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    信息化環(huán)境下中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理存在的問題及對(duì)策

    2017-09-30 04:28:43肖嬌
    商業(yè)經(jīng)濟(jì) 2017年10期
    關(guān)鍵詞:信息化環(huán)境中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理

    肖嬌

    [摘 要] 與傳統(tǒng)的中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理方式相比,信息化的財(cái)務(wù)管理方法具有更加便捷、高效、及時(shí)、可靠等多方面優(yōu)勢(shì)。但是,由于我國企業(yè)信息化的發(fā)展步伐比較慢,信息化技術(shù)在企業(yè)中的普及與應(yīng)用還不夠深入徹底,信息化環(huán)境下的中小企業(yè)的財(cái)務(wù)管理還存在許多問題,如會(huì)計(jì)核算方式發(fā)生變化,財(cái)務(wù)內(nèi)控效果減弱,財(cái)務(wù)軟硬件設(shè)備存在風(fēng)險(xiǎn),計(jì)算機(jī)病毒或黑客的入侵以及內(nèi)部審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。因此,為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要,中小企業(yè)必須堅(jiān)定信息化環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)管理的正確路線,努力完善會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理,建立健康的信息化環(huán)境,建立信息安全響應(yīng)機(jī)制,降低內(nèi)部審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。讓企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)穩(wěn)步增長,推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

    [關(guān)鍵詞] 信息化環(huán)境;中小企業(yè);財(cái)務(wù)管理

    [中圖分類號(hào)] F270 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009-6043(2017)10-0039-03

    一、信息化環(huán)境對(duì)中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理的影響

    信息化環(huán)境具有很強(qiáng)的協(xié)同作用,相對(duì)于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理制度的封閉性,信息化的普及和應(yīng)用可以將企業(yè)的財(cái)務(wù)、管理、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等各個(gè)部門聯(lián)系起來,整合資源,協(xié)同工作。信息化環(huán)境的最大優(yōu)勢(shì),就是可以在第一時(shí)間將信息、資料等進(jìn)行高效、便捷的實(shí)時(shí)傳輸。在市場競爭日趨激烈的今天,誰能夠最快的掌握市場的動(dòng)向,誰就會(huì)掌握先機(jī),及時(shí)應(yīng)對(duì),從而取得市場的主動(dòng)性。中小企業(yè)要想在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟,必須要有與眾不同的產(chǎn)品與服務(wù)。企業(yè)要發(fā)展,要想擺脫小作坊、家族化的限制,把經(jīng)濟(jì)搞上去,把企業(yè)做大做強(qiáng),必須依賴信息化技術(shù)的發(fā)展,使企業(yè)的財(cái)務(wù)管理不受空間和時(shí)間的影響,通過信息化環(huán)境進(jìn)行資源互補(bǔ),發(fā)揮中小企業(yè)經(jīng)營靈活的特點(diǎn)。企業(yè)要想謀求發(fā)展,必須擴(kuò)大規(guī)模,勢(shì)必將增加各個(gè)環(huán)節(jié)的成本,信息化環(huán)境的杠桿作用正好可以解決這些問題。企業(yè)的財(cái)務(wù)管理信息化還能夠解決規(guī)模擴(kuò)大帶來的市場反應(yīng)遲滯的問題,降低交易的頻率和交易的費(fèi)用。

