高校學(xué)籍管理工作機(jī)制的幾點(diǎn)思考

[摘要] 學(xué)籍管理是高校教學(xué)管理中的一項(xiàng)基本工作，也是教學(xué)管理工作的重要組成部分，要實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必須建立科學(xué)有效的管理機(jī)制，本文基于學(xué)籍管理工作的重要性，探討了學(xué)籍管理的機(jī)制問題，為進(jìn)一步提高高校學(xué)籍管理水平提供有益參考。

[關(guān)鍵詞] 高校、學(xué)籍管理、機(jī)制

中圖分類號(hào)：G473.3

學(xué)籍管理是高校教學(xué)管理中的一項(xiàng)基本工作，也是教學(xué)管理工作的重要組成部分，不僅是學(xué)生學(xué)習(xí)成績?cè)u(píng)定、留級(jí)、降級(jí)、退學(xué)、重修、補(bǔ)考、免考、畢業(yè)、學(xué)位授予等重要依據(jù)，還是處理學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)違紀(jì)行為的重要依據(jù)。當(dāng)前高校學(xué)籍管理的層次、內(nèi)容、目標(biāo)和要求愈來愈高，因此，建立健全規(guī)范化、科學(xué)化、程序化的學(xué)籍管理機(jī)制，是實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理有章可循、有據(jù)可依的基本前提。學(xué)籍管理既是對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程的管理，也是檢驗(yàn)高校人才培養(yǎng)情況的重要內(nèi)容。因此，學(xué)校必須重視學(xué)籍管理工作，要深刻認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理工作的重要意義和作用，要以高度的責(zé)任感以及認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好學(xué)籍管理各環(huán)節(jié)工作。

一、 統(tǒng)籌機(jī)制

學(xué)籍檔案管理工作應(yīng)建立規(guī)范的統(tǒng)籌機(jī)制，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)，層層負(fù)責(zé)，齊抓共管。要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌，結(jié)合學(xué)籍管理工作常態(tài)化，周期性強(qiáng)的特點(diǎn)，統(tǒng)一制定學(xué)籍管理工作計(jì)劃，將工作內(nèi)容條目化，精細(xì)化，可以按學(xué)年、學(xué)期、月、周，將工作任務(wù)模塊化，定量化，明確分工、區(qū)分職責(zé)。對(duì)于涉及學(xué)籍管理規(guī)定中的重大問題，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)予以集中審定。要規(guī)范業(yè)務(wù)流程。學(xué)籍管理工作包括學(xué)籍基本信息的創(chuàng)建、處理、維護(hù)和歸檔。具體包括信息的采集、錄入、審核、分類、上報(bào)注冊(cè)、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)。每個(gè)工作環(huán)節(jié)都應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，實(shí)現(xiàn)有章可循，建立分級(jí)負(fù)責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)審批、集中辦理的程序。要重視相互協(xié)調(diào)，學(xué)籍工作涉及到計(jì)劃招生、教務(wù)、行管后勤、畢業(yè)分配等不同的職能部門，需要不斷加強(qiáng)校內(nèi)部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，加強(qiáng)信息共享和協(xié)調(diào)，可以大大提高學(xué)籍管理的效率和準(zhǔn)確度。要培養(yǎng)高效管理隊(duì)伍，選拔政治合格，責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力過硬、敢于堅(jiān)持原則、樂于服務(wù)學(xué)生的學(xué)籍管理人員的人員，定期組織培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，建立規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)籍管理隊(duì)伍。

二、 監(jiān)督機(jī)制

學(xué)籍管理工作是面向?qū)W生、服務(wù)學(xué)生，直接關(guān)系到每位在校學(xué)生的切實(shí)利益，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督，杜絕玩忽職守。要建立嚴(yán)格規(guī)章制度。嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)章制度，真正做到法治，以法管理，按章辦事，避免學(xué)籍管理工作的主觀性、隨意性、盲目性。嚴(yán)格落實(shí)工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格工作程序，實(shí)現(xiàn)管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和公開化。學(xué)籍工作貫穿于高校人才培養(yǎng)的全過程，涉及到學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，工作至關(guān)重要。任何麻痹疏忽都會(huì)直接關(guān)系到學(xué)生的切實(shí)利益和學(xué)校的聲譽(yù)，因此對(duì)每項(xiàng)重要工作應(yīng)當(dāng)安排兩人以上審核把關(guān)，相互監(jiān)督。杜絕不負(fù)責(zé)任的行為或?yàn)E用職權(quán)的現(xiàn)象，真正維護(hù)廣大學(xué)生的切身利益，確保學(xué)籍信息準(zhǔn)確、客觀。要搭建監(jiān)督平臺(tái)。采取多種形式實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理工作的公開化，包括新聞宣傳、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等，實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍信息的全程網(wǎng)絡(luò)化、公開化管理，將學(xué)生個(gè)體納入到學(xué)籍管理工作體系中，每名學(xué)生可以實(shí)時(shí)查詢、掌握自己的學(xué)籍動(dòng)態(tài)變化內(nèi)容。要充分發(fā)揮監(jiān)督職能。自覺接受各級(jí)部門的監(jiān)督，對(duì)退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等涉及學(xué)生根本利益的學(xué)籍處理事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格按照程序?qū)徟凸?，?jiān)決杜絕一些敷衍了事不負(fù)責(zé)任行為及濫用職權(quán)吃、拿、卡、要現(xiàn)象的發(fā)生，切實(shí)維護(hù)廣大學(xué)生的切身利益，確保學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷信息真實(shí)、無誤。

