檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性分析

趙玉秀

摘 要：現(xiàn)在人們對檔案信息越來越重視，而現(xiàn)在流通最多的仍然是紙質(zhì)檔案，所為紙質(zhì)檔案主要就是通過紙和筆來記錄人們在社會中所從事的各項活動，既有圖表形式，又有文字形式。盡管現(xiàn)在是信息時代，越來越多的電子檔案相繼流通使用，但是紙質(zhì)檔案的管理還是非常重要的，對其實現(xiàn)檔案信息化管理有利于紙質(zhì)檔案的流通和應用，讓紙質(zhì)檔案有更加嚴格的管理制度。本文主要對紙質(zhì)檔案管理工作進行簡單分析，闡述檔案信息化管理對紙質(zhì)檔案所起的重要作用，以供借鑒。

關鍵詞：檔案信息化管理；重要性；紙質(zhì)檔案

當前的電子信息技術發(fā)展非常迅速，對紙質(zhì)檔案采取信息化管理模式已經(jīng)成為未來檔案管理的必然趨勢，但是在紙質(zhì)檔案信息化管理過程中，檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的存在還是有很多爭議，認為電子檔案在管理工作上更加方便快捷，而且還能修復和更改，要比紙質(zhì)檔案簡單很多，但電子檔案也有一定的弊端，就是其真實性容易遭到人們的質(zhì)疑，從這也能看出來紙質(zhì)檔案是不能完全被電子檔案所取代的，兩者應該共同發(fā)展，取長補短，所以創(chuàng)新紙質(zhì)檔案信息化管理，能夠讓檔案管理工作開展的更加順利。

1 紙質(zhì)檔案介紹

1.1 紙質(zhì)檔案概念

所謂紙質(zhì)檔案主要就是用紙和筆記錄人們在社會中所從事的各項活動，利用圖標或者文字的形式進行表達，最后形成紙張檔案對其進行管理。在我國，紙質(zhì)檔案的歷史比較久遠，其能夠為社會發(fā)展和人事選撥錄用提供重要依據(jù)。

1.2 紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢

首先，檔案信息和載體有著較強的依附性。紙質(zhì)檔案的信息和載體是比較統(tǒng)一的，能夠有效保存信息原始性，所記錄的檔案資料真實性更強。檔案信息存儲過程中也比較可靠，信息資料和紙質(zhì)介質(zhì)之間有良好的依附性。同時，信息和檔案載體是不能分離的，不會被輕易修改，增強了檔案信息的穩(wěn)定性，讓信息和載體能夠有效結(jié)合在一起，在檔案利用過程中，也只能通過記錄的文字或者是圖表來獲取信息。

其次，能夠體現(xiàn)出檔案的原始性。紙質(zhì)檔案所記錄的都是歷史發(fā)生的時間，是由文字直接形成的，能夠更加清楚地表達出一個時間內(nèi)所發(fā)生的事件，讓人們更加信服，也容易被人們所接受。同時，紙質(zhì)檔案就是信息的載體，在專業(yè)的檔案人員保管下，其安全性也比較高。

最后，檔案信息的存儲介質(zhì)有較強的耐久性。紙質(zhì)檔案信息存儲過程中，能夠保存很長的時間，也是專業(yè)人員進行保管，不會輕易被損傷。盡管紙質(zhì)檔案在特殊情況下會有氧化問題或者水解問題出現(xiàn)，但是在保管的時候注意避免問題的出現(xiàn)，并采取一定的措施，就能夠讓紙質(zhì)檔案使用壽命有所延長。

1.3 紙質(zhì)檔案的劣勢

首先是紙質(zhì)檔案在整理和記錄的過程中需要更多的物力和人力上的支持，在檔案記錄個歸檔保存上都需要很多的時間，其中涉及到的人員也比較多，工作效率沒有保證，容易造成資源浪費的情況。其次是紙質(zhì)信息有著明顯的獨占性，不能同時被多人共同閱讀，在紙質(zhì)檔案閱讀借閱的時候，只能為一個人所服務，所以信息資源利用率要低很多。最后是紙質(zhì)檔案的管理，其管理手段是比較落后的，紙質(zhì)檔案管理是需要很多空間的，還要有人員對其進行歸檔整理，電子檔案是利用計算機就可以完成這些工作，不用投入過多人員。加上紙質(zhì)檔案借閱和記錄都不夠方便，管理模式并不能和社會需求相對應。

2 檔案信息化管理對于紙質(zhì)檔案管理工作的重要性

2.1 確保紙質(zhì)檔案真實性

對于檔案生命力來說，其最基本的表現(xiàn)就是檔案所具有的法律憑證以及原始證據(jù)兩點。有效利用數(shù)字化管理以及網(wǎng)絡技術，能夠有效解決檔案所具有的法律效力及真實性問題，在紙質(zhì)檔案的管理上更是如此，能夠保證其真實性。紙質(zhì)檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，利用電子文檔，就需要保存原始紙質(zhì)檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。在計算機網(wǎng)絡環(huán)境下，面對檔案應用空間和種類急劇擴大的現(xiàn)實情況，這種做法對于有效保存和發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.2 質(zhì)檔案穩(wěn)定性可確保檔案信息安全性

因為計算機軟硬件系統(tǒng)及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進行信息安全防護。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應用諸多類型的信息安全與技術手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強檔案信息保存與利用價值的永久性

因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質(zhì)檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的方法

3.1 促進檔案管理人員觀念的更新

長期以來，紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發(fā)展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，以全面型檔案管理人才的標準要求自己，與時代的要求合拍，科學管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質(zhì)的基礎上，進一步強化自我創(chuàng)新能力，才能樹立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標準與制度

檔案信息化管理離不開與計算機技術的結(jié)合。數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定著檔案信息的質(zhì)量，合格的數(shù)據(jù)格式必須將相關的標準建立和完善。同時，還要推進新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標準、多媒體設備標準等項目。因此，必須將完善的檔案管理標準與制度建立起來，進一步規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作。

結(jié)束語

對于紙質(zhì)檔案的檔案信息化管理工作來說，相關的檔案管理人員要充分認識到信息化檔案管理的重要性，對紙質(zhì)檔案的應用和存在有所重視，明確紙質(zhì)檔案管理工作的重要意義，充分了解紙質(zhì)檔案是必須存在且是電子檔案不可以替代的。盡管當前的檔案信息化管理工作對于電子檔案利用工作更加便利，但在檔案信息轉(zhuǎn)變過程中，還是要將紙質(zhì)檔案的自身優(yōu)勢發(fā)揮出來，和電子檔案相互共存，讓二者可以共同發(fā)展，這樣才能讓檔案的價值充分發(fā)揮出來。

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