    二、信息環(huán)境下中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理存在的問題

    (一)會(huì)計(jì)核算方式發(fā)生變化

    以往的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的核算方式,就是簡單的紙面辦公,從記賬憑證到財(cái)務(wù)報(bào)表,賬簿的作用顯而易見,幾乎都是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)手寫和記錄,相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。這樣的核算有一個(gè)嚴(yán)重的弊端,那就是數(shù)據(jù)的不確定性和可修改性。只要滿足一定的條件,在財(cái)務(wù)核算的各個(gè)環(huán)節(jié)都有人為修改和作假的可能。隨著信息化和無紙辦公的普及,傳統(tǒng)的簽名已經(jīng)被數(shù)字化所代替,以前慣用的現(xiàn)金、支票等傳統(tǒng)交易方式也都被新型的電子貨幣所代替。對(duì)于企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)合作伙伴,也不用往來洽談、簽署協(xié)議和報(bào)表,只需要通過網(wǎng)絡(luò)將所需要的合同、訂單、憑證、發(fā)票等簡單快捷地發(fā)送到對(duì)方那里,既高效又準(zhǔn)確,還省去了很多以往的人工成本。但是仍然出現(xiàn)了一個(gè)弊病,就是沒有專門的負(fù)責(zé)人管理系統(tǒng),都交給微機(jī)進(jìn)行管理,在這種情況下,微機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性沒有保證,任何擁有管理權(quán)限的人都可以隨意修改,反而在一定程度上又增添了隱患。

    (二)財(cái)務(wù)內(nèi)控效果減弱

    以往的財(cái)務(wù)管理人員和會(huì)計(jì)人員,都是使用手工的方式,對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)表、票據(jù)、合同等進(jìn)行分工明確的管理和操作,雖然過程繁瑣,工作量大,但卻在一定程度上可以保證財(cái)務(wù)內(nèi)控的效果,確保了數(shù)據(jù)的及時(shí)可靠安全,起到了內(nèi)控應(yīng)有的作用。而在信息化條件引入之后,企業(yè)的原有的財(cái)務(wù)內(nèi)控效果卻減弱了。由于目前我國相關(guān)的法律法規(guī)尚不完善,還存在很多漏洞和死角,市場環(huán)境又錯(cuò)綜復(fù)雜,一味的迷信和依賴微機(jī)對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的管理,忽視人的主觀能動(dòng)作用,勢(shì)必會(huì)減弱企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)管理和貨幣資金流動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)控制能力。再加上企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理制度不完善,企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)管理的責(zé)權(quán)劃分不清晰,一旦被委以重任的微機(jī)權(quán)限管理人員對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)、報(bào)表、憑證、合同等進(jìn)行非法篡改或惡意刪除,都會(huì)給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來重大的災(zāi)難,嚴(yán)重影響企業(yè)的正常生產(chǎn)和貿(mào)易,給企業(yè)帶來難以估量的經(jīng)濟(jì)損失。

    (三)財(cái)務(wù)軟硬件設(shè)備存在風(fēng)險(xiǎn)

    信息化環(huán)境下中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理所使用的常規(guī)工具就是計(jì)算機(jī)。而計(jì)算機(jī)的技術(shù)又分為軟件技術(shù)、硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多個(gè)專業(yè),對(duì)于一名合格的財(cái)務(wù)管理人員來說,掌握一些必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)是做好信息化財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)。然而,現(xiàn)實(shí)卻是,很多財(cái)務(wù)管理人員,尤其是老一輩的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理人員,對(duì)計(jì)算機(jī)的使用并不熟練,對(duì)于相關(guān)的技術(shù)也是一知半解。一旦作為存儲(chǔ)財(cái)務(wù)管理相關(guān)報(bào)表、數(shù)據(jù)、憑證、合同等的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備或財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)本身出現(xiàn)了故障或事故,就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理中的重要數(shù)據(jù)丟失或損害,給財(cái)務(wù)管理人員的工作帶來很大的風(fēng)險(xiǎn)。而這些財(cái)務(wù)軟硬件設(shè)備存在的風(fēng)險(xiǎn),會(huì)直接影響企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作,給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理造成阻礙、遲滯甚至致命的錯(cuò)誤,嚴(yán)重地影響企業(yè)的發(fā)展,造成企業(yè)的損失。

