全面實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理的可行性分析

田梅

摘 要：隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件的普及，基于互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)能夠整合各種信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程數(shù)字化管理的協(xié)同工作平臺(tái)逐漸走入人們的視野，并成為企事業(yè)單位信息化建設(shè)的主流，也給綜合檔案數(shù)字化管理帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：綜合檔案；數(shù)字化管理；可行性

1綜合檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

綜合檔案數(shù)字化管理狀況受經(jīng)濟(jì)實(shí)力、人的意識(shí)、時(shí)代發(fā)展等各種因素影響，概括起來(lái)目前有以下幾種情況：一是利用 excel 表建立文件目錄體系。使用單位為中小公司、經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)的機(jī)關(guān)單位。二是單機(jī)版綜合檔案管理系統(tǒng)，多數(shù)用戶(hù)只是實(shí)現(xiàn)文件級(jí)目錄數(shù)字化管理，僅利用系統(tǒng)進(jìn)行文件檢索。使用單位為檔案管理意識(shí)不是很強(qiáng)的機(jī)關(guān)單位。三是網(wǎng)絡(luò)版綜合檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件級(jí)目錄數(shù)字化管理；重點(diǎn)文件（重要、利用率高、保管期限長(zhǎng)）全文數(shù)字化管理；部分檔案業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，主要是利用審批和利用統(tǒng)計(jì)。使用單位為發(fā)達(dá)地區(qū)機(jī)關(guān)單位、大型公司。這種現(xiàn)狀的弊端有以下兩點(diǎn)：一是檔案生成、保存、利用手段落后，數(shù)據(jù)無(wú)法共享，檔案利用率低。歸檔后掃描、著錄、上傳的傳統(tǒng)檔案數(shù)字化手段需要大量人力、財(cái)力的支撐，在某種程度上制約綜合檔案數(shù)字化深度、廣度、速度，使檔案數(shù)據(jù)難以遠(yuǎn)程共享。二是單位各信息系統(tǒng)間沒(méi)有對(duì)接，信息無(wú)法共享。因?yàn)閱挝桓餍畔⑾到y(tǒng)間沒(méi)有對(duì)接，各信息系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)不能直接歸入檔案系統(tǒng)使用，歸檔后的掃描、著錄、上傳，造成信息、人力、財(cái)力資源的浪費(fèi)。

2綜合檔案數(shù)字化管理的可行性分析

2.1對(duì)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)行分析

實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理需要借助互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案原始資料進(jìn)行整理、保護(hù)和有效利用，因此完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的必備前提。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)包括檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)、局域網(wǎng)的建設(shè)等，通過(guò)保證高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行來(lái)確保數(shù)字化進(jìn)程的有效推進(jìn)。

2.2對(duì)軟硬件設(shè)備進(jìn)行分析

檔案的數(shù)字化管理必須要具備性能優(yōu)越的硬件設(shè)備和方便快捷的軟件系統(tǒng)，前者包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，后者包括信息管理系統(tǒng)等專(zhuān)業(yè)性的檔案管理軟件。良好的軟硬件設(shè)備可以簡(jiǎn)化檔案工作人員的辦公流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的及時(shí)處理。

2.3對(duì)管理制度進(jìn)行分析

設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)是保證管理工作穩(wěn)定開(kāi)展的客觀基礎(chǔ)，而人的因素才是決定管理工作能否順暢、高效運(yùn)行的關(guān)鍵所在，這就需要健全的科學(xué)管理體系和規(guī)范化的管理制度來(lái)對(duì)檔案管理人員的工作過(guò)程進(jìn)行約束。一般應(yīng)包括明確劃分的崗位職責(zé)和具體落實(shí)的工作內(nèi)容，用完備的規(guī)章制度對(duì)數(shù)字化發(fā)展做好保障。

2.4對(duì)技術(shù)條件進(jìn)行分析

綜合檔案的數(shù)字化管理要求檔案管理人員掌握很強(qiáng)的技術(shù)手段，包括：基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、完整的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、良好的多媒體技術(shù)和優(yōu)秀的信息采集技術(shù)等，利用這些先進(jìn)的技術(shù)來(lái)確保數(shù)字化管理工作有序、安全地執(zhí)行。

2.5對(duì)資金和人才條件的分析

檔案的數(shù)字化管理少不了大量的資金投入以用于設(shè)備的更新、科技的更替和人力成本的付出，檔案管理部門(mén)必須保證資金來(lái)源的充足，并且結(jié)合自身的發(fā)展需求來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。同時(shí)，檔案的數(shù)字化管理需要管理人員具備優(yōu)秀的高科技素質(zhì)和良好的職業(yè)素養(yǎng)，使整個(gè)檔案管理工作緊跟時(shí)代潮流并不斷前進(jìn)發(fā)展。

3全面實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理的有效措施

3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

綜合檔案的數(shù)字化管理必須依賴(lài)功能完善的基礎(chǔ)設(shè)施，一般來(lái)說(shuō)可從這幾方面入手進(jìn)行強(qiáng)化：首先，對(duì)軟硬件設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，使其滿(mǎn)足檔案管理工作的正常運(yùn)行。其次，對(duì)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施進(jìn)行檢查維護(hù)，確保其不受干擾地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的流通性。再其次，重點(diǎn)保障檔案室的設(shè)備安全，以防被人為破壞或者因操作不當(dāng)造成檔案資源受損。最后，普及基礎(chǔ)設(shè)施的使用規(guī)范，使檔案管理人員科學(xué)、安全地使用各種設(shè)備來(lái)開(kāi)展相關(guān)的管理工作。

