解析事業(yè)單位檔案管理中面臨的困境與挑戰(zhàn)

趙思媛

摘 要：為了能應對好目前事業(yè)單位在檔案管理過程之中存在的困境，需要檔案管理人員了施檔案管理在制度方面、管理模式、設備方面存在的不足，并在此基礎上通過做好管理制度的制定以及落實工作、在檔案管理工作之中引入現(xiàn)代化的設備等措施提升管理效果。本文就事業(yè)單位檔案管理中面臨的困境與挑戰(zhàn)進行了分析。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；管理方式

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案有著極為重要的記錄作用。在檔案資料之中往往記錄事業(yè)單位在發(fā)展中的關鍵、轉(zhuǎn)折性事件，還有一些檔案之中記錄了事業(yè)單位之中的人事崗位變動、員工個人資料，而在時代發(fā)展之下，檔案的管理工作之中出現(xiàn)了更多的管理技術(shù)以及管理理念，這在促進了檔案管理工作質(zhì)量提升的同時，也給檔案管理工作的帶來了一定的難度。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位實施檔案管理之中存在的困境

1.1 檔案管理工作在制度方面存在不足

目前階段檔案管理工作已經(jīng)有了較長時間的發(fā)展，但是在目前階段的事業(yè)單位之中的檔案管理仍舊存在著一定的不足，其中比較突出的問題表現(xiàn)在檔案管理工作沒有建立良好的管理制度，同時在檔案管理流程、檔案管理標準方面存在不足，另外，在一些事業(yè)單位之中雖然認識到了檔案管理工作的重要性，并在實際的工作之中建立了相應的管理制度，但是卻在制度的落實過程中存在不足。這些問題的出現(xiàn)使實際的檔案管理過程之中出現(xiàn)了檔案管理工作缺少專人負責、管理人員沒有督促相應制度落實、檔案管理沒有規(guī)范性的情況，甚至在一些事業(yè)單位之中還出現(xiàn)了隨意銷毀檔案情況，這些情況的出現(xiàn)不僅影響到了事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的正常發(fā)展，同時也會使得事業(yè)單位之中的資源造成了損失。

1.2 檔案管理工作在管理模式、設備方面落后

電子科學技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展方向以及選擇，但是在目前的檔案管理工作之中有由于種種因素的影響，使得目前一些事業(yè)單位還在沿用傳統(tǒng)類型的檔案管理設備、管理模式。在傳統(tǒng)類型管理模式的影響下使檔案管理工作表現(xiàn)出了程序繁瑣、效率偏低的情況，尤其是紙質(zhì)的檔案管理模式，不僅會占有大量的檔案儲存空間，同時還會因為紙質(zhì)檔案的特點，不便于紙質(zhì)檔案的儲存。

1.3 管理人員業(yè)務素質(zhì)和技能方面存在不足

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，各個學科之間的互相融合和嫁接，促進越來越多的新技術(shù)逐漸地應用于檔案管理工作中，如通訊技術(shù)、微縮技術(shù)、自動化技術(shù)、聲像技術(shù)等，而以往的手工勞動很難滿足現(xiàn)代信息化的管理工作，這就要求管理工作人員不斷地提高自己的管理和業(yè)務素質(zhì)，以及各項技術(shù)操作能力。從而不斷地提高自己的管理能力、業(yè)務能力，使事業(yè)單位檔案管理在信息化時代下更具有活力和生機。在事業(yè)單位中，檔案管理的工作人員普遍缺少專業(yè)知識，一些事業(yè)單位對檔案管理職能認識不清，任用非專業(yè)人員擔任此崗位，往往造成的檔案管理雜亂而制約文獻參閱，影響事業(yè)單位工作正常運行和職能發(fā)揮。