    (四)計(jì)算機(jī)病毒或黑客的入侵

    說到財(cái)務(wù)軟硬件存在的風(fēng)險(xiǎn),還要再提一下信息化環(huán)境中存在的風(fēng)險(xiǎn),也就是有關(guān)計(jì)算機(jī)病毒或黑客的入侵。作為比較依賴網(wǎng)絡(luò)的信息化財(cái)務(wù)管理來說,計(jì)算機(jī)的病毒和黑客是財(cái)務(wù)管理人員必須要面對(duì)的一個(gè)敵人。信息化環(huán)境在發(fā)展,計(jì)算機(jī)病毒也在進(jìn)步,它具有變種多、傳染快、破壞強(qiáng)、無法根除、難以防范的諸多特點(diǎn),不僅給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全造成了巨大的風(fēng)險(xiǎn),也讓財(cái)務(wù)管理人員談虎色變,躲之不及。一旦財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)被病毒或黑客侵襲,結(jié)果是十分可怕的。病毒會(huì)損壞或刪除寶貴的財(cái)務(wù)資料,黑客則會(huì)竊取和更改這些資料,用以進(jìn)行勒索獲利,不管是哪一種情況,都會(huì)對(duì)企業(yè)的信息化財(cái)務(wù)管理工作造成沉重的打擊和極大的破壞,會(huì)讓整個(gè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)徹底癱瘓,使財(cái)務(wù)管理制度形同虛設(shè),給企業(yè)的經(jīng)營和管理造成巨大的阻礙和嚴(yán)重的侵害。

    (五)來自內(nèi)部審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)

    企業(yè)信息化環(huán)境下財(cái)務(wù)管理的審計(jì)工作,與以往的傳統(tǒng)審計(jì)有所區(qū)別。由于新的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)依附于網(wǎng)絡(luò),所有的財(cái)務(wù)信息、數(shù)據(jù)、報(bào)表都會(huì)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播、復(fù)制和更改,這就使得企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員出具的審計(jì)報(bào)告因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響而發(fā)生變化,已經(jīng)無法達(dá)到原本實(shí)體紙質(zhì)審計(jì)報(bào)告的隱蔽性、真實(shí)性和權(quán)威性,所反映出來的企業(yè)的財(cái)務(wù)情況也失去了可信性和真實(shí)意義,這對(duì)于企業(yè)在信息化環(huán)境下的財(cái)務(wù)審計(jì)工作,帶來了很大的麻煩,面臨著巨大的考驗(yàn)。endprint

    三、信息化環(huán)境下中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理對(duì)策

    (一)完善會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)

    信息化環(huán)境下出現(xiàn)的企業(yè)會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn),要在企業(yè)的信息化環(huán)境下解決。傳統(tǒng)企業(yè)的會(huì)計(jì)核算是以人為主體的,這一理念沒有問題,即使是在企業(yè)信息化環(huán)境下,也要秉承這一理念。首先,要確定對(duì)于企業(yè)信息管理系統(tǒng)的管理員身份和管理員權(quán)限。必須安排專業(yè)水平高、職業(yè)操守好、品行兼優(yōu)的專業(yè)會(huì)計(jì)人員來擔(dān)任管理員,給與最高的管理員權(quán)限,行使管理系統(tǒng)的職能和作用。同時(shí),為了企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的需要,還要設(shè)立多個(gè)操作員和操作員權(quán)限,在達(dá)到信息系統(tǒng)管理員權(quán)限限制的同時(shí),最大程度滿足企業(yè)日常財(cái)務(wù)管理工作的需要。企業(yè)財(cái)務(wù)部門其他的會(huì)計(jì)人員,都要參與企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作,因此,可以給這些財(cái)務(wù)人員安排操作員的職能,給與財(cái)務(wù)人員操作員的權(quán)限,減少財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。其次,在企業(yè)會(huì)計(jì)核算的時(shí)候,依然要進(jìn)行明確的分工,專人專管,每個(gè)人都有自己負(fù)責(zé)的工作,都有不同的工作側(cè)重點(diǎn),也有不同的操作權(quán)限和權(quán)限內(nèi)容上的區(qū)別。只有這樣做,才能最大程度規(guī)避企業(yè)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)核算過程中出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)。最后,還要對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查和更新,對(duì)于沒用的或失效的數(shù)據(jù)及時(shí)刪除,避免造成數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的冗余,給企業(yè)信息管理系統(tǒng)帶來沉重的負(fù)擔(dān)。