3.2健全檔案管理制度

檔案的數(shù)字化管理需要明確的規(guī)章制度進(jìn)行嚴(yán)格約束，以提高檔案管理人員的工作效率并減少人為失誤。完善的檔案管理制度應(yīng)包括：明確生產(chǎn)、錄入、審核環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員和歸檔要求；規(guī)范檔案信息的整理流程，在保證紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔的前提下，對(duì)各類(lèi)型檔案的整合與管理措施進(jìn)行制度化約束，使整個(gè)管理工作涉及的數(shù)據(jù)信息真實(shí)可靠；對(duì)檔案借閱審批過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，包括借閱要求、使用范圍和歸還時(shí)間等，并加大對(duì)輸入到系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)質(zhì)量的審核力度。

3.3加大安全保管力度

檔案資源的安全性是檔案管理工作的核心，一般可從以下幾方面入手進(jìn)行強(qiáng)化：首先，從制度上進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)檔案使用過(guò)程、檔案信息的存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)傳輸狀態(tài)、數(shù)據(jù)信息異常等的監(jiān)督和審查，以防因管理上的漏洞導(dǎo)致檔案資源損毀或泄密。其次，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)信息的備份和重點(diǎn)資料的安全保護(hù)，從技術(shù)上保證檔案資源的安全，從人力上保證安全理念的貫徹落實(shí)。

3.4從數(shù)字化角度對(duì)檔案進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)和拓展應(yīng)用

數(shù)字化管理使檔案資源的具體使用過(guò)程有跡可循，并且可以根據(jù)不同需求進(jìn)行實(shí)時(shí)修改，加大了二次利用的可能性，通過(guò)動(dòng)態(tài)信息監(jiān)督機(jī)制來(lái)對(duì)檔案資源的收錄、借出過(guò)程以及破損、過(guò)時(shí)等現(xiàn)象進(jìn)行及時(shí)處理，拓寬了檔案資源的應(yīng)用方向和使用局限性，以便進(jìn)行深度的開(kāi)發(fā)以挖掘檔案資源的最大價(jià)值。

3.5提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

綜合檔案的數(shù)字化管理呈現(xiàn)出涉及面廣和技術(shù)含量高的特征，因此檔案管理人員也應(yīng)具備優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)能力和良好的個(gè)人素養(yǎng)。為了更好地推行數(shù)字化管理，可以通過(guò)以下方法來(lái)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)：定期組織專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)以加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能；開(kāi)展互動(dòng)交流活動(dòng)來(lái)促進(jìn)各部門(mén)人員之間互相學(xué)習(xí)；以規(guī)范化的管理模式來(lái)端正檔案管理人員的工作態(tài)度；利用考核機(jī)制來(lái)評(píng)價(jià)檔案管理人員的工作績(jī)效；舉辦行業(yè)發(fā)展講座來(lái)幫助檔案管理人員提高職業(yè)道德水平，并且對(duì)檔案數(shù)字化管理工作有清晰完整的認(rèn)識(shí)以及對(duì)未來(lái)發(fā)展前景有一定的預(yù)判能力。

3.6檔案業(yè)務(wù)管理流程數(shù)字化管理

檔案收集、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。收集：在網(wǎng)上接收（系統(tǒng)對(duì)接點(diǎn)擊歸入、在線(xiàn)上傳）數(shù)字檔案并辦理移接交手續(xù)；利用：檔案借閱、查閱等在網(wǎng)上申請(qǐng)、審批、利用、歸還（原件）；鑒定、銷(xiāo)毀：在網(wǎng)上對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，在網(wǎng)上進(jìn)行檔案鑒定銷(xiāo)毀的申請(qǐng)、審批、登記等。

3.7紙質(zhì)存量檔案數(shù)字化加工

突出重點(diǎn)、有計(jì)劃、分步驟實(shí)施紙質(zhì)存量檔案數(shù)字化加工。側(cè)重于形成時(shí)間早、影響范圍廣、典型性強(qiáng)、使用價(jià)值大、利用頻率高、保管期限長(zhǎng)的檔案。有條件的單位，逐步全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)存量檔案數(shù)字化加工。各系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，在線(xiàn)歸檔、前端控制，檔案利用更加便捷高效；檔案管理業(yè)務(wù)流程的在線(xiàn)管理，促進(jìn)了檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化，提高了工作效率；紙質(zhì)存量檔案數(shù)字化加工，為全面數(shù)據(jù)共享提供保障?；ヂ?lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)為全面實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支撐和保障。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，全面實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的大勢(shì)所趨，且必將實(shí)現(xiàn)。

結(jié)論

對(duì)綜合檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的正確反應(yīng)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)背景的影響，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入分析并做出改進(jìn)，從基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件、管理制度、技術(shù)條件和人才培養(yǎng)等方面采取措施，有效地推動(dòng)綜合檔案的數(shù)字化管理進(jìn)程，從而體現(xiàn)出檔案資源的價(jià)值最大化。

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（作者單位：中新天津生態(tài)城人力資源服務(wù)中心）