“三多”現(xiàn)象的成因及改善策略

張正峰

【摘 要】 “三多”是指會(huì)議多、文件多、報(bào)表多的現(xiàn)象。本文對(duì)公司、分公司、作業(yè)區(qū)三級(jí)機(jī)構(gòu)的會(huì)議、文件和報(bào)表進(jìn)行有限統(tǒng)計(jì)分析，嘗試從歷史背景和現(xiàn)實(shí)因素等方面闡述“三多”現(xiàn)象的主要成因和三者的內(nèi)在聯(lián)系，并從管理、制度、人員素質(zhì)和技術(shù)角度探析了改善“三多”現(xiàn)象的策略。

【關(guān)鍵詞】 “三多” 原因分析 內(nèi)在聯(lián)系 探析 改善策略

一、會(huì)議、文件、報(bào)表在企業(yè)管理中的作用。

現(xiàn)實(shí)生活中，會(huì)議、文件、報(bào)表在傳達(dá)信息、貫徹思想、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程中，始終發(fā)揮著極其重要的作用。三者之間既各有特點(diǎn)，又互相聯(lián)系。

（一）會(huì)議和文件的作用及特點(diǎn)

一般來(lái)說(shuō)，開(kāi)會(huì)和行文有共同的作用：（1）協(xié)調(diào)溝通；（2）傳達(dá)信息；（3）規(guī)范執(zhí)行；（4）解決問(wèn)題；（5）激勵(lì)士氣。

這些作用決定了：

會(huì)議的特點(diǎn)：

1.會(huì)議的召集需要耗費(fèi)一個(gè)群體的時(shí)間，時(shí)間成本高是會(huì)議最顯著的特點(diǎn)；

2.會(huì)議必須有很?chē)?yán)密的組織性和形成閉環(huán)，要有會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中記錄和會(huì)后執(zhí)行；

3.會(huì)議效率的高低會(huì)直接影響一個(gè)企業(yè)或者單位的執(zhí)行力和競(jìng)爭(zhēng)力。

公文的特點(diǎn)：

1.公文的具體內(nèi)容和制定程序必須符合法律和有關(guān)規(guī)章制度的規(guī)定，否則無(wú)效；

2.公文在形式和格式上有特定的規(guī)范；

3.機(jī)關(guān)工作是公文形成的基礎(chǔ)，即公文是機(jī)關(guān)工作的專用工具；

4.公文的發(fā)布、流轉(zhuǎn)和執(zhí)行具有一定的時(shí)效性。

（二）報(bào)表的作用和特點(diǎn)

報(bào)表的主要作用是傳達(dá)信息。

其特點(diǎn)有：

1.能將各種繁雜的數(shù)據(jù)以一種規(guī)范和顯而易見(jiàn)的方式呈現(xiàn)給閱覽者；

2.是企業(yè)執(zhí)行具體管理策略的基本措施和途徑之一，具有基礎(chǔ)性；

3.質(zhì)量的高低和繁簡(jiǎn)程度將直接影響管理效率。

（三）三者之間的內(nèi)在聯(lián)系

表面上看這三者沒(méi)有太大關(guān)聯(lián)，但結(jié)合這三者的特點(diǎn)和企業(yè)管理的規(guī)律，我們可以發(fā)現(xiàn)它們存在以下聯(lián)系：

1.會(huì)議多必然會(huì)導(dǎo)致文件多，一半以上的會(huì)議召開(kāi)之后需要發(fā)送一個(gè)或多個(gè)不同層級(jí)的文件；

2.文件的質(zhì)量和數(shù)量會(huì)潛在影響會(huì)議數(shù)量。如果文件質(zhì)量不高或者數(shù)量多，則會(huì)導(dǎo)致需要商討和辦理的事件增多，可能會(huì)導(dǎo)致需要召集更多會(huì)議進(jìn)行討論和商議來(lái)解決問(wèn)題；

3.會(huì)議和文件是企業(yè)內(nèi)部管理層級(jí)之間實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略意圖的載體和工具，報(bào)表反映基層落實(shí)具體工作的信息載體，會(huì)議和文件數(shù)量增加可能會(huì)導(dǎo)致基層報(bào)表數(shù)量增加。

4.報(bào)表多、雜、亂是會(huì)議效率低和文件多的具體表現(xiàn)形式之一。

二、影響公司會(huì)議、文件、報(bào)表數(shù)量控制難的原因

（一）深刻的歷史淵源和社會(huì)背景

（二）業(yè)務(wù)快速發(fā)展的客觀原因

（三）引入現(xiàn)代管理思想的必然結(jié)果

（四）信息技術(shù)應(yīng)用發(fā)展一定階段的特殊性

（五）特定時(shí)段業(yè)務(wù)變化的影響

（六）管理質(zhì)量和人員素質(zhì)的影響

三、改善“三多”需要多管齊下

在現(xiàn)行體制下，如何建立黨的群眾路線長(zhǎng)效機(jī)制，更好發(fā)揮傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種管理優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步改進(jìn)會(huì)風(fēng)文風(fēng)，深化標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高企業(yè)管理效能，使“三多”現(xiàn)象得以根治，仍然任重道遠(yuǎn)。

首先，要抓好宏觀管理的頂層設(shè)計(jì)，進(jìn)一步健全完善科學(xué)高效的管理體系。以務(wù)實(shí)的精神優(yōu)化企業(yè)治理結(jié)構(gòu)和機(jī)制轉(zhuǎn)換，厘清各層級(jí)管理界面。按照界面清晰、流程簡(jiǎn)潔、權(quán)責(zé)一致、運(yùn)行高效的要求，進(jìn)一步厘清公司機(jī)關(guān)、各單位和作業(yè)區(qū)的功能定位、職責(zé)界面。

其次，要抓好專業(yè)管理，研究建立好管理體系、制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)管控機(jī)制。以業(yè)務(wù)能力框架為主導(dǎo)，推進(jìn)QHSE一體化體系和內(nèi)控管理體系融合，配套完善管理制度，優(yōu)化簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，健全管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系。加快建立科學(xué)配套、簡(jiǎn)潔實(shí)用的管理規(guī)范平臺(tái)，切實(shí)提升公司整體標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化管理水平。要著力完善會(huì)議管理、文件流轉(zhuǎn)、報(bào)表制發(fā)等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。避免人為因素造成的以會(huì)議傳達(dá)會(huì)議，以文件轉(zhuǎn)發(fā)文件，報(bào)表衍生報(bào)表等現(xiàn)象，用標(biāo)準(zhǔn)化管理手段規(guī)范會(huì)議文件和報(bào)表管理。

第三，要切實(shí)鞏固公司黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)成果，抓好作風(fēng)的持續(xù)轉(zhuǎn)變。

第四，要狠抓員工素質(zhì)提升，努力提高公務(wù)運(yùn)行的質(zhì)量和效率。

第五，要抓好信息化建設(shè)，向信息共享要效率。

第六，抓好效能督察，努力減少無(wú)效會(huì)議和文件以及報(bào)表。

總之，企業(yè)“三多”現(xiàn)象由來(lái)已久，原因多樣。我們一定要從深層次找原因，從企業(yè)管理的源頭、從根本治理做起。那種依靠簡(jiǎn)單地下達(dá)階段性減負(fù)指標(biāo)的做法，難以治本，極易反彈。相信隨著公司黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)長(zhǎng)效機(jī)制的進(jìn)一步建立和完善，公司科學(xué)化管理水平必將得到大幅度提升，長(zhǎng)期困擾公司各級(jí)管理者和廣大員工的“三多”現(xiàn)象必將漸行漸遠(yuǎn)，最終走入歷史。

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