淺析基層檔案工作存在的問題及建議

黃雪梅

摘要：社會(huì)在發(fā)展，經(jīng)濟(jì)在騰飛，檔案事業(yè)也應(yīng)隨之發(fā)展，才能適應(yīng)適應(yīng)社會(huì)的要求，促進(jìn)社會(huì)的向前發(fā)展。目前，基層檔案事業(yè)的發(fā)展卻較為滯后，原因是多方面的，但真正制約檔案事業(yè)發(fā)展的原因，總結(jié)為兩點(diǎn)：一是對(duì)檔案管理重視程度，二是單位的經(jīng)濟(jì)狀況。

關(guān)鍵詞：基層檔案；問題；建議

二十一世紀(jì)是以知識(shí)和信息為特征的新時(shí)代，檔案涵蓋了政府、社會(huì)組織、企事業(yè)單位、公民活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的信息資料，因此，檔案管理工作顯得尤為重要，這就要求檔案工作者必須認(rèn)清形勢(shì)變化、緊跟時(shí)代步伐，把握時(shí)代脈搏，進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，積極主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)。然而，基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴(yán)重影響并阻礙了基層檔案管理工作的發(fā)展。

一、檔案管理工作的重要性

1.檔案是所有工作查考的依據(jù)。

檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手參考材料。首先，它是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成而非后人編造的，這就客觀地記錄了歷史情況，是最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加明顯。

2.檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材。

近年來，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時(shí)期，各級(jí)檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用服務(wù)上來，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng)；各機(jī)關(guān)、各單位檔案室，各級(jí)各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用工作扎實(shí)推進(jìn)，檔案在為社會(huì)各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。

3.檔案工作是基層基礎(chǔ)工作的重要組成部分。

江澤民同志曾經(jīng)指出：“檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)不牢固，將來我們要負(fù)歷史責(zé)任的”。檔案是單位各項(xiàng)工作和員工各種活動(dòng)的直接記錄，通過檔案可以對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)和員工以及工作流程進(jìn)行有效地監(jiān)督和追溯。檔案工作也是單位的窗口，是檢驗(yàn)單位整體管理水平的抓手，是院務(wù)公開和民主管理的重要基礎(chǔ)，是加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制，以及領(lǐng)導(dǎo)人接受國家和社會(huì)審計(jì)、監(jiān)督和檢查的重要基礎(chǔ)。單位的檔案工作現(xiàn)在已不是僅限于加強(qiáng)對(duì)檔案自身的管理，而是立足于通過加強(qiáng)檔案管理來提升單位的整體管理水平。

二、檔案管理中的現(xiàn)狀與問題分析

1.思想認(rèn)識(shí)不到位導(dǎo)致基層檔案工作的非良性循環(huán)。

檔案是基層單位在行政管理活動(dòng)中所直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等多種形式的歷史記錄，是基層單位的寶貴信息資源。近年來，基層單位領(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在抓經(jīng)濟(jì)上，整天忙于中心工作或民生工程，對(duì)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)甚少，一些領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡(jiǎn)單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對(duì)檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。有些部門對(duì)檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題得不到解決，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員更是沒有保障，檔案工作自然就做不好。調(diào)查表明，多數(shù)基層單位檔案管理上缺人員、缺經(jīng)費(fèi)、缺庫房、缺設(shè)備為普遍現(xiàn)象，工作人員大都是兼職。由于檔案工作量大、事細(xì)，大多數(shù)干部不愿意干。另外，檔案管理人員還頻繁變動(dòng)，造成人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，嚴(yán)重制約了檔案工作的順利開展。

2.基礎(chǔ)設(shè)施太差，室藏檔案貧乏，存在著嚴(yán)重的短期行為。

由于認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不高。從目前現(xiàn)狀看，單位很少有專用的檔案庫房，而是與機(jī)關(guān)職能部門辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理，更不用說有“六防”設(shè)施了。室藏檔案相當(dāng)貧乏，有的收集的僅是些紅頭文件、上級(jí)文件，缺乏單位工作活動(dòng)形成的文件：如黨總支會(huì)議記錄、黨員干部名冊(cè)、婚姻檔案等等，造成室藏檔案貧乏、材料不齊全。也有的單位片面為追求檔案管理升級(jí)達(dá)標(biāo)，從而忽視了檔案服務(wù)功能的開發(fā)，最終使檔案室花了錢卻成了擺設(shè)。很少有單位從長遠(yuǎn)發(fā)展來高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地規(guī)劃檔案工作。

