檔案管理問(wèn)題與“單軌制”轉(zhuǎn)型分析

周麗莉

摘要：在這個(gè)信息的時(shí)代，從手工繪圖到CAD二維平面設(shè)計(jì)，再到現(xiàn)在的R evit三維設(shè)計(jì)，這是速度以及設(shè)計(jì)的飛躍。推動(dòng)檔案管理“雙軌制”向“單軌制”的必然轉(zhuǎn)變是依靠利用現(xiàn)代化的高科技來(lái)提升檔案的利用率，用此來(lái)提高檔案管理者的技術(shù)水平。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；單軌制；檔案管理

步入21世紀(jì)，隨著科學(xué)的發(fā)展和信息時(shí)代的來(lái)到，檔案管理發(fā)生著極大的變化，檔案學(xué)術(shù)界一直都在時(shí)刻關(guān)注以及討論傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的未來(lái)和電子檔案的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。此前大多數(shù)檔案管理都處于紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同存在的一種狀態(tài)，這也就是我們所說(shuō)的“雙軌制”管理部門(mén)應(yīng)對(duì)電子文件和電子檔案的概念加以分辨，明確電子文件的歸檔責(zé)任，加大對(duì)前端控制結(jié)果的包容性。為了維護(hù)電子檔案的真實(shí)性是核心責(zé)任，隨同也強(qiáng)大對(duì)電子檔案的“維護(hù)性”的管理，檔案管理應(yīng)該從雙套制管理裝箱電子檔案單套制歸檔與單軌制管理。

一、檔案管理雙軌制“轉(zhuǎn)變的意義”

檔案管理的“雙軌制”是指紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)存在的。在這個(gè)整個(gè)設(shè)計(jì)過(guò)程當(dāng)中形成的文檔在進(jìn)行歸檔時(shí)，同時(shí)把紙質(zhì)檔案和電子文件一起交給檔案室。檔案人員要對(duì)這兩個(gè)檔案一并進(jìn)行復(fù)核驗(yàn)收。首先因?yàn)榧堎|(zhì)檔案是最基礎(chǔ)也是最原始的。管理者需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行專業(yè)和系統(tǒng)的管理。其次是放下傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，研究出一種符合的一種方法，這種方法需要符合現(xiàn)代信息化，而且還要有利于提高管理者的工作效率。最后，最為關(guān)鍵的是隨著信息時(shí)代的快速的變化，紙質(zhì)和電子這兩種方式的共同存在性，有相對(duì)的繁瑣和重復(fù)。最終一定會(huì)演變成為單一的單軌制管理。

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異

紙質(zhì)檔案是一種以紙質(zhì)作為記錄載體的一種檔案。電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)的技術(shù)形成的一種檔案，所謂數(shù)字文件在物理形態(tài)上都是電子文件，這些通過(guò)電子文件的形式存在的，都儲(chǔ)存在特定的某種介質(zhì)當(dāng)中 （ 例如光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等 ） 的檔案。所以電子檔案和紙質(zhì)檔案都有著自己的不可以替換的優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也有著很多的差異。

第一，檔案的體積。紙質(zhì)檔案的體積大，所以要占用很大的儲(chǔ)存的空間。電子檔案的容量超級(jí)大，但是體積小，能夠節(jié)約很大一部分空間，這應(yīng)該是一個(gè)不得不考慮的因素，因?yàn)樵谶@個(gè)大城市里寸土寸金。

第二，檔案的憑證作用和原始性。紙質(zhì)文件的內(nèi)容是與載體不可以分開(kāi)的，文字印章圖表及簽署等都附在載體上，任何人都不容易篡改，所以傳統(tǒng)檔案具有一定的原始性和憑證作用。而電子文件卻沒(méi)有固定的載體，并且可以修改、復(fù)制、粘貼、剪貼的。在傳輸?shù)倪@個(gè)過(guò)程當(dāng)中，人為篡改不留下任何的痕跡，所有人都難于辨別真假。在法律上面紙質(zhì)文件強(qiáng)于電子文件，就算是原始的電子文件在法律上它的憑證作用也不一定會(huì)認(rèn)可它的真實(shí)性。

第三，檔案內(nèi)容的可操作性和保密性。因?yàn)椤昂诳汀钡娜肭制茐暮途W(wǎng)絡(luò)自身存在的各種缺陷，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致信息內(nèi)容的不安全，所以一些在公眾網(wǎng)絡(luò)上面發(fā)布的檔案信息是不重要的和另用價(jià)值也不高的。保密性好，權(quán)威性強(qiáng)的檔案文本的方式提供服務(wù)或者只是在網(wǎng)絡(luò)上提供目錄服務(wù)。紙質(zhì)檔案利用起來(lái)十分不方便，可操作性也比較差。但是電子檔案利用起來(lái)十分方便，利用者可以直接在計(jì)算機(jī)上對(duì)電子文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，立刻可以進(jìn)行復(fù)印，打印傳輸，這樣可以快速滿足利用者的需要。

