檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

蒲忠誠(chéng)

摘 要：檔案管理工作的重要性不言而喻，在保存信息與提供信息依據(jù)、支持方面發(fā)揮著愈加重要的作用，但是伴隨信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息管理方式都在面臨著變革和創(chuàng)新，因此檔案管理工作也不例外，依然需要通過(guò)信息化的管理和創(chuàng)新提高檔案的各項(xiàng)工作質(zhì)量和效率，使檔案管理的發(fā)展前景更加光明。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新方法；發(fā)展前景

引言

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，檔案管理要維持其全面性和完備性，保證大量信息資料的搜集、整理、記錄和保管，不但要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，而且還要探索創(chuàng)新方法改變現(xiàn)有的檔案管理方式，電子化管理代替紙質(zhì)化的管理形式，這不但節(jié)省了大量的資源，而且能夠很好的保存更多的信息資料，可見(jiàn)創(chuàng)新方法和先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)n案管理起到積極的促進(jìn)作用，管理人員應(yīng)該意識(shí)到創(chuàng)新和變革的重要性，檔案管理如果不注重與時(shí)俱進(jìn)，更新管理模式，就無(wú)法適應(yīng)如今快速發(fā)展的社會(huì)和信息的爆炸式增長(zhǎng)，尤其對(duì)于企業(yè)的發(fā)展而言，信息的價(jià)值正在逐漸增大，誰(shuí)掌握了市場(chǎng)中最有價(jià)值的信息，就能夠取得優(yōu)勢(shì)地位。因此在企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)中要融入檔案管理，使其在更大范圍內(nèi)發(fā)揮更大的作用。

1 檔案管理概述

檔案管理也稱之為檔案工作，是專門(mén)的檔案管理部門(mén)對(duì)檔案實(shí)體以及相關(guān)信息進(jìn)行管理，并且為各種需求提供信息服務(wù)和依據(jù)的工作，檔案管理不同其他的工作形式，不生產(chǎn)也不提供傳統(tǒng)意義上的產(chǎn)品和服務(wù)，與物質(zhì)財(cái)富不存在直接關(guān)系，而對(duì)于檔案的管理者而言，檔案也不存在直接的業(yè)績(jī)，管理者也不會(huì)使用檔案達(dá)到一些工作目的，可見(jiàn)檔案管理帶有特別的獨(dú)立性質(zhì)，是專門(mén)替其他業(yè)務(wù)部門(mén)或機(jī)構(gòu)保存歷史文件信息的工作，無(wú)論信息的來(lái)源和作者，以及信息的內(nèi)容或者類型，只需要按照檔案整理和鑒定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則分門(mén)別類的進(jìn)行保管，并做好日常維護(hù)，以方便后續(xù)的查閱調(diào)閱的工作，所以是一種專業(yè)管理性質(zhì)的工作，但是檔案管理工作又與其他的部門(mén)或機(jī)構(gòu)有著密切的聯(lián)系，在工作中不是孤立的存在并運(yùn)行的，無(wú)論是檔案整理之初，還是后續(xù)的調(diào)查工作，都需要檔案管理的大力支持和辛勤工作。

2 檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展的意義

萬(wàn)眾創(chuàng)新是我國(guó)近些年來(lái)發(fā)展的重要理念和方式，目的在于激發(fā)社會(huì)各種力量和資源的創(chuàng)新式發(fā)展和利用，實(shí)現(xiàn)資源的高效合理的配置，鼓勵(lì)變革和優(yōu)化轉(zhuǎn)型，提高就業(yè)崗位的數(shù)量，創(chuàng)造更多的附加值和社會(huì)財(cái)富，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)的社會(huì)發(fā)展方式的僵化和遲滯。

檔案管理工作的創(chuàng)新就是在原有的基礎(chǔ)上開(kāi)展的改進(jìn)和變革，希望利用先進(jìn)的信息技術(shù)和電子化系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)檔案管理的水平和效率，創(chuàng)新意味著改變，發(fā)展意味著跟進(jìn)一步，創(chuàng)新對(duì)于檔案管理工作的重要意義在于傳統(tǒng)向現(xiàn)代的全面轉(zhuǎn)化，工作方式和習(xí)慣的徹底轉(zhuǎn)變，不僅降低了檔案工作人員的工作量和消耗的時(shí)間，而且提高了檔案管理工作的質(zhì)量、容量以及效率。

檔案管理遇到了一個(gè)良好的發(fā)展契機(jī)，在萬(wàn)眾創(chuàng)新和社會(huì)變革的大背景下，檔案管理工作迎來(lái)了一段新的發(fā)展機(jī)遇期，先進(jìn)技術(shù)改變了以往的工作方式，雖然工作人員會(huì)有一定不適應(yīng)，但是經(jīng)過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握技術(shù)的規(guī)范和技巧后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)工作效率明顯提高，而且工作時(shí)的心情也有了很大的改觀，從技術(shù)的角度考慮也改變了以往對(duì)待檔案管理工作的一些錯(cuò)誤的態(tài)度和認(rèn)識(shí)，有助于提高工作人員的積極性。工作人員的安全管理意識(shí)也會(huì)隨之加強(qiáng)，有效的避免檔案資料損壞或者丟失遺漏的現(xiàn)象發(fā)生。

檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展比不是空中樓閣，可望而不可及，而是具有鮮明的現(xiàn)實(shí)意義的，這也要求檔案管理人員要實(shí)事求是，具體問(wèn)題具體分析，而不能盲目的追求不切實(shí)際的創(chuàng)新方式，損害管理質(zhì)量和水平，既要用于突破束縛，又要堅(jiān)持以實(shí)際情況為依據(jù)，逐步實(shí)現(xiàn)管理方式和制度的創(chuàng)新發(fā)展。

3 檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

3.1 思想觀念的創(chuàng)新

人的思想觀念決定了做事的方式，在開(kāi)展檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的過(guò)程中，首先就要努力的轉(zhuǎn)變和培養(yǎng)人們的創(chuàng)新理念和意識(shí)，加強(qiáng)創(chuàng)新思想的宣傳，以創(chuàng)新方式獲得的成績(jī)?yōu)閼{，讓人們看到創(chuàng)新的優(yōu)勢(shì)和迅速發(fā)展的變化，加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)新式發(fā)展的信心和信念。思想觀念的轉(zhuǎn)變不能以形式主義為基礎(chǔ)，而要切實(shí)的提出改進(jìn)和優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理工作的方法，以客觀事實(shí)為基礎(chǔ)和依據(jù)，這樣就能獲得更多員工的支持，企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展之路就會(huì)更加順暢。

以往對(duì)于檔案的利用程度不足，工作人員通常認(rèn)為檔案就應(yīng)該陳設(shè)在檔案館或檔案柜之中，而沒(méi)有什么高的使用價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義，隨著社會(huì)的發(fā)展變革，檔案成為了獲取歷史事件的相關(guān)信息和借鑒經(jīng)驗(yàn)的重要來(lái)源，得到了越來(lái)越多人們的關(guān)注和重視，創(chuàng)新的理念也提醒了人們檔案的多種用途和更大的作用和意義。

3.2 管理方式的創(chuàng)新

人們將獲取歷史信息的目光和精力真正的投入到檔案上，會(huì)突然發(fā)現(xiàn)以往的檔案保存的信息存在缺陷，無(wú)法全面的獲取事件的信息資料，導(dǎo)致很多工作計(jì)劃的擱淺或者具體業(yè)務(wù)工作出現(xiàn)漏洞失誤，造成這種現(xiàn)象發(fā)生的原因主要在于固有的檔案管理工作的缺陷，這是長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理方法和使用方式逐漸形成的，比如信息內(nèi)容中的經(jīng)過(guò)、時(shí)間以及結(jié)果等因素會(huì)因?yàn)楫?dāng)時(shí)的局限性選擇了放棄整理和記錄，這種局限性通常表現(xiàn)在檔案資源儲(chǔ)備的容量不足，容納不下過(guò)多的信息資料，我們需要在檔案的管理方式上積極的開(kāi)展創(chuàng)新，利用先進(jìn)的電子信息系統(tǒng)來(lái)保存海量的信息資料，以解決傳統(tǒng)檔案實(shí)體的容量不足問(wèn)題，新的管理方式的創(chuàng)新能夠保證信息的完整性和系統(tǒng)性，不但完備而且能夠快速的進(jìn)行查找和調(diào)閱，提高了檔案的使用效率。

3.3 服務(wù)方式的創(chuàng)新

檔案服務(wù)是檔案工作的中心，檔案工作通過(guò)服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有作用，才能使檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿生機(jī)與活力，走上可持續(xù)發(fā)展道路。檔案服務(wù)創(chuàng)新，應(yīng)著重把握兩個(gè)方面：一是檔案服務(wù)內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案服務(wù)的內(nèi)容和范圍是不斷擴(kuò)大的，這是適應(yīng)更好地做好檔案服務(wù)工作和為需求者提供更優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的必然要求。二是檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，同時(shí)檔案服務(wù)形式也較過(guò)去有了極大的改善。如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。

隨著社會(huì)發(fā)展，檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)開(kāi)展相應(yīng)的創(chuàng)新和發(fā)展，才能在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)中得到長(zhǎng)足發(fā)展。事實(shí)表明，檔案管理工作只有通過(guò)不斷的改進(jìn)創(chuàng)新，檔案管理工作才能夠有效的為社會(huì)、企業(yè)服務(wù)。在目前的檔案管理工作中，由于管理觀念陳舊，所以導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)新舉步維艱，因此在檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新過(guò)程中，首先必須要清晰認(rèn)識(shí)到檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)新的重要性，然后從思想、管理、服務(wù)方式等方面進(jìn)行改進(jìn)創(chuàng)新?？偠灾?，檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展任重道遠(yuǎn)，所以就必須要求檔案工作人員要正視檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)新的重要性，然后在檔案管理工作中，通過(guò)不斷探索，才能夠有效的促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。

結(jié)束語(yǔ)

我們談?wù)摍n案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，就如同本文提出的各種方式的創(chuàng)新一樣，任何事物要想獲得突破性的改變和發(fā)展，就必然要從各個(gè)方面的缺陷和漏洞入手，這樣才能有針對(duì)性的解決現(xiàn)有問(wèn)題，達(dá)到更進(jìn)一步的發(fā)展目標(biāo)，檔案管理的基礎(chǔ)性工作以及更多的使用價(jià)值的開(kāi)發(fā)離不開(kāi)管理人員思想觀念和工作方式的持續(xù)創(chuàng)新和發(fā)展，只有從現(xiàn)在開(kāi)始注重管理創(chuàng)新，才能獲得更大的優(yōu)勢(shì)。

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