3.體制不順、組織不全、制度不嚴(yán)、管理不善，檔案工作缺乏有效機(jī)制。

目前，基層單位檔案管理工作較為紊亂，認(rèn)為搞經(jīng)濟(jì)建設(shè)是硬任務(wù)、硬指標(biāo)，而檔案工作可有可無，部分分管領(lǐng)導(dǎo)沒有落實(shí)，檔案工作處于松馳狀態(tài)。不少單位雖然建立了檔案室，但檔案工作流于形式，不規(guī)范、職責(zé)不明確、任務(wù)不落實(shí)、人員不到位，而且不少檔案人員又缺乏必要的職業(yè)素質(zhì)和基本技能。有的基層單位雖然制定了檔案管理制度，但由于管理不嚴(yán)，檔案收集難、利用難、編研難等現(xiàn)象十分突出。我們?cè)?jīng)做了調(diào)查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)有一些檔案庫房能真正成為保管檔案的基地，少數(shù)檔案室雖然建立了制度，但流于形式，檔案利用、庫房管理、檔案檢查等沒有按制度落實(shí)。部分基層單位雖成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，也有的基層單位連領(lǐng)導(dǎo)小組都沒有，但執(zhí)法力度不夠，尚未開展有效的、正常的檔案管理工作。

4.檔案管理人員更替頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。

由于體制問題，很多基層單位沒有專職檔案管理人員，大部分是兼職，因此對(duì)檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠多的時(shí)間去管理或整理大量的檔案資料，有時(shí)也只是應(yīng)付而已。條件好的單位，則直接送到上級(jí)檔案館或者請(qǐng)檔案館工作人員到單位幫助整理歸檔；條件不好的，就只能任其自然。

5.檔案管理創(chuàng)建活動(dòng)參與面不廣，檔案利用力度不足。

開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)三個(gè)文明建設(shè)是一項(xiàng)社會(huì)化的系統(tǒng)工作，需要激發(fā)廣大干部職工踴躍參與的積極性，并使其轉(zhuǎn)化為自覺的行動(dòng)。但是有的單位只將檔案工作當(dāng)作“臨時(shí)工程”來對(duì)待，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作是單位現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要。因此，一些領(lǐng)導(dǎo)干部疲于孤軍作戰(zhàn)，熱衷于階段性成果，一旦檔案管理達(dá)到星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，就放松了對(duì)檔案工作的重視。一些單位的檔案工作只注重治標(biāo)不治本，沒有將檔案工作列入議事日程，列入目標(biāo)管理責(zé)任制考核范圍之內(nèi)，只會(huì)搞突擊性，雖然花費(fèi)了很大力氣，但收獲甚少。endprint

6.基層單位檔案管理力度不足，有待加強(qiáng)。

目前，由于基層人員對(duì)檔案管理的意識(shí)比較淡薄，加之于很少主動(dòng)去收集、整理、保存各種形式的材料，導(dǎo)致檔案管理工作無法正常開展。這就要求對(duì)檔案管理人員要進(jìn)行規(guī)范、有意識(shí)的引導(dǎo)，定期對(duì)檔案人員培訓(xùn)、投入一定的財(cái)力，讓檔案管理工作更上新臺(tái)階。

三、對(duì)基層部門檔案管理工作的思考與建議

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，努力為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境。

1.1在現(xiàn)階段現(xiàn)時(shí)期，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的重要保證。為此，基層單位領(lǐng)導(dǎo)一定要站在構(gòu)建和諧社會(huì)的高度，充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感。

1.2充分認(rèn)識(shí)檔案工作是促進(jìn)社會(huì)主義物質(zhì)文明、政治文明和精神文明協(xié)調(diào)發(fā)展，建設(shè)和諧社會(huì)的基礎(chǔ)性工作。

1.3加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)黨委、政府義不容辭的責(zé)任和義務(wù)；在廣大干部群眾中組織開展形式多樣的檔案法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，大力宣傳檔案工作的重要性及檔案的利用價(jià)值作用，不斷提高全社會(huì)的檔案法律意識(shí)。

1.4經(jīng)常召開聯(lián)席會(huì)議研究檔案工作，認(rèn)真聽取關(guān)于檔案工作的匯報(bào)，落實(shí)相關(guān)工作經(jīng)費(fèi)，及時(shí)解決檔案管理中出現(xiàn)的一些問題，時(shí)刻關(guān)心和支持檔案工作者，努力為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

