探討電子信息檔案管理的保密及其防范工作

張曉義+冷雪

摘要：伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展和進步，對人們?nèi)粘５纳a(chǎn)和生活都構(gòu)成了很大的影響，計算機在普及的過程中也對傳統(tǒng)的辦公方式做出了一些改變，檔案的信息化和電子化提高了企業(yè)的辦公效率，但是同時也存在一些問題，文章重點針對電子信息檔案管理的保密及其防范工作的開展進行了分析探討。

關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；保密防范；工作對策

伴隨科學(xué)技術(shù)的進步，信息化水平不斷提升，電子檔案的管理水平反映出單位成長以及發(fā)展的歷程，是重要信息資源以及寶貴經(jīng)驗財富，是對一個單位進行管理水平評價的最基本同時也是最關(guān)鍵的指標(biāo)。信息檔案是在現(xiàn)有檔案基礎(chǔ)上開展的檔案管理革新，我國的經(jīng)濟發(fā)展十分迅速，信息化水平也在不斷普及，提高檔案管理工作水平以及服務(wù)能力將會成為檔案管理者面臨的最新挑戰(zhàn)，如何在提高工作效率的同時確保電子檔案的安全性是本次論文的研討重點。

一、電子檔案的泄漏途徑

伴隨信息技術(shù)不斷發(fā)展，越來越多企業(yè)通過電子檔案展開了檔案儲存。檔案信息化雖然有效提高了辦公效率，但是由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的開放性，信息安全存在挑戰(zhàn)，并且存在著泄漏隱患。避免電子檔案泄漏是現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中的重點?；ヂ?lián)網(wǎng)的環(huán)境中，電子文件正在使用，在管理和傳輸?shù)倪^程中會被篡改或者是竊取，這意味著電子檔案有很大的泄漏風(fēng)險。常見泄漏渠道有以下幾個：

第一，通過計算機端口進行復(fù)制，藍牙、USB等等。第二，是利用網(wǎng)絡(luò)傳輸進行復(fù)制。第三，是電腦病毒進行文檔復(fù)制和破壞，比如說生活中最常見到的木馬病毒等等。電子檔案被泄露會給企業(yè)或者是單位的未來發(fā)展構(gòu)成很大的威脅，必須要做好電子檔案保護工作。

二、電子信息檔案的保密防范工作

（一）提高檔案使用者的保密工作意識

首先，要從終端上解決電子檔案的泄漏危險。提高檔案使用者對于電子檔案的保密工作意識，讓他們能夠在利用檔案的過程中自覺地遵守使用規(guī)定，了解到自己所承載的法律責(zé)任，自動地進行自身行為的約束。所以，在企業(yè)或者是相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)加強對電子檔案使用的保密措施宣傳力度，讓檔案的使用者能夠更加充分了解到哪些行為在接觸檔案的過程中是不可取的，通過規(guī)范化的學(xué)習(xí)，提升使用者保密意識。除此之外，還要通過增加法律常識宣傳力度的方式提升使用者保密的意識和法制的觀念，有效控制檔案泄漏的發(fā)生概率。每一個檔案使用者都必須要了解到檔案的使用和處理程序，了解到電子檔案保密及防護的措施。加強企業(yè)的職員學(xué)習(xí)力度，組織各個職員進行《保密法》、《檔案法》的學(xué)習(xí)，充分地利用檔案管理相關(guān)部門的人員專業(yè)知識，開展電子檔案使用方法的教學(xué)，提高職員對于電子檔案的保密措施認知，更加有助于減少因錯誤操作造成信息泄露的次數(shù)。