三、 反饋機(jī)制

學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，要確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤必須建立有效的信息反饋機(jī)制。建立信息校驗(yàn)環(huán)節(jié)，要建立學(xué)生-輔導(dǎo)員-學(xué)院-學(xué)校層層審核的校驗(yàn)機(jī)制，在收集、處理學(xué)籍信息時(shí)，要做到及時(shí)、細(xì)致和準(zhǔn)確。每個(gè)環(huán)節(jié)要明確職責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，通過建立學(xué)籍管理平臺(tái)，每個(gè)學(xué)生都能直接核對(duì)自身的信息，任何異議和問題可以實(shí)時(shí)反饋和更正。既減輕了教務(wù)部門的集中審核繁重的工作量，也減少了數(shù)據(jù)單方集中處理容易出錯(cuò)的問題，提高數(shù)據(jù)核對(duì)的準(zhǔn)確性。建立高效的信息反饋平臺(tái)，通過在校園內(nèi)搭建信息化平臺(tái)，加強(qiáng)學(xué)籍制度宣傳，實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，既便于學(xué)校的統(tǒng)一管理，也便于學(xué)生個(gè)人實(shí)時(shí)查詢、核對(duì)學(xué)籍信息，并及時(shí)收集、反饋有問題的信息，極大提高教務(wù)部門學(xué)籍信息管理工作的效率。實(shí)現(xiàn)信息的全方位反饋，反饋內(nèi)容還包括制度的落實(shí)情況，學(xué)籍信息校驗(yàn)情況，業(yè)務(wù)辦理流程咨詢等，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決學(xué)籍工作中的各類問題。反饋形式包括上級(jí)的情況反饋，同級(jí)部門之間的信息反饋，下屬部門落實(shí)情況的反饋，通過實(shí)時(shí)快捷的梳理和總結(jié)，及時(shí)了解發(fā)現(xiàn)和解決問題，可以有效為教學(xué)管理工作提供指導(dǎo)和決策參考。

四、 獎(jiǎng)懲機(jī)制

要提高學(xué)籍管理工作人員的積極性，推動(dòng)相關(guān)工作的有序開展，就要做到獎(jiǎng)懲分明，落地有聲。對(duì)于責(zé)任心不強(qiáng)，麻痹大意的行為必須嚴(yán)懲不怠。學(xué)籍信息的錯(cuò)誤導(dǎo)致的影響是長遠(yuǎn)的，會(huì)對(duì)學(xué)生日后的工作和個(gè)人發(fā)展造成不多麻煩。經(jīng)常有人認(rèn)為學(xué)籍工作不過是數(shù)據(jù)的簡單重復(fù)或匯總，實(shí)際上任何誤操作，都可能會(huì)導(dǎo)致大批量學(xué)籍信息的錯(cuò)誤，而且這種隱患往往不容易被發(fā)現(xiàn)，后期的更正也會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。因此，要重視學(xué)籍管理工作，必須建立有效的獎(jiǎng)懲制度，結(jié)合學(xué)籍管理工作的特點(diǎn)，制定管理工作規(guī)范，建立相應(yīng)的考核激勵(lì)制度，嚴(yán)格管理人員任用制度，充分調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性。學(xué)籍工作繁瑣枯燥，對(duì)于學(xué)籍管理工作認(rèn)真的人員，應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，才能提高和激發(fā)工作積極性；對(duì)于工作中玩忽職守的人員，要嚴(yán)格懲罰，警示通報(bào)，提高學(xué)籍管理工作的嚴(yán)肅性。學(xué)籍管理與績效掛鉤，差異化代替普惠制，真正獎(jiǎng)勵(lì)工作有業(yè)績，管理有成效的人員。不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)工作熱情高、能力強(qiáng)的人才充分認(rèn)可，同時(shí)賦予更多的責(zé)任；對(duì)工作熱情低、能力強(qiáng)的人不斷鼓勵(lì)、鞭策，一方面肯定其能力和給予信任，一方面給其具體的目標(biāo)和要求。激發(fā)工作熱情、增強(qiáng)責(zé)任感；對(duì)能力低的人要多培養(yǎng)多鍛煉，加強(qiáng)對(duì)人員隊(duì)伍的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高學(xué)籍管理能力。高校學(xué)籍管理是一項(xiàng)重要的工作，需要在實(shí)踐中不斷完善各種管理機(jī)制，才能提高學(xué)籍管理水平，發(fā)揮其重要作用。

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作者簡介：林秀青，電子工程學(xué)院教務(wù)處，助理工程師endprint