會計檔案的整理研究

趙驛梅+侯剛

摘 要：作為會計核算產物的會計檔案，是對經濟業(yè)務進行體現(xiàn)、記錄的關鍵證據(jù)和史料。有別于其他的檔案，會計檔案具備自身的特點，其直接影響會計檔案的整理模式。以分析會計檔案特性為基礎，結合不同經濟單位業(yè)務特征，給出幾種會計檔案的整理方法。要使這個龐大的信息系統(tǒng)很好地為現(xiàn)代化經濟管理和經濟建設服務，必須按其形成規(guī)律進行系統(tǒng)、科學的整理。

關鍵詞：會計檔案；特性；分類；排列；組卷；編目

中圖分類號：G272 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）27-0089-03

會計檔案指的是會計核算的專門材料，如財務報告、會計賬簿、會計憑證等，其體現(xiàn)與記錄了企業(yè)的經濟業(yè)務證據(jù)與史料[1]。其涵蓋兩個方面的意義：作為會計核算產物的會計檔案，只是指會計活動過程中核算信息資料的形成，也就是所謂的財務報告、會計賬簿、會計憑證；會計檔案是非常關鍵的史料與證據(jù)，作為一種原始的記錄，其通過大量的信息數(shù)據(jù)記錄了企業(yè)的經濟活動，有著非常強的憑證性，屬于企業(yè)經濟業(yè)務活動開展的根據(jù)。會計檔案工作基于經濟工作的要求而產生和發(fā)展的，各行政和企事業(yè)單位在其特定的經濟活動中不斷地產生和形成大量的會計資料。這就需要我們篩選會計資料，以及進行整理立卷與統(tǒng)一保存，這就導致會計檔案整理事項的形成。凡具有保存和利用價值的或直接指導和反映財務會計工作、反映財產增減變化和財務收支的會計資料，都屬于整理范圍。

一、會計檔案的特點

作為一種直接憑證與原始憑證的會計檔案，其實時、真實地記事，有些情況不需要通過其他的一些資料就可以對問題進行直接的表達。與其他檔案相比，會計檔案的特性主要表現(xiàn)為外在形式多樣、檔案類別穩(wěn)定、形成范圍廣泛和檔案內容嚴密等。

（一）外在形式多樣

會計專業(yè)的性質決定了會計檔案形成的多樣化。會計的賬簿，有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分。財務報告由于有文字、表格、數(shù)據(jù)而出現(xiàn)了A3或A4的紙張規(guī)格以計算機打印報表等。電算化會計檔案涵蓋計算機、光盤、磁性介質、硬盤等打印出的書面的會計數(shù)據(jù)[2]。會計檔案外形多樣的特性，要求我們在會計檔案的整理方面，要從實際出發(fā)，不能照搬照抄整理其他門類檔案的方法[3]。從目前的情況來看，會計檔案工作在一些單位，還是一個薄弱環(huán)節(jié)，有些單位對會計檔案的整理不重視，保管不善，管理不嚴，致使會計檔案受潮、霉爛、鼠咬、蟲蛀、丟失（磁性介質損壞）等現(xiàn)象比較嚴重。因此，這就要求我們提高對會計檔案的認識，加強領導，加強整理，妥善保管。

（二）檔案種類穩(wěn)定化

會計系統(tǒng)涵蓋行政事業(yè)會計、銀行會計、農業(yè)會計、工業(yè)會計、商業(yè)會計等等，有著比較多的種類，涉及到非生產與生產流通的一系列領域。雖然會計檔案具備比較多的類別與內容，可是會計賬簿、會計憑證、會計報告是其基本的組成部分以及會計核算的材料跟會計工作過程和會計核算手段具備統(tǒng)一性的材料成分。同會計檔案一樣，會計軟件程序與會計核算軟件的所有數(shù)據(jù)資料的保存期限截止到停止使用這種軟件或者是存在大變故后的五年[4]。此成分的共性與穩(wěn)定性是跟其他檔案種類不相同的一個顯著標志，也屬于其他檔案種類難以比較的，其方便分類與整理，且有助于統(tǒng)一和規(guī)范地進行操作，以及制定管理制度[3]。

（三）形成的范圍非常普遍

一是社會的各個行業(yè)都牽涉到會計檔案；二是跟其他種類的檔案數(shù)量進行比較，會計檔案的實體數(shù)量也比較多。特別是在稅務、金融、企業(yè)、財政、商業(yè)等領域，會計檔案不但體現(xiàn)了這一系列單位的經濟活動，而且具備非常大的數(shù)量。其顯著的特點是形成與應用會計檔案的普遍性。為此，我們要采取科學方法和手段，把會計檔案整理好，利用好[3]。

