企業(yè)信息化建設(shè)中的檔案知識(shí)服務(wù)體系的構(gòu)建

劉國萍

一、檔案知識(shí)服務(wù)體系的構(gòu)建面臨的問題

許多企業(yè)檔案信息化建設(shè)都已達(dá)到一定的規(guī)模，數(shù)字化程度越來越高，但是依靠檔案信息化建設(shè)來推動(dòng)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建，面臨諸多問題，這是在建立現(xiàn)代企業(yè)制度過程中企業(yè)檔案管理工作共同面臨的挑戰(zhàn)：當(dāng)前對(duì)企業(yè)檔案工作具有重要影響的外部環(huán)境因素有：我國經(jīng)濟(jì)體制改革即從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)變，其核心是建立現(xiàn)代企業(yè)制度；加人WTO對(duì)我國企業(yè)檔案工作的影響。內(nèi)部因素有電子文件的大量形成和信息化對(duì)企業(yè)檔案主作的影響；知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案管理的新要求。在企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃的同時(shí)，檔案知識(shí)服務(wù)體系構(gòu)建面臨的問題是如何適應(yīng)企業(yè)管理體制的變化，建立適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的國際化的、科學(xué)合理的企業(yè)檔案管理服務(wù)模式。具體表現(xiàn)在：

（一）對(duì)企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的概念、目標(biāo)認(rèn)識(shí)模糊。知識(shí)服務(wù)作為一種思維的創(chuàng)新，一種理念的創(chuàng)新，目前檔案界有許多不同的認(rèn)識(shí)，把知識(shí)服務(wù)概念與企業(yè)檔案信息化建設(shè)相結(jié)合的理論，很少有人提出，所以很多人對(duì)企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)的概念和目標(biāo)缺乏清晰的認(rèn)識(shí)。

（二）企業(yè)員工對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。企業(yè)中的大部分員工，乃至中、高層管理人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)仍停留在傳統(tǒng)的“重保存輕服務(wù)”、“重紙質(zhì)輕電子”的層面上， 對(duì)檔案知識(shí)管理和知識(shí)服務(wù)缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。

（三）檔案管理體制不適應(yīng)知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)的管理。當(dāng)今的檔案管理是根據(jù)直線式的企業(yè)組織下實(shí)體檔案管理的需求設(shè)計(jì)完善的，不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)數(shù)字化檔案信息管理的需要。

（四）企業(yè)檔案管理與世界先進(jìn)企業(yè)檔案管理存在一定的差距。企業(yè)檔案管理如何與國際接軌，如何適應(yīng)加入WTO 以后參與國際競爭的需要，也是當(dāng)前亟待解決的問題。

二、企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)體系的構(gòu)建

企業(yè)的檔案工作應(yīng)以知識(shí)資源管理為方向，以檔案信息資源管理為重心。檔案部門從企業(yè)知識(shí)資源服務(wù)體系平臺(tái)，變?yōu)槠髽I(yè)檔案管理職能部門，建立適應(yīng)企業(yè)變化的新型管理模式。

（一）企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)人文關(guān)懷的構(gòu)建

檔案實(shí)體管理要體現(xiàn)人文化，檔案用戶是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值利用的關(guān)鍵，在對(duì)企業(yè)檔案實(shí)體管理過程中要以“用戶為中心”，加強(qiáng)人文檔案的收集。加強(qiáng)人力資源管理，充分發(fā)揮每個(gè)人的潛力，積極性和創(chuàng)造性，不斷提高管理人員的素質(zhì)。拓展檔案館功能。檔案館是法定的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，具有豐富的檔案信息資源，具備實(shí)現(xiàn)文化功能的條件。檔案館可以開展跟蹤服務(wù)、咨詢服務(wù)，網(wǎng)上查詢服務(wù)、檔案信息檢索服務(wù)、數(shù)字信息資源服務(wù)、特殊信息定制服務(wù)等方法。

（二）企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)法律法規(guī)的構(gòu)建

企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)在系統(tǒng)建設(shè)過程中，需要一系列相關(guān)的政策法規(guī)。要加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的研究和文件的制定，比如電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，為企業(yè)開展檔案信息化提供政策法規(guī)層面的支持。

三、企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)方式

（一）開展參考咨詢服務(wù)

檔案咨詢服務(wù)，在于用已掌握的信息資料，幫助利用者解決管理和經(jīng)營中的實(shí)際問題。企業(yè)檔案館服務(wù)人員可以根據(jù)單位的重大課題、工程項(xiàng)目或產(chǎn)品，在充分了解用戶需求的基礎(chǔ)上，有目的的深入有關(guān)單位、市場進(jìn)行文獻(xiàn)調(diào)查`市場調(diào)查、用戶調(diào)查，將分散的信息加以分析、鑒別、并進(jìn)行整理歸檔，最終以研究報(bào)告的形式，提供給企業(yè)的科研、工程技術(shù)部門、決策部門和生產(chǎn)廠家。

（二）開展專業(yè)化垂直服務(wù)

