標(biāo)的預(yù)測(cè)分析、方案設(shè)定、過程控制、結(jié)果反饋和事后評(píng)估，為新一輪績(jī)效測(cè)評(píng)方案的優(yōu)化與實(shí)施打好基礎(chǔ)，持續(xù)改善績(jī)效。

（責(zé)任編輯：章樊）