（二）提高檔案管理者的保密防范意識

電子檔案的管理人員承載著檔案管理工作，同時也要擔(dān)負資料的保密和監(jiān)督工作，在檔案的保密過程中占據(jù)了非常重要的地位，對檔案安全構(gòu)成了直接的影響。所以，一定要重視檔案管理者的保密防范意識的提升，要持續(xù)地進行檔案保密培訓(xùn)，要求工作人員時刻保持警惕，一刻不能松懈，提升從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)及技能水平，要對檔案管理保密工作負責(zé)到底，并且將風(fēng)險意識貫徹到日常的行為和工作中，與此同時，要加強自身規(guī)范管理，避免腦海中秘密的泄漏，盡職盡責(zé)地完成檔案安全的保障工作。檔案管理部門要充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，加強對電子檔案保密的完成度，通過創(chuàng)新方法和管理制度的方式來提升電子檔案的質(zhì)量和管理效率。檔案管理部門對于電子檔案一定要進行妥善的保管，定期進行檔案完整度的檢查，確保無缺損且無誤差，嚴(yán)格遵守各項法律法規(guī)，不得對外泄露任何信息，有助于提升相關(guān)管理人員檔案保密的主動性和積極性，結(jié)合相關(guān)法律制度的制定分發(fā)給企業(yè)的員工，將保密的工作貫穿到企業(yè)運營全部的過程，做好檔案管理工作，確保電子檔案安全性。

（三）加強檔案管理軟硬件的建設(shè)

電子檔案需要通過服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、軟件實現(xiàn)儲存、查詢以及共享，所以需要加強電子相關(guān)的軟硬件設(shè)施建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理的方式不能夠適應(yīng)現(xiàn)代電子檔案的管理需求，企業(yè)的計算機必須要進行現(xiàn)代檔案的管理，計算機是軟件和硬件兩個部分構(gòu)成的，每一個環(huán)節(jié)都有可能存在著風(fēng)險，比如說錄入出錯、分級差異、誤刪操作等等，或者是部分硬件設(shè)備使用年限太久，造成一些軟件運行不順暢，出現(xiàn)了突然斷電等造成資料丟失的情況。除此之外，電腦病毒也需要得到及時的阻攔，因此要時刻加強殺毒軟件的更新和升級，關(guān)注預(yù)防黑客的技術(shù)發(fā)展，避免因軟硬件問題造成的企業(yè)損失。

在軟硬件建設(shè)的過程當(dāng)中，相關(guān)單位可以邀請第三方專業(yè)機構(gòu)進行整體的配套以及局部的檢測，確保軟硬件設(shè)備都能夠符合相關(guān)的標(biāo)注，達到使用的性能要求，并且能夠做到及時、安全和準(zhǔn)確地進行數(shù)據(jù)的儲存，避免任何丟失現(xiàn)象，保證信息的準(zhǔn)確性和完整性，實現(xiàn)對系統(tǒng)的整體化管理。在客觀上避免不必要的信息風(fēng)險。

（四）有效使用現(xiàn)代先進的防范技術(shù)

1.備份技術(shù)

電子檔案備份可從軟件和硬件以及人工備份出發(fā)，這種多層次備份才能夠確保檔案丟失造成的各類影響。電子檔案應(yīng)該進行多元化的存儲，紙質(zhì)版和電子版要同時儲存，同時要做好光盤、U盤等形式的備份，避免因電腦故障導(dǎo)致的信息遺失，光盤按照類別進行存放，方便查找和管理，并且要所在制定的檔案柜中，避免遺失。

2.防火墻技術(shù)

在當(dāng)代社會當(dāng)中，防火墻技術(shù)正在朝著病毒的預(yù)防以及避免黑客入侵的方向努力，電子檔案管理系統(tǒng)以及機房安裝防火墻產(chǎn)品，能夠有效控制外部訪問，避免黑客的入侵。

三、結(jié)束語

本次論文闡述了電子信息檔案管理的保密及其防范工作的概念，分析了電子信息檔案管理的保密及其防范工作的特色，并且結(jié)合實際工作經(jīng)驗探討了電子信息檔案管理的保密及其防范工作在目前階段存在的問題，希望能夠通過本次論文讓電子信息檔案管理的保密及其防范工作更快更好地開展。

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