    (二)加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理

    企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理出現(xiàn)的問題,對(duì)財(cái)務(wù)管理人員來說,已經(jīng)是老生常談,主要原因無非是法律法規(guī)的不健全、財(cái)務(wù)管理制度的缺失,以及企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)的低下。因此,企業(yè)要有針對(duì)性的逐項(xiàng)進(jìn)行加強(qiáng)與改進(jìn)。由于財(cái)務(wù)管理的相關(guān)法律法規(guī)不健全,我們就督促相關(guān)政府部門不斷完善健全財(cái)務(wù)管理涉及的法律法規(guī),減少盲區(qū)與死角,促進(jìn)法律法規(guī)的推廣和實(shí)施。同時(shí),還要求相關(guān)執(zhí)法部門加強(qiáng)執(zhí)法力度和監(jiān)管力度,對(duì)于那些出現(xiàn)過問題,或者有一定財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)隱患的企業(yè)要進(jìn)行長效的定期審計(jì)與監(jiān)督,確保企業(yè)不會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)管理上的違法犯罪行為。由于企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度缺失,就要求企業(yè)必須要制定有針對(duì)性的財(cái)務(wù)管理制度,完善管理流程,加強(qiáng)內(nèi)部控制與內(nèi)部監(jiān)督,形成企業(yè)內(nèi)部多部門的合力,相互影響,積極配合,共同處理財(cái)務(wù)管理中的問題。由于企業(yè)人員素質(zhì)低下,企業(yè)必須要對(duì)財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行相應(yīng)的信息化技術(shù)培訓(xùn)和綜合素質(zhì)培訓(xùn),包括會(huì)計(jì)專業(yè)技能培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、信息化管理系統(tǒng)的培訓(xùn)和財(cái)務(wù)管理人員職業(yè)道德的教育。只有做到這些,才能從根本上解決企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理中存在的問題,推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的信息化進(jìn)程。

    (三)建立健康的信息化環(huán)境

    健康的信息化環(huán)境的建立,要求企業(yè)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和企業(yè)信息管理系統(tǒng)的更加完善,相互之間的關(guān)聯(lián)更加緊密,企業(yè)的信息管理系統(tǒng)與企業(yè)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的信息和數(shù)據(jù)必須能夠共享,必須能夠給企業(yè)財(cái)務(wù)部門以及與財(cái)務(wù)部門工作有交集的所有部門提供參考,確保所有部門共享這些信息,能夠讓這些信息受到所有部門的監(jiān)管,一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo),展開調(diào)查和改進(jìn),減少財(cái)務(wù)管理中的風(fēng)險(xiǎn)和隱患,推動(dòng)部門業(yè)務(wù)的開展和企業(yè)經(jīng)營的決策。此外,企業(yè)必須要建立健康可靠的信息化環(huán)境,加強(qiáng)對(duì)企業(yè)信息化環(huán)境中硬件設(shè)備的維護(hù)、軟件的檢查和網(wǎng)絡(luò)病毒的防控,確保信息化管理系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行,防止企業(yè)的信息化環(huán)境受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲和黑客的攻擊。對(duì)具有信息化管理系統(tǒng)管理員權(quán)限的財(cái)務(wù)管理人員來說,必須要保持警惕的心態(tài),要警鐘長鳴,同時(shí)也要求企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的所有管理員和操作員都要掌握必要的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)和信息技術(shù),確保人人都能在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)出現(xiàn)隱患或問題時(shí),及時(shí)發(fā)現(xiàn),迅速解決,把對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理和信息管理的風(fēng)險(xiǎn)降至最低,保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和經(jīng)營順暢。要對(duì)所有信息化管理系統(tǒng)的管理員和操作員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)、職業(yè)道德教育、法律法規(guī)學(xué)習(xí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)教育。