（四）檔案的內容非常嚴密

立足于會計檔案的程序與內容而言，其首先具備會計憑證，再結合會計憑證填制會計賬簿，最后再結合會計賬簿對財務報告進行編制。在財務收支與經濟活動的體現(xiàn)上，一個程序接著一個程序，有著非常密切的聯(lián)系性。對于一項財務收支或者是經濟活動，由形成經濟業(yè)務至結束經濟業(yè)務而言，都是不間斷地進行記錄，且正確地計算與分析各種數(shù)字。在此過程中，會計賬簿、會計憑證密切聯(lián)系會計報告。

二、會計檔案的整理

會計檔案的整理指的是結合相應的程序以及方法，組合要求條理化與零散的涵蓋會計電算化輸出的會計核算資料，借助排列、分類、組卷等，從而成為一個系統(tǒng)的過程。會計檔案數(shù)量多、來源廣、內容豐富、信息量大，其整理模式多有區(qū)別。要使這個龐大的信息系統(tǒng)很好地為現(xiàn)代化經濟管理和經濟建設服務，必須按其形成規(guī)律系統(tǒng)、科學地進行整理[3]。

會計在其各個工作環(huán)節(jié)中所形成的會計文件，都有其各自的特點。按其各工作環(huán)節(jié)的特點，分門別類地組卷，具有會計檔案整理的科學性，而且便于檔案部門管理以及會計和其他利用者利用會計檔案[5]。會計檔案是會計在進行經濟管理和經濟建設活動中產生的。而會計工作的五個組成部分是會計設置、會計分析、會計核算、會計預測、會計檢查。因此，對于會計檔案整理工作來講，即根據(jù)會計工作的一般程序，實現(xiàn)整理分類的科學性[5]。根據(jù)國家有關規(guī)定，是由財務會計部門進行會計檔案的組卷，而由檔案部門進行其他的一些整理工作。

（一）會計檔案類別的劃分

會計部門在經濟建設以及經濟管理過程中形成了很多會計檔案，會計檔案劃分類別的方式等要根據(jù)本單位會計檔案的實際情況，科學地進行選擇。分類方法一經確定，就長期固定使用一種方法，以保持其一貫性，為會計檔案的保管和利用提供方便。較為通用的會計檔案劃分種類的方式是：（1）會計年度分類法。會計檔案劃分類別是根據(jù)會計的年度時間。（2）會計形式分類法。會計檔案劃分類比是根據(jù)會計檔案的形式，如會計核算資料、會計賬簿、會計憑證、財務報告等。（3）會計類型分類法。劃分會計檔案的類別根據(jù)會計的種類進行，像是根據(jù)單位預算會計、經費會計、稅收會計等。（4）會計機構分類法。會計檔案劃分類別根據(jù)會計核算組織機構。（5）會計檔案保管期限分類法。劃分會計檔案種類根據(jù)會計檔案的保管期限。在操作實踐中，常常是將上述兩種或兩種以上的分類方法結合使用。endprint

（二）會計檔案的排列

會計檔案的排列是否實用與科學，直接影響到會計檔案的應用與保管，必須認真做好該項工作，充分發(fā)揮會計檔案在經濟活動中的重要作用。其方法主要有以下幾種：

1.會計年度— 形式（賬簿、憑證、財務報告）—保管期限。這一方式首先根據(jù)會計年度分開一個企業(yè)產生的會計檔案，再通過憑證、賬簿、財務報告的形式分開排列一個會計年度，最后根據(jù)要求的保管年限（三年、五年、十年、十五年、永久）[1]來排列順序。這種劃分種類的方法方便查找并且簡單，其在一種會計類型的單位預算會計或者是會計檔案數(shù)量較少的中小企業(yè)適宜應用。

2.形式—會計年度— 保管期限。這種方式首先根據(jù)報表、賬簿、憑證、其他等形式分開會計檔案，再在每一種形式的會計檔案當中根據(jù)會計年度加以排列。最后，結合保管的期限在每一個會計年度當中根據(jù)順序進行排列。這種劃分類別的方式確保了會計檔案種類的不間斷性，方便根據(jù)種類鑒定銷毀和查找。然而，一系列的類別當中會排列相同年度的會計檔案，查找不方便根據(jù)年度進行。因為在每一年各種類型的會計檔案案卷是順延編號，為此，編號排列至999的時候務必重新由1開始，以及預留足夠的空位，其在會計數(shù)量比較多的大中型企業(yè)適宜應用。

3.會計年度—保管期限—組織機構。這種方式首先根據(jù)年度分開一個企業(yè)生長的會計檔案，再在一個會計年度當中，根據(jù)企業(yè)的會計核算機構劃分財務處與預算處。最后，根據(jù)保管期限各自排列每一個機構當中的憑證、賬簿、財務報告、其他形式。這種劃分類別的方式方便查找，可以體現(xiàn)企業(yè)內部機構中會計檔案的完整性，其在屬于組織機構的專業(yè)主管企業(yè)、預算會計企業(yè)、財政主管機關適宜應用。