1.5基層單位領(lǐng)導(dǎo)特別是分管領(lǐng)導(dǎo)分工要明確，對(duì)檔案工作思想上要有位置，切實(shí)解決基層檔案管理工作中存在的一些困難和問題。基層黨政辦應(yīng)是基層檔案管理的主要職責(zé)部門，各單位首先要加強(qiáng)綜合檔案的工作，并配備與檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的人員；其次是建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，配備兼職檔案員，并將檔案管理與目標(biāo)管理責(zé)任制相結(jié)合。同時(shí)結(jié)合實(shí)際制定出切實(shí)可行的檔案管理細(xì)則，使單位檔案工作盡快走上制度化軌道。

2.加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)，切實(shí)推進(jìn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

檔案管理必須要有一定的經(jīng)濟(jì)投入，如資金短缺、投入不足則是影響單位檔案發(fā)展的重要原因。單位如能增加檔案經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案服務(wù)功能，是搞好單位檔案工作的基礎(chǔ)條件。因此，檔案經(jīng)費(fèi)開支要列入年初預(yù)算，確保資金到位；基層單位也應(yīng)高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的基層單位還可添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，確保檔案信息不失密、不泄密。

3.健全制度，規(guī)范管理，保證檔案管理規(guī)范有序。

實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。一是嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、整理、歸檔和對(duì)檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作；二是建立相應(yīng)的檔案管理制度，對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，如《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等；對(duì)永久、30年保存的檔案應(yīng)及時(shí)向縣級(jí)檔案主管部門進(jìn)行移交；三是為避免檔案的丟失、改動(dòng)，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理手續(xù)，建立健全檔案工作責(zé)任追究制，做到檔案查閱、借閱和歸檔入庫有登記。

4.督促指導(dǎo)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，因此，面對(duì)新形勢(shì)，迫切需要造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。

4.1要求各基層單位選配好檔案管理人員，建立穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。經(jīng)常關(guān)心和支持檔案管理員的工作，為他們提供良好的工作環(huán)境，落實(shí)相關(guān)福利待遇，對(duì)工作業(yè)績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，讓他們工作上有想頭，政治上有奔頭，安心本職工作。

4.2檔案主管部門要加強(qiáng)工作指導(dǎo)，通過舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班或抽調(diào)機(jī)關(guān)檔案管理員進(jìn)行跟班學(xué)習(xí)或以會(huì)代訓(xùn)等形式，組織管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)實(shí)行持證上崗，并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍之間的交流。同時(shí)，檔案主管部門要加大監(jiān)督檢查力度，要建立健全檔案執(zhí)法責(zé)任制，依法查處違法案件，使檔案執(zhí)法檢查成為制度化、經(jīng)?；⒁?guī)范化。

4.3加強(qiáng)檔案宣傳力度。各基層單位要充分利用各類宣傳平臺(tái)，開展檔案法律、法規(guī)宣傳和教育，提高檔案法制觀念。還可編寫一些檔案基本知識(shí)手冊(cè)進(jìn)行發(fā)放，讓干部群眾充分了解檔案的重要性，努力使檔案工作與群眾的日常生活密切地結(jié)合起來，使群眾形成良好的檔案意識(shí)，為基層工作的貫徹執(zhí)行打好扎實(shí)的基礎(chǔ)。

5.理順體制，優(yōu)化配置，將基層檔案管理工作提高到更加突出的位置。

基層檔案管理工作必須有相應(yīng)的體制作保障，因此，要理順檔案管理體制，優(yōu)化檔案資源配置，把基層檔案管理工作提高到更加突出的位置，真正擺上議事日程，則要認(rèn)真組織全體黨員干部學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《中華人民共和國檔案法》，使他們充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)于社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的巨大促進(jìn)作用。各基層單位要適當(dāng)加大對(duì)檔案管理建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，完善考核激勵(lì)機(jī)制，把檔案管理納入單位的發(fā)展目標(biāo)來進(jìn)行評(píng)價(jià)考核。

[參考文獻(xiàn)]

[1]陳兆祦、和寶榮、王英瑋主編《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（第三版）》，中國人民大學(xué)出版社.

[2]馮惠玲、張輯哲主編《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社.

（作者單位：廣西桂林市口腔醫(yī)院，廣西 桂林 541001）endprint