電力企業(yè)人事檔案的重要性及規(guī)范管理探討

于海燕

摘 要：人事檔案可以使企業(yè)掌握員工的基本信息，是企業(yè)選人用人、優(yōu)化人力資源配置的重要依據(jù)，是確保企業(yè)長遠發(fā)展的先決條件?；诖?，本文就電力企業(yè)人事檔案管理展開了討論，以供相關(guān)工作者參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；人事檔案；重要性；管理措施

人事檔案是企業(yè)對人力資源儲備或選用的信息來源，人事檔案的整理綜合是人力資源管理的主要工作重點，其工作質(zhì)量對企業(yè)能否健康發(fā)展具有決定性的作用，因此，規(guī)范人事檔案的管理工作是電力企業(yè)人力資源管理工作的重要內(nèi)容。

一、當前電力企業(yè)在人事檔案管理工作中遇到的問題

（一）人事檔案管理工作不夠?qū)I(yè)。由于人事檔案的管理工作涉及到電企的每個員工，其工作量非常大，而且對相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求極高，需要管理人員充分掌握人事管理的基本專業(yè)知識，比如人力資源模塊、人事檔案整理匯編以及人才選拔聘用的方式方法等。但就目前大多數(shù)企業(yè)對人才的招聘以及檔案管理工作情況而言，存在工作人員專業(yè)素養(yǎng)不夠，不能勝任相關(guān)工作的現(xiàn)象。工作人員專業(yè)水平低，工作完成質(zhì)量不高，材料收集不全面、檔案整理不合理、檔案內(nèi)容缺乏可靠性等問題導致人事檔案工作效率低，很大程度上限制了電企的進一步發(fā)展。

（二）缺乏對人事檔案管理工作的認識。人事檔案管理工作無法直接為電力企業(yè)帶來經(jīng)濟效益，因此，部分領(lǐng)導者對于人事檔案管理工作認識不足，認為該工作可有可無，不會直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。所以，對人事檔案管理工作不重視，就會導致人力資源管理工作出現(xiàn)混亂，人員配置不合理、人才待遇不公平甚至引發(fā)企業(yè)內(nèi)部用人混亂失控的狀況。

（三）相關(guān)制度不完善。缺乏相應的規(guī)章制度也是現(xiàn)階段電力企業(yè)在人事檔案管理工作中出現(xiàn)問題的原因，一方面，電企片面重視員工的個人能力及其工作效率，對其個人檔案的整理不夠重視，因此，也就忽略了對規(guī)范人事管理工作相關(guān)制度的建設；另一方面，企業(yè)對于人事檔案管理工作的職責分配不夠合理，還有企業(yè)相關(guān)人員對制度的執(zhí)行力不夠，致使部分管理人員對自己的職責范圍產(chǎn)生疑問，進而出現(xiàn)遇到問題躲避責任、互相推卸的情況，嚴重影響了電企的生產(chǎn)效率。

（四）檔案內(nèi)容不可靠。一方面，電力企業(yè)規(guī)模較大，運轉(zhuǎn)需要的人才也就相當多，人才流動量大所以導致人事檔案管理工作的工作量極大，出現(xiàn)失誤的概率也隨之增大，致使檔案整理內(nèi)容缺乏真實性、可靠性；另一方面，檔案管理人員對員工信息的采集整理缺乏有效方法，收集渠道單一，內(nèi)容缺乏參考價值，無法為管理者對人才選用提供基本依據(jù)。

二、規(guī)范電力企業(yè)人事檔案管理的措施

（一）提高相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)。規(guī)范人事檔案管理工工作的重要前提是確保工作人員具有相應的專業(yè)水平，所以務必提高其專業(yè)素養(yǎng)。第一，可以根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展情況，建立專業(yè)的檔案管理部門，以專業(yè)能力與理論基礎為選拔標準聘用專業(yè)檔案管理人才，嚴格把關(guān)控制，打造高素質(zhì)、高水平的人事檔案管理隊伍；第二，對相關(guān)人員做定期檔案管理知識培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)技能與管理能力，提升檔案管理人員的自身專業(yè)修養(yǎng)，使其更好地適應電力企業(yè)對檔案管理工作的要求；第三，制定相應考核制度，對管理人員的專業(yè)能力與理論基礎進行考核，督促檔案管理人員不斷學習、充實自己，提高自身能力，認真工作，豐富知識，提高工作效率。

（二）加強對人事檔案管理工作的重視程度。電企內(nèi)部的人事檔案相對較獨立，與日常企業(yè)內(nèi)部運轉(zhuǎn)檔案材料相分離，由企業(yè)員工檔案及干部檔案組成，具體、真實地反映了工作人員的個人履歷及專業(yè)素質(zhì)水平，是企業(yè)掌握員工基本信息的基本方式，因此，電企相關(guān)領(lǐng)導者必須加強對人事檔案管理工作的重視程度，將其劃為企業(yè)發(fā)展的重要工作內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，充分發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理工作的實際效用，以促進企業(yè)經(jīng)濟效益的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）建立健全管理制度。一方面，明確相關(guān)工作人員的基本職責范圍。結(jié)合電企自身實際發(fā)展狀況，對人事檔案管理工作進行全面整合分配，完善責任制管理制度，將人事檔案管理責任落實到部門及個人身上，如果人事檔案管理出現(xiàn)問題，可以在第一時間找到對應負責人，做出相應處罰、解決措施，從而有效調(diào)動管理人員的積極性；另一方面，加大制度的執(zhí)行力度。制度是規(guī)范人事檔案管理工作的基礎，如果制度落實不到位，就會使制度失去權(quán)威性，出現(xiàn)有章不循、有法不依的現(xiàn)象，所以務必加大對制度的執(zhí)行力度，堅決杜絕制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)“人情關(guān)”的現(xiàn)象，切實有效提高電力企業(yè)人事檔案管理的效率。

（四）加強人事檔案信息化的建設。目前我國已進入信息化時代，電企的人事檔案管理工作也可以充分利用信息技術(shù)，對電力企業(yè)內(nèi)部人員的人事檔案進行信息化系統(tǒng)整理，進而提高工作效率。利用信息技術(shù)完善人事檔案信息化建設，將信息化與人事檔案電子化管理結(jié)合，打破傳統(tǒng)人事檔案管理的約束，提高電力企業(yè)人事檔案管理的準確性及檔案使用的便捷性。電企的人事檔案要做到紙質(zhì)、電子雙重備份，這樣即使紙質(zhì)檔案丟失或破損，還能夠借助計算機的備份文件找到相應的檔案信息。加強人事檔案的信息化建設，可以大幅度提高管理工作的完整性、準確性以及可靠性，從而有效提高電力企業(yè)人事檔案管理的工作效率。

三、結(jié)語

綜上所述，電企相關(guān)部門要對人事檔案管理工作加強重視，完善相應制度，提高管理人員專業(yè)素質(zhì)，加強檔案管理的信息化建設，對電力企業(yè)每一位員工的個人信息以及綜合情況確實做到掌握了解，切實提高電企人事檔案管理的工作水平，為電企進一步發(fā)展奠定堅實基礎。

參考文獻：

[1]孫培培.淺析人事檔案管理在國有企業(yè)中的重要性[J].辦公室業(yè)務，2016，02：141-142.endprint