4.會計年度—會計類型—形式—保管期限。這種方式首先根據(jù)會計年度分開一個企業(yè)生成的會計答案，再根據(jù)經費會計、稅收會計、稅收計劃等種類排列一個會計年度的檔案。最后，根據(jù)保管期限和憑證、賬簿、報表、其他形式各自排列每一個種類當中的會計檔案。這種劃分類別的方式可以對各個種類的會計活動的特點進行體現(xiàn)，其在具備一定會計種類的企業(yè)或者是稅務單位適宜應用。

（三）會計檔案的組卷

會計檔案的組卷，是指會計檔案管理部門將每一類別的會計核算材料，按照時間順序或者是生成的會計年度，根據(jù)價值的不同與數(shù)量的多少，組合成一系列的保管單位。

1.會計憑證的組卷。會計憑證應當根據(jù)月使組卷分開，且截割每月有多少憑證，組合而成數(shù)卷或者是一卷。在相同的案卷當中不可以組合各個月形成的憑證。組卷的順序是：檢查（原始憑證的真假、記帳憑證編號的次序，是否存在單獨抽出的憑證）—破損修補—裝訂（或者是生成其他載體的介質形式）—包角蓋騎縫章—憑證封面的填制（企業(yè)的名稱、憑證的編號、起止時間、會計主管、經辦人、起止頁數(shù)與號碼）—裝盒（一盒一卷）。

2.會計賬簿的組卷。對于會計賬簿的組卷，應當區(qū)別會計年度與生成賬簿的特點，對類別不同的賬簿各自進行組卷。需要規(guī)范和完整地填制一系列賬戶目錄、賬簿首頁的啟用表，以及需要相關人員的簽章；需要確保訂本式賬簿的原樣，不可以拆空白頁，然而需要將一斜線畫在記錄賬頁最后一行，且將空白賬頁與使用賬頁的數(shù)目寫在卷末備考表寫。將案卷號內容、保管期限、年度的章蓋在賬頁封面；將標準封面應用于卡片式賬簿或者是活頁式賬簿，將編頁碼與空頁抽出；對于跨年應用的固定資產賬，劃歸為最后一年組卷，且將？菖？菖年至？菖？菖年標注在封面。

3.財務報告的組卷。財務報告組卷根據(jù)保管期限和會計年度進行組卷。財務報表組卷應當重視下面的環(huán)節(jié)：分開年報、季報、月報；分開下屬單位報表與本單位報表；分開不同保管期限和年度的報表。跟文書檔案相似，整理財務報表要求編頁碼、寫備考表、抄寫卷內目錄、填制案卷標題。

4.其他材料的組卷。作為兩種異樣會計核算材料的銀行對賬單和銀行存款余額調節(jié)表，根據(jù)保管期限和內容加以組卷。根據(jù)保管期限對一系列的文字材料分開組卷，然而在裝盒的時候能夠同盒裝放報表相應保管期限的案卷。并且，其裝訂與報表相同。

（四）會計檔案編目

會計檔案在分類排列、裝訂（電算化會計檔案形成相關介質載體）和編號，固定好位置之后再對案卷目錄進行登記，此之所謂會計檔案編目。會計檔案目錄的編制通常由會計部門執(zhí)行。編制目錄方法，通常是根據(jù)分類依年代先后按會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他會計資料分別編制目錄。保管期限不同的案卷，一般應分別編制案卷目錄，特別是對于永久保管的會計檔案，需要對案卷目錄進行單獨的編制[5]。會計檔案案卷目錄的項目是：備注、保管期限、起止年月日、原始證號、案卷號、存放位置、頁數(shù)、案卷標題、順序號等。其格式可依據(jù)各單位具體要求設計而定。案卷目錄一般分核算單位按會計檔案類別分別匯總。

三、結語

筆者認為，以上對會計檔案整理模式的研究，無論是從其模式本身來看，還是可操作方法的給出，都說明了以形式為會計電算化核算信息系統(tǒng)的情況下，怎樣有效地整理打印出的紙質會計檔案為主體的會計檔案。會計檔案是會計工作中的關鍵史料，屬于國家檔案的一個主要部分，也屬于各個企業(yè)的一個重要檔案。會計檔案整理事項的強化是注重會計基礎工作的一個重要內容，也是對企業(yè)經濟管理事項進行考核的一個關鍵方面，因而具備非常大的意義。各單位必須按照《會計檔案管理辦法》等的規(guī)定，切實做好會計檔案的管理工作。

參考文獻：

[1] 財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法（財會[1998]32號）[S].1998.

[2] 財政部.會計電算化管理辦法（財會[1994]27號）[S]1994.

[3] 姜之茂.檔案人員崗位培訓教程[M].北京：中國檔案出版社，2006.

[4] 財政部.會計電算化工作規(guī)范（財會[1996]17號）[S].1996.

[5] 鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京：首都師范大學出版社，2004.

[責任編輯 劉兆峰]endprint