基層電子檔案的管理與利用初探

【摘要】為了加強(qiáng)基層電子檔案的管理與利用效率，本文就電子檔案管理模式的優(yōu)勢與缺陷進(jìn)行闡述，并就其管理與利用方法進(jìn)行探討，從中提出相應(yīng)的建議，希望能夠推動(dòng)檔案管理部門由紙質(zhì)檔案向信息化電子檔案管理方式的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的普及與優(yōu)化，為完善檔案管理等方面的工作盡一點(diǎn)微薄之力。

【關(guān)鍵詞】基層電子檔案；檔案管理；檔案利用

引言

筆者自2004年即開始從事食品、藥品檢測方面的檔案管理工作，自開展基層電子檔案管理工作以來，將以往的紙質(zhì)檔案全部采用電力掃描的方式進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)了全部數(shù)據(jù)與資料的統(tǒng)一管理，檔案的管理與利用效率極高，因此，筆者對于電子檔案在食品及藥品檢測歸檔與管理使用方面的方便、迅捷深有體會(huì)。在筆者看來，探討基層電子檔案的管理與利用方法是極有現(xiàn)實(shí)意義的。

一、基層電子檔案的優(yōu)勢與缺陷

任何企業(yè)、機(jī)構(gòu)、部門都需要通過檔案來記錄并保存信息、數(shù)據(jù)與資料，傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)的，紙質(zhì)檔案的使用能夠保障檔案信息的真實(shí)與某種程度上的法律效益，但同時(shí)，這種檔案所占據(jù)的空間較大，在檔案管理方面也稍顯繁雜，需要占用較多的人力、物力、空間及時(shí)間資源，檔案管理人員的工作強(qiáng)度較大。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用也逐漸普遍起來，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案便于編撰、修改、復(fù)制和傳輸，能夠?qū)崿F(xiàn)迅捷歸檔，且不會(huì)占據(jù)空間，管理人員能夠很高效地進(jìn)行檔案的整理和檢索，并利用信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

二、基層電子檔案的管理與應(yīng)用研究

1.加強(qiáng)基層檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系。基層電子檔案的管理工作，需要保證各種檔案能夠及時(shí)、高效地進(jìn)行歸檔，以實(shí)現(xiàn)對檔案的有效管理。在基層電子檔案的管理方面，需要加強(qiáng)基層檔案管理部門同其他部門之間的聯(lián)系，在其他部門的配合下更好地完勝檔案歸檔、保存與共享工作。同時(shí)，運(yùn)用這種方式也能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案、數(shù)據(jù)與信息傳遞的監(jiān)督作用，一定程度上能夠保障檔案的真實(shí)性。

2.加強(qiáng)基層檔案管理人員同檔案調(diào)用人員之間的溝通。檔案的管理人員與檔案的調(diào)用人員之間，充分、有效的溝通能夠簡化檔案調(diào)用的工作流程，也便于明確二者的責(zé)任關(guān)系。此外，檔案的調(diào)用人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，通過高效的溝通也能夠明確問題的責(zé)任方，幫助檔案管理部門管理工作進(jìn)一步完善[1]。

3.明確管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明。基層檔案管理工作紛繁復(fù)雜，管理工作的每一個(gè)流程都相互統(tǒng)一且相互獨(dú)立，因此，對于基層電子檔案的管理工作，需要在尋找到高效的管理方法的基礎(chǔ)上，按照歸檔、梳理、分類、存儲(chǔ)、管理、使用和共享等各個(gè)環(huán)節(jié)，制定階段性的工作目標(biāo)，一個(gè)一個(gè)目標(biāo)的完成能夠簡化工作流程，也能夠提高整體的工作效率，并降低每個(gè)人的工作強(qiáng)度。除此之外，將檔案管理工作進(jìn)行拆解，按照每一個(gè)人都特性與長處進(jìn)行合理分工，能夠幫助提高工作效率，并明確責(zé)任歸屬，實(shí)現(xiàn)更好地基層電子檔案管理工作。

4.建立電子檔案信息管理系統(tǒng)?，F(xiàn)階段，我國正在進(jìn)入信息時(shí)代，信息化、網(wǎng)絡(luò)化與智能化正在向各行各業(yè)普及，在基層電子檔案的管理工作中，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理非常有現(xiàn)實(shí)意義。信息化的電子檔案管理不僅僅是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案的歸檔與錄入，還應(yīng)當(dāng)建立健全電子檔案信息管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理與充分的共享功能。這就需要實(shí)現(xiàn)全部檔案的電子化并進(jìn)行整理、分類和歸檔，擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)庫的容量，檔案的整理工作也便于后期的檢索、修改與使用。

同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)科技型人才和先進(jìn)的信息技術(shù)，或者采用外包的形式由專業(yè)人員來幫助建立健全電子檔案信息管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)中，要具備檔案收錄、自動(dòng)化分類與整理、檔案備份、檔案加密、檔案存儲(chǔ)、檢索、傳輸與共享等方面的功能，系統(tǒng)需要通過建設(shè)防火墻等方式來阻擋惡意的病毒入侵，保護(hù)檔案的安全性。電子檔案信息管理系統(tǒng)還需要設(shè)置權(quán)限管理，按照檔案管理人員的不同層級來設(shè)置系統(tǒng)錄入權(quán)限，運(yùn)用聲音辨識(shí)、指紋解鎖或工號、身份證件號碼等，對登入權(quán)限進(jìn)行限制，盡可能地防止由于登入權(quán)限問題而導(dǎo)致的檔案信息資料惡意篡改與泄露情況。

為了保障電子檔案的安全性，還可以通過水印及關(guān)鍵數(shù)據(jù)加密的形式來實(shí)現(xiàn)，并通過掃描二維碼及手機(jī)發(fā)送驗(yàn)證碼等方式，來進(jìn)行檔案的調(diào)取與借閱，這樣能夠確定檔案調(diào)用人，明確相關(guān)責(zé)任[2]。

結(jié)語

對于企業(yè)來說，基層電子檔案管理方式能夠有效地解放人力、物力、時(shí)間與空間資源，并實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。在實(shí)際的管理工作中，需要制定合理的部門職能定位，明確工作目標(biāo)并實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明。此外，可以通過現(xiàn)金的信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，建立健全電子檔案信息管理系統(tǒng)，來實(shí)現(xiàn)對電子檔案的信息化管理。同時(shí)，也需要合理運(yùn)用一定的安全技術(shù)與手段，保證檔案的安全性。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張薇.淺析基層檔案室電子檔案管理和應(yīng)用[J].建材與裝飾，2016，30：127-128.

[2]丁寧寧.試論基層單位電子檔案的規(guī)范化管理[J].黑龍江史志，2015，11：80-81.

作者簡介：李偉娜，女，漢，湖北南漳，現(xiàn)任襄陽市食品藥品檢驗(yàn)所，助理館員，2004年6月畢業(yè)于湖北財(cái)經(jīng)高等?？茖W(xué)校，2008年畢業(yè)于湖北省委黨校法律專業(yè)，2005年從事檔案及辦公室工作至今。