第四，檔案信息資源共享。電子檔案可以不限制時(shí)間和地點(diǎn)，只需要有一臺(tái)連接網(wǎng)絡(luò)的電腦即可。同時(shí)還可以多人同時(shí)進(jìn)行訪問(wèn)同一個(gè)電子檔案，真正實(shí)現(xiàn)資源的共享。這些都是紙質(zhì)檔案做不到的。

所以說(shuō)，電子檔案和紙質(zhì)檔案都有自己的優(yōu)點(diǎn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短這樣就產(chǎn)生了檔案管理的另一種模式，“雙軌制”模式。

三、“雙軌制”變“單軌制”的可行性及問(wèn)題

現(xiàn)在大多企業(yè)單位事業(yè)單位早已經(jīng)是信息化工作，這對(duì)利用率較低的歷史檔案開(kāi)始全文掃描電子化，會(huì)把原來(lái)的實(shí)體檔案降低其級(jí)別保管。2000年以前的工程設(shè)計(jì)檔案已經(jīng)全部開(kāi)始掃描并且上傳檔案信息庫(kù)，設(shè)計(jì)人員成了用檔不出門(mén)，檔案人員管檔案不用筆。全院的所有合同文件全部都通過(guò)掃描實(shí)現(xiàn)了電子化，管理系統(tǒng)被權(quán)限設(shè)置，供全院經(jīng)營(yíng)權(quán)利人員來(lái)使用。

隨著業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)展，辦公自動(dòng)化的快速普及無(wú)紙化設(shè)計(jì)的全面展開(kāi)，現(xiàn)代化技術(shù)成功接軌，真正的實(shí)現(xiàn)CAD電子文檔操作。隨著電子文件飛速增加，相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文檔大批量的增加，在實(shí)際的操作中也產(chǎn)生了許許多多的問(wèn)題：一份紙質(zhì)檔案同時(shí)一起面對(duì)許多個(gè)版本的電子文件，有一些紙質(zhì)文檔并沒(méi)有對(duì)應(yīng)的電子文件，或者出現(xiàn)了電子軟件并不兼容又或者其他的軟件原因致使圖紙與電子版不符合，這也就是所說(shuō)的“雙軌制”的矛盾與沖突。

在“雙軌制”的情形下：以一個(gè)事業(yè)單位為例每一年新出版的圖歸檔是11萬(wàn)張左右，20萬(wàn)張的調(diào)曬圖紙，7萬(wàn)張的掃描圖紙，用廢的圖紙約為1萬(wàn)張，2000張作用修改的圖紙，這是一個(gè)很龐大的修改量。而且作廢圖紙要仔細(xì)認(rèn)真，每一張圖紙都必須經(jīng)過(guò)3人3次重復(fù)審核檢查的，這樣做是為了確保準(zhǔn)確再進(jìn)行替換最后蓋章作廢。掃描的工作也十分的難做，因?yàn)閳D紙圖號(hào)具有唯一性，有一些項(xiàng)目的拖延時(shí)間十分長(zhǎng)，設(shè)計(jì)人員通常會(huì)忘記以前做的那些圖紙，致使圖號(hào)會(huì)有一些重復(fù)或者有打印錯(cuò)誤的情況，這樣也會(huì)導(dǎo)致有問(wèn)題的圖紙沒(méi)有辦法正常入庫(kù)歸檔，為正常管理檔案帶來(lái)了許多困難麻煩。

四、結(jié)束語(yǔ)

為了解決“雙軌制”的預(yù)算與沖突以及以上的工作上的麻煩，也為了按照“2016年4月1日起全市房室建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程設(shè)計(jì)圖紙應(yīng)當(dāng)全部利用數(shù)字化和白圖交付”的一些要求。經(jīng)歷了一年的多的研究的考察，結(jié)合總院的檔案信息化的建設(shè)性的要求，在CMS項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)之上，建成了一套基于CAD運(yùn)用的文件級(jí)協(xié)會(huì)設(shè)計(jì)平臺(tái)上。在優(yōu)化圖檔電子數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，形成工程檔案的協(xié)會(huì)管理的平臺(tái)，最后實(shí)現(xiàn)了圖紙數(shù)字化的管理交付的模式，為替代傳統(tǒng)管理和利用方式，即“單軌制”。

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