科學(xué)做好基層衛(wèi)生院檔案信息化建設(shè)

高洪閣

【摘 要】信息技術(shù)為基層醫(yī)療單位數(shù)字化管理檔案提供了技術(shù)支持，使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。信息技術(shù)的應(yīng)用使基層醫(yī)療單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問題。基層醫(yī)療單位應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化的特點(diǎn)，總結(jié)信息技術(shù)帶來的影響，制定針對性應(yīng)對措施，提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

【關(guān)鍵詞】基層醫(yī)療單位；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代醫(yī)療技術(shù)水平的提高，以及人民群眾日趨增多的健康需要，基層醫(yī)療單位檔案量急劇增加，管理工作量和難度也隨之增多。不傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，而信息技術(shù)為基層醫(yī)療單位檔案管理提供了技術(shù)支持。信息技術(shù)使檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化也使得檔案管理面臨內(nèi)外部諸多問題，檔案管理工作呈復(fù)雜化、多樣化和個(gè)性化特點(diǎn)。

1 檔案信息化現(xiàn)狀分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用普及和信息技術(shù)發(fā)展，基層醫(yī)療單位檔案管理工作的各項(xiàng)設(shè)施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。但是，基層醫(yī)療單位檔案管理工作仍存在許多問題。

1.1 投入不足 檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)、長期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術(shù)不斷更新而不斷完善，基層醫(yī)療單位需要長期保證資金投入，及時(shí)更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設(shè)備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多基層醫(yī)療單位對檔案管理信息化建設(shè)缺少科學(xué)認(rèn)識，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)投入大量資金，導(dǎo)致系統(tǒng)軟件和設(shè)備長期未更新，信息化設(shè)備和技術(shù)無法完善，限制信息技術(shù)在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

1.2 專業(yè)素養(yǎng)不足 檔案管理信息化包括許多先進(jìn)的信息技術(shù)，檔案管理應(yīng)由專人技術(shù)人員負(fù)責(zé)。而許多基層醫(yī)療單位認(rèn)為檔案管理信息化僅僅為紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理人員只需掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技能即可。因而多數(shù)檔案管理人員仍然是傳統(tǒng)的檔案管理人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力，但是信息技術(shù)操作能力不足，無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術(shù)管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進(jìn)而影響檔案資料的準(zhǔn)確性，使信息技術(shù)難以在檔案管理工作中得到發(fā)展；信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護(hù)，對管理人員的計(jì)算機(jī)能力有更高的要求。

1.3 信息化建設(shè)盲目 檔案管理信息化建設(shè)極具專業(yè)性，需要以基層醫(yī)療單位的情況為基礎(chǔ)，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分衛(wèi)生院忽視檔案管理信息化建設(shè)的特殊性，生搬硬套其它單位經(jīng)驗(yàn)，把其它部門檔案管理方式應(yīng)用于本單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，導(dǎo)致的檔案管理信息化建設(shè)缺少針對性，浪費(fèi)單位的資源。對影響檔案管理信息化建設(shè)工作帶來不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

1.4 管理專業(yè)性不強(qiáng) 由于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)過程中存在的問題，基層醫(yī)療單位檔案管理信息化程度較低，對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。

2 科學(xué)做好檔案管理信息化建設(shè)

2.1 樹立新理念 基層醫(yī)療單位要正確認(rèn)識檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設(shè)與投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施，保證檔案管理設(shè)備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學(xué)有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，有條件的應(yīng)建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對各類型檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入和管理，也方便實(shí)現(xiàn)電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務(wù)效率和質(zhì)量。

2.2 提高專業(yè)素質(zhì) 對檔案管理信息化建設(shè)而言，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)對推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用。首先，重點(diǎn)提高管理人員的計(jì)算機(jī)水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質(zhì)的，培養(yǎng)符合實(shí)際工作需求的人才?；鶎俞t(yī)療單位要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應(yīng)注意的事項(xiàng)；加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學(xué)的績效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識，主動(dòng)完善技能，使個(gè)人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設(shè)要求。

2.3 采用先進(jìn)的軟件系統(tǒng) 基層醫(yī)療單位要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設(shè)備，要開發(fā)好適合本單位檔案管理的應(yīng)用軟件。制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結(jié)合本單位實(shí)際人才信息需求，建設(shè)符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。

2.4 建立健全管理制度 檔案管理信息化建設(shè)不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對檔案管理工作加以規(guī)范和控制。每個(gè)部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大差別，基層醫(yī)療單位要求各個(gè)部門根據(jù)工作需要設(shè)立不同的信息資源庫，方便部門內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標(biāo)檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對性和實(shí)用性?？茖W(xué)有效的管理制度和操作流程減少操作錯(cuò)誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

總之，基層醫(yī)療單位需要充分利用信息技術(shù)，抓住信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的便利，積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作；要充分認(rèn)識信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的問題以及應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案后產(chǎn)生的新問題，從軟件和硬件設(shè)備、人員、管理制度多個(gè)層面分析，加快檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 何姝婧；；淺析醫(yī)院檔案管理信息化的思路[J]；辦公室業(yè)務(wù)；2013年15期