2 提升事業(yè)單位之中檔案管理方面工作有效性的措施

2.1 做好管理制度的制定以及落實工作

在事業(yè)單位之中開展檔案管理的過程中，首先就要建立良好的管理制度，并且在制定的過程中還要注意到，之所以一些事業(yè)單位檔案方面的管理制度沒有很好落實，其中一部分原因就是在制定管理制度的時候，未能全面的考慮好各方面影響因素、脫離了事業(yè)單位實際需要。所以在事業(yè)單位制定檔案方面管理制度的時候，要能完全從實際出發(fā)，根據(jù)實際情況靈活的制定、調(diào)整檔案管理方面的規(guī)章制度，使其更加具有可操作性以及時效性，最終推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。其次，在事業(yè)單位檔案管理工作之中光有全面的制度是不夠，為了能增強制度的約束性以及有效性，還需要管理人員能制定出配套的獎懲措施，對于沒有貫徹檔案管理制度的工作人員予以制裁，使得檔案管理制度能真切的成為工作人員在開展檔案管理工作之中的基礎原則。

2.2 在檔案管理工作之中引入現(xiàn)代化的設備

檔案管理的電子化是時代發(fā)展的必然，在事業(yè)單位的檔案管理中也應根據(jù)實際的情況逐漸的引入現(xiàn)代化的檔案管理設備、檔案管理模式。通過使用電子類型的檔案管理，能有效的將檔案信息以電子信息的模式進行儲存，這樣不僅能最大程度上節(jié)約檔案儲存的空間，同時也能因為檔案信息以電子化的模式進行記錄，那么也就更加方便管理人員進行檔案信息的查找，提升了檔案信息的管理效率。但是在這個過程中需要檔案管理人員注意到，由于檔案信息全部集中在了一個儲存硬盤上，所以管理人員要做好相應的備份工作，避免檔案信息出現(xiàn)意外丟失的情況。

2.3 加強檔案管理工作人員的培訓

在事業(yè)單位檔案管理工作的實際開展過程中，檔案管理新形式和新方法不斷涌現(xiàn)，而當前事業(yè)單位檔案管理工作人員現(xiàn)有的知識水平體系難以有效的滿足檔案管理工作的發(fā)展需求。在此種情況下，應當積極加強檔案管理工作人員的培訓和再教育，定期開展檔案管理相關知識講座，深化檔案管理工作人員對專業(yè)知識的理解和掌握，培養(yǎng)并提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高其對檔案管理工作的重視力度，從而能夠在事業(yè)單位檔案管理工作中端正工作態(tài)度，并積極規(guī)范自身檔案管理行為，促進事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

2.4 完善檔案管理交接工作的相關制度

在事業(yè)單位檔案管理工作中，為促進該項工作的順利開展，有效的緩解當前現(xiàn)代社會市場經(jīng)濟體制下事業(yè)單位檔案管理工作所面臨的問題，提高檔案管理工作效率，應當積極制定檔案管理交接工作的相關制度，明確各項規(guī)定，來規(guī)范檔案管理工作人員的各項行為，從而有效的避免由于職責疏忽而出現(xiàn)檔案管理問題。由于個人原因檔案管理工作人員需要離職時，應當在該名檔案管理工作人員離職之前，切實做好檔案管理的交接工作，并留下該離職檔案管理人員的準確聯(lián)系方式，以保證事業(yè)單位檔案管理的后續(xù)工作中出現(xiàn)問題時，能夠及時聯(lián)系到該檔案管理人員，以便檔案管理問題能夠得到有效的解決。

2.5 及時更新檔案

在事業(yè)單位檔案管理工作中，為了更好的迎接挑戰(zhàn)，提高檔案管理的總體效率，應當對現(xiàn)代化科學技術(shù)進行有效的應用，及時對事業(yè)單位檔案進行更新，及時收集新的檔案來充實事業(yè)單位檔案庫，提高事業(yè)單位檔案的完善程度，為事業(yè)單位發(fā)展過程中檔案的運用提供可靠的基礎。

結(jié)束語

檔案管理工作在實際發(fā)展過程中，應當積極采取有效的措施來緩解當前運行過程中所面臨的困境，積極制定規(guī)范的檔案管理制度，并全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)和技能，從而促進檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻

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