這種服務(wù)是把利用者的需求調(diào)研和企業(yè)檔案管理部門提供的知識(shí)服務(wù)和宣傳相結(jié)合起來，通過對(duì)檔案信息的分析和信息重組來形成符合需要的知識(shí)產(chǎn)品。如某企業(yè)專門設(shè)置了不同專業(yè)背景的人員提供檔案利用服務(wù)，并分配具體人員負(fù)責(zé)跟蹤企業(yè)的特定部門，全面深人了解有關(guān)部門在企業(yè)經(jīng)營、企業(yè)管理、科研申報(bào)中所需的檔案知識(shí)；在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上設(shè)立了檔案信息檢索界面，公司員工可以直接查找所借閱的檔案，通過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，實(shí)現(xiàn)在線閱讀。

四、檔案知識(shí)服務(wù)體系構(gòu)建對(duì)人才的需求

（一）企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)所需人才基本素質(zhì)

企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，包括檔案專業(yè)方面的人才、計(jì)算機(jī)專業(yè)方面的人才及信息管理方面的人才。在新的組織結(jié)構(gòu)中，檔案工作人員必須是知識(shí)的采購員、分類員、重組員、導(dǎo)航員，要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等相關(guān)技能以及為檔案工作忘我工作的崇高品質(zhì)。企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)員必須具備以下基本素質(zhì)：

1.甘于奉獻(xiàn)的道德情操。檔案工作需要默默無聞的奉獻(xiàn)，要甘于奉獻(xiàn)。它可以帶動(dòng)人們朝向一個(gè)目標(biāo)而努力，忘我的工作。

2.結(jié)構(gòu)合理的知識(shí)體系。企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)涉及檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、管理知識(shí)、英語知識(shí)、系統(tǒng)論和信息論基本知識(shí)、信息系統(tǒng)開發(fā)、法律知識(shí)等多個(gè)學(xué)科領(lǐng)域， 僅僅具有檔案專業(yè)知識(shí)是不夠的。而且檔案管理系統(tǒng)更加趨于完善、更加合理，這一切都依賴于檔案工作人員獲取新知識(shí)的能力。

3.忠于職守的敬業(yè)精神。檔案日常工作是比較繁瑣，特別是檔案的整理、組卷、裝訂的工作，會(huì)使有些檔案管理人員比較容易失去工作的激情和興趣，所以檔案工作者一定具備敬業(yè)精神，認(rèn)認(rèn)真真、兢兢業(yè)業(yè)地完成崗位工作。

4.嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng)。在企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)階段，檔案工作人員都要具備嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的作風(fēng)。

5.團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)。企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，團(tuán)隊(duì)成員間要相互聯(lián)系、相互制約，要及時(shí)溝通，交流信息。在團(tuán)隊(duì)中樹立起協(xié)作精神，對(duì)于成功建設(shè)企業(yè)檔案信息化體系非常重要。

（二）引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)的綜合性人才

企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的大量工作就是企業(yè)數(shù)字檔案信息化的建設(shè)。檔案部門要做好人才引進(jìn)的計(jì)劃。首先，引進(jìn)具有信息技術(shù)及懂法律， 精通知識(shí)產(chǎn)權(quán)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。并立足于數(shù)字化信息技術(shù)人才的培養(yǎng)。為確保專業(yè)隊(duì)伍的穩(wěn)定，需要給予一定的優(yōu)惠政策和提高福利待遇等。只有這樣，才能提高數(shù)字化文獻(xiàn)信息收集、開發(fā)、傳遞工作的速度和質(zhì)量，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)事業(yè)的人才需要。endprint

（三）加強(qiáng)固定人員的培訓(xùn)

企業(yè)檔案部門的管理人員有相當(dāng)大一部分計(jì)算機(jī)知識(shí)非常薄弱，這將會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)檔案信息化的順利建設(shè)，所以要對(duì)檔案部門的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)；并且要有目的、有計(jì)劃和有步驟地對(duì)在職人員進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)引進(jìn)計(jì)算機(jī)、英語及相關(guān)專業(yè)的人才進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)全面掌握。

（四）設(shè)立CKO職位

CKO（Chief Knowledge Offcers）即首席知識(shí)官，他的職責(zé)是將公司擁有的知識(shí)做最大、最有效地利用，以協(xié)助達(dá)成公司目標(biāo)，為公司創(chuàng)造價(jià)值。他們認(rèn)為自己是知識(shí)交換活動(dòng)、知識(shí)分享空間（地點(diǎn)、環(huán)境布置等）及知識(shí)保護(hù)政策的設(shè)計(jì)者。目前在財(cái)富500大企業(yè)中，約35%的企業(yè)設(shè)有CK0或類似職位的主管，世界前100強(qiáng)的顧問公司100%都設(shè)立CKO。檔案信息資源作為企業(yè)的知識(shí)庫，在實(shí)際工作中，有很多人需要查找借閱，在企業(yè)設(shè)置CKO一職，可以將檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)的整理、優(yōu)化、分類、重組提供全方位的檔案知識(shí)服務(wù)。

許多學(xué)者對(duì)知識(shí)服務(wù)進(jìn)行了多方論述，但對(duì)于企業(yè)信息化建設(shè)的檔案知識(shí)服務(wù)論述的還是比較少的。本文只是提出了檔案知識(shí)服務(wù)的一些粗淺的探索。

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（作者單位：濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）endprint