    (四)建立信息安全響應(yīng)機(jī)制

    除了對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)、軟件技術(shù)和信息技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)之外,企業(yè)還應(yīng)重視對(duì)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)相關(guān)的一切設(shè)備的檢查、更新和維護(hù)。企業(yè)要安排專業(yè)技術(shù)人員定期對(duì)這些重要的設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù),及時(shí)更新財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)的殺毒軟件和防護(hù)系統(tǒng),保障企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)的健康和安全。與此同時(shí),企業(yè)要對(duì)所有的信息化設(shè)備、應(yīng)用的軟件和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)建立備份系統(tǒng)和備份機(jī)制,確保在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障的情況下,備份的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行,不影響企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作和信息化環(huán)境的平穩(wěn)有序進(jìn)行。最關(guān)鍵的是,企業(yè)還應(yīng)該建立企業(yè)信息安全響應(yīng)機(jī)制和企業(yè)信息安全響應(yīng)預(yù)案,以確保在出現(xiàn)突發(fā)的安全事故時(shí),相關(guān)人員能夠有章可循,冷靜對(duì)待,巧妙解決,排出故障,恢復(fù)工作。企業(yè)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)無論哪一樣發(fā)生了故障和問題,都要立即啟動(dòng)信息安全響應(yīng)預(yù)案,要求所有維護(hù)人員、管理人員和操作人員都按照信息安全響應(yīng)預(yù)案中的規(guī)定來執(zhí)行,不能對(duì)企業(yè)的正常財(cái)務(wù)管理工作和正常經(jīng)營管理工作造成任何影響,確保企業(yè)的正常財(cái)務(wù)管理工作和正常經(jīng)營管理工作的順暢,維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益,規(guī)避企業(yè)的財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。

    (五)降低內(nèi)部審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)

    信息化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部審計(jì)問題,主要出現(xiàn)在信息化環(huán)境內(nèi)。要針對(duì)企業(yè)的信息化環(huán)境,有的放矢的進(jìn)行解決。要增加企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)和審查,在企業(yè)確認(rèn)審計(jì)無誤之后,再上報(bào)和傳遞至外聯(lián)網(wǎng),將企業(yè)的重要信息和數(shù)據(jù)以審計(jì)報(bào)告的形式披露給企業(yè)的客戶與社會(huì)大眾。同時(shí),企業(yè)還要做好對(duì)信息化環(huán)境的監(jiān)察和維護(hù)工作,一旦發(fā)現(xiàn)企業(yè)信息化環(huán)境下的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)或外聯(lián)網(wǎng)傳播的審計(jì)報(bào)告出現(xiàn)問題,立刻制止披露,抑制網(wǎng)絡(luò)上的傳播,立即進(jìn)行刪除和整改,在審計(jì)報(bào)告中披露的內(nèi)容和數(shù)據(jù)得到更正,相關(guān)聯(lián)的問題得到有效的處理和解決后,才能再次出具審計(jì)報(bào)告,進(jìn)行及時(shí)有效的信息披露,確保企業(yè)的形象和聲譽(yù)不受損害,給企業(yè)帶來更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

    四、結(jié)論

    當(dāng)前,我國很多中小企業(yè)也在開展信息化進(jìn)程,希望利用高效便捷的信息化技術(shù)促進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理,推動(dòng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。然而,由于制約中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的因素過多,企業(yè)財(cái)務(wù)管理的信息化環(huán)境發(fā)展緩慢。中小企業(yè)不能操之過急,要有必勝的信念,堅(jiān)定信息化環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)管理的正確路線,持之以恒地走下去,一定會(huì)讓企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)穩(wěn)步增長,推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

    [參考文獻(xiàn)]

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    [責(zé)任編輯:潘洪志]endprint

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